4 Vorteile der Beauftragung eines BPO-Unternehmens

In dieser zunehmend globalen Wirtschaft stellen geografische Grenzen weniger denn je ein Hindernis für professionelle Partnerschaften dar.

Diese Verbindung erweitert den Marktplatz für jedes Unternehmen, erhöht aber auch die Anzahl der Konkurrenten, die Sie und Ihr Team um die Aufmerksamkeit Ihres Zielkundenstamms wetteifern.

Um auf Ihrem Markt Schritt zu halten und agil zu bleiben, müssen Sie und Ihr Team sicherstellen, dass die Nebenfunktionen Ihres Unternehmens genauso reibungslos laufen wie Ihre Kernfunktionen.

Eine aktuelle Salesforce-Untersuchung ergab beispielsweise, dass 79 % der geschäftlichen Einkäufer und 69 % der Verbraucher Kaufentscheidungen auf der Grundlage der Qualität ihrer Kundenerfahrung mit dem Anbieter getroffen haben. Obwohl der Kundenservice keine Kernfunktion des Unternehmens ist, wirkt er sich eindeutig auf die Fähigkeit der Unternehmen aus, ihre Kundenbasis zu pflegen und zu erweitern.

Wenn Sie zusätzliche Geschäftsaktivitäten ausweiten möchten, ohne Ihre Gemeinkosten erheblich zu erhöhen, kann es die richtige Entscheidung sein, ein BPO-Unternehmen zur Unterstützung hinzuzuziehen.

Die Beauftragung eines BPO-Dienstleisters kann einem Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen, gesteigerte Effizienz, verbesserte Konzentration auf Kerngeschäftsaktivitäten, spezialisiertes Fachwissen und Skalierbarkeit bringen. Diese Vorteile machen BPO zu einer attraktiven Option für Unternehmen jeder Größe, die ihre Betriebsabläufe und ihr Endergebnis verbessern möchten.

Was ist Business Process Outsourcing (BPO)?

Business Process Outsourcing (BPO) ist die Praxis, bestimmte Geschäftsfunktionen an einen Drittanbieter auszulagern.

BPO-Unternehmen bieten verschiedene Outsourcing-Dienstleistungen an, darunter sowohl Front-Office- als auch Back-Office-Funktionen. Front-Office-Funktionen sind kundenorientierte Aktivitäten wie Kundendienst und Verkauf, während Back-Office-Funktionen administrative Aufgaben wie Dateneingabe und Buchhaltung sind.

Wenn Sie Arbeit an einen BPO-Dienstleister auslagern, sollten Sie in der Lage sein, das Engagement an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen.

Bei einem typischen BPO-Engagement haben Sie einen Kundenbetreuer, mit dem Sie zusammenarbeiten, um das Supportniveau, die Anzahl der Ressourcen, die abgedeckten Kompetenzen und andere Einzelheiten des Engagements zu definieren. Wenn sich Ihre geschäftlichen Anforderungen ändern, sollten Sie in der Lage sein, diese Vereinbarung erneut zu überarbeiten.

Beispiele für BPO-Dienste

Es gibt mehrere Dienstleistungen, die Outsourcing-Unternehmen übernehmen können.

Diese Arten von BPO-Diensten umfassen:

• Contact Center/Call Center-Dienste
• Kundendienst
• Datenmanagement
• Verwaltete IT-Services
• Lohnabrechnung
• Personaldienstleistungen
• Digitales Marketing
• Social-Media-Management
• Automatisierung

Diese Liste der ausgelagerten Funktionen ist sicherlich nicht allumfassend. Vielmehr gibt es viele hier nicht aufgeführte Kompetenzen, die große und kleine BPO-Dienstleister für Sie und Ihr Team übernehmen können.

Warum ein BPO-Unternehmen beauftragen?

Angesichts der Vielzahl von Geschäftsanforderungen, die eine BPO-Firma erfüllen kann, ist es wahrscheinlich einfach, sich vorzustellen, wo sie in die organisatorische Infrastruktur Ihres Unternehmens passen würde. Die zahlreichen Vorteile einer Partnerschaft mit einem BPO-Unternehmen sind für Sie jedoch möglicherweise weniger offensichtlich.

Hier sind 4 Hauptgründe, die Führungskräfte wie Sie bei der Einstellung eines BPO-Unternehmens anführen werden:

1. BPO-Services bieten Skalierbarkeit
2. BPO-Firmen lassen Ihr internes Team sich auf seine Hauptaufgaben konzentrieren
3. BPO-Unternehmen verursachen geringere Kosten als die interne Einstellung neuer Mitarbeiter
4. BPO-Partner erweitern Ihren Remote-Service über Zeitzonen hinweg

Lesen Sie weiter, um einen detaillierten Einblick zu erhalten, wie diese Gründe zu greifbaren Vorteilen für Ihr Unternehmen führen können.

1. BPO-Services bieten Skalierbarkeit

Insbesondere wenn Sie ein Startup oder ein kleines Unternehmen leiten, stellt das operative Wachstum einen bedeutenden Sieg für Ihr Unternehmen und ein potenzielles Hindernis für die tägliche Effizienz Ihrer Prozesse dar.
Die Einstellung neuer Vollzeitmitarbeiter ist kaum eine schnelle Lösung, um mit diesem Wachstum Schritt zu halten.

Eine aktuelle Studie der Society for Human Resource Management (SHRM) ergab, dass die durchschnittliche Zeit zur Besetzung einer offenen Stelle 36 Tage beträgt. Von dort aus müssen Sie alle neuen Mitarbeiter einarbeiten und schulen, um sicherzustellen, dass ihre Arbeitsqualität den Standards Ihres Teams entspricht.

BPO-Unternehmen hingegen können ihre Dienstleistungen häufig skalieren, um die Anforderungen eines Unternehmens zu erfüllen, wenn es wächst. Dies kann besonders für kleine und mittelständische Unternehmen von Vorteil sein, die möglicherweise nicht über die Ressourcen verfügen, um alle Funktionen intern zu erledigen.

Die Skalierbarkeitsvorteile von BPOs beruhen auf Daten. Laut einer Umfrage von Clutch aus dem Jahr 2021 nutzen fast 20 % der Unternehmen mit 251 bis 500 Mitarbeitern Outsourcing in erster Linie, um ihre Geschäftstätigkeit auszubauen.

Durch die Nutzung des vorhandenen Personals von BPO-Unternehmen können Sie Skalierbarkeitsfunktionen nutzen, die intern nur schwer zu replizieren wären.

2. BPO-Firmen lassen interne Teams sich auf ihre Hauptaufgaben konzentrieren

Ein weiterer Vorteil der Nutzung eines BPO-Dienstleisters besteht darin, dass sich Ihr internes Team auf die Kerngeschäftsaktivitäten konzentrieren kann.

Durch die Auslagerung von Nicht-Kernfunktionen können Unternehmen Ressourcen und Personal freisetzen, um sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. Dies kann zu erhöhter Produktivität und verbesserter Leistung in wichtigen Geschäftsbereichen führen.

BPO-Unternehmen bringen auch Fachwissen und Erfahrung mit, die für ein einzelnes Unternehmen nur schwer zu erreichen sind.

Sie verfügen über Teams aus ausgebildeten und erfahrenen Fachleuten in bestimmten Bereichen wie Kundenbeziehungen, Dateneingabe, CRM-Management oder Buchhaltung. Dies kann einem Unternehmen helfen, seine Servicequalität und Kundenzufriedenheit zu verbessern und gleichzeitig das Risiko von Fehlern und Irrtümern zu verringern, die gemacht werden könnten, wenn interne Mitarbeiter die gleichen Funktionen übernehmen würden.

Kluge Unternehmensleiter haben die Vorteile des Outsourcings dieser Funktionen erkannt. Laut einer Studie von Deloitte gaben 65 % der Unternehmen an, Geschäftsfunktionen auszulagern, damit sich das interne Team auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann.

Durch den Einstieg in die BPO-Branche für nicht zum Kerngeschäft gehörende Aktivitäten können Sie und Ihr Team sicherstellen, dass sowohl primäre als auch Hilfsfunktionen in Ihrem gesamten organisatorischen Rahmen reibungslos ablaufen.

3. BPO-Unternehmen bieten niedrigere Kosten als die interne Einstellung neuer Mitarbeiter

Einer der bedeutendsten Vorteile der Beauftragung eines BPO-Dienstleisters sind Kosteneinsparungen.

Unternehmen, die Geschäftsfunktionen auslagern, stehen mehrere Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zur Verfügung. Durch die Beauftragung eines BPO-Unternehmens mit Sitz in einem Niedrigkostengebiet können Unternehmen mit Hauptsitz in Hochkostengebieten legitime Geschäftsanforderungen zu einem Bruchteil der Kosten erfüllen, die für die Einstellung eines Mitarbeiters vor Ort anfallen.

Abgesehen davon wird die Einführung von BPO Ihre Betriebskosten begrenzen. Der 2022 HR Talent Acquisition Benchmarking Report von SHRM zeigt, dass die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung fast 4.700 US-Dollar betragen. Zwischen diesen Kosten und anderen Gemeinkosten wie Büroraum und Softwarelizenzen kann die interne Einstellung Ihr Endergebnis stark beeinflussen.

Neben der Begrenzung dieser Kosten kann die Auslagerung von nicht zum Kerngeschäft gehörenden Aktivitäten einem Unternehmen helfen, kostengünstiger zu arbeiten. BPO-Unternehmen haben oft Zugriff auf spezialisierte Tools und Technologien, die Prozesse automatisieren und rationalisieren können, was zu schnellerer und genauerer Arbeit führt.

4. BPO-Partner erweitern Remote-Services über Zeitzonen hinweg

Da die COVID-19-Pandemie den Komfort von Unternehmen mit Remote-Workflows beschleunigt, wäre es ein Fehler, nicht zu diskutieren, wie BPO-Dienstleister die Remote-Fähigkeiten Ihres Unternehmens verbessern können.

Einige Geschäftsinhaber zögern möglicherweise, Geschäftsfunktionen an entfernte Unternehmen auszulagern, insbesondere solche in drastisch unterschiedlichen Zeitzonen. Die Ausweitung des Geschäftsbetriebs auf mehr Stunden des Tages bietet jedoch enorme Vorteile.

Nehmen wir zum Beispiel ein hypothetisches Callcenter auf den Philippinen. Diese Einrichtung würde je nach Jahreszeit in einer Zeitzone 12 bis 13 Stunden vor der Ostküste der Vereinigten Staaten stationiert sein.

Selbst wenn Ihr im Osten der USA ansässiges Unternehmen alle Ihre normalen Kundenbetreuungsbedürfnisse vor Ort während der normalen Geschäftszeiten erledigen kann, können Sie durch die Beauftragung des philippinischen Callcenters alle Kundenanliegen rund um die Uhr bearbeiten, ohne die normalen Geschäftszeiten zu überschreiten Standort.

Da 9 % des philippinischen BIP aus der BPO-Branche stammen, ist es klar, dass Unternehmensleiter die Vorteile der neuesten Technologien und Trends bei der Fernarbeit nutzen, um die Vorteile des Fernservices von BPO zu nutzen.

Business Process Outsourcing kann Ihre Effizienz in allen Geschäftsfunktionen verbessern

Durch die Beauftragung eines BPO-Unternehmens können Sie sich und Ihrem Team eine Vielzahl von Vorteilen erschließen, die Ihre operative Exzellenz steigern können.

Die Nutzung von BPO-Services bietet Ihrem Unternehmen Skalierbarkeit, lässt Ihr internes Team sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren, ist kostengünstiger als die Vergrößerung Ihres internen Teams und ermöglicht es Ihnen, die Betriebszeiten Ihres Unternehmens zu erweitern.

Die Partnerschaft mit einem BPO-Dienstleister kann ein großes Unterscheidungsmerkmal sowohl in Ihren Kern- als auch in Ihren Nebengeschäftsfunktionen sein.