Ecco come scegliere la migliore soluzione WMS per il tuo business e-commerce

Il settore dell’e-commerce è pieno di concorrenza e ogni giorno spuntano nuovi venditori. Quindi, se la concorrenza è così forte, come fai a distinguerti, soprattutto se ti realizzi? Bene, la chiave sta nello sfruttare l’adempimento e la logistica come vantaggio competitivo per prendere il sopravvento sul mercato!

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Per raggiungere questo obiettivo, puoi semplificare le operazioni di magazzino implementando un sistema di gestione del magazzino (WMS). Con uno strumento WMS puoi automatizzare le attività, ottimizzare la gestione dell'inventario e migliorare l'efficienza complessiva.

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Tuttavia, è importante notare che non tutte le soluzioni WMS sono uguali in termini di qualità, funzionalità e facilità d'uso. Possono esserci variazioni significative in questi aspetti. Di conseguenza, la scelta della soluzione giusta diventa un fattore critico per migliorare l’efficienza e la produttività della vostra azienda. Prima di approfondire cos'è un WMS e come scegliere quello migliore per la tua azienda, capiamo cosa non è un WMS.

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Cosa non è un WMS?

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È fondamentale distinguere tra un sistema di gestione del magazzino (WMS) completo e altri strumenti che possono affrontare aspetti specifici del processo di evasione ordini. Sebbene diverse soluzioni affermino di migliorare le operazioni di magazzino, non tutte sono veri WMS. Ecco una guida rapida a ciò che non si qualifica come WMS:

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1. Documenti cartacei e fogli di calcolo: tali metodi tradizionali sono limitati dai processi manuali; un vero WMS integra l'automazione digitale per approfondimenti in tempo reale e errori ridotti al minimo.
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2. Software di spedizione che stampa etichette dai corrieri: il software di spedizione può essere vitale per generare etichette, ma se non gestisce i processi di evasione degli ordini end-to-end, non è un WMS.
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3. Una piattaforma di e-commerce o vetrina: sebbene facilitare le vendite sia importante, un sistema di gestione del magazzino (WMS) fa un ulteriore passo avanti ottimizzando le attività di magazzino per migliorare l'efficienza complessiva.
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4. Un sistema di gestione dell'inventario (IMS): un IMS autonomo padroneggia la gestione dell'inventario ma non ha le caratteristiche e le capacità complete di un vero WMS, che orchestra interi flussi di lavoro.
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5. Un sistema di gestione degli ordini (OMS): sebbene un OMS eccelle nella gestione degli ordini, non riesce a soddisfare le esigenze delle attività di magazzino, come controlli di qualità, imballaggio e spedizione.

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Queste soluzioni potrebbero servire a scopi specifici ma non costituiscono un WMS olistico. Un vero WMS si adatta perfettamente a vari processi di magazzino, offrendo visibilità e controllo end-to-end. Investire in una soluzione che affronti in modo completo ogni aspetto del percorso di evasione ordini è essenziale quando si considera l'ottimizzazione del magazzino.

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Cos'è il WMS nell'e-commerce?

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Operazioni di magazzino efficienti costituiscono innegabilmente la base per qualsiasi fiorente impresa di e-commerce. Raggiungere questa impresa diventa semplice con l’aiuto di un robusto sistema di gestione del magazzino (WMS).

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Il WMS va oltre la semplice gestione; automatizza e semplifica l'intero processo di stoccaggio, eliminando lo spazio per gli errori umani e migliorando notevolmente la precisione. Analizziamo i motivi principali per cui un WMS è una necessità assoluta:

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1. Gestione dell'inventario in tempo reale: fornisce informazioni precise sulla disponibilità dei prodotti, sulla posizione di stoccaggio e sul monitoraggio dell'inventario in tempo reale dall'acquisto alla consegna.
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2. Ricevimento e stoccaggio efficienti: semplifica il processo in entrata, esegui controlli di qualità efficienti e ottimizza il posizionamento degli articoli per un accesso più rapido.
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3. Prelievo e imballaggio degli ordini ottimizzati: accelera il processo di evasione accelerando il prelievo e l'imballaggio degli articoli, riducendo gli errori nell'evasione degli ordini.
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4. Spedizione rapida: consenti la spedizione rapida degli ordini attraverso processi automatizzati come la generazione di etichette, la creazione di manifest e lo smistamento efficiente dei pacchi.
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5. Elaborazione efficiente dei resi: facilita la gestione continua dei resi dei prodotti, mantiene registri di inventario accurati e garantisce una gestione adeguata degli articoli restituiti.

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Come scegliere il WMS ideale per il tuo business?

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Trovare un WMS di alta qualità per aggiornare le operazioni di magazzino può essere un compito arduo. Per aiutarti a orientarti in questo processo, abbiamo compilato un elenco di fattori chiave che dovresti considerare.

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1. Se il WMS soddisfa i tuoi requisiti aziendali

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Scegliere un WMS che si allinei perfettamente alle tue specifiche esigenze aziendali è della massima importanza. Per garantire che il WMS selezionato sia adattato esattamente alle vostre esigenze, prendete in considerazione i seguenti fattori:

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• Flussi di lavoro personalizzati: magazzini diversi possono avere flussi di lavoro distinti in base alle dimensioni, al settore o ai requisiti operativi specifici. Un WMS dovrebbe consentire la personalizzazione dei flussi di lavoro per adattarsi ai processi unici di un’azienda. Ciò include la definizione della modalità di ricezione degli ordini, di prelievo e imballaggio dell'inventario e di elaborazione delle spedizioni.

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• Elaborazione degli ordini: un WMS affidabile dovrebbe supportare vari tipi di ordini, come ordini di articoli singoli, ordini all'ingrosso o ordini batch. Ciò garantisce che il sistema sia in grado di gestire i diversi metodi di elaborazione degli ordini utilizzati da diverse aziende.

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2. Se il WMS offre un monitoraggio accurato del tuo inventario

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Un aspetto cruciale di un WMS è la sua capacità di tracciare accuratamente l'inventario. Questa funzionalità fornisce visibilità in tempo reale sui livelli delle scorte, consentendo un processo decisionale informato per il rifornimento dell'inventario, l'evasione degli ordini e la gestione complessiva.

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A seconda del profilo del tuo inventario, devi anche verificare se il WMS offre il tipo di monitoraggio dell'inventario richiesto. Ad esempio, se il tuo inventario comprende dispositivi elettronici come telefoni cellulari, laptop o TV, diventa essenziale disporre di un WMS con tracciamento del numero di serie. Il monitoraggio del numero di serie assegna un numero identificativo univoco a ciascun articolo, consentendo il monitoraggio preciso di quale unità è stata venduta a quale cliente.

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Inoltre, quando si valuta un WMS, è importante considerare se supporta il tracciamento dei lotti e le funzionalità di gestione delle scadenze. Ciò diventa particolarmente cruciale per le aziende che si occupano di alimenti, bevande o forniture mediche. Abilitando il tracciamento dei lotti, il WMS può raggruppare in modo efficace i prodotti in base alle date di produzione o di scadenza, garantendo che gli articoli prossimi alla scadenza non siano inclusi negli ordini dei clienti. Questa caratteristica svolge un ruolo fondamentale nel mantenimento della qualità del prodotto e della soddisfazione del cliente.

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Un altro aspetto fondamentale della gestione dell'inventario che un WMS ben funzionante dovrebbe gestire abilmente è la categorizzazione dell'inventario in articoli vendibili e non vendibili dopo aver eseguito un meticoloso controllo di qualità (QC).

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Inventario vendibile: l'inventario vendibile comprende articoli pronti per la vendita immediata ai clienti. Questi prodotti sono stati sottoposti a controlli di qualità approfonditi e soddisfano gli standard richiesti per la spedizione.
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Inventario non vendibile: l'inventario non vendibile comprende articoli che, per vari motivi, non sono idonei alla vendita diretta. Questa categoria può includere merci danneggiate, prodotti scaduti o articoli in attesa di controlli di qualità.
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Inoltre, un WMS competente dovrebbe fornire opzioni flessibili di tracciabilità dell’inventario. Puoi optare per la visibilità a livello di SKU o tenere traccia degli articoli individualmente utilizzando i codici a barre, migliorando il tuo controllo sulla gestione dell'inventario.

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3. Se il WMS monitora gli SLA

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Quando si vende sui marketplace, rispettare gli SLA può fare la differenza. Gli SLA, o accordi sul livello di servizio, sono accordi contrattuali tra venditori e mercati che definiscono il livello atteso di servizio che i venditori devono fornire ai clienti. Il rispetto di questi accordi è fondamentale, poiché il mancato rispetto di tali accordi può comportare sanzioni e rating inferiori. Gli aspetti chiave di questi accordi nei mercati online includono la spedizione puntuale, l'accuratezza degli ordini e resi e rimborsi efficienti.

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Un solido sistema di gestione del magazzino (WMS) svolge un ruolo fondamentale nell'ottimizzazione delle operazioni complessive del magazzino e nel garantire la conformità agli SLA. Ecco alcuni dei fattori che un WMS dovrebbe monitorare per soddisfare efficacemente gli SLA:

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• Tasso di consegna puntuale : mostra la percentuale di ordini che vengono imballati e pronti per la spedizione quando previsto.
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• Frequenza di nuovo tentativo di ritiro : una volta che gli ordini sono preparati per la spedizione, se per qualsiasi motivo non vengono consegnati al corriere partner entro l'orario previsto, viene programmato un nuovo tentativo di ritiro. Questa metrica quantifica la percentuale di ordini che richiedono un nuovo tentativo di ritiro.
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• Tasso di annullamento del venditore : è la percentuale di ordini che un venditore annulla in un mercato online a causa di articoli esauriti o non trovati o se ci sono problemi di qualità.
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• Il tasso di difetti nell'elaborazione degli ordini si riferisce alla frequenza di errori o imprecisioni che si verificano durante l'elaborazione degli ordini. Questi errori possono comprendere vari problemi come imballaggio errato, spedizione errata e consegna di articoli danneggiati.

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Inoltre, un WMS ben progettato include SOP (procedure operative standard) complete e istruzioni dettagliate per ogni fase del processo di evasione, inclusi ricevimento, stoccaggio, prelievo e imballaggio, spedizione ed elaborazione dei resi.

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4. Se il WMS gestisce tutti i tipi di eccezioni

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Un WMS efficace dovrebbe eccellere nella gestione delle eccezioni: eventi imprevisti o interruzioni del flusso di lavoro regolare che possono influire sull'efficienza delle operazioni di magazzino. Dovrebbe avvisarti immediatamente di tali eventi, consentendoti di intraprendere le azioni necessarie per risolverli rapidamente.

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Alcune delle eccezioni che un buon WMS deve gestire sono:

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1. Avvisi di esaurimento scorte: ricevi un avviso quando le scorte stanno per esaurirsi o stanno per esaurirsi, assicurandoti di poter rifornire in modo tempestivo.
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2. Eccezioni di spedizione: tieniti informato su eventuali ritardi nella consegna o spedizione, consegne mancate o problemi con la generazione delle etichette di spedizione.
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3. Avvisi sul controllo qualità: se determinati articoli non superano il controllo qualità, un WMS competente li contrassegnerà come inventario non vendibile e avviserà tempestivamente il venditore.
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4. Ordini rischiosi: un WMS di prim'ordine può identificare ordini rischiosi con elevate probabilità di mancata consegna o frode attraverso un'analisi completa dei dati. Li mette automaticamente in attesa per consentirti di adottare misure proattive.

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5. Se il WMS semplifica la gestione dei resi

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Un efficiente sistema di gestione del magazzino (WMS) dovrebbe gestire senza problemi le complessità della gestione dei resi, un aspetto critico per qualsiasi attività di e-commerce. Dovrebbe essere in grado di gestire sistematicamente gli articoli restituiti e automatizzare azioni come ispezioni, processi decisionali su rifornimento, quarantena, rimessa a nuovo, smaltimento o restituzione di articoli ai fornitori.

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Alcune delle funzionalità relative alla gestione dei resi che puoi aspettarti da un WMS sono:

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• Monitoraggio end-to-end del viaggio di ritorno di tutti gli articoli
• Controllo di qualità passo dopo passo (QC)
• Genera un rapporto di presentazione del reclamo
• Suggerire cosa dovrebbe essere fatto con gli articoli restituiti (come rifornimento, riparazione, quarantena, riciclaggio o smaltimento)
• Aggiorna i livelli di inventario in base allo stato QC

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6. Se il WMS è facile da usare per il personale del magazzino

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La facilità d'uso è un fattore critico nella scelta di un WMS. Il sistema dovrebbe essere semplicissimo da usare per il personale del magazzino e richiedere una formazione minima. Considera i seguenti aspetti:

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• Interfaccia utente intuitiva: l'interfaccia utente (UI) deve essere pulita e semplice affinché il personale possa comprendere ed eseguire rapidamente le attività.
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• Compatibilità mobile: il WMS dovrebbe caricarsi più velocemente ed essere reattivo a diversi dispositivi, in particolare ai telefoni cellulari. In questo modo il personale del magazzino può svolgere i propri compiti in modo efficiente sui dispositivi mobili.
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• Requisiti di formazione: considerare la quantità di formazione richiesta al personale del magazzino per utilizzare il WMS in modo efficace. La scelta di un WMS che richiede una formazione minima accelera il processo di implementazione.

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7. Se il WMS offre report e analisi

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Per migliorare l'efficienza complessiva delle operazioni di magazzino, sfruttare report e analisi è fondamentale. Un avanzato sistema di gestione del magazzino (WMS) acquisisce una miriade di dati durante l'intero processo di evasione degli ordini, generando report di valore inestimabile.

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Ecco alcuni report chiave forniti da un robusto WMS:

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• Rapporto sullo stato dell'inventario: offre un'istantanea degli attuali livelli di inventario, aiutando a prevenire l'esaurimento delle scorte o le situazioni di eccesso di scorte.
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• Report di previsione dell'inventario: prevede e offre approfondimenti sui tuoi prodotti ad alte prestazioni sulla base di dati storici, aiutandoti nella pianificazione strategica dell'inventario.
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• Report sull'accuratezza dell'ordine: identifica ed evidenzia errori o discrepanze in qualsiasi fase del processo di evasione.
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• Report sul tempo di elaborazione dell'ordine: tiene traccia del tempo trascorso dalla ricezione di un ordine alla spedizione, offrendo approfondimenti sull'efficienza dell'elaborazione degli ordini.
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• Rapporto sull'analisi dei resi: fornisce informazioni complete sull'intero percorso di restituzione di ogni singolo articolo.
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• Rapporto sulla produttività dei dipendenti: tiene traccia delle prestazioni del personale del magazzino in termini di attività completate e tempo impiegato, supportando una gestione efficiente della forza lavoro.

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Una gestione efficiente del magazzino può essere un compito arduo se gestita manualmente. Tuttavia, investendo in un sistema di gestione del magazzino (WMS), puoi alleviare il tuo team di magazzino da attività ripetitive. Ciò, a sua volta, porta a una migliore precisione degli ordini, a spedizioni più rapide e all’accesso a dati preziosi per ottimizzare le operazioni di magazzino.

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