Cómo asegurarse de que sus proveedores cumplan con los datos y la confidencialidad del cliente

Con más empresas que se dirigen a la nube, se ha vuelto una mayor necesidad de garantizar la privacidad, la seguridad y el cumplimiento de los datos en varias plataformas. Para proteger su práctica de los riesgos potenciales asociados con el uso de proveedores que no cumplen con los protocolos de confidencialidad de datos y clientes, debe poder confiar en que sus proveedores están tomando las medidas adecuadas para mantener segura la información confidencial.

Sin embargo, la desafortunada realidad es que no todos los proveedores son tan compatibles como deberían, y utilizar un proveedor que no se adhiere a los protocolos necesarios puede poner en peligro su práctica. Para proteger su práctica, es imperativo saber qué buscar al evaluar proveedores para que pueda tomar una decisión informada al seleccionar uno para su negocio.

¿Por qué es importante conocer las prácticas de los proveedores?

Al administrar un negocio, es importante conocer las prácticas y el desempeño de sus proveedores. El desempeño deficiente del proveedor puede afectar la satisfacción del cliente y conducir a una disminución de las ganancias.

El desempeño deficiente del proveedor puede afectar significativamente su negocio, como una menor satisfacción del cliente o mayores costos de mano de obra asociados con la resolución de problemas debido a piezas defectuosas o servicios proporcionados por proveedores con un desempeño deficiente.

Las empresas deben realizar una investigación exhaustiva al evaluar a los proveedores potenciales, prestando atención a su experiencia en el suministro de bienes o servicios de calidad y otros factores. Además, las empresas deben asegurarse de que cualquier proveedor potencial cumpla con las regulaciones de la industria. Algunas industrias, como los proveedores médicos y las fuerzas del orden, trabajan con datos personales confidenciales y garantizar la seguridad y el cumplimiento es aún más importante.

A medida que avanza la tecnología y se comparten más datos entre las empresas, los protocolos de ciberseguridad sólidos se vuelven cada vez más esenciales para proteger los activos de datos contra las amenazas potenciales que plantean el acceso no autorizado o los actores malintencionados en línea. Las empresas deben asegurarse de que las plataformas de los socios se actualicen con regularidad, que haya suficientes herramientas de monitoreo que rastreen las actividades sospechosas dentro de la infraestructura de la red y que las estrictas políticas de privacidad de datos protejan la información de los clientes contra el mal manejo.

Creación de un proceso de selección de proveedores más seguro

El crecimiento y el éxito empresarial dependen de alianzas sólidas. Sin embargo, elegir el proveedor adecuado para su marca puede ser difícil. A continuación se presentan algunas consideraciones a tener en cuenta al seleccionar un proveedor:

Investigación e investigación de proveedores

Al investigar proveedores potenciales, es crucial mirar más allá de sus sitios web. Debe solicitar al proveedor que proporcione información financiera, como balances, declaraciones de ingresos y declaraciones de impuestos. Pregunte a los proveedores potenciales sobre su experiencia trabajando con productos o servicios similares. También puede ponerse en contacto con clientes anteriores del proveedor para obtener información sobre la eficacia de su trabajo, así como los desafíos que podrían haber enfrentado al colaborar en proyectos.

Evitar las trampas comunes de la selección de proveedores

Al seleccionar un proveedor, es esencial recordar que el costo no siempre es el factor más crítico al tomar una decisión. Es igualmente importante considerar si ofrecerán valor, como un servicio al cliente de calidad o características adicionales que su proyecto pueda requerir. Adicionalmente, es indispensable acordar las condiciones de pago antes de iniciar cualquier acuerdo contractual. Aclarar las expectativas por adelantado minimiza las disputas sobre los pagos más adelante en la sociedad.

Implementación de un proceso sistemático para elegir proveedores para su marca

Para garantizar una decisión informada al seleccionar un proveedor para su marca, cree un sistema de evaluación que priorice las cualidades principales que está buscando, incluido el conocimiento técnico de plataformas específicas o la experiencia en ciertas industrias.

El conocimiento técnico en su industria es importante. Por ejemplo, cuando atendemos a clientes académicos, nuestros puntos de conversación y procesos se dirigen específicamente a los investigadores que necesitan asegurarse de que sus interacciones de admisión, entrevistas y sesiones grupales se documenten con precisión para mantener la precisión en los datos que, en última instancia, se utilizarán para futuras investigaciones.

Por ejemplo, clasifique a los candidatos según criterios como:

• Valor agregado : ¿Qué servicios adicionales podrían proporcionar?
• Credibilidad : ¿Qué tipo de cartera tienen?
• Profesionalismo : ¿Qué tan receptivos son en la devolución de correos electrónicos y llamadas telefónicas?
• Compatibilidad : ¿nuestros valores se alinean?

Al hacerlo, se garantiza que cada candidato sea evaluado de manera justa según los parámetros preestablecidos y que las partes interesadas puedan avanzar con confianza con la mejor decisión después de una evaluación adecuada.

Consejos para mantener el cumplimiento del proveedor

El cumplimiento de los proveedores es una parte integral de cualquier negocio y es esencial para garantizar que los proveedores cumplan con sus obligaciones contractuales de manera rápida y segura. Aquí hay cuatro consejos prácticos para ayudar a mantener el cumplimiento del proveedor:

Establezca pautas y procedimientos claros para el cumplimiento de los proveedores

Esto debe incluir información detallada sobre lo que se espera del proveedor cuando se deben completar tareas específicas y las consecuencias por no cumplir con el acuerdo. Un ejemplo común de esto es cuando para obtener transcripciones, las firmas legales y las agencias de seguridad pública deben usar transcriptores que sean ciudadanos estadounidenses y hayan pasado verificaciones de antecedentes penales.

Este tipo de requisitos deben comunicarse claramente a los proveedores desde el principio. No hay lugar para la ambigüedad o para asumir que una organización ya hace esto al comunicar estas expectativas y asegurarse de que todos los involucrados las entiendan.

Cree protocolos para auditar proveedores regularmente

Debe existir un sólido proceso de auditoría para monitorear continuamente el desempeño de los proveedores con respecto a las políticas y estándares acordados. Esto puede ayudar a identificar problemas potenciales desde el principio y evitar que los problemas se intensifiquen más adelante.

Implementar medidas para garantizar que los proveedores cumplan con las normas de protección de datos

La seguridad de los datos siempre debe tomarse en serio, por lo que es importante contar con medidas sólidas que protejan los datos de los clientes contra la elusión malintencionada o el acceso no autorizado. Se deben realizar evaluaciones periódicas de los sistemas de terceros para garantizar que los datos se manejen de manera segura en todo momento.

Además de mantener el control organizacional sobre los procesos de manejo de datos, las organizaciones pueden trabajar con sus proveedores para asegurarse de que cumplen con sus propios controles y equilibrios con respecto a los protocolos de privacidad de datos establecidos por la legislación nacional, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).

Supervise los cambios en la industria que podrían afectar el cumplimiento de los proveedores

A medida que la tecnología evoluciona, también lo hacen las regulaciones que la rodean. Mantenerse actualizado sobre cualquier cambio ayudará a garantizar que su organización cumpla con las expectativas de sus socios y cualquier requisito legal que pueda aplicarse.

Asegúrese de que sus socios mantengan altos estándares de cumplimiento

Encontrar el proveedor adecuado para su marca es una tarea importante que requiere una investigación y un análisis cuidadosos. Desde tener en cuenta todos los costos asociados con una asociación potencial hasta crear un proceso sistemático para la evaluación, hay varios pasos a seguir al seleccionar el mejor socio para su negocio. Sin embargo, siguiendo los consejos de este artículo, puede asegurarse de que sus relaciones con los proveedores sigan siendo compatibles y beneficiosas para ambas partes.