Manajemen Inventaris Pada Tahun 2023

Diterbitkan: 2023-03-20

Manajemen inventaris merupakan bagian integral dari profitabilitas bisnis. Jika sebuah perusahaan tidak menerapkan manajemen yang baik, terutama jika barang-barangnya terjual dengan baik, maka perusahaan tersebut akan mengalami kerugian lebih besar daripada keuntungan yang diperolehnya. Jika persediaan terlalu banyak, maka akan menguras uang perusahaan. Dan jika jumlahnya tidak cukup, pelanggan bisa hilang.

Untuk membantu Anda lebih memahami apa itu manajemen inventaris, kami membuat artikel ini tentang manfaat, tantangan, dan cara melakukannya untuk toko Shopify Anda.

Apa itu Manajemen Inventaris?

Manajemen persediaan adalah pengawasan terhadap aliran persediaan. Ini termasuk prosedur pemesanan, penyimpanan, pemrosesan, dan penjualan. Ini adalah pengelolaan barang seperti bahan mentah, komponen, dan produk jadi. Ini berarti Anda melacak inventaris mulai dari produsen, gudang, dan hingga titik pembelian.

237 Ide Niche Dropshipping Tiket Tinggi
Pelajari Cara Memulai Bisnis Anda Sendiri Tanpa Pengetahuan atau Pengalaman Sebelumnya. Klik di sini untuk mempelajari lebih lanjut!

Pada saat yang sama, ada catatan rinci yang disimpan untuk setiap produk atau barang saat masuk atau keluar dari fasilitas. Tujuan utamanya adalah memastikan produk yang tepat tersedia di tempat yang tepat dan waktu yang tepat. Hal ini memerlukan visibilitas untuk memastikan kapan harus memesan, berapa banyak yang harus dipesan, dan di mana menyimpan barang.

Berikut adalah contoh dasar sistem manajemen inventaris:

1
Barang sampai di gudang.
2
Produk diperiksa dan disimpan.
3
Manajer memperbarui catatan tingkat inventaris.
4
Pelanggan membeli dan memesan.
5
Persetujuan pesanan berdasarkan persediaan.
6
Produk dikumpulkan, dikemas, dan dikirim.
7
Tingkat inventaris diperbarui.

Manajemen Inventaris vs Kontrol Inventaris

Ada banyak langkah yang terlibat dalam mengelola inventaris. Langkah-langkah seperti mengelola stok dan semua aktivitas sehari-hari yang terlibat. Di sinilah manajemen inventaris dan pengendalian inventaris berperan. Meskipun keduanya penting untuk keberhasilan penjualan dan operasional, terdapat perbedaan.

Sekali lagi, manajemen inventaris memastikan bahwa bisnis selalu memiliki jumlah inventaris yang tepat. Ini mengumpulkan data dan menganalisisnya untuk proses pengambilan keputusan. Ini dilakukan untuk membantu memperkirakan dan memesan ulang barang. Untuk pengelolaan persediaan yang baik dalam suatu bisnis, maka harus ada pengendalian persediaan yang baik pula. Berikut beberapa fungsi utamanya:

Hitung titik pemesanan ulang
Perencanaan dan peramalan permintaan
Identifikasi barang-barang usang
Memenuhi persyaratan produksi yang lancar

Pengendalian persediaan adalah pengelolaan persediaan dalam lokasi penyimpanannya. Disebut juga pengendalian stok karena mengatur stok produk di gudang. Hal ini memastikan bahwa semua barang dalam kondisi dapat digunakan dan tidak ada stockout atau overstocking. Berikut beberapa fungsi utamanya:

Menerima inventaris
Proses transfer barang ke cabang lain
Memproses dan mengelola tanda terima
Kemas dan kirimkan stok
Memproses faktur pelanggan dan pesanan pemasok

Pengendalian inventaris adalah proses yang lebih kecil dan merupakan bagian dari keseluruhan proses manajemen inventaris. Untuk lebih jelasnya, berikut perbedaan keduanya:

Cakupan. Cakupan pengendalian persediaan lebih kecil dan difokuskan pada pemeliharaan tingkat persediaan yang optimal. Di sisi lain, manajemen inventaris mewakili cakupan yang lebih besar karena menangani hubungan eksternal saat merencanakan dan memperkirakan inventaris.
Tujuan utama. Pengendalian inventaris berfokus pada menentukan berapa banyak barang yang disimpan dan memastikan barang tersebut disimpan dalam kondisi yang dapat digunakan. Fokus lainnya adalah mengelola permintaan produk dan menjaga hubungan baik dengan pemasok dan vendor.

Manfaat Manajemen Inventaris

Berikut ini lebih banyak manfaat dari manajemen inventaris:

Menyimpan uang

Ini adalah keuntungan yang paling penting karena inventaris adalah aset bisnis yang paling penting. Itu mahal dan hanya menguntungkan sampai terjual. Jika perusahaan tidak dapat menjual inventarisnya, maka ia memakan biaya inventaris, penyimpanan, dan penanganan.

Persediaan yang berlebih atau terlalu banyak dapat mengakibatkan risiko biaya penyimpanan, pembusukan, pencurian, dan kerusakan. Dengan manajemen inventaris, perusahaan dapat menghindari risiko ini sehingga mereka dapat memesan secukupnya untuk memenuhi permintaan dan menghemat uang.

Dengan uang yang dihemat, Anda akan memiliki uang untuk dibelanjakan di tempat lain, seperti gaji, peralatan baru, atau pengembangan produk baru.

Meningkatkan Arus Kas

Dengan manajemen inventaris yang tepat, Anda hanya mengeluarkan uang untuk produk yang laku. Tidak terjadi overstocking yang menghambat arus kas akibat biaya dan pengeluaran yang tidak perlu tanpa menghasilkan keuntungan kembali. Karena Anda dapat memastikan pesanan inventaris yang akurat dan jika jumlah inventaris tepat, Anda hanya membelanjakan inventaris yang menguntungkan yang menghasilkan lebih banyak arus kas bagi perusahaan.

Pelanggan yang puas

Salah satu manfaat dan hasil penting dari manajemen inventaris adalah membantu meningkatkan pengalaman pelanggan. Kekurangan persediaan pada saat dan di mana diperlukan dapat mengakibatkan pelanggan tidak senang. Pelanggan mengharapkan perusahaan memiliki barang yang selalu tersedia, dan jika tidak, pelanggan lebih memilih membeli dari orang lain daripada menunggu stok baru.

Jika Anda gagal memenuhi tuntutan mereka, Anda kehilangan bisnis dan merusak reputasi perusahaan Anda. Jika terus menerus terjadi, pada akhirnya akan menghasilkan bisnis yang tidak menguntungkan. Namun dengan manajemen inventaris, perusahaan dapat menyimpan catatan rinci tentang permintaan pelanggan mereka dan membuat keputusan pemesanan yang tepat. Dengan persediaan yang cukup, pelanggan akan selalu puas dan bahagia.

Pertahankan Tingkat Persediaan Ideal

Ketika perusahaan mengetahui cara mengelola inventaris, mereka dapat memastikan keseimbangan antara input dan output. Keseimbangan ini sangat penting bagi profitabilitas dan kesehatan perusahaan karena kelebihan stok dapat memakan sumber daya dan uang yang dikeluarkan perusahaan, sementara kehabisan stok dapat mengecewakan pelanggan.

Dengan pengelolaan inventaris yang tepat, tingkat ini dapat dipertahankan dan menghindari konsekuensi yang berpotensi merugikan.

Menjaga Bisnis Tetap Terorganisir

Manajemen gudang yang buruk membuat perusahaan menjadi tidak efisien dan menyia-nyiakan waktu dan uang, yang pada akhirnya dapat merugikan bisnis. Manajemen inventaris membantu dalam mengatur lokasi penyimpanan karena Anda dapat melacak pergerakan inventaris dan rantai pasokan dengannya.

Selain itu, dengan mengatur produk dan operasional, seluruh proses pemenuhan pesanan dapat dipercepat dan kesalahan dapat dihindari sekaligus menjaga kepuasan pelanggan.

Wawasan Lebih Besar

Dengan pelacakan inventaris dan pengendalian stok yang tepat, akan mudah untuk mengetahui tren penjualan dan melacak tanggal kedaluwarsa atau produk yang ditarik kembali. Dengan informasi ini, Anda dapat menyesuaikan inventaris dan operasi Anda untuk memastikan efisiensi.

Menghemat Waktu dan Meningkatkan Efisiensi

Manajemen inventaris sering kali melibatkan penggunaan perangkat lunak dan perangkat keras khusus. Bisnis memanfaatkan perangkat, seperti pemindai kode batang dan ponsel cerdas, serta penyimpanan data dan sistem analisis untuk membuat setiap operasi inventaris menjadi efisien. Alat-alat ini membantu mengotomatiskan tugas-tugas yang mempercepat manajemen dan operasional, seperti menghitung ulang stok dan memeriksa catatan. Pada saat yang sama, karyawan akan dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih penting karena ada pengurangan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan tugas-tugas sehari-hari.

Peningkatan Kolaborasi

Departemen penjualan dapat dengan mudah beralih ke gudang dan memeriksa apakah produk tertentu tersedia dengan manajemen inventaris yang baik. Hal ini menghasilkan kerja sama yang baik antara keduanya dan memastikan bahwa proses dioptimalkan.

Peningkatan Keuntungan

Karena Anda dapat menghindari deadstocks dan overstocks, Anda dapat menghindari hilangnya pendapatan dan membuat keputusan yang menghemat biaya dengan data akurat yang dapat Anda peroleh dari sistem manajemen inventaris. Pemborosan dana akan terhindarkan dengan semua data itu. Anda juga dapat menghilangkan biaya stok karena kesalahan manusia dan membuat pilihan yang lebih baik untuk margin keuntungan Anda.

Fleksibilitas

Segalanya tidak dapat diprediksi setelah COVID-19 sehingga kemampuan melakukan perubahan mendadak untuk memperbaiki masalah mendadak adalah manfaat baik yang bisa Anda peroleh dari sistem manajemen inventaris yang baik. Dengan peningkatan visibilitas, Anda dapat dengan mudah mengambil keputusan untuk mengakomodasi masalah dan tren tertentu yang terjadi.

Cara Mengelola Inventaris Di Toko Shopify Anda

Ada dua cara berbeda untuk mengelola inventaris di toko Shopify Anda:

Metode Gratis

Ini adalah metode manual untuk memperbarui bagian inventaris halaman produk Shopify Anda. Pada dasarnya, yang Anda lakukan adalah membuka halaman produk dan mengedit varian produk. Di sana, Anda harus memeriksa pengaturan inventaris produk dan memastikan jumlahnya terlacak sehingga Anda dapat mengedit berapa banyak stok yang tersisa.

Ini adalah cara yang efektif untuk mengelola inventaris secara online namun dapat memakan banyak waktu, terutama jika Anda menjual banyak SKU berbeda dari banyak pemasok berbeda.

Metode Berbayar

Metode ini menggunakan aplikasi Shopify untuk mengelola dan memperbarui inventaris. Saya merekomendasikan aplikasi bernama Stock Synch, yang dapat Anda temukan di Shopify App Store. Ini terjangkau dan gratis, tergantung bagaimana Anda ingin menggunakannya.

Aplikasi ini terhubung ke toko Shopify dan inventaris pemasok Anda dalam banyak cara. Anda cukup mengedit file CSV mengenai inventaris dan kuantitas dan mengunggahnya dengan aplikasi ke bagian belakang toko Anda dan semua inventaris SKU di file CSV akan diperbarui. Ini sangat menghemat waktu, terutama jika Anda kesulitan melacak produk yang stoknya habis secara manual.

Tantangan Manajemen Inventaris

Mengelola inventaris adalah tugas yang menantang karena sedikit kesalahan dan kesalahan pengelolaan dapat berdampak pada setiap aspek bisnis. Ada banyak tantangan dalam melakukannya yang harus diwaspadai.

Tantangan utama yang dihadapi adalah memiliki terlalu banyak stok dan tidak dapat menjualnya, tidak memiliki cukup stok untuk memenuhi pesanan, dan kurang memahami stok yang ada atau yang tersedia serta lokasinya. Hal ini sangat umum terjadi, terutama bagi perusahaan besar yang memiliki banyak gudang atau lokasi penyimpanan.

Untuk pemahaman yang lebih baik, berikut adalah tantangan umum yang harus diperhatikan agar Anda dapat mengelola inventaris dengan lebih baik:

Permintaan yang Berubah: Permintaan pelanggan selalu berubah sehingga diperlukan strategi pemesanan dan teknologi untuk melaksanakan rencana inventaris yang tepat. Menyimpan terlalu banyak akan menghasilkan persediaan yang usang, sementara menyimpan terlalu sedikit akan membuat pelanggan tidak senang. Harus ada strategi yang konstan untuk mengimbangi perubahan permintaan.
Visibilitas Inventaris Terbatas: Jika inventaris sulit ditemukan dan diidentifikasi di gudang, ada kemungkinan besar pengiriman produk tidak akurat, tidak lengkap, atau tertunda. Jika hal ini terjadi, rantai pasokan akan terpengaruh dan pelanggan akan kecewa.
Masalah Stok: Jika produk Anda mudah rusak dan rapuh, harus ada rencana khusus tentang cara merawat dan menyimpannya dengan benar. Pada saat yang sama, jika Anda memiliki produk bernilai tinggi, harus ada teknik pencegahan kerugian dan pengendalian inventaris khusus untuk memastikan produk tersebut ditangani dengan benar.
Kurangnya Keahlian: Ini merupakan tantangan bagi perusahaan besar karena membutuhkan manajemen yang mumpuni. Menemukan manajer inventaris terampil yang dapat menggunakan teknologi terkini dan merancang strategi inventaris sangatlah sulit. Namun hanya meningkatkan platform pengelolaan saja tidak cukup.
Mengelola Limbah dan Cacat Persediaan: Pengelolaan limbah sering kali diabaikan dan biasanya menyebabkan kerusakan pada stok lain yang tersedia di gudang. Untuk menghindari hal ini, produk cacat harus dilacak dengan benar untuk menjaga siklus pengiriman stok yang baik dan pengiriman tepat waktu. Terlebih lagi, jika pemborosan ini tidak diperhatikan, tingginya biaya pemborosan dan cacat dapat menyebabkan kerugian yang besar.
Pelacakan yang Tidak Konsisten: Manajemen inventaris manual memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Bahkan untuk usaha kecil, memiliki sistem pelacakan inventaris terpusat akan bermanfaat.
Mengelola Ruang Gudang: Manajemen ruang yang efisien di gudang diperlukan untuk memastikan bahwa inventaris tetap aman. Gudang harus dirancang dan direncanakan sedemikian rupa sehingga memanfaatkan ruang yang tersedia sebaik-baiknya. Jika ada barang yang rapuh dan mudah rusak, sebaiknya disediakan tempat penyimpanan khusus.
Kekurangan Perangkat Lunak: Tanpa perangkat lunak manajemen inventaris yang baik, pelacakan inventaris, pembuatan laporan, dan pelacakan agen pengiriman tidak akan mungkin dilakukan.
Banyak Sistem yang Ada: Merupakan hal yang umum bagi perusahaan untuk menggunakan sistem yang berbeda agar operasi mereka tetap berjalan. Namun dengan banyaknya sistem yang berjalan, akan sulit untuk menjaga semuanya tetap berjalan lancar dan mencapai tujuan. Harus ada sistem terpusat untuk menjaga semua sistem atau operasi berjalan dengan baik di satu tempat. Hal ini akan menghindari kebingungan dan membuat prosedur menjadi lebih efisien.
Perangkat Kedaluwarsa: Teknologi usang tidak hanya efisien tetapi juga dapat menyebabkan banyak masalah keamanan dan kesalahan inventaris. Anda harus mengidentifikasi dan memperbarui perangkat ini sesegera mungkin. Ada beberapa kasus di mana penggantian diperlukan namun sebagian besar perangkat dapat melakukannya hanya dengan mendapatkan pembaruan perangkat lunak.

Penutupan - Mengendalikan Inventaris Anda

Manajemen inventaris adalah sistem dan proses penting untuk setiap bisnis yang menjual produk. Dengan ini, Anda dapat memastikan bahwa terdapat cukup stok produk Anda untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa menimbulkan kerugian moneter. Anda dapat melacak inventaris Anda dan melihat kinerja bisnis Anda. Apakah Anda menjual produk Anda atau tidak?

Jika Anda menjalankan toko Shopify, Anda harus mengetahui dasar-dasar manajemen inventaris ini sehingga Anda memiliki gagasan tentang cara memastikan penjualan Anda menguntungkan. Sekali lagi, ada dua cara untuk mengelola inventaris toko Anda secara online, metode gratis dan berbayar, sehingga Anda dapat memilih mana yang paling cocok untuk Anda.