ベンダーがデータとクライアントの機密性に準拠していることを確認する方法

公開: 2023-01-31

クラウドに向かう企業が増えるにつれて、さまざまなプラットフォームでデータのプライバシー、セキュリティ、およびコンプライアンスを確保する必要性が高まっています。データおよびクライアントの機密保持プロトコルに準拠していないベンダーの使用に関連する潜在的なリスクから業務を保護するには、ベンダーが機密情報を安全に保つために適切な措置を講じていることを信頼できる必要があります。

ただし、残念なことに、すべてのベンダーが本来あるべきほど準拠しているわけではなく、必要なプロトコルに準拠していないベンダーを使用すると、業務が危険にさらされる可能性があります。業務を保護するには、ベンダーを評価する際に何を探すべきかを知ることが不可欠です。これにより、ビジネスに適したベンダーを選択する際に十分な情報に基づいた決定を下すことができます。

ベンダーの慣行を認識することが重要なのはなぜですか?

ビジネスを運営するときは、ベンダーの慣行とパフォーマンスを認識することが重要です。ベンダーのパフォーマンスが低いと、顧客満足度に影響を与え、利益の減少につながる可能性があります。

ベンダーのパフォーマンスの低下は、顧客満足度の低下や、パフォーマンスの低いベンダーが提供する不良部品やサービスによる問題への対処に関連する人件費の増加など、ビジネスに大きな影響を与える可能性があります。

企業は、潜在的なベンダーを評価する際に徹底的な調査を行い、高品質の商品やサービスを提供した経験やその他の要因に注意を払う必要があります。さらに、企業は潜在的なベンダーが業界の規制に準拠していることを確認する必要があります。医療提供者や法執行機関などの一部の業界では、機密性の高い個人データを扱っており、セキュリティとコンプライアンスの確保がさらに重要になっています。

テクノロジーが進歩し、企業間でより多くのデータ共有が行われるにつれて、オンラインでの不正アクセスや悪意のあるアクターによる潜在的な脅威からデータ資産を保護するために、堅牢なサイバーセキュリティプロトコルがますます不可欠になっています。企業は、パートナープラットフォームを定期的に更新し、十分な監視ツールでネットワークインフラストラクチャ内の疑わしいアクティビティを追跡し、厳格なデータプライバシーポリシーで顧客情報を誤った取り扱いから保護する必要があります。

より安全なベンダー選択プロセスの作成

ビジネスの成長と成功は、強力なパートナーシップにかかっています。ただし、ブランドに適したベンダーを選択するのは難しい場合があります。以下は、ベンダーを選択する際に留意すべきいくつかの考慮事項です。

ベンダーの調査と調査

潜在的なベンダーを調査するときは、その Web サイト以外にも目を向けることが重要です。貸借対照表、損益計算書、納税申告書などの財務情報の提供をベンダーに要求する必要があります。潜在的なベンダーに、同様の製品やサービスを扱った経験について尋ねます。また、ベンダーの過去のクライアントと連絡を取り、彼らの仕事の有効性や、プロジェクトでの共同作業中に直面した可能性のある課題についての洞察を得ます。

ベンダー選択の一般的な落とし穴を回避する

ベンダーを選択するときは、決定を下す際にコストが常に最も重要な要素ではないことを覚えておくことが不可欠です。質の高い顧客サービスやプロジェクトに必要な追加機能など、それらが価値を提供するかどうかを検討することも同様に重要です。さらに、契約上の合意を開始する前に、支払い条件に同意することが不可欠です。前もって期待を明確にすることで、後のパートナーシップでの支払いに関する論争を最小限に抑えることができます。

ブランドのベンダーを選択するための体系的なプロセスを実装する

ブランドのベンダーを選択する際に情報に基づいた決定を確実に行うには、特定のプラットフォームの技術的知識や特定の業界の専門知識など、求めているコア品質を優先する評価システムを作成します。

業界の技術的知識は重要です。たとえば、アカデミックなクライアントにサービスを提供する場合、私たちの論点とプロセスは、最終的にさらなる研究に使用されるデータの正確性を維持するために、インテークインタラクション、インタビュー、およびグループセッションが正確に文書化されていることを確認する必要がある研究者に特に対応しています。

たとえば、次のような基準に基づいて候補者をランク付けします。

付加価値– どのような追加サービスを提供できますか?
信頼性– どのようなポートフォリオを持っているか?
プロフェッショナリズム– メールや電話を返す際の反応はどれくらいですか?
互換性– 私たちの価値観は一致していますか?

そうすることで、各候補者が事前設定されたパラメーターに対して公正に評価され、利害関係者は適切な評価の後、自信を持って最善の決定を下すことができます。

ベンダーのコンプライアンスを維持するためのヒント

ベンダーのコンプライアンスはあらゆるビジネスの不可欠な部分であり、ベンダーが契約上の義務を迅速かつ安全に履行することを保証することが不可欠です。ベンダーのコンプライアンスを維持するのに役立つ 4 つの実用的なヒントを次に示します。

ベンダーコンプライアンスのための明確なガイドラインと手順を確立する

これには、特定のタスクを完了する必要がある場合にベンダーに期待されること、および契約を順守しなかった場合の結果に関する詳細情報を含める必要があります。この一般的な例は、転写を取得する場合です。法律事務所や公安機関は、米国市民であり、犯罪歴のチェックに合格した転写士を使用する必要があります。

この種の要件は、早い段階でベンダーに明確に伝える必要があります。これらの期待を伝え、関係者全員が理解できるようにする際に、あいまいさや組織がすでにこれを行っていると仮定する余地はありません。

ベンダーを定期的に監査するためのプロトコルを作成する

合意されたポリシーと基準に照らしてベンダーのパフォーマンスを継続的に監視するために、堅牢な監査プロセスを導入する必要があります。これにより、潜在的な問題を早期に特定し、問題がさらにエスカレートするのを防ぐことができます。

ベンダーがデータ保護規則を遵守することを保証するための対策を実施する

データセキュリティは常に真剣に検討する必要があるため、顧客データを悪意のある迂回や不正アクセスから保護する強力な対策を講じることが重要です。データが常に安全に処理されていることを確認するために、サードパーティシステムの定期的な評価を実施する必要があります。

組織は、データ処理プロセスに対する組織的な制御を維持するだけでなく、ベンダーと協力して、一般データ保護規則 (GDPR) などの国内法によって定められたデータプライバシープロトコルに関する独自のチェックアンドバランスを確実に実行することができます。

ベンダーのコンプライアンスに影響を与える可能性のある業界の変化を監視する

テクノロジーが進化するにつれて、それを取り巻く規制も進化します。変更を最新の状態に保つことで、パートナーの期待や適用される可能性のある法的要件に組織が準拠し続けることができます。

パートナーが高いコンプライアンス基準を維持できるようにする

ブランドに適したベンダーを見つけることは、慎重な調査と分析を必要とする重要な作業です。潜在的なパートナーシップに関連するすべてのコストを考慮に入れることから、評価のための体系的なプロセスを作成することまで、ビジネスに最適なパートナーを選択する際に取るべきいくつかのステップがあります. ただし、この記事のヒントに従うことで、ベンダーとの関係がコンプライアンスを維持し、双方にとって有益であることを確認できます。