如何确保您的供应商遵守数据和客户机密性

已发表: 2023-01-31

随着越来越多的企业转向云端，越来越需要确保跨各种平台的数据隐私、安全和合规性。为了保护您的实践免受与使用不符合数据和客户保密协议的供应商相关的潜在风险，您必须能够相信您的供应商正在采取适当的措施来保护机密信息的安全。

然而，不幸的是，并非所有供应商都像他们应该的那样合规，使用不遵守必要协议的供应商可能会使您的实践处于危险之中。为了保护您的实践，了解在评估供应商时要寻找什么是必不可少的，这样您就可以在为您的企业选择供应商时做出明智的决定。

为什么了解供应商的做法很重要？

开展业务时，了解供应商的做法和表现非常重要。供应商表现不佳会影响客户满意度并导致利润下降。

供应商表现不佳可能会严重影响您的业务，例如客户满意度下降或与解决由表现不佳的供应商提供的故障零件或服务引起的问题相关的人工成本增加。

企业在评估潜在供应商时应进行深入研究，注意他们提供优质商品或服务的经验等因素。此外，公司应确保任何潜在供应商都遵守行业法规。医疗服务提供者和执法机构等一些行业处理敏感的个人数据，因此确保安全性和合规性更为重要。

随着技术的进步和企业之间发生更多的数据共享，强大的网络安全协议对于保护数据资产免受未经授权的访问或在线恶意行为者构成的潜在威胁变得越来越重要。公司应确保合作伙伴平台定期更新，足够的监控工具跟踪网络基础设施内的可疑活动，严格的数据隐私政策保护客户信息免遭不当处理。

业务增长和成功依赖于强大的合作伙伴关系。但是，为您的品牌选择合适的供应商可能很困难。以下是选择供应商时要牢记的一些注意事项：

在研究潜在供应商时，超越他们的网站是至关重要的。您应该要求供应商提供财务信息，例如资产负债表、损益表和纳税申报表。向潜在供应商询问他们使用类似产品或服务的经验。您还可以联系供应商过去的客户，以深入了解他们的工作效率以及他们在项目合作时可能面临的任何挑战。

选择供应商时，务必记住，成本并不总是做出决定的最关键因素。同样重要的是要考虑它们是否会提供价值，例如优质的客户服务或您的项目可能需要的附加功能。此外，在开始任何合同协议之前，必须就付款条件达成一致。预先澄清期望可以最大限度地减少合作伙伴关系后期的付款纠纷。

为确保在为您的品牌选择供应商时做出明智的决定，请创建一个评估系统，优先考虑您正在寻找的核心品质，包括特定平台的技术知识或特定行业的专业知识。

您所在行业的技术知识很重要。例如，在为学术客户提供服务时，我们的谈话要点和流程专门针对研究人员，他们需要确保准确记录他们的互动、访谈和小组会议，以保持数据的准确性，最终用于进一步的研究。

例如，根据以下标准对候选人进行排名：

这样做可以确保每个候选人都根据预设参数进行公平评估，并且利益相关者可以在适当评估后自信地做出最佳决策。

供应商合规性是任何企业不可或缺的一部分，确保供应商及时、安全地履行合同义务至关重要。以下是有助于保持供应商合规性的四个实用技巧：

这应包括有关在需要完成特定任务时对供应商的期望以及不遵守协议的任何后果的详细信息。一个常见的例子是，在获取转录时，律师事务所和公共安全机构必须使用美国公民并通过犯罪背景调查的转录员。

这些类型的要求需要尽早清楚地传达给供应商。在传达这些期望并确保所有相关人员都理解这些期望时，没有任何歧义或假设组织已经这样做的余地。

应建立健全的审计流程，以根据商定的政策和标准持续监控供应商的绩效。这有助于及早发现潜在问题并防止问题进一步升级。

必须始终认真对待数据安全，因此采取强有力的措施保护客户数据免遭恶意规避或未经授权的访问非常重要。应对第三方系统进行定期评估，以确保数据始终得到安全处理。

除了保持对数据处理流程的组织控制外，组织还可以与其供应商合作，以确保他们按照国家立法（如通用数据保护条例（GDPR））规定的数据隐私协议进行自我检查和平衡。

随着技术的发展，围绕它的法规也在不断发展。及时了解任何变化将有助于确保您的组织始终符合其合作伙伴的期望和任何可能适用的法律要求。

为您的品牌寻找合适的供应商是一项重要任务，需要仔细研究和分析。从考虑与潜在合作伙伴关系相关的所有成本到创建系统的评估流程，在为您的企业选择最佳合作伙伴时需要采取几个步骤。但是，通过遵循本文中的提示，您可以确保您的供应商关系保持合规并且对双方都有利。