Как убедиться, что ваши поставщики соблюдают конфиденциальность данных и клиентов

Поскольку все больше компаний переходят в облако, возрастает потребность в обеспечении конфиденциальности данных, безопасности и соответствии требованиям на различных платформах. Чтобы защитить свою практику от потенциальных рисков, связанных с использованием поставщиков, которые не соблюдают протоколы конфиденциальности данных и клиентов, вы должны быть уверены, что ваши поставщики принимают соответствующие меры для обеспечения безопасности конфиденциальной информации.

Однако, к сожалению, реальность такова, что не все поставщики соответствуют требованиям, как они должны быть, и использование поставщика, который не придерживается необходимых протоколов, может поставить вашу практику под угрозу. Чтобы защитить свою практику, необходимо знать, на что обращать внимание при оценке поставщиков, чтобы вы могли принять обоснованное решение при выборе поставщика для своего бизнеса.

Почему важно быть в курсе практики поставщиков?

При ведении бизнеса важно быть в курсе практики и эффективности ваших поставщиков. Низкая производительность поставщика может повлиять на удовлетворенность клиентов и привести к снижению прибыли.

Низкая производительность поставщика может существенно повлиять на ваш бизнес, например, снизить удовлетворенность клиентов или увеличить трудозатраты, связанные с решением проблем из-за неисправных деталей или услуг, предоставляемых неэффективными поставщиками.

Предприятия должны проводить тщательное исследование при оценке потенциальных поставщиков, обращая внимание на их опыт предоставления качественных товаров или услуг и другие факторы. Кроме того, компании должны убедиться, что любой потенциальный поставщик соблюдает отраслевые правила. Некоторые отрасли, такие как поставщики медицинских услуг и правоохранительные органы, работают с конфиденциальными личными данными, и обеспечение безопасности и соответствия требованиям является еще более важным.

По мере развития технологий и расширения обмена данными между предприятиями надежные протоколы кибербезопасности становятся все более важными для защиты активов данных от потенциальных угроз, связанных с несанкционированным доступом или злоумышленниками в Интернете. Компании должны обеспечить регулярное обновление партнерских платформ, достаточное количество инструментов мониторинга для отслеживания подозрительных действий в сетевой инфраструктуре, а также строгие политики конфиденциальности данных для защиты информации о клиентах от неправильного обращения.

Создание более безопасного процесса выбора поставщика

Рост и успех бизнеса зависят от прочных партнерских отношений. Тем не менее, выбор правильного поставщика для вашего бренда может быть трудным. Ниже приведены некоторые соображения, которые следует учитывать при выборе поставщика:

Поиск и изучение поставщиков

При исследовании потенциальных поставщиков крайне важно не ограничиваться их веб-сайтами. Вы должны потребовать от поставщика предоставить финансовую информацию, такую ​​как балансовые отчеты, отчеты о доходах и налоговые декларации. Спросите потенциальных поставщиков об их опыте работы с аналогичными продуктами или услугами. Вы также связываетесь с бывшими клиентами поставщика, чтобы получить представление об эффективности их работы, а также о любых проблемах, с которыми они могли столкнуться при совместной работе над проектами.

Как избежать распространенных ошибок при выборе поставщика

При выборе поставщика важно помнить, что стоимость не всегда является самым важным фактором при принятии решения. Не менее важно учитывать, будут ли они предлагать ценность, например, качественное обслуживание клиентов или дополнительные функции, которые могут потребоваться вашему проекту. Кроме того, важно согласовать условия оплаты до начала любого договорного соглашения. Предварительное разъяснение ожиданий сводит к минимуму споры о платежах на более позднем этапе партнерства.

Внедрение систематического процесса выбора поставщиков для вашего бренда

Чтобы принять обоснованное решение при выборе поставщика для вашего бренда, создайте систему оценки, в которой приоритет отдается основным качествам, которые вы ищете, включая технические знания конкретных платформ или опыт работы в определенных отраслях.

Технические знания в вашей отрасли важны. Например, при обслуживании академических клиентов наши тезисы и процессы специально ориентированы на исследователей, которым необходимо обеспечить точное документирование своих приемных взаимодействий, интервью и групповых сессий, чтобы обеспечить точность данных, которые в конечном итоге будут использоваться для дальнейших исследований.

Например, ранжируйте кандидатов на основе таких критериев, как:

• Добавление ценности – Какие дополнительные услуги они могут предоставить?
• Надежность – какое у них портфолио?
• Профессионализм. Насколько быстро они отвечают на электронные письма и телефонные звонки?
• Совместимость – совпадают ли наши ценности?

Это гарантирует, что каждый кандидат будет справедливо оценен по заранее заданным параметрам, и заинтересованные стороны смогут уверенно продвигаться вперед, принимая наилучшее решение после надлежащей оценки.

Советы по обеспечению соответствия поставщиков

Соответствие поставщиков требованиям является неотъемлемой частью любого бизнеса, и очень важно обеспечить быстрое и надежное выполнение поставщиками своих договорных обязательств. Вот четыре практических совета, которые помогут поддерживать соответствие поставщиков:

Установите четкие правила и процедуры для соблюдения требований поставщика

Это должно включать подробную информацию о том, что ожидается от поставщика, когда необходимо выполнить определенные задачи, и о любых последствиях несоблюдения соглашения. Типичным примером этого является то, что при получении транскрипций юридические фирмы и агентства общественной безопасности должны использовать транскрипционистов, которые являются гражданами США и прошли проверку на наличие судимостей.

Такие требования должны быть четко доведены до сведения поставщиков на раннем этапе. Здесь нет места двусмысленности или предположению, что организация уже делает это, сообщая об этих ожиданиях и обеспечивая их понимание всеми участниками.

Создавайте протоколы для регулярного аудита поставщиков

Должен существовать надежный процесс аудита для постоянного контроля производительности поставщиков в соответствии с согласованными политиками и стандартами. Это может помочь выявить потенциальные проблемы на ранней стадии и предотвратить дальнейшую эскалацию проблем в будущем.

Внедрить меры по обеспечению соблюдения поставщиками правил защиты данных

К безопасности данных всегда нужно относиться серьезно, поэтому важно иметь надежные меры для защиты данных клиентов от злонамеренного обхода или несанкционированного доступа. Следует проводить регулярные оценки сторонних систем, чтобы гарантировать постоянную безопасную обработку данных.

Помимо поддержания организационного контроля над процессами обработки данных, организации могут работать со своими поставщиками, чтобы убедиться, что они соблюдают свои собственные сдержки и противовесы в отношении протоколов конфиденциальности данных, установленных национальным законодательством, таким как Общий регламент по защите данных (GDPR).

Мониторинг изменений в отрасли, которые могут повлиять на соблюдение поставщиками требований

По мере развития технологий меняются и правила, связанные с ними. Если вы будете в курсе любых изменений, ваша организация будет соответствовать ожиданиям своих партнеров и любым юридическим требованиям, которые могут применяться.

Убедитесь, что ваши партнеры поддерживают высокие стандарты соответствия

Поиск подходящего поставщика для вашего бренда — важная задача, требующая тщательного исследования и анализа. От учета всех затрат, связанных с потенциальным партнерством, до создания систематического процесса оценки — есть несколько шагов, которые необходимо предпринять при выборе лучшего партнера для вашего бизнеса. Однако, следуя советам в этой статье, вы можете гарантировать, что ваши отношения с поставщиками останутся совместимыми и выгодными для обеих сторон.