Cara Memastikan Vendor Anda Mematuhi Data dan Kerahasiaan Klien

Dengan semakin banyak bisnis yang beralih ke cloud, ada kebutuhan yang lebih besar untuk memastikan privasi, keamanan, dan kepatuhan data di berbagai platform. Untuk melindungi praktik Anda dari potensi risiko yang terkait dengan penggunaan vendor yang tidak mematuhi protokol kerahasiaan data dan klien, Anda harus dapat memercayai bahwa vendor Anda mengambil tindakan yang tepat untuk menjaga keamanan informasi rahasia.

Namun, kenyataan yang tidak menguntungkan adalah bahwa tidak semua vendor patuh sebagaimana mestinya, dan menggunakan vendor yang tidak mematuhi protokol yang diperlukan dapat membahayakan praktik Anda. Untuk melindungi praktik Anda, mengetahui apa yang harus dicari saat mengevaluasi vendor sangat penting sehingga Anda dapat membuat keputusan yang tepat saat memilih salah satu untuk bisnis Anda.

Mengapa Penting untuk Mewaspadai Praktik Vendor?

Saat menjalankan bisnis, penting untuk mengetahui praktik dan kinerja vendor Anda. Kinerja vendor yang buruk dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan dan menyebabkan penurunan keuntungan.

Performa vendor yang buruk dapat berdampak signifikan pada bisnis Anda, seperti penurunan kepuasan pelanggan atau peningkatan biaya tenaga kerja terkait dengan penanganan masalah karena suku cadang yang rusak atau layanan yang diberikan oleh vendor yang berkinerja buruk.

Bisnis harus melakukan penelitian menyeluruh saat menilai vendor potensial, memperhatikan pengalaman mereka dalam menyediakan barang atau jasa berkualitas dan faktor lainnya. Selain itu, perusahaan harus memastikan bahwa setiap vendor potensial mematuhi peraturan industri. Beberapa industri seperti penyedia medis dan lembaga penegak hukum bekerja dengan data pribadi yang sensitif dan memastikan keamanan dan kepatuhan bahkan lebih penting.

Seiring kemajuan teknologi dan lebih banyak pembagian data yang terjadi antar bisnis, protokol keamanan siber yang kuat menjadi semakin penting untuk melindungi aset data dari potensi ancaman yang ditimbulkan oleh akses tidak sah atau pelaku jahat secara online. Perusahaan harus memastikan platform mitra diperbarui secara berkala, alat pemantauan yang memadai melacak aktivitas mencurigakan dalam infrastruktur jaringan, dan kebijakan privasi data yang ketat melindungi informasi pelanggan dari kesalahan penanganan.

Menciptakan Proses Seleksi Vendor yang Lebih Aman

Pertumbuhan dan kesuksesan bisnis bergantung pada kemitraan yang kuat. Namun, memilih vendor yang tepat untuk merek Anda bisa jadi sulit. Berikut adalah beberapa pertimbangan yang perlu diingat ketika memilih vendor:

Meneliti dan Menyelidiki Vendor

Saat meneliti vendor potensial, sangat penting untuk melihat di luar situs web mereka. Anda harus meminta vendor untuk memberikan informasi keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan pengembalian pajak. Tanyakan vendor potensial tentang pengalaman mereka bekerja dengan produk atau layanan serupa. Anda juga menghubungi klien lama vendor untuk mendapatkan wawasan tentang keefektifan pekerjaan mereka serta tantangan apa pun yang mungkin mereka hadapi saat berkolaborasi dalam proyek.

Menghindari Kesalahan Umum Seleksi Vendor

Saat memilih vendor, penting untuk diingat bahwa biaya tidak selalu menjadi faktor terpenting dalam mengambil keputusan. Sama pentingnya untuk mempertimbangkan apakah mereka akan menawarkan nilai, seperti layanan pelanggan yang berkualitas atau fitur tambahan yang mungkin dibutuhkan oleh proyek Anda. Selain itu, penting untuk menyepakati ketentuan pembayaran sebelum memulai perjanjian kontrak apa pun. Mengklarifikasi ekspektasi di awal meminimalkan perselisihan tentang pembayaran di kemudian hari dalam kemitraan.

Menerapkan Proses Sistematis untuk Memilih Vendor untuk Merek Anda

Untuk memastikan keputusan yang matang saat memilih vendor untuk merek Anda, buat sistem evaluasi yang memprioritaskan kualitas inti yang Anda cari, termasuk pengetahuan teknis tentang platform tertentu atau keahlian di industri tertentu.

Pengetahuan teknis dalam industri Anda adalah penting. Misalnya, saat melayani klien akademik, poin dan proses pembicaraan kami secara khusus melayani peneliti yang perlu memastikan interaksi asupan, wawancara, dan sesi kelompok mereka didokumentasikan secara akurat untuk menjaga keakuratan data yang pada akhirnya akan digunakan untuk penelitian lebih lanjut.

Misalnya, memeringkat kandidat berdasarkan kriteria seperti:

• Nilai Tambah – Layanan ekstra apa yang bisa mereka sediakan?
• Kredibilitas – Jenis portofolio apa yang mereka miliki?
• Profesionalisme – Seberapa tanggap mereka dalam membalas email dan panggilan telepon?
• Kompatibilitas – Apakah nilai-nilai kita sejalan?

Melakukan hal itu memastikan bahwa setiap kandidat dinilai secara adil berdasarkan parameter yang telah ditentukan sebelumnya dan pemangku kepentingan dapat dengan percaya diri bergerak maju dengan keputusan terbaik setelah evaluasi yang tepat.

Tips Menjaga Kepatuhan Vendor

Kepatuhan vendor merupakan bagian integral dari bisnis apa pun, dan penting untuk memastikan vendor memenuhi kewajiban kontraktual mereka dengan cepat dan aman. Berikut adalah empat tip praktis untuk membantu menjaga kepatuhan vendor:

Tetapkan Panduan dan Prosedur yang Jelas untuk Kepatuhan Vendor

Ini harus mencakup informasi terperinci tentang apa yang diharapkan dari vendor ketika tugas tertentu harus diselesaikan dan konsekuensi apa pun karena gagal mematuhi perjanjian. Contoh umum dari hal ini adalah saat memperoleh transkripsi, firma hukum dan lembaga keamanan publik harus menggunakan transcriptionist yang merupakan warga negara AS dan telah lulus pemeriksaan latar belakang kriminal.

Persyaratan semacam ini perlu dikomunikasikan dengan jelas lebih awal kepada vendor. Tidak ada ruang untuk ambiguitas atau asumsi organisasi sudah melakukan ini saat mengkomunikasikan ekspektasi ini dan memastikannya dipahami oleh semua orang yang terlibat.

Buat Protokol untuk Mengaudit Vendor Secara Rutin

Proses audit yang kuat harus dilakukan untuk terus memantau kinerja vendor terhadap kebijakan dan standar yang disepakati. Ini dapat membantu mengidentifikasi potensi masalah sejak dini dan mencegah masalah meningkat lebih lanjut.

Menerapkan Tindakan untuk Memastikan Vendor Mematuhi Peraturan Perlindungan Data

Keamanan data harus selalu ditanggapi dengan serius, jadi penting untuk memiliki tindakan tegas yang melindungi data pelanggan dari pengelakan yang berbahaya atau akses tidak sah. Penilaian berkala terhadap sistem pihak ketiga harus dilakukan untuk memastikan data ditangani dengan aman setiap saat.

Selain menjaga kontrol organisasi atas proses penanganan data, organisasi dapat bekerja dengan vendor mereka untuk memastikan mereka mengikuti pemeriksaan dan keseimbangan mereka sendiri terkait protokol privasi data yang ditetapkan oleh undang-undang nasional seperti Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR).

Pantau Perubahan di Industri yang Dapat Mempengaruhi Kepatuhan Vendor

Seiring perkembangan teknologi, begitu pula peraturan yang mengelilinginya. Tetap mengikuti perubahan apa pun akan membantu memastikan organisasi Anda tetap mematuhi harapan mitranya dan persyaratan hukum apa pun yang mungkin berlaku.

Pastikan Mitra Anda Mempertahankan Standar Kepatuhan Tinggi

Menemukan vendor yang tepat untuk merek Anda adalah tugas penting yang memerlukan penelitian dan analisis yang cermat. Dari memperhitungkan semua biaya yang terkait dengan kemitraan potensial hingga menciptakan proses evaluasi yang sistematis, ada beberapa langkah yang harus diambil saat memilih mitra terbaik untuk bisnis Anda. Namun, dengan mengikuti tips dalam artikel ini, Anda dapat memastikan bahwa hubungan vendor Anda tetap patuh dan menguntungkan kedua belah pihak.