Zarządzanie zapasami w 2023 roku

Opublikowany: 2023-03-20

Zarządzanie zapasami jest integralną częścią rentowności przedsiębiorstwa. Jeśli firma nie będzie dobrze zarządzać, zwłaszcza jeśli chodzi o produkty, które sprzedają się bardzo dobrze, straci więcej niż zarobi. Jeśli zapasów będzie za dużo, rozpłyną się one w pieniądzach firmy. A jeśli nie wystarczy, klienci mogą zostać utraceni.

Aby pomóc Ci lepiej zrozumieć, czym jest zarządzanie zapasami, stworzyliśmy ten artykuł o korzyściach, wyzwaniach i sposobach, w jakie możesz to zrobić w swoim sklepie Shopify.

Co to jest zarządzanie zapasami?

Zarządzanie zapasami to nadzór nad przepływem zapasów. Obejmuje to procedury zamawiania, przechowywania, przetwarzania i sprzedaży. To zarządzanie towarami, takimi jak surowce, komponenty i produkty gotowe. Oznacza to, że możesz śledzić stan zapasów począwszy od producenta, przez magazyny, aż do punktu zakupu.

237 pomysłów na niszowe dropshipping z wysokimi biletami
Dowiedz się, jak rozpocząć własną działalność gospodarczą bez wcześniejszej wiedzy i doświadczenia. Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej!

Jednocześnie prowadzony jest szczegółowy zapis każdego produktu lub przedmiotu wprowadzanego do obiektu lub opuszczającego go. Jej głównym celem jest zapewnienie, że właściwe produkty znajdą się we właściwym miejscu o właściwym czasie. Wymagana jest w tym celu widoczność, aby mieć pewność, kiedy zamówić, ile zamówić i gdzie przechowywać towary.

Oto podstawowy przykład systemu zarządzania zapasami:

1
Towar dociera do magazynu.
2
Produkty są sprawdzane i przechowywane.
3
Menedżerowie aktualizują zapis poziomów zapasów.
4
Klienci kupują i składają zamówienia.
5
Akceptacja zamówień na podstawie stanów magazynowych.
6
Produkty są zbierane, pakowane i wysyłane.
7
Poziomy zapasów są aktualizowane.

Zarządzanie zapasami a kontrola zapasów

Zarządzanie zapasami składa się z wielu etapów. Kroki takie jak zarządzanie zapasami i wszystkimi związanymi z tym codziennymi czynnościami. W tym miejscu wkracza zarządzanie zapasami i kontrola zapasów. Chociaż oba są niezbędne dla pomyślnej sprzedaży i operacji, istnieją różnice.

Ponownie zarządzanie zapasami zapewnia, że firma zawsze posiada odpowiednią ilość zapasów. Zbiera dane i analizuje je pod kątem procesów decyzyjnych. Wykonuje się go, aby pomóc w prognozowaniu i ponownym zamawianiu towarów. Aby dobrze zarządzać zapasami w firmie, należy również zapewnić dobrą kontrolę zapasów. Oto niektóre z jego głównych funkcji:

Oblicz punkty ponownego zamówienia
Planowanie i prognozowanie popytu
Zidentyfikuj przestarzałe elementy
Spełniaj wymagania dotyczące płynnej produkcji

Kontrola zapasów to zarządzanie zapasami w miejscu ich przechowywania. Nazywa się to również kontrolą zapasów, ponieważ reguluje zapasy produktów w magazynie. Zapewnia, że wszystkie towary są w stanie nadającym się do użytku i nie występują braki w magazynie ani nadmierne zapasy. Oto niektóre z jego głównych funkcji:

Odbierz zapasy
Proces przenoszenia towarów do innych oddziałów
Przetwarzaj i zarządzaj paragonami
Pakuj i wysyłaj zapasy
Przetwarzanie faktur klientów i zamówień dostawców

Kontrola zapasów jest mniejszym procesem i stanowi część całego procesu zarządzania zapasami. Aby było wyraźniejsze rozróżnienie, oto czym różnią się te dwa elementy:

Zakres. Zakres kontroli zapasów jest mniejszy i koncentruje się na utrzymaniu optymalnego poziomu zapasów. Z drugiej strony zarządzanie zapasami ma szerszy zakres, ponieważ podczas planowania i prognozowania zapasów obsługuje relacje zewnętrzne.
Główny cel. Kontrola zapasów skupia się na ustaleniu, ile towarów znajduje się w magazynie i zapewnieniu, że są one utrzymywane w stanie nadającym się do użytku. Drugi koncentruje się na zarządzaniu popytem na produkty i utrzymywaniu dobrych relacji z dostawcami i sprzedawcami.

Korzyści z zarządzania zapasami

Oto więcej korzyści płynących z zarządzania zapasami:

Oszczędzać pieniądze

Jest to najważniejsza zaleta, ponieważ zapasy są najważniejszym aktywem firmy. Jest drogi i przynosi zyski tylko do momentu sprzedaży. Jeśli firma nie może sprzedać swoich zapasów, pochłania koszty zapasów, przechowywania i obsługi.

Nadwyżka lub zbyt duża ilość zapasów może skutkować ryzykiem kosztów przechowywania, zepsuciem, kradzieżą i uszkodzeniem. Dzięki zarządzaniu zapasami firmy mogą uniknąć tego ryzyka, aby móc zamawiać ilość wystarczającą do zaspokojenia zapotrzebowania i oszczędzać pieniądze.

Dzięki zaoszczędzonym pieniądzom będziesz mieć pieniądze, które możesz wydać gdzie indziej, np. na płace, nowy sprzęt lub rozwój nowego produktu.

Poprawia przepływ środków pieniężnych

Dzięki właściwemu zarządzaniu zapasami wydajesz pieniądze tylko na produkty, które się sprzedają. Nie ma nadmiernych zapasów, które utrudniają przepływ środków pieniężnych z powodu niepotrzebnych kosztów i wydatków bez zwrotu zysku. Ponieważ możesz zapewnić dokładne zamówienia na zapasy i jeśli jest ich odpowiednia ilość, wydajesz tylko na dochodowe zapasy, które generują większy przepływ środków pieniężnych dla firmy.

Zadowoleni klienci

Jedną z ważnych korzyści i rezultatów zarządzania zapasami jest to, że pomaga poprawić jakość obsługi klienta. Niedobory zapasów tam, gdzie są potrzebne, mogą skutkować niezadowoleniem klientów. Klienci oczekują od firm, że produkty będą zawsze dostępne w magazynie, a gdy tak się nie dzieje, woleliby kupić od kogoś innego, niż czekać na nowe zapasy.

Jeśli nie spełnisz ich żądań, stracisz interesy i zaszkodzisz reputacji swojej firmy. Jeśli będzie się to zdarzać stale, ostatecznie doprowadzi to do nierentownego biznesu. Jednak dzięki zarządzaniu zapasami firmy mogą prowadzić szczegółowy rejestr wymagań klientów i podejmować świadome decyzje dotyczące zamówień. Przy wystarczającej ilości zapasów klienci będą zawsze usatysfakcjonowani i szczęśliwi.

Utrzymuj idealny poziom zapasów

Kiedy firmy wiedzą, jak zarządzać zapasami, mogą zapewnić równowagę między swoimi danymi wejściowymi i wyjściowymi. Równowaga ta ma kluczowe znaczenie dla rentowności i kondycji firmy, ponieważ nadmierne zapasy mogą pochłonąć zasoby firmy i wydane pieniądze, a braki w zapasach mogą rozczarować klientów.

Przy właściwym zarządzaniu zapasami poziomy te można utrzymać i uniknąć potencjalnie szkodliwych konsekwencji.

Utrzymuje porządek w biznesie

Złe zarządzanie magazynem powoduje, że firma jest nieefektywna i marnuje czas i pieniądze, co może ostatecznie zaszkodzić firmie. Zarządzanie zapasami pomaga w organizowaniu lokalizacji magazynów, ponieważ umożliwia śledzenie zapasów i ruchu w łańcuchu dostaw.

Dodatkowo organizując produkty i operacje, można przyspieszyć cały proces realizacji zamówienia i uniknąć błędów, jednocześnie dbając o satysfakcję klientów.

Większe spostrzeżenia

Dzięki odpowiedniemu śledzeniu zapasów i kontroli zapasów łatwo będzie wykryć wszelkie trendy sprzedaży i śledzić daty ważności lub wycofane produkty. Dzięki tym informacjom możesz dostosować swoje zapasy i operacje, aby zapewnić wydajność.

Oszczędza czas i zwiększa wydajność

Zarządzanie zapasami często wiąże się z wykorzystaniem specjalistycznego oprogramowania i sprzętu. Firmy korzystają z urządzeń, takich jak skanery kodów kreskowych i smartfony, a także systemów przechowywania i analizy danych, aby usprawnić każdą operację związaną z zapasami. Narzędzia te pomagają zautomatyzować zadania, które przyspieszają zarządzanie i operacje, takie jak inwentaryzacja zapasów i sprawdzanie zapisów. Jednocześnie pracownicy będą mogli skupić się na ważniejszych zadaniach, ponieważ skróci się czas potrzebny na wykonanie przyziemnych zadań.

Ulepszona współpraca

Dział sprzedaży może łatwo przełączać się z magazynem i przy dobrym zarządzaniu zapasami sprawdzić, czy dany produkt znajduje się na magazynie. Skutkuje to dobrą współpracą między nimi i zapewnia optymalizację procesów.

Zwiększone zyski

Ponieważ można uniknąć niedoborów i nadmiernych zapasów, można uniknąć utraty przychodów i podejmować decyzje oszczędzające koszty, korzystając z dokładnych danych, które można uzyskać z systemu zarządzania zapasami. Dzięki tym danym unikniesz marnowania środków. Możesz także usunąć wydatki na zapasy z błędów ludzkich i dokonywać lepszych wyborów pod kątem marży zysku.

Elastyczność

Po Covid-19 wszystko jest nieprzewidywalne, więc możliwość wprowadzania nagłych zmian w celu rozwiązania nagłych problemów to dobra korzyść, jaką można uzyskać dzięki dobremu systemowi zarządzania zapasami. Dzięki zwiększonej widoczności możesz łatwo podejmować decyzje uwzględniające pewne problemy i trendy w miarę ich pojawiania się.

Jak zarządzać zapasami w swoim sklepie Shopify

Istnieją dwa różne sposoby zarządzania zapasami w sklepie Shopify:

Metoda bezpłatna

Jest to ręczna metoda aktualizacji sekcji zapasów na stronach produktów Shopify. Zasadniczo wystarczy przejść do strony produktu i edytować wariant produktu. Tam będziesz musiał sprawdzić ustawienia zapasów produktu i upewnić się, że ilość jest śledzona, abyś mógł edytować liczbę pozostałych dostępnych zapasów.

To skuteczny sposób zarządzania zapasami online, ale może zająć dużo czasu, szczególnie jeśli sprzedajesz wiele różnych jednostek SKU od wielu różnych dostawców.

Metoda płatna

Ta metoda wykorzystuje aplikację Shopify do zarządzania zapasami i ich aktualizowania. Polecam aplikację o nazwie Stock Synch, którą znajdziesz w Shopify App Store. Jest niedrogi i bezpłatny, w zależności od tego, jak chcesz z niego korzystać.

Ta aplikacja łączy się na wiele sposobów zarówno ze sklepem Shopify, jak i zapasami Twojego dostawcy. Możesz po prostu edytować plik CSV dotyczący zapasów i ilości, a następnie przesłać go za pomocą aplikacji na zaplecze swojego sklepu, a cały stan zapasów SKU w pliku CSV zostanie zaktualizowany. Jest to ogromna oszczędność czasu, zwłaszcza jeśli ręczne śledzenie niedostępnych produktów jest dla Ciebie trudne.

Wyzwania zarządzania zapasami

Zarządzanie zapasami jest trudnym zadaniem, ponieważ drobny błąd i niewłaściwe zarządzanie może mieć wpływ na każdy aspekt działalności firmy. Robienie tego wiąże się z wieloma wyzwaniami, na które należy uważać.

Podstawowe wyzwania obejmują posiadanie zbyt wielu zapasów i niemożność ich sprzedaży, brak zapasów wystarczających do realizacji zamówień oraz słabą wiedzę na temat istniejących lub dostępnych zapasów oraz ich lokalizacji. Są one bardzo powszechne, zwłaszcza w przypadku dużych firm posiadających wiele magazynów lub lokalizacji.

Aby lepiej zrozumieć, oto najczęstsze wyzwania, na które należy zwrócić uwagę, aby móc lepiej zarządzać zapasami:

Zmieniający się popyt: Zapotrzebowanie klientów stale się zmienia, dlatego potrzebne są strategie i technologia zamówień, aby zrealizować odpowiedni plan zapasów. Utrzymywanie zbyt dużej ilości powoduje, że zapasy stają się przestarzałe, a utrzymywanie ich w niewystarczającej ilości powoduje niezadowolenie klientów. Powinna istnieć stała strategia kompensowania zmieniającego się popytu.
Ograniczona widoczność zapasów: Jeśli trudno jest zlokalizować i zidentyfikować zapasy w magazynie, istnieje duże ryzyko niedokładnej, niekompletnej lub opóźnionej wysyłki produktów. Jeśli tak się stanie, będzie to miało wpływ na łańcuch dostaw, a klienci będą zdenerwowani.
Problematyczne zapasy: Jeśli Twoje produkty są łatwo psujące się i delikatne, powinien istnieć specjalistyczny plan prawidłowego ich przechowywania i pielęgnacji. Jednocześnie, jeśli posiadasz produkty o dużej wartości, powinny istnieć specjalne techniki zapobiegania stratom i środki kontroli zapasów, aby zapewnić, że są one właściwie obsługiwane.
Brak wiedzy specjalistycznej: Jest to wyzwanie dla dużych firm, ponieważ potrzebują one sprawnego zarządzania. Znalezienie wykwalifikowanych menedżerów zapasów, którzy potrafią korzystać z najnowszych technologii i opracowywać strategie dotyczące zapasów, jest trudne. Jednak samo uaktualnienie platformy zarządzania nie wystarczy.
Zarządzanie odpadami i wadami magazynowymi: Zarządzanie odpadami jest często zaniedbywane i zwykle prowadzi do uszkodzenia innych dostępnych zapasów w magazynie. Aby tego uniknąć, należy odpowiednio monitorować wadliwe produkty, aby utrzymać dobry cykl dostaw zapasów i terminowość dostaw. Co więcej, jeśli te odpady pozostaną niezauważone, wysokie koszty odpadów i usterek mogą prowadzić do dużych strat.
Niespójne śledzenie: Ręczne zarządzanie zapasami jest czasochłonne i podatne na błędy. Nawet dla małych firm posiadanie scentralizowanego systemu śledzenia zapasów byłoby korzystne.
Zarządzanie przestrzenią magazynową: Aby zapewnić bezpieczeństwo zapasów, wymagane jest efektywne zarządzanie przestrzenią w magazynie. Magazyny należy projektować i planować w taki sposób, aby jak najlepiej wykorzystać dostępną przestrzeń. Jeśli są to przedmioty delikatne i łatwo psujące się, należy zapewnić dla nich specjalistyczne miejsce do przechowywania.
Brak oprogramowania: Bez dobrego oprogramowania do zarządzania zapasami śledzenie zapasów, generowanie raportów i śledzenie dostawców nie będzie możliwe.
Wiele systemów: firmy często korzystają z różnych systemów, aby zapewnić ciągłość działania. Jednak przy tak dużej liczbie działających systemów trudno byłoby utrzymać wszystko w porządku i osiągnąć cele. Powinien istnieć centralny system zapewniający prawidłowe działanie wszystkich systemów i operacji w jednym miejscu. Pozwoli to uniknąć nieporozumień i sprawi, że procedury będą skuteczniejsze.
Przestarzałe urządzenia: Przestarzała technologia jest nie tylko wydajna, ale może również powodować wiele problemów związanych z bezpieczeństwem i błędami inwentaryzacyjnymi. Należy jak najszybciej zidentyfikować i zaktualizować te urządzenia. W niektórych przypadkach konieczna jest wymiana, ale w przypadku większości urządzeń wystarczy pobranie aktualizacji oprogramowania.

Podsumowanie — przejęcie kontroli nad zapasami

Zarządzanie zapasami to niezbędny system i proces dla każdej firmy sprzedającej produkty. Dzięki niemu możesz mieć pewność, że Twoje produkty będą miały wystarczające zapasy, aby sprostać wymaganiom klientów, bez ponoszenia żadnych strat finansowych. Możesz śledzić swoje zapasy i zobaczyć, jak radzi sobie Twoja firma. Sprzedajesz swoje produkty czy nie?

Jeśli prowadzisz sklep Shopify, powinieneś znać podstawy zarządzania zapasami, aby wiedzieć, jak zapewnić zyskowną sprzedaż. Ponownie, istnieją dwa sposoby zarządzania zapasami online w Twoim sklepie – metoda bezpłatna i płatna, dzięki czemu możesz wybrać, która z nich będzie dla Ciebie najlepsza.