Cum să vă asigurați că furnizorii dvs. respectă datele și confidențialitatea clienților

Cu tot mai multe companii care se îndreaptă către cloud, a devenit o nevoie mai mare de a asigura confidențialitatea datelor, securitatea și conformitatea pe diferite platforme. Pentru a vă proteja practica de riscurile potențiale asociate cu utilizarea furnizorilor care nu respectă protocoalele de confidențialitate a datelor și clienților, trebuie să aveți încredere că furnizorii dvs. iau măsurile adecvate pentru a păstra informațiile confidențiale în siguranță.

Cu toate acestea, realitatea nefericită este că nu toți vânzătorii sunt atât de conformi cum ar trebui, iar utilizarea unui furnizor care nu respectă protocoalele necesare vă poate pune practica în pericol. Pentru a vă proteja cabinetul, este imperativ să știți ce să căutați atunci când evaluați furnizorii, astfel încât să puteți lua o decizie în cunoștință de cauză atunci când alegeți unul pentru afacerea dvs.

De ce este important să fii conștient de practicile furnizorilor?

Atunci când conduceți o afacere, este important să fiți conștienți de practicile și performanța furnizorilor dvs. Performanța slabă a furnizorului poate afecta satisfacția clienților și poate duce la scăderea profiturilor.

Performanța slabă a furnizorului poate avea un impact semnificativ asupra afacerii dvs., cum ar fi scăderea satisfacției clienților sau creșterea costurilor cu forța de muncă asociate cu rezolvarea problemelor din cauza pieselor defecte sau a serviciilor furnizate de furnizori cu performanțe slabe.

Întreprinderile ar trebui să efectueze cercetări amănunțite atunci când evaluează potențialii furnizori, acordând atenție experienței lor în furnizarea de bunuri sau servicii de calitate și alți factori. În plus, companiile ar trebui să se asigure că orice potențial furnizor respectă reglementările din industrie. Unele industrii, cum ar fi furnizorii de servicii medicale și agențiile de aplicare a legii, lucrează cu date personale sensibile, iar asigurarea securității și conformității este și mai importantă.

Pe măsură ce tehnologia avansează și se realizează mai mult schimb de date între companii, protocoalele robuste de securitate cibernetică devin din ce în ce esențiale pentru a proteja activele de date împotriva potențialelor amenințări reprezentate de accesul neautorizat sau de actori rău intenționați online. Companiile ar trebui să se asigure că platformele partenere sunt actualizate în mod regulat, suficiente instrumente de monitorizare urmăresc activitățile suspecte din infrastructura de rețea și politicile stricte de confidențialitate a datelor protejează informațiile clienților împotriva manipulării greșite.

Crearea unui proces de selecție a furnizorilor mai sigur

Creșterea și succesul afacerii se bazează pe parteneriate puternice. Cu toate acestea, alegerea furnizorului potrivit pentru marca dvs. poate fi dificilă. Mai jos sunt câteva considerații de care trebuie să țineți cont atunci când alegeți un furnizor:

Cercetarea și investigarea furnizorilor

Când cercetați potențiali furnizori, este esențial să priviți dincolo de site-urile lor web. Ar trebui să solicitați vânzătorului să furnizeze informații financiare, cum ar fi bilanțuri, declarații de venit și declarații fiscale. Întrebați potențialii furnizori despre experiența lor de lucru cu produse sau servicii similare. De asemenea, contactați clienții anteriori ai furnizorului pentru a obține informații despre eficacitatea muncii lor, precum și despre orice provocări cu care s-ar fi confruntat în timp ce colaborează la proiecte.

Evitarea capcanelor comune ale selecției furnizorilor

Atunci când alegeți un furnizor, este esențial să rețineți că costul nu este întotdeauna cel mai important factor în luarea unei decizii. Este la fel de important să luați în considerare dacă acestea vor oferi valoare, cum ar fi servicii de calitate pentru clienți sau caracteristici suplimentare pe care proiectul dumneavoastră le poate necesita. În plus, este esențial să conveniți asupra condițiilor de plată înainte de a începe orice acord contractual. Clarificarea anticipată a așteptărilor minimizează disputele cu privire la plățile ulterioare în parteneriat.

Implementarea unui proces sistematic de alegere a furnizorilor pentru marca dvs

Pentru a asigura o decizie informată atunci când selectați un furnizor pentru marca dvs., creați un sistem de evaluare care prioritizează calitățile de bază pe care le căutați, inclusiv cunoștințele tehnice ale unor platforme specifice sau expertiza în anumite industrii.

Cunoștințele tehnice în industria dvs. sunt importante. De exemplu, atunci când deservesc clienții academicieni, punctele și procesele noastre de discuție se adresează în mod special cercetătorilor care trebuie să se asigure că interacțiunile lor de aport, interviurile și sesiunile de grup sunt documentate cu acuratețe pentru a menține acuratețea datelor pentru a fi utilizate în cele din urmă pentru cercetări ulterioare.

De exemplu, clasați candidații pe baza unor criterii precum:

• Valoare adăugată – Ce servicii suplimentare ar putea oferi?
• Credibilitate – Ce fel de portofoliu au?
• Profesionalism – Cât de receptivi sunt ei la returnarea e-mailurilor și a apelurilor telefonice?
• Compatibilitate – Se aliniază valorile noastre?

Procedând astfel, se asigură că fiecare candidat este evaluat în mod echitabil în raport cu parametrii prestabiliți, iar părțile interesate pot merge mai departe cu cea mai bună decizie după o evaluare adecvată.

Sfaturi pentru a menține conformitatea furnizorilor

Conformitatea furnizorilor este o parte integrantă a oricărei afaceri și este esențial să ne asigurăm că furnizorii își îndeplinesc obligațiile contractuale prompt și în siguranță. Iată patru sfaturi practice pentru a ajuta la menținerea conformității furnizorului:

Stabiliți orientări și proceduri clare pentru conformitatea furnizorilor

Aceasta ar trebui să includă informații detaliate despre ceea ce se așteaptă de la furnizor atunci când anumite sarcini trebuie îndeplinite și orice consecințe pentru nerespectarea acordului. Un exemplu comun în acest sens este atunci când obțin transcripții, firmele juridice și agențiile de siguranță publică trebuie să folosească transcriptori care sunt cetățeni americani și au trecut verificările antecedentelor penale.

Aceste tipuri de cerințe trebuie să fie comunicate clar vânzătorilor din timp. Nu există loc pentru ambiguitate sau pentru a presupune că o organizație face deja acest lucru atunci când comunică aceste așteptări și se asigură că sunt înțelese de toți cei implicați.

Creați protocoale pentru a audita furnizorii în mod regulat

Ar trebui să existe un proces robust de audit pentru a monitoriza continuu performanța furnizorilor în raport cu politicile și standardele convenite. Acest lucru poate ajuta la identificarea potențialelor probleme de la început și pentru a preveni escaladarea problemelor în continuare.

Implementați măsuri pentru a vă asigura că furnizorii respectă reglementările privind protecția datelor

Securitatea datelor trebuie să fie întotdeauna luată în serios, așa că este important să existe măsuri puternice care să protejeze datele clienților de ocolirea rău intenționată sau de accesul neautorizat. Ar trebui efectuate evaluări regulate ale sistemelor terțelor părți pentru a se asigura că datele sunt gestionate în siguranță în orice moment.

Pe lângă menținerea controlului organizațional asupra proceselor de prelucrare a datelor, organizațiile pot colabora cu furnizorii lor pentru a se asigura că își respectă propriile controale și echilibru cu privire la protocoalele de confidențialitate a datelor stabilite de legislația națională, cum ar fi Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR).

Monitorizați schimbările din industrie care ar putea afecta conformitatea furnizorilor

Pe măsură ce tehnologia evoluează, la fel evoluează și reglementările care o privesc. Rămâneți la curent cu orice modificări vă va asigura că organizația dumneavoastră rămâne în conformitate cu așteptările partenerilor săi și cu orice cerințe legale care s-ar putea aplica.

Asigurați-vă că partenerii dvs. mențin standarde înalte de conformitate

Găsirea furnizorului potrivit pentru marca dvs. este o sarcină importantă care necesită o cercetare și o analiză atentă. De la luarea în considerare a tuturor costurilor asociate cu un potențial parteneriat până la crearea unui proces sistematic de evaluare, există mai mulți pași de urmat atunci când selectați cel mai bun partener pentru afacerea dvs. Cu toate acestea, urmând sfaturile din acest articol, vă puteți asigura că relațiile dvs. cu furnizorii rămân conforme și benefice pentru ambele părți.