Bestandsverwaltung im Jahr 2023

Veröffentlicht: 2023-03-20

Die Bestandsverwaltung ist ein wesentlicher Bestandteil der Rentabilität eines Unternehmens. Wenn ein Unternehmen kein gutes Management betreibt, insbesondere wenn es sich um Artikel handelt, die sich sehr gut verkaufen, wird es mehr verlieren als verdienen. Wenn zu viel Lagerbestand vorhanden ist, wird dies zu Lasten des Unternehmens gehen. Und wenn nicht genug vorhanden ist, können Kunden verloren gehen.

Damit Sie besser verstehen, was Bestandsverwaltung ist, haben wir diesen Artikel über ihre Vorteile, Herausforderungen und wie Sie sie für Ihren Shopify-Shop umsetzen können, erstellt.

Was ist Bestandsverwaltung?

Unter Bestandsverwaltung versteht man die Überwachung des Bestandsflusses. Dazu gehören die Bestell-, Aufbewahrungs-, Verarbeitungs- und Verkaufsvorgänge. Es handelt sich um die Verwaltung von Gütern wie Rohstoffen, Komponenten und Fertigprodukten. Das bedeutet, dass Sie den Lagerbestand vom Hersteller über die Lager bis zum Kaufort verfolgen.

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Gleichzeitig wird für jedes Produkt oder jeden Artikel, der eine Anlage betritt oder verlässt, eine detaillierte Aufzeichnung geführt. Sein Hauptziel besteht darin, sicherzustellen, dass die richtigen Produkte zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Hierfür ist Sichtbarkeit erforderlich, um sicherzustellen, wann und wie viel bestellt werden muss und wo die Ware gelagert werden soll.

Hier ist ein einfaches Beispiel für ein Bestandsverwaltungssystem:

1
Die Ware kommt im Lager an.
2
Produkte werden geprüft und gelagert.
3
Manager aktualisieren den Datensatz über die Lagerbestände.
4
Kunden kaufen und geben Bestellungen auf.
5
Genehmigung von Bestellungen basierend auf dem Lagerbestand.
6
Die Produkte werden abgeholt, verpackt und versendet.
7
Die Lagerbestände werden aktualisiert.

Bestandsverwaltung vs. Bestandskontrolle

Die Verwaltung des Lagerbestands umfasst viele Schritte. Schritte wie die Verwaltung des Lagerbestands und alle damit verbundenen täglichen Aktivitäten. Hier kommen Bestandsmanagement und Bestandskontrolle ins Spiel. Obwohl beide für erfolgreiche Verkäufe und Abläufe unerlässlich sind, gibt es Unterschiede.

Auch hier stellt die Bestandsverwaltung sicher, dass ein Unternehmen immer über die richtige Menge an Lagerbeständen verfügt. Es sammelt Daten und analysiert sie für Entscheidungsprozesse. Es wird durchgeführt, um die Prognose und Nachbestellung von Waren zu erleichtern. Für eine gute Bestandsverwaltung in einem Unternehmen sollte auch eine gute Bestandskontrolle vorhanden sein. Hier sind einige seiner Hauptfunktionen:

Berechnen Sie Nachbestellpunkte
Bedarfsplanung und -prognose
Identifizieren Sie veraltete Artikel
Erfüllen Sie die Anforderungen einer reibungslosen Produktion

Unter Bestandskontrolle versteht man die Verwaltung des Bestands innerhalb seines Lagerorts. Sie wird auch Bestandskontrolle genannt, da es sich um die Regulierung der Produktbestände in einem Lager handelt. Es stellt sicher, dass alle Waren in einem brauchbaren Zustand sind und es keine Fehlbestände oder Überbestände gibt. Hier sind einige seiner Hauptfunktionen:

Inventar erhalten
Abwicklung der Warenverlagerung in andere Filialen
Belege bearbeiten und verwalten
Lagerbestände verpacken und versenden
Verarbeiten Sie Kundenrechnungen und Lieferantenbestellungen

Die Bestandskontrolle ist ein kleinerer Prozess und Teil des gesamten Bestandsverwaltungsprozesses. Zur besseren Unterscheidung sehen Sie hier, wie sich die beiden voneinander unterscheiden:

Umfang. Der Umfang der Bestandskontrolle ist kleiner und konzentriert sich auf die Aufrechterhaltung optimaler Lagerbestände. Andererseits stellt die Bestandsverwaltung einen größeren Umfang dar, da sie bei der Planung und Prognose des Bestands externe Beziehungen abwickelt.
Hauptzweck. Bei der Bestandskontrolle geht es darum, die Menge der vorrätigen Waren zu ermitteln und sicherzustellen, dass sie in einem brauchbaren Zustand gehalten werden. Der andere Schwerpunkt liegt auf der Verwaltung der Produktnachfrage und der Pflege guter Beziehungen zu Lieferanten und Anbietern.

Vorteile der Bestandsverwaltung

Hier sind weitere Vorteile der Bestandsverwaltung:

Spart Geld

Dies ist der wichtigste Vorteil, da der Lagerbestand das wichtigste Kapital eines Unternehmens ist. Es ist teuer und nur so lange profitabel, bis es verkauft wird. Wenn ein Unternehmen seinen Lagerbestand nicht verkaufen kann, frisst es die Kosten für Lagerbestand, Lagerung und Handhabung.

Überschüssiger oder zu großer Lagerbestand kann zu Lagerkosten, Verderb, Diebstahl und Beschädigung führen. Mit der Bestandsverwaltung können Unternehmen diese Risiken vermeiden, sodass sie gerade genug bestellen können, um den Bedarf zu decken und Geld zu sparen.

Mit dem gesparten Geld haben Sie Geld, das Sie anderweitig ausgeben können, etwa für die Gehaltsabrechnung, für neue Ausrüstung oder die Entwicklung neuer Produkte.

Verbessert den Cashflow

Mit einer ordnungsgemäßen Bestandsverwaltung geben Sie nur Geld für Produkte aus, die sich verkaufen. Es gibt keine Überbestände, die den Cashflow aufgrund unnötiger Kosten und Ausgaben ohne Gewinneinbußen behindern. Da Sie genaue Lagerbestände sicherstellen können und die richtige Menge an Lagerbeständen vorhanden ist, geben Sie nur für gewinnbringende Lagerbestände aus, die mehr Cashflow für das Unternehmen generieren.

Zufriedene Kunden

Ein wichtiger Vorteil und Ergebnis der Bestandsverwaltung besteht darin, dass sie dazu beiträgt, das Kundenerlebnis zu verbessern. Ein Mangel an Lagerbeständen, wann und wo sie benötigt werden, kann zu unzufriedenen Kunden führen. Kunden erwarten von Unternehmen, dass die Artikel immer auf Lager sind, und wenn dies nicht der Fall ist, kaufen Kunden lieber bei jemand anderem, als auf neue Lagerbestände zu warten.

Wenn Sie ihren Forderungen nicht nachkommen, verlieren Sie Geschäfte und schaden dem Ruf Ihres Unternehmens. Wenn es ständig passiert, wird es letztendlich zu einem unrentablen Geschäft führen. Aber mit der Bestandsverwaltung können Unternehmen die Anforderungen ihrer Kunden detailliert dokumentieren und fundierte Bestellentscheidungen treffen. Mit genügend Lagerbeständen werden die Kunden immer zufrieden und glücklich sein.

Halten Sie ideale Lagerbestände aufrecht

Wenn Unternehmen wissen, wie sie ihre Lagerbestände verwalten, können sie ein Gleichgewicht zwischen ihren Inputs und Outputs sicherstellen. Dieses Gleichgewicht ist für die Rentabilität und Gesundheit eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung, da Überbestände die Ressourcen und das ausgegebene Geld des Unternehmens verschlingen können, während Fehlbestände die Kunden enttäuschen können.

Mit einer ordnungsgemäßen Bestandsverwaltung können diese Werte aufrechterhalten und potenziell schädliche Folgen vermieden werden.

Hält das Geschäft organisiert

Eine schlechte Lagerverwaltung macht ein Unternehmen ineffizient und verschwendet Zeit und Geld, was letztendlich dem Unternehmen schaden kann. Die Bestandsverwaltung hilft bei der Organisation von Lagerorten, da Sie damit Bestands- und Lieferkettenbewegungen verfolgen können.

Darüber hinaus kann durch die Organisation von Produkten und Abläufen der gesamte Auftragsabwicklungsprozess beschleunigt und Fehler vermieden werden, während gleichzeitig die Kundenzufriedenheit gewährleistet wird.

Größere Einblicke

Mit einer ordnungsgemäßen Bestandsverfolgung und Bestandskontrolle wäre es einfach, Verkaufstrends zu erkennen und Ablaufdaten oder zurückgerufene Produkte zu verfolgen. Mit diesen Informationen können Sie Ihren Bestand und Ihre Abläufe anpassen, um die Effizienz sicherzustellen.

Spart Zeit und steigert die Effizienz

Die Bestandsverwaltung erfordert häufig den Einsatz spezieller Software und Hardware. Unternehmen nutzen Geräte wie Barcode-Scanner und Smartphones sowie Datenspeicher- und Analysesysteme, um jeden Inventurvorgang effizient zu gestalten. Diese Tools helfen bei der Automatisierung von Aufgaben, die die Verwaltung und den Betrieb beschleunigen, wie z. B. das Nachzählen von Beständen und das Überprüfen von Aufzeichnungen. Gleichzeitig können sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, da der Zeitaufwand für die Erledigung alltäglicher Aufgaben verkürzt wird.

Verbesserte Zusammenarbeit

Mit einer guten Bestandsverwaltung kann die Vertriebsabteilung problemlos mit dem Lager zusammenarbeiten und prüfen, ob ein bestimmtes Produkt vorrätig ist. Dies führt zu einer guten Zusammenarbeit zwischen beiden und sorgt für optimierte Prozesse.

Erhöhte Gewinne

Da Sie tote Lagerbestände und Überbestände vermeiden können, können Sie Umsatzverluste vermeiden und kostensparende Entscheidungen mit den genauen Daten treffen, die Sie von einem Bestandsverwaltungssystem erhalten. Mit all diesen Daten wird vermieden, dass Geld verschwendet wird. Sie können außerdem die durch menschliches Versagen verursachten Lagerkosten beseitigen und bessere Entscheidungen für Ihre Gewinnmargen treffen.

Flexibilität

Nach COVID-19 ist alles unvorhersehbar. Daher ist die Möglichkeit, plötzliche Änderungen vorzunehmen, um plötzliche Probleme zu beheben, ein großer Vorteil eines guten Bestandsverwaltungssystems. Mit erhöhter Transparenz können Sie leichter Entscheidungen treffen, um bestimmten Problemen und Trends Rechnung zu tragen, sobald sie auftreten.

So verwalten Sie den Lagerbestand in Ihrem Shopify-Shop

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, den Lagerbestand in Ihrem Shopify-Shop zu verwalten:

Kostenlose Methode

Dies ist die manuelle Methode zum Aktualisieren des Inventarbereichs Ihrer Shopify-Produktseiten. Im Grunde gehen Sie dazu auf die Seite eines Produkts und bearbeiten die Produktvariante. Dort müssen Sie die Lagerbestandseinstellungen des Produkts überprüfen und sicherstellen, dass die Menge verfolgt wird, damit Sie bearbeiten können, wie viele verfügbare Lagerbestände Sie noch haben.

Dies ist eine effektive Möglichkeit, den Lagerbestand online zu verwalten, kann aber viel Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn Sie viele verschiedene SKUs von vielen verschiedenen Lieferanten verkaufen.

Bezahlte Methode

Bei dieser Methode wird eine Shopify-App zum Verwalten und Aktualisieren des Lagerbestands verwendet. Ich empfehle die App namens Stock Synch, die Sie im Shopify App Store finden. Es ist erschwinglich und kostenlos, je nachdem, wie Sie es nutzen möchten.

Diese App stellt auf vielfältige Weise eine Verbindung sowohl zu Ihrem Shopify-Shop als auch zum Inventar Ihres Lieferanten her. Sie können einfach eine CSV-Datei bezüglich des Bestands und der Menge bearbeiten und sie mit der App in das Backend Ihres Shops hochladen. Der gesamte Bestand an SKUs in der CSV-Datei wird dann aktualisiert. Dies ist eine enorme Zeitersparnis, insbesondere wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre nicht vorrätigen Produkte manuell zu verfolgen.

Herausforderungen der Bestandsverwaltung

Die Bestandsverwaltung ist eine herausfordernde Aufgabe, da ein kleiner Fehler und Missmanagement Auswirkungen auf jeden Aspekt eines Unternehmens haben können. Dabei gibt es viele Herausforderungen, vor denen man vorsichtig sein sollte.

Zu den größten Herausforderungen gehören zu viele Lagerbestände und die Möglichkeit, diese nicht verkaufen zu können, nicht genügend Lagerbestände, um Bestellungen zu erfüllen, und ein unzureichendes Verständnis der vorhandenen oder verfügbaren Lagerbestände und ihres Standorts. Diese kommen sehr häufig vor, insbesondere bei großen Unternehmen mit mehreren Lagern oder Lagerstandorten.

Zum besseren Verständnis finden Sie hier weitere häufige Herausforderungen, auf die Sie achten sollten, damit Sie Ihren Lagerbestand besser verwalten können:

Veränderte Nachfrage: Die Kundennachfrage verändert sich ständig, daher sind Bestellstrategien und Technologie erforderlich, um einen ordnungsgemäßen Bestandsplan umzusetzen. Zu viel Lagerbestand führt zu veraltetem Lagerbestand, wohingegen zu wenig Lagerbestand unzufriedene Kunden zur Folge hat. Es sollte eine ständige Strategie vorhanden sein, um die sich ändernde Nachfrage auszugleichen.
Eingeschränkte Bestandstransparenz: Wenn ein Bestand im Lager schwer zu lokalisieren und zu identifizieren ist, besteht ein hohes Risiko für ungenaue, unvollständige oder verspätete Produktlieferungen. Wenn dies geschieht, wird die Lieferkette beeinträchtigt und die Kunden werden verärgert sein.
Problembestände: Wenn Ihre Produkte verderblich und zerbrechlich sind, sollte es einen speziellen Plan für die richtige Pflege und Lagerung geben. Wenn Sie über hochwertige Produkte verfügen, sollten gleichzeitig spezielle Techniken zur Schadensverhütung und Bestandskontrollen vorhanden sein, um sicherzustellen, dass diese ordnungsgemäß gehandhabt werden.
Mangel an Fachwissen: Dies ist eine Herausforderung für große Unternehmen, da sie ein kompetentes Management benötigen. Es ist schwierig, qualifizierte Bestandsmanager zu finden, die die neueste Technologie nutzen und Bestandsstrategien entwickeln können. Doch ein bloßes Upgrade der Managementplattform würde nicht ausreichen.
Umgang mit Bestandsabfällen und Mängeln: Die Abfallbewirtschaftung wird oft vernachlässigt und führt in der Regel zu Schäden an anderen verfügbaren Beständen im Lager. Um dies zu vermeiden, sollten fehlerhafte Produkte ordnungsgemäß verfolgt werden, um einen guten Lagerlieferzyklus und pünktliche Lieferungen aufrechtzuerhalten. Wenn diese Verschwendungen zudem unbemerkt bleiben, können hohe Verschwendungs- und Defektkosten zu großen Verlusten führen.
Inkonsistente Nachverfolgung: Die manuelle Bestandsverwaltung ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Selbst für kleine Unternehmen wäre ein zentralisiertes Bestandsverfolgungssystem von Vorteil.
Verwalten des Lagerraums: Eine effiziente Raumverwaltung in einem Lager ist erforderlich, um sicherzustellen, dass der Bestand sicher aufbewahrt wird. Lagerhallen sollten so gestaltet und geplant werden, dass der verfügbare Raum optimal genutzt wird. Wenn zerbrechliche und verderbliche Gegenstände vorhanden sind, sollte dafür ein spezieller Lagerraum vorhanden sein.
Mangel an Software: Ohne eine gute Bestandsverwaltungssoftware ist die Verfolgung des Lagerbestands, die Erstellung von Berichten und die Verfolgung der Zusteller nicht möglich.
Mehrere Systeme vorhanden: Es ist üblich, dass Unternehmen unterschiedliche Systeme verwenden, um ihren Betrieb aufrechtzuerhalten. Aber bei so vielen laufenden Systemen wäre es schwierig, den Überblick zu behalten und die Ziele zu erreichen. Es sollte ein zentrales System geben, um sicherzustellen, dass alle Systeme oder Abläufe an einem Ort ordnungsgemäß funktionieren. Dies vermeidet Verwirrung und macht die Verfahren effizienter.
Veraltete Geräte: Veraltete Technologie ist nicht nur effizient, sondern kann auch viele Sicherheitsprobleme und Inventarfehler verursachen. Sie sollten diese Geräte so schnell wie möglich identifizieren und aktualisieren. Es gibt einige Fälle, in denen ein Austausch notwendig ist, aber die meisten Geräte können dies einfach durch Software-Updates tun.

Zusammenfassung – Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihr Inventar

Die Bestandsverwaltung ist ein wesentliches System und Verfahren für jedes Unternehmen, das Produkte verkauft. Damit stellen Sie sicher, dass genügend Lagerbestände für Ihre Produkte vorhanden sind, um den Bedarf Ihrer Kunden zu decken, ohne dass dadurch finanzielle Verluste entstehen. Sie können Ihren Lagerbestand verfolgen und sehen, wie sich Ihr Unternehmen entwickelt. Verkaufen Sie Ihre Produkte oder nicht?

Wenn Sie einen Shopify-Shop betreiben, sollten Sie diese Grundlagen der Bestandsverwaltung kennen, damit Sie eine Vorstellung davon haben, wie Sie sicherstellen können, dass Sie profitabel verkaufen. Auch hier gibt es zwei Möglichkeiten, den Bestand Ihres Shops online zu verwalten: die kostenlose und die kostenpflichtige Methode, sodass Sie auswählen können, welche für Sie am besten geeignet ist.