Gestão de estoque em 2023

Publicados: 2023-03-20

A gestão de estoques é parte integrante da lucratividade de uma empresa. Se uma empresa não praticar uma boa gestão, principalmente com seus itens que vendem muito bem, perderá mais do que ganha. Se houver muito estoque, isso afetará o dinheiro da empresa. E se não houver o suficiente, os clientes podem ser perdidos.

Para ajudá-lo a entender melhor o que é gerenciamento de estoque, criamos este artigo sobre seus benefícios, desafios e como você pode fazer isso em sua loja Shopify.

O que é gerenciamento de estoque?

A gestão de estoque é a supervisão do fluxo de estoque. Isso inclui os procedimentos de pedido, armazenamento, processamento e venda. É a gestão de bens como matérias-primas, componentes e produtos acabados. Isso significa que você rastreia o estoque desde o fabricante, armazéns e até o ponto de compra.

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Ao mesmo tempo, há um registro detalhado mantido para cada produto ou item quando ele entra ou sai de uma instalação. Seu principal objetivo é garantir que os produtos certos estejam no lugar certo e na hora certa. Para isso, é necessária visibilidade para garantir quando fazer o pedido, quanto pedir e onde armazenar as mercadorias.

Aqui está um exemplo básico de um sistema de gerenciamento de estoque:

1
As mercadorias chegam ao armazém.
2
Os produtos são verificados e armazenados.
3
Os gerentes atualizam o registro dos níveis de estoque.
4
Os clientes compram e fazem pedidos.
5
Aprovação de pedidos com base no estoque.
6
Os produtos são coletados, embalados e enviados.
7
Os níveis de estoque são atualizados.

Gerenciamento de estoque vs controle de estoque

Existem muitas etapas envolvidas no gerenciamento de estoque. Etapas como gerenciar o estoque e todas as atividades diárias envolvidas. É aqui que entram o gerenciamento e o controle de estoque. Embora ambos sejam essenciais para vendas e operações bem-sucedidas, existem diferenças.

Novamente, o gerenciamento de estoque garante que uma empresa sempre tenha a quantidade certa de estoque. Ele coleta dados e os analisa para processos de tomada de decisão. É realizado para ajudar a prever e reordenar mercadorias. Para um bom gerenciamento de estoque em uma empresa, também deve haver um bom controle de estoque. Aqui estão algumas de suas principais funções:

Calcular pontos de novo pedido
Planejamento e previsão de demanda
Identifique itens desatualizados
Atenda aos requisitos de produção sem problemas

O controle de estoque é o gerenciamento do estoque dentro de seu local de armazenamento. Também é chamado de controle de estoque porque é a regulação dos estoques de produtos em um armazém. Ele garante que todos os produtos estejam em condições de uso e que não haja ruptura ou excesso de estoque. Aqui estão algumas de suas principais funções:

Receber inventário
Processar transferência de mercadorias para outras filiais
Processar e gerenciar recebimentos
Embalar e enviar estoques
Processar faturas de clientes e pedidos de fornecedores

O controle de estoque é um processo menor e faz parte de todo o processo de gerenciamento de estoque. Para uma distinção mais clara, veja como os dois são diferentes um do outro:

Escopo. O escopo do controle de estoque é menor e está focado na manutenção de níveis ideais de estoque. Por outro lado, a gestão de estoques representa um escopo maior, pois lida com relacionamentos externos à medida que planeja e prevê estoques.
Propósito principal. O controle de estoque se concentra em determinar quantos produtos estocados existem e garantir que sejam mantidos em condições de uso. O outro se concentra no gerenciamento da demanda de produtos e na manutenção de bons relacionamentos com fornecedores e vendedores.

Benefícios do gerenciamento de estoque

Aqui estão mais benefícios do gerenciamento de estoque:

Economiza dinheiro

Esta é a vantagem mais importante porque o estoque é o ativo mais importante de uma empresa. É caro e só dá lucro até ser vendido. Se uma empresa não consegue vender seu estoque, ela arca com os custos de estoque, armazenamento e manuseio.

O excesso ou excesso de estoque pode resultar em riscos de custos de armazenamento, deterioração, roubo e danos. Com a gestão de estoques, as empresas podem evitar esses riscos para que possam encomendar apenas o suficiente para atender à demanda e economizar dinheiro.

Com o dinheiro economizado, você terá dinheiro para gastar em outras coisas, como folha de pagamento, novos equipamentos ou desenvolvimento de novos produtos.

Melhora o fluxo de caixa

Com um gerenciamento de estoque adequado, você só gasta dinheiro em produtos que vendem. Não há excesso de estoque que impeça o fluxo de caixa devido a custos e despesas desnecessárias sem retorno de lucro. Como você pode garantir pedidos de estoque precisos e se houver a quantidade certa de estoque, você gasta apenas em estoque lucrativo que gera mais fluxo de caixa para a empresa.

Clientes satisfeitos

Um benefício e resultado importante do gerenciamento de estoque é que ele ajuda a melhorar a experiência do cliente. A escassez de estoque quando e onde for necessário pode resultar em clientes insatisfeitos. Os clientes esperam que as empresas tenham itens sempre em estoque e, quando isso não acontece, os clientes preferem comprar de outra pessoa do que esperar por novo estoque.

Se você não cumprir suas demandas, perderá negócios e prejudicará a reputação da sua empresa. Se isso acontecer constantemente, acabará resultando em um negócio não lucrativo. Mas com o gerenciamento de estoque, as empresas podem manter um registro detalhado das demandas de seus clientes e tomar decisões informadas sobre pedidos. Com estoque suficiente, os clientes ficarão sempre satisfeitos e felizes.

Mantenha os níveis ideais de estoque

Quando as empresas sabem administrar estoques, conseguem garantir um equilíbrio entre suas entradas e saídas. Este equilíbrio é vital para a rentabilidade e a saúde de uma empresa porque o excesso de stock pode consumir os recursos e o dinheiro gasto da empresa, enquanto a falta de stock pode desiludir os clientes.

Com uma gestão de inventário adequada, estes níveis podem ser mantidos e evitar consequências potencialmente prejudiciais.

Mantém os negócios organizados

A má gestão do armazém torna a empresa ineficiente e desperdiça tempo e dinheiro, o que pode prejudicar o negócio. O gerenciamento de estoque ajuda a organizar locais de armazenamento, pois com ele você pode rastrear o estoque e a movimentação da cadeia de suprimentos.

Além disso, ao organizar produtos e operações, todo o processo de atendimento de pedidos pode ser agilizado e erros podem ser evitados, ao mesmo tempo que mantém os clientes satisfeitos.

Maiores insights

Com rastreamento e controle de estoque adequados, seria fácil detectar qualquer tendência de vendas e rastrear datas de vencimento ou produtos recolhidos. Com essas informações, você pode ajustar seu estoque e operações para garantir eficiência.

Economiza tempo e aumenta a eficiência

O gerenciamento de estoque geralmente envolve o uso de software e hardware especializados. As empresas fazem uso de dispositivos, como leitores de código de barras e smartphones, e sistemas de armazenamento e análise de dados para tornar cada operação de estoque eficiente. Essas ferramentas ajudam a automatizar tarefas que agilizam o gerenciamento e as operações, como recontagem de estoques e verificação de registros. Ao mesmo tempo, os funcionários poderão se concentrar em tarefas mais importantes, uma vez que há uma redução no tempo necessário para realizar tarefas mundanas.

Colaboração aprimorada

O departamento de vendas pode facilmente alternar com o armazém e verificar se um produto específico está em estoque com um bom gerenciamento de estoque. Isso resulta em uma boa cooperação entre os dois e garante que os processos sejam otimizados.

Aumento dos lucros

Como você seria capaz de evitar estoques mortos e excedentes, poderá evitar perda de receita e tomar decisões de economia de custos com os dados precisos que pode obter de um sistema de gerenciamento de estoque. O desperdício de fundos será evitado com todos esses dados. Você também pode eliminar as despesas com estoque devido a erros humanos e fazer escolhas melhores para suas margens de lucro.

Flexibilidade

Tudo é imprevisível após o COVID-19, portanto, ser capaz de fazer mudanças repentinas para corrigir problemas repentinos é um bom benefício que você pode obter com um bom sistema de gerenciamento de estoque. Com maior visibilidade, você pode facilmente tomar decisões para acomodar determinados problemas e tendências à medida que ocorrem.

Como gerenciar o estoque em sua loja Shopify

Existem duas maneiras diferentes de gerenciar o estoque em sua loja Shopify:

Método Livre

Este é o método manual de atualização da seção de inventário das páginas de produtos do Shopify. Basicamente, o que você fará é acessar a página de um produto e editar a variante do produto. Lá, você terá que verificar as configurações de estoque do produto e certificar-se de que a quantidade está rastreada para poder editar quantos estoques disponíveis ainda restam.

É uma maneira eficaz de gerenciar o estoque on-line, mas pode levar muito tempo, especialmente se você estiver vendendo muitos SKUs diferentes de vários fornecedores diferentes.

Método Pago

Este método usa um aplicativo Shopify para gerenciar e atualizar o estoque. Eu recomendo o aplicativo chamado Stock Synch, que você pode encontrar na App Store da Shopify. É acessível e gratuito, dependendo de como você deseja usá-lo.

Este aplicativo se conecta à sua loja Shopify e ao estoque do seu fornecedor de várias maneiras. Você pode simplesmente editar um arquivo CSV referente ao estoque e quantidade e carregá-lo com o aplicativo para o backend da sua loja e todo o estoque de SKUs no arquivo CSV será atualizado. Isso economiza muito tempo, especialmente se você achar difícil rastrear manualmente seus produtos fora de estoque.

Desafios da gestão de estoque

Gerenciar estoque é uma tarefa desafiadora, pois um pequeno erro e uma má gestão podem afetar todos os aspectos de um negócio. Existem muitos desafios em fazer isso, com os quais devemos ter cuidado.

Os principais desafios incluem ter demasiados stocks e não conseguir vendê-los, não ter stocks suficientes para satisfazer as encomendas e ter uma má compreensão dos stocks existentes ou disponíveis e da sua localização. Estes são muito comuns, especialmente para grandes empresas com vários armazéns ou locais de armazenamento.

Para uma melhor compreensão, aqui estão os desafios mais comuns a serem observados para que você possa gerenciar melhor o estoque:

Mudança na demanda: A demanda do cliente está sempre mudando, por isso há necessidade de estratégias de pedidos e tecnologia para executar um plano de estoque adequado. Manter muitos resultados em estoque obsoleto, mas não manter o suficiente, deixa os clientes insatisfeitos. Deve haver uma estratégia constante para compensar a evolução da procura.
Visibilidade limitada do estoque: Se um estoque for difícil de localizar e identificar no armazém, há uma grande chance de envio de produtos imprecisos, incompletos ou atrasados. Se isso acontecer, a cadeia de abastecimento será afetada e os clientes ficarão chateados.
Estoque Problemático: Se seus produtos são perecíveis e frágeis, deve haver um plano especializado sobre como cuidar e armazená-los adequadamente. Ao mesmo tempo, se você tiver produtos de alto valor, deve haver técnicas específicas de prevenção de perdas e controles de estoque para garantir que sejam manuseados adequadamente.
Falta de expertise: Este é um desafio para as grandes empresas, pois necessitam de uma gestão competente. É difícil encontrar gerentes de estoque qualificados que possam usar a tecnologia mais recente e elaborar estratégias de estoque. Mas apenas atualizar a plataforma de gestão não seria suficiente.
Gerenciando desperdícios e defeitos de estoque: O gerenciamento de resíduos é frequentemente negligenciado e geralmente leva a danos a outros estoques disponíveis no armazém. Para evitar isso, os produtos defeituosos devem ser devidamente rastreados para manter um bom ciclo de entrega de estoque e entregas dentro do prazo. Além disso, se estes desperdícios passarem despercebidos, os elevados custos de desperdícios e defeitos podem levar a grandes perdas.
Rastreamento inconsistente: o gerenciamento manual de estoque é demorado e sujeito a erros. Mesmo para pequenas empresas, seria benéfico ter um sistema centralizado de rastreamento de estoque.
Gerenciando o Espaço do Armazém: É necessário um gerenciamento eficiente do espaço em um armazém para garantir que o estoque seja mantido seguro. Os armazéns devem ser concebidos e planeados de forma a aproveitar ao máximo o espaço disponível. Se houver itens frágeis e perecíveis, deverá haver espaço de armazenamento especializado para eles.
Falta de software: sem um bom software de gerenciamento de estoque, não será possível rastrear o estoque, gerar relatórios e acompanhar os agentes de entrega.
Vários sistemas instalados: é comum que as empresas usem sistemas diferentes para manter suas operações funcionando. Mas com tantos sistemas em funcionamento, seria difícil manter tudo em ordem e atingir os objetivos. Deve haver um sistema central para manter todos os sistemas ou operações funcionando corretamente em um só lugar. Isto evitará confusão e tornará os procedimentos mais eficientes.
Dispositivos desatualizados: a tecnologia desatualizada não é apenas eficiente, mas também pode causar muitos problemas de segurança e erros de inventário. Você deve identificar e atualizar esses dispositivos o mais rápido possível. Há alguns casos em que as substituições são necessárias, mas a maioria dos dispositivos pode fazer isso apenas obtendo atualizações de software.

Conclusão - Assumindo o controle do seu estoque

O gerenciamento de estoque é um sistema e processo essencial para qualquer empresa que vende produtos. Com ele, você pode garantir que haja estoques suficientes para que seus produtos atendam às demandas de seus clientes sem incorrer em perdas monetárias. Você pode acompanhar seu estoque e ver como está o desempenho de sua empresa. Você está vendendo seus produtos ou não?

Se você administra uma loja Shopify, deve conhecer esses princípios básicos sobre gerenciamento de estoque para ter uma ideia de como garantir que está vendendo com lucro. Novamente, existem duas maneiras de gerenciar o estoque online de sua loja, os métodos gratuitos e pagos, para que você possa escolher qual deles funcionaria melhor para você.