Jak upewnić się, że Twoi dostawcy przestrzegają danych i poufności klientów

Ponieważ coraz więcej firm przenosi się do chmury, pojawiła się większa potrzeba zapewnienia prywatności danych, bezpieczeństwa i zgodności na różnych platformach. Aby chronić swoją praktykę przed potencjalnym ryzykiem związanym z korzystaniem z dostawców, którzy nie przestrzegają protokołów dotyczących poufności danych i klientów, musisz mieć pewność, że dostawcy podejmują odpowiednie środki w celu zapewnienia bezpieczeństwa informacji poufnych.

Jednak niefortunna rzeczywistość jest taka, że ​​nie wszyscy dostawcy są tak zgodni, jak powinni, a korzystanie z usług dostawcy, który nie przestrzega niezbędnych protokołów, może narazić twoją praktykę na niebezpieczeństwo. Aby chronić swoją praktykę, wiedza o tym, czego szukać podczas oceny dostawców, jest niezbędna, abyś mógł podjąć świadomą decyzję przy wyborze dostawcy dla swojej firmy.

Dlaczego ważne jest, aby być świadomym praktyk dostawców?

Prowadząc firmę, ważne jest, aby znać praktyki i wyniki swoich dostawców. Słaba wydajność dostawcy może mieć wpływ na zadowolenie klientów i prowadzić do zmniejszenia zysków.

Słaba wydajność dostawcy może znacząco wpłynąć na Twoją firmę, na przykład zmniejszając zadowolenie klientów lub zwiększając koszty pracy związane z rozwiązywaniem problemów z powodu wadliwych części lub usług świadczonych przez dostawców o słabych wynikach.

Firmy powinny przeprowadzać dokładne badania podczas oceny potencjalnych dostawców, zwracając uwagę na ich doświadczenie w dostarczaniu wysokiej jakości towarów lub usług oraz inne czynniki. Ponadto firmy powinny upewnić się, że każdy potencjalny dostawca przestrzega przepisów branżowych. Niektóre branże, takie jak dostawcy usług medycznych i organy ścigania, pracują z wrażliwymi danymi osobowymi, a zapewnienie bezpieczeństwa i zgodności jest jeszcze ważniejsze.

W miarę postępu technologicznego i coraz częstszego udostępniania danych między firmami, niezawodne protokoły bezpieczeństwa cybernetycznego stają się coraz bardziej niezbędne do ochrony zasobów danych przed potencjalnymi zagrożeniami wynikającymi z nieautoryzowanego dostępu lub złośliwych aktorów online. Firmy powinny zapewnić regularne aktualizacje platform partnerskich, wystarczające narzędzia monitorujące do śledzenia podejrzanych działań w infrastrukturze sieciowej, a surowe zasady ochrony danych chronią informacje o klientach przed niewłaściwym przetwarzaniem.

Tworzenie bezpieczniejszego procesu wyboru dostawców

Rozwój i sukces firmy zależą od silnego partnerstwa. Jednak wybór odpowiedniego dostawcy dla Twojej marki może być trudny. Poniżej przedstawiamy kilka kwestii, o których należy pamiętać przy wyborze dostawcy:

Wyszukiwanie i badanie dostawców

Podczas wyszukiwania potencjalnych dostawców ważne jest, aby spojrzeć poza ich strony internetowe. Powinieneś wymagać od dostawcy dostarczenia informacji finansowych, takich jak bilanse, zestawienia dochodów i deklaracje podatkowe. Zapytaj potencjalnych dostawców o ich doświadczenie w pracy z podobnymi produktami lub usługami. Kontaktujesz się również z byłymi klientami dostawcy, aby uzyskać wgląd w efektywność ich pracy, a także wszelkie wyzwania, z jakimi mogli się spotkać podczas współpracy przy projektach.

Unikanie typowych pułapek przy wyborze dostawcy

Wybierając dostawcę, należy pamiętać, że koszt nie zawsze jest najważniejszym czynnikiem przy podejmowaniu decyzji. Równie ważne jest rozważenie, czy będą oferować wartość, taką jak jakość obsługi klienta lub dodatkowe funkcje, których może wymagać Twój projekt. Ponadto konieczne jest uzgodnienie warunków płatności przed rozpoczęciem jakiejkolwiek umowy. Wyjaśnienie oczekiwań z góry minimalizuje spory dotyczące płatności w późniejszym okresie partnerstwa.

Wdrożenie systematycznego procesu wyboru dostawców dla Twojej marki

Aby zapewnić świadomą decyzję przy wyborze dostawcy dla swojej marki, stwórz system oceny, który nadaje priorytet kluczowym cechom, których szukasz, w tym wiedzy technicznej dotyczącej określonych platform lub wiedzy specjalistycznej w określonych branżach.

Wiedza techniczna w Twojej branży jest ważna. Na przykład, obsługując klientów akademickich, nasze punkty i procesy do dyskusji są skierowane w szczególności do badaczy, którzy muszą mieć pewność, że ich interakcje, wywiady i sesje grupowe są dokładnie udokumentowane, aby zachować dokładność danych, które ostatecznie zostaną wykorzystane do dalszych badań.

Na przykład uszereguj kandydatów na podstawie kryteriów takich jak:

• Wartość dodana – jakie dodatkowe usługi mogą zapewnić?
• Wiarygodność – jakie mają portfolio?
• Profesjonalizm – jak responsywnie odpowiadają na e-maile i rozmowy telefoniczne?
• Kompatybilność – czy nasze wartości są zgodne?

Takie postępowanie gwarantuje, że każdy kandydat zostanie oceniony sprawiedliwie na podstawie wcześniej ustalonych parametrów, a interesariusze mogą śmiało podjąć najlepszą decyzję po właściwej ocenie.

Wskazówki dotyczące zachowania zgodności dostawcy

Zgodność dostawców jest integralną częścią każdej firmy i ma zasadnicze znaczenie dla zapewnienia, że ​​dostawcy szybko i bezpiecznie wywiązują się ze swoich zobowiązań umownych. Oto cztery praktyczne wskazówki, które pomogą zachować zgodność dostawcy:

Ustal jasne wytyczne i procedury dotyczące zgodności dostawców

Powinno to obejmować szczegółowe informacje o tym, czego oczekuje się od dostawcy, kiedy należy wykonać określone zadania i jakie są konsekwencje niewywiązania się z umowy. Typowym tego przykładem jest uzyskiwanie transkrypcji przez firmy prawnicze i agencje bezpieczeństwa publicznego, które muszą korzystać z usług transkrypcjonistów, którzy są obywatelami USA i przeszli kontrolę przeszłości kryminalnej.

Tego rodzaju wymagania muszą być jasno i wcześnie komunikowane dostawcom. Nie ma miejsca na dwuznaczności ani zakładanie, że organizacja już to robi, komunikując te oczekiwania i upewniając się, że są one zrozumiałe dla wszystkich zaangażowanych osób.

Twórz protokoły w celu regularnego audytu dostawców

Należy wdrożyć solidny proces audytu, aby stale monitorować działania dostawców w odniesieniu do uzgodnionych zasad i standardów. Może to pomóc wcześnie zidentyfikować potencjalne problemy i zapobiec eskalacji problemów w dalszej kolejności.

Wdrażaj środki zapewniające przestrzeganie przez dostawców przepisów o ochronie danych

Bezpieczeństwo danych należy zawsze traktować poważnie, dlatego ważne jest posiadanie silnych środków chroniących dane klientów przed złośliwym obejściem lub nieautoryzowanym dostępem. Należy przeprowadzać regularne oceny systemów stron trzecich, aby mieć pewność, że dane są przetwarzane w sposób bezpieczny przez cały czas.

Oprócz zachowania kontroli organizacyjnej nad procesami przetwarzania danych, organizacje mogą współpracować ze swoimi dostawcami, aby upewnić się, że przestrzegają własnych kontroli i równowagi w zakresie protokołów ochrony danych określonych w przepisach krajowych, takich jak Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO).

Monitoruj zmiany w branży, które mogą mieć wpływ na zgodność dostawców

Wraz z rozwojem technologii zmieniają się również przepisy, które ją otaczają. Bycie na bieżąco z wszelkimi zmianami pomoże Twojej organizacji zachować zgodność z oczekiwaniami partnerów i wszelkimi wymogami prawnymi, które mogą mieć zastosowanie.

Upewnij się, że Twoi partnerzy przestrzegają wysokich standardów zgodności

Znalezienie odpowiedniego dostawcy dla Twojej marki to ważne zadanie, które wymaga dokładnych badań i analiz. Od uwzględnienia wszystkich kosztów związanych z potencjalnym partnerstwem po stworzenie systematycznego procesu oceny, istnieje kilka kroków, które należy wykonać, wybierając najlepszego partnera dla swojej firmy. Jednak postępując zgodnie ze wskazówkami zawartymi w tym artykule, możesz mieć pewność, że Twoje relacje z dostawcami pozostaną zgodne i korzystne dla obu stron.