Comment garantir que vos fournisseurs respectent la confidentialité des données et des clients

Alors que de plus en plus d'entreprises se dirigent vers le cloud, il est devenu de plus en plus nécessaire d'assurer la confidentialité, la sécurité et la conformité des données sur diverses plates-formes. Pour protéger votre pratique des risques potentiels associés à l'utilisation de fournisseurs qui ne respectent pas les protocoles de confidentialité des données et des clients, vous devez pouvoir être sûr que vos fournisseurs prennent les mesures appropriées pour protéger les informations confidentielles.

Cependant, la triste réalité est que tous les fournisseurs ne sont pas aussi conformes qu'ils le devraient, et l'utilisation d'un fournisseur qui ne respecte pas les protocoles nécessaires peut mettre votre pratique en danger. Pour protéger votre pratique, il est impératif de savoir ce qu'il faut rechercher lors de l'évaluation des fournisseurs afin que vous puissiez prendre une décision éclairée lors de la sélection d'un fournisseur pour votre entreprise.

Pourquoi est-il important de connaître les pratiques des fournisseurs ?

Lorsque vous dirigez une entreprise, il est important d'être conscient des pratiques et des performances de vos fournisseurs. Les performances médiocres des fournisseurs peuvent affecter la satisfaction des clients et entraîner une baisse des bénéfices.

Les mauvaises performances des fournisseurs peuvent avoir un impact significatif sur votre entreprise, comme une diminution de la satisfaction client ou une augmentation des coûts de main-d'œuvre associés à la résolution des problèmes dus à des pièces défectueuses ou à des services fournis par des fournisseurs peu performants.

Les entreprises doivent mener des recherches approfondies lors de l'évaluation des fournisseurs potentiels, en prêtant attention à leur expérience dans la fourniture de biens ou de services de qualité et à d'autres facteurs. De plus, les entreprises doivent s'assurer que tout fournisseur potentiel respecte les réglementations de l'industrie. Certaines industries comme les prestataires médicaux et les forces de l'ordre travaillent avec des données personnelles sensibles et il est encore plus important d'assurer la sécurité et la conformité.

À mesure que la technologie progresse et que de plus en plus de partage de données se produit entre les entreprises, des protocoles de cybersécurité robustes deviennent de plus en plus essentiels pour protéger les actifs de données contre les menaces potentielles posées par un accès non autorisé ou des acteurs malveillants en ligne. Les entreprises doivent s'assurer que les plates-formes partenaires sont mises à jour régulièrement, que des outils de surveillance suffisants suivent les activités suspectes au sein de l'infrastructure réseau et que des politiques strictes de confidentialité des données protègent les informations des clients contre toute mauvaise manipulation.

Créer un processus de sélection des fournisseurs plus sûr

La croissance et le succès des entreprises reposent sur des partenariats solides. Cependant, choisir le bon fournisseur pour votre marque peut être difficile. Voici quelques considérations à garder à l'esprit lors de la sélection d'un fournisseur :

Rechercher et enquêter sur les fournisseurs

Lors de la recherche de fournisseurs potentiels, il est crucial de regarder au-delà de leurs sites Web. Vous devez exiger du fournisseur qu'il fournisse des informations financières telles que des bilans, des déclarations de revenus et des déclarations de revenus. Demandez aux fournisseurs potentiels quelle est leur expérience de travail avec des produits ou services similaires. Vous contactez également d'anciens clients du fournisseur pour avoir un aperçu de l'efficacité de leur travail ainsi que des défis auxquels ils ont pu être confrontés lors de leur collaboration sur des projets.

Éviter les pièges courants de la sélection des fournisseurs

Lors de la sélection d'un fournisseur, il est essentiel de se rappeler que le coût n'est pas toujours le facteur le plus critique dans la prise de décision. Il est tout aussi important de déterminer s'ils offriront de la valeur, comme un service client de qualité ou des fonctionnalités supplémentaires dont votre projet peut avoir besoin. De plus, il est essentiel de s'entendre sur les modalités de paiement avant de commencer tout accord contractuel. Clarifier les attentes dès le départ minimise les conflits sur les paiements plus tard dans le partenariat.

Mettre en place un processus systématique de sélection des fournisseurs pour votre marque

Pour garantir une décision éclairée lors de la sélection d'un fournisseur pour votre marque, créez un système d'évaluation qui donne la priorité aux qualités essentielles que vous recherchez, y compris la connaissance technique de plates-formes spécifiques ou l'expertise dans certains secteurs.

La connaissance technique de votre industrie est importante. Par exemple, lorsque nous servons des clients universitaires, nos points de discussion et nos processus s'adressent spécifiquement aux chercheurs qui doivent s'assurer que leurs interactions d'admission, leurs entretiens et leurs sessions de groupe sont correctement documentés afin de maintenir l'exactitude des données qui seront finalement utilisées pour des recherches ultérieures.

Par exemple, classez les candidats en fonction de critères tels que :

• Valeur ajoutée - Quels services supplémentaires pourraient-ils fournir ?
• Crédibilité – Quel type de portefeuille ont-ils ?
• Professionnalisme – Quelle est leur réactivité dans le retour des e-mails et des appels téléphoniques ?
• Compatibilité – Nos valeurs s'alignent-elles ?

Cela garantit que chaque candidat est évalué équitablement par rapport à des paramètres prédéfinis et que les parties prenantes peuvent avancer en toute confiance avec la meilleure décision après une évaluation appropriée.

Conseils pour maintenir la conformité des fournisseurs

La conformité des fournisseurs fait partie intégrante de toute entreprise, et il est essentiel de s'assurer que les fournisseurs respectent leurs obligations contractuelles rapidement et en toute sécurité. Voici quatre conseils pratiques pour vous aider à maintenir la conformité des fournisseurs :

Établir des directives et des procédures claires pour la conformité des fournisseurs

Cela devrait inclure des informations détaillées sur ce qui est attendu du fournisseur lorsque des tâches spécifiques doivent être effectuées et sur les conséquences éventuelles du non-respect de l'accord. Un exemple courant de ceci est lorsque l'obtention de transcriptions, les cabinets d'avocats et les agences de sécurité publique doivent utiliser des transcripteurs qui sont citoyens américains et ont passé avec succès les vérifications des antécédents criminels.

Ces types d'exigences doivent être clairement communiquées tôt aux fournisseurs. Il n'y a pas de place pour l'ambiguïté ou pour supposer qu'une organisation le fait déjà lorsqu'elle communique ces attentes et s'assure qu'elles sont comprises par toutes les personnes impliquées.

Créer des protocoles pour auditer régulièrement les fournisseurs

Un processus d'audit robuste doit être en place pour surveiller en permanence les performances des fournisseurs par rapport aux politiques et normes convenues. Cela peut aider à identifier les problèmes potentiels dès le début et à empêcher les problèmes de s'aggraver plus tard.

Mettre en œuvre des mesures pour garantir que les fournisseurs respectent les réglementations sur la protection des données

La sécurité des données doit toujours être prise au sérieux, il est donc important d'avoir des mesures fortes qui protègent les données des clients contre les contournements malveillants ou les accès non autorisés. Des évaluations régulières des systèmes tiers doivent être effectuées pour garantir que les données sont traitées en toute sécurité à tout moment.

En plus de maintenir le contrôle organisationnel sur les processus de traitement des données, les organisations peuvent travailler avec leurs fournisseurs pour s'assurer qu'ils respectent leurs propres freins et contrepoids concernant les protocoles de confidentialité des données définis par la législation nationale telle que le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Surveiller les changements dans l'industrie qui pourraient avoir un impact sur la conformité des fournisseurs

À mesure que la technologie évolue, les réglementations qui l'entourent évoluent également. Rester au courant de tout changement aidera à garantir que votre organisation reste conforme aux attentes de ses partenaires et à toute exigence légale qui pourrait s'appliquer.

Assurez-vous que vos partenaires maintiennent des normes de conformité élevées

Trouver le bon fournisseur pour votre marque est une tâche importante qui nécessite une recherche et une analyse minutieuses. De la prise en compte de tous les coûts associés à un partenariat potentiel à la création d'un processus d'évaluation systématique, il y a plusieurs étapes à suivre lors de la sélection du meilleur partenaire pour votre entreprise. Cependant, en suivant les conseils de cet article, vous pouvez vous assurer que vos relations avec les fournisseurs restent conformes et bénéfiques pour les deux parties.