如何確保您的供應商遵守數據和客戶機密性

已發表: 2023-01-31

隨著越來越多的企業轉向雲端，越來越需要確保跨各種平台的數據隱私、安全和合規性。為了保護您的實踐免受與使用不符合數據和客戶保密協議的供應商相關的潛在風險，您必須能夠相信您的供應商正在採取適當的措施來保護機密信息的安全。

然而，不幸的是，並非所有供應商都像他們應該的那樣合規，使用不遵守必要協議的供應商可能會使您的實踐處於危險之中。為了保護您的實踐，了解在評估供應商時要尋找什麼是必不可少的，這樣您就可以在為您的企業選擇供應商時做出明智的決定。

為什麼了解供應商的做法很重要？

開展業務時，了解供應商的做法和表現非常重要。供應商表現不佳會影響客戶滿意度並導致利潤下降。

供應商表現不佳可能會嚴重影響您的業務，例如客戶滿意度下降或與解決由表現不佳的供應商提供的故障零件或服務引起的問題相關的人工成本增加。

企業在評估潛在供應商時應進行深入研究，注意他們提供優質商品或服務的經驗等因素。此外，公司應確保任何潛在供應商都遵守行業法規。醫療服務提供者和執法機構等一些行業處理敏感的個人數據，因此確保安全性和合規性更為重要。

隨著技術的進步和企業之間發生更多的數據共享，強大的網絡安全協議對於保護數據資產免受未經授權的訪問或在線惡意行為者構成的潛在威脅變得越來越重要。公司應確保合作夥伴平台定期更新，足夠的監控工具跟踪網絡基礎設施內的可疑活動，嚴格的數據隱私政策保護客戶信息免遭不當處理。

業務增長和成功依賴於強大的合作夥伴關係。但是，為您的品牌選擇合適的供應商可能很困難。以下是選擇供應商時要牢記的一些注意事項：

在研究潛在供應商時，超越他們的網站是至關重要的。您應該要求供應商提供財務信息，例如資產負債表、損益表和納稅申報表。向潛在供應商詢問他們使用類似產品或服務的經驗。您還可以聯繫供應商過去的客戶，以深入了解他們的工作效率以及他們在項目合作時可能面臨的任何挑戰。

選擇供應商時，務必記住，成本並不總是做出決定的最關鍵因素。同樣重要的是要考慮它們是否會提供價值，例如優質的客戶服務或您的項目可能需要的附加功能。此外，在開始任何合同協議之前，必須就付款條件達成一致。預先澄清期望可以最大限度地減少合作夥伴關係後期的付款糾紛。

為確保在為您的品牌選擇供應商時做出明智的決定，請創建一個評估系統，優先考慮您正在尋找的核心品質，包括特定平台的技術知識或特定行業的專業知識。

您所在行業的技術知識很重要。例如，在為學術客戶提供服務時，我們的談話要點和流程專門針對研究人員，他們需要確保准確記錄他們的互動、訪談和小組會議，以保持數據的準確性，最終用於進一步的研究。

例如，根據以下標準對候選人進行排名：

這樣做可以確保每個候選人都根據預設參數進行公平評估，並且利益相關者可以在適當評估後自信地做出最佳決策。

供應商合規性是任何企業不可或缺的一部分，確保供應商及時、安全地履行合同義務至關重要。以下是有助於保持供應商合規性的四個實用技巧：

這應包括有關在需要完成特定任務時對供應商的期望以及不遵守協議的任何後果的詳細信息。一個常見的例子是，在獲取轉錄時，律師事務所和公共安全機構必須使用美國公民並通過犯罪背景調查的轉錄員。

這些類型的要求需要儘早清楚地傳達給供應商。在傳達這些期望並確保所有相關人員都理解這些期望時，沒有任何歧義或假設組織已經這樣做的餘地。

應建立健全的審計流程，以根據商定的政策和標準持續監控供應商的績效。這有助於及早發現潛在問題並防止問題進一步升級。

必須始終認真對待數據安全，因此採取強有力的措施保護客戶數據免遭惡意規避或未經授權的訪問非常重要。應對第三方系統進行定期評估，以確保數據始終得到安全處理。

除了保持對數據處理流程的組織控制外，組織還可以與其供應商合作，以確保他們按照國家立法（如通用數據保護條例（GDPR））規定的數據隱私協議進行自我檢查和平衡。

隨著技術的發展，圍繞它的法規也在不斷發展。及時了解任何變化將有助於確保您的組織始終符合其合作夥伴的期望和任何可能適用的法律要求。

為您的品牌尋找合適的供應商是一項重要任務，需要仔細研究和分析。從考慮與潛在合作夥伴關係相關的所有成本到創建系統的評估流程，在為您的企業選擇最佳合作夥伴時需要採取幾個步驟。但是，通過遵循本文中的提示，您可以確保您的供應商關係保持合規並且對雙方都有利。