Como garantir que seus fornecedores estejam em conformidade com os dados e a confidencialidade do cliente

Com mais empresas indo para a nuvem, tornou-se uma necessidade maior de garantir a privacidade, segurança e conformidade dos dados em várias plataformas. Para proteger sua prática de riscos potenciais associados ao uso de fornecedores que não estão em conformidade com os protocolos de confidencialidade de dados e clientes, você deve poder confiar que seus fornecedores estão tomando as medidas apropriadas para manter as informações confidenciais seguras.

No entanto, a infeliz realidade é que nem todos os fornecedores são tão compatíveis quanto deveriam, e usar um fornecedor que não adere aos protocolos necessários pode colocar sua prática em perigo. Para proteger sua prática, saber o que procurar ao avaliar fornecedores é fundamental para que você possa tomar uma decisão informada ao selecionar um para o seu negócio.

Por que é importante estar ciente das práticas dos fornecedores?

Ao administrar um negócio, é importante estar ciente das práticas e do desempenho de seus fornecedores. O baixo desempenho do fornecedor pode afetar a satisfação do cliente e levar à diminuição dos lucros.

O baixo desempenho do fornecedor pode afetar significativamente seus negócios, como diminuição da satisfação do cliente ou aumento dos custos de mão-de-obra associados ao tratamento de problemas devido a peças ou serviços defeituosos fornecidos por fornecedores com desempenho insatisfatório.

As empresas devem realizar pesquisas completas ao avaliar fornecedores em potencial, prestando atenção à sua experiência no fornecimento de bens ou serviços de qualidade e outros fatores. Além disso, as empresas devem garantir que qualquer fornecedor em potencial esteja cumprindo os regulamentos do setor. Alguns setores, como provedores médicos e agências de aplicação da lei, trabalham com dados pessoais confidenciais e garantir a segurança e a conformidade é ainda mais importante.

À medida que a tecnologia avança e mais compartilhamento de dados ocorre entre as empresas, protocolos robustos de segurança cibernética tornam-se cada vez mais essenciais para proteger os ativos de dados contra possíveis ameaças representadas por acesso não autorizado ou agentes mal-intencionados online. As empresas devem garantir que as plataformas dos parceiros sejam atualizadas regularmente, que ferramentas de monitoramento suficientes rastreiem atividades suspeitas na infraestrutura de rede e que políticas rígidas de privacidade de dados protejam as informações dos clientes contra o manuseio incorreto.

Criando um processo de seleção de fornecedores mais seguro

O crescimento e o sucesso dos negócios dependem de parcerias sólidas. No entanto, pode ser difícil escolher o fornecedor certo para sua marca. Abaixo estão algumas considerações a ter em mente ao selecionar um fornecedor:

Pesquisando e investigando fornecedores

Ao pesquisar fornecedores em potencial, é crucial olhar além de seus sites. Você deve exigir que o fornecedor forneça informações financeiras, como balanços patrimoniais, declarações de renda e declarações fiscais. Pergunte aos fornecedores em potencial sobre sua experiência de trabalho com produtos ou serviços semelhantes. Você também pode entrar em contato com clientes anteriores do fornecedor para obter insights sobre a eficácia de seu trabalho, bem como quaisquer desafios que possam ter enfrentado ao colaborar em projetos.

Evitando armadilhas comuns na seleção de fornecedores

Ao selecionar um fornecedor, é essencial lembrar que o custo nem sempre é o fator mais crítico na tomada de decisão. É igualmente importante considerar se eles oferecerão valor, como atendimento ao cliente de qualidade ou recursos adicionais que seu projeto possa exigir. Além disso, é essencial concordar com as condições de pagamento antes de iniciar qualquer acordo contratual. Esclarecer as expectativas antecipadamente minimiza as disputas sobre pagamentos posteriores na parceria.

Implementando um processo sistemático para escolher fornecedores para sua marca

Para garantir uma decisão informada ao selecionar um fornecedor para sua marca, crie um sistema de avaliação que priorize as principais qualidades que você procura, incluindo conhecimento técnico de plataformas específicas ou experiência em determinados setores.

Conhecimento técnico em sua indústria é importante. Por exemplo, ao atender clientes acadêmicos, nossos pontos de discussão e processos atendem especificamente a pesquisadores que precisam garantir que suas interações de admissão, entrevistas e sessões de grupo sejam documentadas com precisão, a fim de manter a precisão dos dados a serem usados ​​em pesquisas futuras.

Por exemplo, classifique os candidatos com base em critérios como:

• Agregação de valor – Que serviços extras eles poderiam fornecer?
• Credibilidade – Que tipo de portfólio eles têm?
• Profissionalismo – Quão receptivos eles respondem ao retornar e-mails e telefonemas?
• Compatibilidade – Nossos valores se alinham?

Isso garante que cada candidato seja avaliado de forma justa em relação a parâmetros predefinidos e as partes interessadas possam avançar com confiança com a melhor decisão após uma avaliação adequada.

Dicas para manter a conformidade do fornecedor

A conformidade do fornecedor é parte integrante de qualquer negócio e é essencial garantir que os fornecedores cumpram suas obrigações contratuais com rapidez e segurança. Aqui estão quatro dicas práticas para ajudar a manter a conformidade do fornecedor:

Estabeleça Diretrizes e Procedimentos Claros para Conformidade do Fornecedor

Isso deve incluir informações detalhadas sobre o que se espera do fornecedor quando tarefas específicas precisam ser concluídas e quaisquer consequências por não cumprir o contrato. Um exemplo comum disso é quando a obtenção de transcrições, escritórios de advocacia e agências de segurança pública devem usar transcritores que sejam cidadãos dos EUA e tenham passado por verificações de antecedentes criminais.

Esses tipos de requisitos precisam ser claramente comunicados com antecedência aos fornecedores. Não há espaço para ambiguidade ou assumir que uma organização já faz isso ao comunicar essas expectativas e garantir que sejam compreendidas por todos os envolvidos.

Crie protocolos para auditar fornecedores regularmente

Um processo de auditoria robusto deve estar em vigor para monitorar continuamente o desempenho dos fornecedores em relação às políticas e padrões acordados. Isso pode ajudar a identificar possíveis problemas no início e evitar que os problemas se agravem mais adiante.

Implementar medidas para garantir que os fornecedores cumpram os regulamentos de proteção de dados

A segurança dos dados sempre deve ser levada a sério, por isso é importante ter medidas fortes que protejam os dados do cliente contra fraude maliciosa ou acesso não autorizado. Avaliações regulares de sistemas de terceiros devem ser realizadas para garantir que os dados sejam tratados com segurança em todos os momentos.

Além de manter o controle organizacional sobre os processos de manipulação de dados, as organizações podem trabalhar com seus fornecedores para garantir que eles cumpram suas próprias verificações e balanços em relação aos protocolos de privacidade de dados estabelecidos pela legislação nacional, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR).

Monitore as mudanças no setor que podem afetar a conformidade do fornecedor

À medida que a tecnologia evolui, o mesmo acontece com os regulamentos que a cercam. Manter-se atualizado sobre quaisquer alterações ajudará a garantir que sua organização permaneça em conformidade com as expectativas de seus parceiros e com quaisquer requisitos legais aplicáveis.

Garanta que seus parceiros mantenham altos padrões de conformidade

Encontrar o fornecedor certo para sua marca é uma tarefa importante que requer pesquisa e análise cuidadosas. Desde a consideração de todos os custos associados a uma possível parceria até a criação de um processo sistemático de avaliação, existem várias etapas a serem seguidas ao selecionar o melhor parceiro para o seu negócio. No entanto, seguindo as dicas deste artigo, você pode garantir que seus relacionamentos com fornecedores permaneçam compatíveis e benéficos para ambas as partes.