O impacto das listas negras, listas cinza e listas brancas na capacidade de entrega de seu e-mail

Pense na capacidade de entrega do email como um mercado. Você é um vendedor com e-mails para oferecer, e as pessoas para quem os envia são os compradores. Mas existe um gatekeeper, que é o provedor de serviços de e-mail (ESP). Eles decidem se você pode entrar no mercado ou não.

Assim como os fornecedores devem manter um relacionamento positivo com o gatekeeper para prosperar no mercado, você deve implementar as melhores práticas de capacidade de entrega de e-mail para garantir que os ESPs entreguem seus e-mails nas caixas de entrada dos destinatários.

Neste artigo, você aprenderá como funcionam as listas negras, listas cinza e listas brancas e como melhorar a capacidade de entrega de seu e-mail.

O que é capacidade de entrega de e-mail? Que fatores influenciam isso?

A capacidade de entrega do email é a capacidade de seus emails chegarem às caixas de entrada dos destinatários com sucesso. Os e-mails passam por muitos obstáculos para chegar ao seu público; quanto melhor eles navegarem por esses obstáculos, maior será sua taxa de entrega.

Aqui estão quatro fatores que influenciam a capacidade de entrega do email.

1. Reputação do remetente

A reputação do remetente é uma medida que os provedores de serviços de Internet (ISPs) e os provedores de serviços de e-mail (ESPs) usam para decidir se seus e-mails vão para a caixa de entrada, para a pasta de spam ou são bloqueados. Se você se envolver em práticas de envio de spam ou maliciosas, isso poderá prejudicar a pontuação do remetente e levar à lista negra.

Se a reputação do seu remetente for neutra ou não bem estabelecida, você poderá enfrentar alguns atrasos na lista cinza inicialmente. No entanto, à medida que você entrega consistentemente conteúdo valioso e mantém boas práticas de envio (que veremos mais adiante), sua reputação melhorará e o atraso na lista cinza de seus e-mails diminuirá gradualmente.

Ter uma reputação positiva e uma pontuação de remetente mais alta aumenta a probabilidade de ESPs e ISPs confiarem em seus e-mails e, em última análise, melhora sua taxa de entrega de e-mails. Esse tratamento preferencial garante que seus e-mails tenham maiores chances de chegar diretamente às caixas de entrada dos destinatários.

2. Qualidade do conteúdo

A qualidade da sua mensagem de e-mail também determina como os ESPs percebem seus e-mails. Você pode entrar na lista negra se a qualidade do seu conteúdo for considerada baixa. Mas como eles podem julgar a qualidade do conteúdo do email? Aqui estão algumas maneiras que os ESPs usam para avaliar a qualidade do conteúdo do seu e-mail:

• Eles analisam os textos do e-mail, incluindo o corpo do texto e as linhas de assunto. Eles procuram palavras-chave com spam, uso excessivo de letras maiúsculas e outras características comumente associadas ao spam.
• Eles rastreiam métricas como taxas de abertura, taxas de cliques e taxas de cancelamento de assinatura. Se os destinatários interagirem consistentemente com seus e-mails e marcá-los como não spam, isso será um indicador positivo da qualidade do conteúdo.
• Eles monitoram como os destinatários interagem com seus e-mails. Altas taxas de engajamento, como abrir e-mails, clicar em links e mover e-mails para a caixa de entrada principal, sugerem que o conteúdo é valioso e relevante.

3. Protocolos de autenticação

Os protocolos de autenticação verificam a legitimidade de remetentes de e-mail como você. Os ESPs fazem isso para evitar phishing e decidir quais e-mails vão para a caixa de entrada, para a pasta de spam ou são bloqueados. Aqui estão três protocolos de autenticação principais.

• SPF (Sender Policy Framework) especifica quais endereços IP têm permissão para enviar e-mails em nome de um domínio. Isso ajuda a evitar falsificação, garantindo que apenas servidores autorizados possam enviar e-mails usando um nome de domínio.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) envolve a assinatura digital de e-mails enviados usando chaves de criptografia. Isso ajuda a evitar a adulteração de e-mails, garantindo que o e-mail não foi alterado durante a transmissão e que foi originado do remetente reivindicado.
• DMARC (Autenticação, Relatórios e Conformidade de Mensagens Baseadas em Domínio) trabalha junto com SPF e DKIM para fornecer autenticação de e-mail mais abrangente. Ele permite que os proprietários de domínio especifiquem o que deve acontecer com os e-mails que falham nas verificações SPF ou DKIM. O DMARC também permite que proprietários de domínios recebam relatórios sobre falhas de autenticação de e-mail, ajudando-os a monitorar e melhorar a capacidade de entrega de e-mail.

4. Armadilhas de spam

Spam traps são endereços de e-mail que não são usados ​​ativamente pelas pessoas. Os ESPs podem usar endereços que nunca foram usados ​​por pessoas reais ou endereços que já foram usados, mas permanecem inativos após um determinado período de tempo para identificar spammers.

Como você pode imaginar, enviar e-mails para esses endereços sinalizará aos servidores de recebimento de e-mail que você não pratica a higiene da lista de e-mails ou até mesmo obteve esses endereços de e-mail sem consentimento, porque se o fizesse, teria notado que esses endereços estão inativos.

Se você enviar e-mails consistentemente para essas armadilhas de spam, sua pontuação de remetente será prejudicada, sua capacidade de entrega de e-mail será afetada e você aumentará a probabilidade de ser marcado como spam.

Os mecanismos por trás da lista negra e da lista cinza

O que é lista negra?

Refere-se à prática de adicionar o domínio ou endereço IP de um remetente a uma lista negra devido a suspeitas de envio de spam, conteúdo malicioso ou envolvimento em outras práticas de e-mail indesejáveis. ESPs e ISPs costumam marcar esses e-mails como spam. As listas negras de e-mail e as listas negras de domínio são mantidas por organizações que monitoram o tráfego de e-mail em busca de sinais de spam ou comportamento malicioso.

A capacidade de entrega do seu e-mail pode ser afetada quando o seu endereço IP ou domínio é incluído nessas listas devido ao envio de spam ou outro conteúdo indesejado. ESPs e ISPs consultam essas listas negras para identificar remetentes potencialmente prejudiciais.

A lista negra de IP pode fazer com que seus e-mails sejam marcados como spam ou totalmente bloqueados. Um servidor de e-mail que verifica o IP em uma lista negra pode redirecionar seus e-mails para pastas de spam ou impedir sua entrega.

Mas é importante observar que e-mails de spam podem não significar necessariamente uma tentativa de roubo de identidade; por exemplo, pode simplesmente significar que alguém recebeu conteúdo no qual não se inscreveu ou está frustrado com a falta de um botão de cancelamento de inscrição e marca o e-mail como spam.

Spamhaus abriga um dos maiores bancos de dados de lista negra, usado pelos principais ISPs, ESPs, redes militares e governos. Eles criaram a seguinte imagem para ilustrar como o email é transmitido:

Os servidores de e-mail são configurados para verificar os e-mails recebidos nas listas negras de DNS e rejeitar ou filtrar os e-mails encontrados na lista. Quando você envia um e-mail, o ISP pergunta a um banco de dados de lista negra como o Spamhaus se o seu endereço IP está listado na lista negra de DNS.

A decisão sobre o que fazer com o e-mail, porém, cabe ao ISP quando ele sabe se você está na lista ou não. Mas se o seu IP estiver na lista DNS, seus e-mails poderão ser marcados como spam e não totalmente rejeitados.

Como a lista negra afeta a capacidade de entrega do email?

A lista negra tem um impacto significativo na capacidade de entrega de e-mails porque afeta diretamente se seus e-mails chegam às caixas de entrada dos destinatários. Veja como:

• Quando o domínio ou endereço IP do seu remetente está em uma lista negra, ESPs e ISPs podem bloquear seus e-mails.
• As pastas de spam ou lixo eletrônico dos destinatários podem redirecionar e-mails na lista negra. Este é frequentemente o caso quando um ESP ou ISP identifica um e-mail de um endereço de remetente na lista negra, mas não o considera perigoso o suficiente para bloqueá-lo totalmente. No entanto, é menos provável que os destinatários vejam e interajam com e-mails na pasta de spam.
• A lista negra prejudica a reputação do remetente. Uma reputação prejudicada leva a uma baixa taxa de entrega de e-mail, prejudicando suas chances de chegar às caixas de entrada de seus assinantes.
• É menos provável que os destinatários abram e-mails marcados como spam. Isso reduz ainda mais o envolvimento e pode ter um impacto negativo a longo prazo no sucesso da sua campanha de marketing por email.

O que é lista cinza?

Greylisting é uma técnica de filtragem de e-mail que reduz spam, rejeitando temporariamente e-mails de remetentes que ainda não são conhecidos pelo servidor de recebimento de e-mail.

Quando um servidor de e-mail receptor recebe um e-mail de um remetente desconhecido, ele envia de volta uma mensagem de erro temporária. O servidor de e-mail do remetente tenta reenviar o e-mail após um pequeno atraso.

Os servidores de e-mail legítimos geralmente tentarão enviar o e-mail novamente, enquanto os servidores de spam têm menos probabilidade de fazê-lo. Servidores de spam automatizados muitas vezes não têm paciência para esperar que uma mensagem de erro temporária seja apagada. Como resultado, a lista cinza pode ajudar a reduzir a quantidade de spam que chega às caixas de entrada dos usuários.

Como a lista cinza afeta a capacidade de entrega do email?

Veja como a lista cinza afeta a capacidade de entrega do email.

• Atraso inicial: quando um e-mail de um remetente desconhecido é recebido pelo servidor de e-mail do destinatário, a lista cinza aciona uma mensagem de erro temporária.Essa rejeição inicial atrasa a entrega do email.
• Verificação da reputação do remetente: servidores de e-mail legítimos são configurados para tentar enviar novamente o e-mail após o atraso, aderindo aos padrões e práticas recomendadas de e-mail.A lista cinza permite que o servidor receptor verifique se o servidor remetente se comporta de acordo com esses padrões.
• Impacto temporário em e-mails legítimos: embora a lista cinza seja eficaz na redução de spam, ela pode causar um pequeno atraso na entrega inicial de e-mails legítimos.Novos remetentes podem sofrer atrasos no primeiro e-mail enviado. Mas então os próximos e-mails geralmente são aceitos sem demora.
• Capacidade de entrega aprimorada: Ao filtrar uma grande parte do spam no estágio inicial, a lista cinza contribui para melhorar a capacidade de entrega do e-mail para os destinatários.Isso faz com que os usuários recebam menos mensagens indesejadas e e-mails potencialmente prejudiciais.

Leia também: Evitando a pasta Spam: uma introdução à capacidade de entrega de e-mail

Os privilégios concedidos pela lista de permissões

O que é lista branca?

A lista de permissões é uma prática de entrega de e-mail em que um destinatário ou ESP autoriza determinados remetentes a entregar e-mails na caixa de entrada. Os filtros de spam têm menos probabilidade de marcar ou bloquear e-mails de IPs na lista de permissões, dando-lhes tratamento preferencial.

A filtragem de spam é um processo que analisa os e-mails recebidos para localizar e eliminar mensagens de spam. Os principais objetivos da filtragem de spam são tornar as caixas de entrada de e-mail mais úteis e melhorar a segurança cibernética, evitando ataques de phishing, distribuição de malware e outras ameaças cibernéticas.

Como a lista de permissões melhora a capacidade de entrega do email?

• Posicionamento da caixa de entrada: as chances de seus e-mails serem entregues na caixa de entrada do destinatário dependem se eles ou um ESP colocaram você na lista de permissões.
• Ignorando filtros de spam: remetentes incluídos na lista de permissões geralmente ignoram determinados mecanismos de filtragem de e-mail aplicados a e-mails de fontes desconhecidas ou não confiáveis.Isso aumenta as chances do destinatário perceber seus e-mails.
• Risco reduzido de marcação como spam: e-mails na lista de permissões têm menos probabilidade de serem confundidos com spam pelos filtros de spam dos ESPs e dos destinatários.Isso ajuda a manter uma reputação positiva do remetente e melhora o envolvimento.
• Visibilidade aprimorada: a caixa de entrada do destinatário exibe com destaque os e-mails da lista de permissões, aumentando a probabilidade de eles abrirem e interagirem com os e-mails.

Leia também: ISP e capacidade de entrega de e-mail: como acessar sempre a caixa de entrada

Como melhorar a capacidade de entrega de e-mail

Veja como você pode evitar estar em uma lista negra ou lista cinza e, finalmente, melhorar sua taxa de entrega de e-mail.

Priorize o envolvimento

A linha de assunto é a primeira coisa que os destinatários veem, influenciando muito a abertura do seu e-mail. Crie linhas de assunto claras, concisas e intrigantes.

Evite usar linhas de assunto enganosas ou indutoras de cliques, pois elas podem levar a altas taxas de cancelamento de assinatura e afetar negativamente a reputação do remetente. Na verdade, 69% dos destinatários denunciam o e-mail como spam com base na linha de assunto.

Você também pode adaptar o conteúdo do seu e-mail aos interesses e preferências dos destinatários. Enviar conteúdo que ressoe com seu público aumenta a probabilidade de eles se envolverem com seus e-mails. Use interações anteriores e dados comportamentais para personalizar o conteúdo que você envia.

Otimize para dispositivos móveis

Se seus e-mails não forem compatíveis com dispositivos móveis e os destinatários tiverem uma experiência ruim ao tentar lê-los ou interagir com eles em seus dispositivos móveis, é mais provável que eles os marquem como spam.

Portanto, a otimização móvel ajuda a garantir uma experiência positiva do usuário e reduz o risco de inclusão na lista negra devido à insatisfação do usuário.

Mantenha listas limpas

Se a sua lista de e-mail contiver um grande número de endereços de e-mail inválidos ou inativos, suas taxas de rejeição aumentarão. Uma alta taxa de rejeição em seus e-mails pode acionar filtros de spam para marcá-los como spam ou colocá-los na lista negra. Manter sua lista limpa reduzirá as taxas de rejeição e manterá sua reputação de remetente positiva.

Isto aumentará a probabilidade de alcançar o status de lista branca de IP.

Use aceitação dupla

Quando alguém se inscreve em sua lista de e-mail, recebe um e-mail de confirmação solicitando que verifique sua assinatura clicando em um link. Essa confirmação inicial ajuda a evitar situações em que os destinatários possam inserir acidentalmente ou maliciosamente o endereço de e-mail de outra pessoa.

Isso pode levar a reclamações de spam e impactar negativamente a reputação do remetente. Uma opção de dupla aceitação evita isso.

Evite gatilhos de spam

Os algoritmos ESP geralmente procuram padrões comuns relacionados a spam, como uso excessivo de letras maiúsculas, vários pontos de exclamação ou certas palavras associadas a golpes ou conteúdo indesejado. Se o domínio do remetente ou endereço IP acionar esses padrões, eles poderão sinalizá-lo e listá-lo em uma lista negra.

Ao criar conteúdo de e-mail, tome cuidado com palavras como grátis, garantido, desconto e vitória. Estes são alguns dos gatilhos comuns de spam.

Leia também: Loops de feedback por e-mail: como funcionam, como configurá-los e algumas dicas

Conclusão

Gatekeepers na forma de listas negras, listas cinza e listas brancas decidem se seus e-mails chegam à caixa de entrada ou se perdem em spam.

Ao priorizar o engajamento, otimizar para dispositivos móveis, manter listas limpas, usar opt-ins duplos e evitar gatilhos de spam, você pode navegar por isso e garantir que suas mensagens alcancem e repercutam no público-alvo.