Come garantire che i tuoi fornitori rispettino i dati e la riservatezza dei clienti

Con più aziende che si dirigono verso il cloud, è diventata una maggiore necessità di garantire la privacy, la sicurezza e la conformità dei dati su varie piattaforme. Per proteggere la tua pratica da potenziali rischi associati all'utilizzo di fornitori che non rispettano i protocolli di riservatezza dei dati e dei clienti, devi poter essere certo che i tuoi fornitori stiano adottando le misure appropriate per proteggere le informazioni riservate.

Tuttavia, la sfortunata realtà è che non tutti i fornitori sono conformi come dovrebbero e l'utilizzo di un fornitore che non aderisce ai protocolli necessari può mettere in pericolo la tua pratica. Per proteggere la tua pratica, sapere cosa cercare quando valuti i fornitori è fondamentale in modo da poter prendere una decisione informata quando ne selezioni uno per la tua attività.

Perché è importante essere a conoscenza delle pratiche del fornitore?

Quando si gestisce un'attività, è importante essere consapevoli delle pratiche e delle prestazioni dei fornitori. Le scarse prestazioni del fornitore possono influire sulla soddisfazione del cliente e portare a una riduzione dei profitti.

Le scarse prestazioni del fornitore possono avere un impatto significativo sulla tua attività, ad esempio una minore soddisfazione del cliente o l'aumento dei costi di manodopera associati alla risoluzione di problemi dovuti a parti o servizi difettosi forniti da fornitori con prestazioni scadenti.

Le aziende dovrebbero condurre ricerche approfondite quando valutano i potenziali fornitori, prestando attenzione alla loro esperienza nella fornitura di beni o servizi di qualità e ad altri fattori. Inoltre, le aziende dovrebbero garantire che qualsiasi potenziale fornitore aderisca alle normative del settore. Alcuni settori come i fornitori di servizi medici e le forze dell'ordine lavorano con dati personali sensibili e garantire la sicurezza e la conformità è ancora più importante.

Man mano che la tecnologia avanza e si verifica una maggiore condivisione dei dati tra le aziende, solidi protocolli di sicurezza informatica diventano sempre più essenziali per proteggere le risorse di dati da potenziali minacce poste da accessi non autorizzati o attori malintenzionati online. Le aziende dovrebbero garantire che le piattaforme dei partner vengano aggiornate regolarmente, strumenti di monitoraggio sufficienti tengano traccia delle attività sospette all'interno dell'infrastruttura di rete e rigide politiche sulla privacy dei dati proteggano le informazioni dei clienti da una cattiva gestione.

Creazione di un processo di selezione dei fornitori più sicuro

La crescita e il successo del business si basano su solide partnership. Tuttavia, la scelta del fornitore giusto per il tuo marchio può essere difficile. Di seguito sono riportate alcune considerazioni da tenere a mente quando si seleziona un fornitore:

Ricerca e indagine dei fornitori

Durante la ricerca di potenziali fornitori, è fondamentale guardare oltre i loro siti web. È necessario richiedere al fornitore di fornire informazioni finanziarie come bilanci, dichiarazioni dei redditi e dichiarazioni dei redditi. Chiedi ai potenziali fornitori la loro esperienza di lavoro con prodotti o servizi simili. Puoi anche contattare i clienti precedenti del fornitore per ottenere informazioni sull'efficacia del loro lavoro e sulle eventuali sfide che potrebbero aver affrontato durante la collaborazione ai progetti.

Evitare le insidie ​​comuni della selezione del fornitore

Quando si seleziona un fornitore, è essenziale ricordare che il costo non è sempre il fattore più critico nel prendere una decisione. È altrettanto importante considerare se offriranno valore, come un servizio clienti di qualità o funzionalità aggiuntive che il tuo progetto potrebbe richiedere. Inoltre, è essenziale concordare i termini di pagamento prima di iniziare qualsiasi accordo contrattuale. Chiarire le aspettative in anticipo riduce al minimo le controversie sui pagamenti in seguito nella partnership.

Implementazione di un processo sistematico per la scelta dei fornitori per il tuo marchio

Per garantire una decisione informata quando selezioni un fornitore per il tuo marchio, crea un sistema di valutazione che dia la priorità alle qualità fondamentali che stai cercando, inclusa la conoscenza tecnica di piattaforme specifiche o l'esperienza in determinati settori.

Le conoscenze tecniche nel tuo settore sono importanti. Ad esempio, quando serviamo clienti accademici, i nostri punti di discussione e i nostri processi si rivolgono specificamente ai ricercatori che devono assicurarsi che le loro interazioni di assunzione, interviste e sessioni di gruppo siano accuratamente documentate al fine di mantenere l'accuratezza dei dati da utilizzare in ultima analisi per ulteriori ricerche.

Ad esempio, classifica i candidati in base a criteri come:

• Valore aggiunto : quali servizi extra potrebbero fornire?
• Credibilità : che tipo di portafoglio hanno?
• Professionalità : quanto sono reattivi nel rispondere a e-mail e telefonate?
• Compatibilità : i nostri valori sono allineati?

In questo modo si garantisce che ogni candidato venga valutato in modo equo rispetto a parametri preimpostati e che le parti interessate possano procedere con fiducia con la decisione migliore dopo un'adeguata valutazione.

Suggerimenti per mantenere la conformità del fornitore

La conformità dei fornitori è parte integrante di qualsiasi attività commerciale ed è essenziale per garantire che i fornitori rispettino i propri obblighi contrattuali in modo tempestivo e sicuro. Ecco quattro consigli pratici per aiutare a mantenere la conformità del fornitore:

Stabilire linee guida e procedure chiare per la conformità dei fornitori

Ciò dovrebbe includere informazioni dettagliate su ciò che ci si aspetta dal fornitore quando è necessario completare attività specifiche e qualsiasi conseguenza per il mancato rispetto dell'accordo. Un esempio comune di ciò è quando si ottengono trascrizioni, studi legali e agenzie di pubblica sicurezza devono utilizzare trascrittori che sono cittadini statunitensi e hanno superato i controlli sui precedenti penali.

Questi tipi di requisiti devono essere comunicati chiaramente in anticipo ai fornitori. Non c'è spazio per l'ambiguità o il presupposto che un'organizzazione lo faccia già quando comunica queste aspettative e si assicura che siano comprese da tutti i soggetti coinvolti.

Crea protocolli per controllare regolarmente i fornitori

Dovrebbe essere in atto un solido processo di auditing per monitorare continuamente le prestazioni dei fornitori rispetto alle politiche e agli standard concordati. Questo può aiutare a identificare i potenziali problemi nella fase iniziale e impedire che i problemi si aggravino ulteriormente lungo la linea.

Implementare misure per garantire che i fornitori rispettino le normative sulla protezione dei dati

La sicurezza dei dati deve essere sempre presa sul serio, quindi è importante disporre di misure forti che proteggano i dati dei clienti da elusioni dannose o accessi non autorizzati. Dovrebbero essere condotte valutazioni regolari dei sistemi di terze parti per garantire che i dati vengano gestiti in modo sicuro in ogni momento.

Oltre a mantenere il controllo organizzativo sui processi di gestione dei dati, le organizzazioni possono collaborare con i propri fornitori per garantire che seguano i propri controlli ed equilibri in merito ai protocolli sulla privacy dei dati stabiliti dalla legislazione nazionale come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).

Monitora i cambiamenti nel settore che potrebbero influire sulla conformità dei fornitori

Man mano che la tecnologia si evolve, anche le normative che la circondano si evolvono. Rimanere aggiornati su eventuali modifiche contribuirà a garantire che la tua organizzazione rimanga conforme alle aspettative dei suoi partner e agli eventuali requisiti legali applicabili.

Assicurati che i tuoi partner mantengano elevati standard di conformità

Trovare il fornitore giusto per il tuo marchio è un compito importante che richiede un'attenta ricerca e analisi. Dalla presa in considerazione di tutti i costi associati a una potenziale partnership alla creazione di un processo sistematico di valutazione, ci sono diversi passaggi da compiere quando si seleziona il miglior partner per la propria attività. Tuttavia, seguendo i suggerimenti in questo articolo, puoi assicurarti che i tuoi rapporti con i fornitori rimangano conformi e vantaggiosi per entrambe le parti.