Gestionarea stocurilor în 2023

Publicat: 2023-03-20

Gestionarea stocurilor este o parte integrantă a profitabilității unei afaceri. Dacă o companie nu practică un management bun, mai ales cu articolele sale care se vând foarte bine, va pierde mai mult decât câștigă. Dacă există prea mult stoc, acesta va curge în banii companiei. Și dacă nu sunt suficiente, clienții se pot pierde.

Pentru a vă ajuta să înțelegeți mai bine ce este gestionarea inventarului, am creat acest articol despre beneficiile, provocările și cum puteți face acest lucru pentru magazinul dvs. Shopify.

Ce este managementul inventarului?

Gestionarea stocurilor este supravegherea fluxului de stocuri. Aceasta include procedurile de comandă, depozitare, procesare și vânzare. Este gestionarea mărfurilor precum materiile prime, componentele și produsele finite. Aceasta înseamnă că urmăriți inventarul începând de la producător, depozite și până la punctul de cumpărare.

237 de idei de nișă de dropshipping cu bilete mari
Aflați cum să vă începeți propria afacere fără cunoștințe sau experiență prealabilă. Apasa aici pentru a afla mai multe!

În același timp, există o înregistrare detaliată pentru fiecare produs sau articol pe măsură ce intră sau iese dintr-o unitate. Scopul său principal este de a se asigura că produsele potrivite sunt la locul potrivit, la momentul potrivit. Pentru aceasta, este necesară vizibilitatea pentru a asigura când să comanzi, cât de mult să comanzi și unde să depozitezi bunurile.

Iată un exemplu de bază de sistem de gestionare a stocurilor:

1
Marfa ajunge la depozit.
2
Produsele sunt verificate și depozitate.
3
Managerii actualizează înregistrarea nivelurilor de inventar.
4
Clienții cumpără și plasează comenzi.
5
Aprobarea comenzilor pe baza inventarului.
6
Produsele sunt colectate, ambalate și expediate.
7
Nivelurile de inventar sunt actualizate.

Gestionarea stocurilor vs controlul stocurilor

Există mulți pași implicați în gestionarea inventarului. Pași precum gestionarea stocului și a tuturor activităților zilnice implicate. Aici intervin managementul și controlul stocurilor. Deși ambele sunt esențiale pentru vânzări și operațiuni de succes, există diferențe.

Din nou, gestionarea stocurilor asigură că o afacere are întotdeauna cantitatea potrivită de inventar. Colectează date și le analizează pentru procesele de luare a deciziilor. Este efectuat pentru a ajuta la prognoza și reordonarea bunurilor. Pentru o bună gestionare a stocurilor într-o afacere, ar trebui să existe și un control bun al stocurilor. Iată câteva dintre principalele sale funcții:

Calculați punctele de reordonare
Planificarea și prognoza cererii
Identificați elementele învechite
Îndeplinește cerințele de producție fără probleme

Controlul stocurilor este gestionarea stocurilor în locația sa de depozitare. Se mai numește și controlul stocurilor pentru că este reglementarea stocurilor de produse dintr-un depozit. Acesta asigură că toate bunurile sunt în stare utilizabilă și că nu există stocuri sau suprastoc. Iată câteva dintre principalele sale funcții:

Primește inventarul
Procesează transferul mărfurilor către alte sucursale
Procesați și gestionați încasările
Împachetați și expediați stocurile
Procesați facturile clienților și comenzile furnizorilor

Controlul stocurilor este un proces mai mic și face parte din întregul proces de gestionare a stocurilor. Pentru o distincție mai clară, iată cum cele două sunt diferite unul de celălalt:

Domeniul de aplicare. Sfera de control al stocurilor este mai restrânsă și se concentrează pe menținerea nivelurilor optime ale stocurilor. Pe de altă parte, gestionarea stocurilor reprezintă un domeniu de aplicare mai mare, deoarece se ocupă de relațiile externe pe măsură ce planifică și prognozează inventarul.
Scop principal. Controlul stocurilor se concentrează pe determinarea câte bunuri sunt stocate și pe asigurarea că acestea sunt păstrate în stare utilizabilă. Celălalt se concentrează pe gestionarea cererii de produse și pe menținerea unor relații bune cu furnizorii și vânzătorii.

Beneficiile managementului inventarului

Iată mai multe beneficii ale gestionării stocurilor:

Economisește bani

Acesta este cel mai important avantaj deoarece inventarul este cel mai important activ al unei afaceri. Este scump și este profitabil doar până când se vinde. Dacă o companie nu își poate vinde inventarul, ea mănâncă costurile de stocare, depozitare și manipulare.

Surplusul sau prea mult stoc pot duce la riscuri de costuri de depozitare, deteriorare, furt și deteriorare. Cu gestionarea stocurilor, companiile pot evita aceste riscuri, astfel încât să poată comanda doar cât să satisfacă cererile și să economisească bani.

Cu banii economisiți, veți avea bani de cheltuit în altă parte, cum ar fi salariile, echipamentele noi sau dezvoltarea de noi produse.

Îmbunătățește fluxul de numerar

Cu o gestionare adecvată a stocurilor, cheltuiți bani doar pe produse care se vând. Nu există suprastocare care să împiedice fluxul de numerar din cauza costurilor și cheltuielilor inutile fără profit. Deoarece puteți asigura ordine de inventar exacte și dacă există cantitatea potrivită de inventar, cheltuiți doar pe inventar profitabil care generează mai mult flux de numerar pentru companie.

Clienți mulțumiți

Un beneficiu și rezultat important al gestionării stocurilor este că ajută la îmbunătățirea experienței clienților. Lipsa de inventar când și unde este nevoie poate duce la clienți nemulțumiți. Clienții se așteaptă ca companiile să aibă articole care să fie mereu în stoc, iar când nu au, clienții preferă să cumpere de la altcineva decât să aștepte stocuri noi.

Dacă nu reușiți să le îndepliniți cerințele, pierdeți afaceri și răniți reputația companiei dvs. Dacă se întâmplă în mod constant, va avea ca rezultat o afacere neprofitabilă. Dar, cu gestionarea stocurilor, companiile pot păstra o evidență detaliată a cererilor clienților lor și pot lua decizii informate privind comenzile. Cu un inventar suficient, clienții vor fi întotdeauna mulțumiți și fericiți.

Menține nivelurile ideale de inventar

Atunci când companiile știu cum să gestioneze stocurile, pot asigura un echilibru între intrările și ieșirile lor. Acest echilibru este vital pentru profitabilitatea și sănătatea unei companii, deoarece suprasolicitarea poate consuma resursele companiei și banii cheltuiți, în timp ce epuizarea stocurilor poate dezamăgi clienții.

Cu un management adecvat al stocurilor, aceste niveluri pot fi menținute și pot evita consecințele potențial dăunătoare.

Menține afacerea organizată

Gestionarea defectuoasă a depozitului face o companie ineficientă și pierde timp și bani, ceea ce poate dăuna în cele din urmă afacerii. Gestionarea inventarului ajută la organizarea locațiilor de depozitare, deoarece puteți urmări stocurile și mișcările lanțului de aprovizionare cu acesta.

În plus, prin organizarea produselor și operațiunilor, întregul proces de onorare a comenzilor poate fi accelerat și pot fi evitate greșelile, menținând în același timp clienții fericiți.

Perspective mai mari

Cu o urmărire adecvată a stocurilor și un control al stocurilor, ar fi ușor să identificați orice tendință de vânzări și să urmăriți datele de expirare sau produsele rechemate. Cu aceste informații, vă puteți ajusta inventarul și operațiunile pentru a asigura eficiența.

Economisește timp și crește eficiența

Gestionarea stocurilor implică adesea utilizarea de software și hardware specializat. Companiile folosesc dispozitive, cum ar fi scanere de coduri de bare și smartphone-uri, precum și sisteme de stocare și analiză a datelor pentru a eficientiza fiecare operațiune de inventar. Aceste instrumente ajută la automatizarea sarcinilor care accelerează gestionarea și operațiunile, cum ar fi recunoașterea stocurilor și verificarea înregistrărilor. În același timp, angajații se vor putea concentra pe sarcini mai importante, deoarece există o reducere a timpului necesar pentru îndeplinirea sarcinilor banale.

Colaborare îmbunătățită

Departamentul de vânzări poate comuta cu ușurință cu depozitul și poate verifica dacă un anumit produs este în stoc cu o bună gestionare a stocurilor. Acest lucru are ca rezultat o bună cooperare între cei doi și asigură optimizarea proceselor.

Profituri crescute

Deoarece veți putea evita stocurile moarte și suprastocurile, puteți evita pierderile de venituri și puteți lua decizii de economisire a costurilor cu datele exacte pe care le puteți obține dintr-un sistem de gestionare a stocurilor. Risipirea fondurilor va fi evitată cu toate aceste date. De asemenea, puteți elimina cheltuielile cu stocurile din erorile umane și puteți face alegeri mai bune pentru marjele dvs. de profit.

Flexibilitate

Totul este imprevizibil după COVID-19, așa că posibilitatea de a face schimbări bruște pentru a remedia problemele bruște este un avantaj bun pe care îl puteți obține de la un sistem bun de gestionare a stocurilor. Cu o vizibilitate sporită, puteți lua cu ușurință decizii pentru a adapta anumite probleme și tendințe pe măsură ce apar.

Cum să gestionați inventarul în magazinul dvs. Shopify

Există două moduri diferite de a gestiona inventarul în magazinul dvs. Shopify:

Metoda gratuită

Aceasta este metoda manuală de actualizare a secțiunii de inventar a paginilor dvs. de produse Shopify. Practic, ceea ce vei face este să mergi pe pagina unui produs și să editezi varianta produsului. Acolo, va trebui să verificați setările de inventar ale produsului și să vă asigurați că cantitatea este urmărită, astfel încât să puteți edita câte stocuri disponibile ați rămas.

Este o modalitate eficientă de a gestiona inventarul online, dar poate dura mult timp, mai ales dacă vindeți multe SKU-uri diferite de la o mulțime de furnizori diferiți.

Metoda plătită

Această metodă utilizează o aplicație Shopify pentru a gestiona și actualiza inventarul. Vă recomand aplicația numită Stock Synch, pe care o găsiți în Shopify App Store. Este accesibil și gratuit, în funcție de modul în care doriți să îl utilizați.

Această aplicație se conectează atât la magazinul dvs. Shopify, cât și la inventarul furnizorului dvs. în mai multe moduri. Puteți edita pur și simplu un fișier CSV referitor la inventar și cantitate și să-l încărcați cu aplicația în backend-ul magazinului dvs. și tot inventarul de SKU din fișierul CSV va fi actualizat. Acesta este un economisire uriaș de timp, mai ales dacă vă este greu să urmăriți manual produsele epuizate.

Provocările managementului inventarului

Gestionarea inventarului este o sarcină dificilă, deoarece o ușoară greșeală și o gestionare greșită pot afecta fiecare aspect al unei afaceri. Există multe provocări în a face acest lucru, la care ar trebui să fii atent.

Principalele provocări includ a avea prea multe stocuri și a nu le putea vinde, a nu avea suficiente stocuri pentru a onora comenzile și a avea o slabă înțelegere a stocurilor existente sau disponibile și a locației acestora. Acestea sunt foarte frecvente, mai ales pentru companiile mari cu mai multe depozite sau locații de depozitare.

Pentru o mai bună înțelegere, iată provocările mai frecvente la care trebuie să fiți atenți, astfel încât să puteți gestiona mai bine inventarul:

Cererea în schimbare: cererea clienților este mereu în schimbare, așa că este nevoie de strategii de comandă și tehnologie pentru a executa un plan de inventar adecvat. Păstrarea prea multor rezultate într-un inventar învechit, în timp ce păstrarea insuficientă lasă clienții nemulțumiți. Ar trebui să existe o strategie constantă pentru a compensa cererea în schimbare.
Vizibilitate limitată a inventarului: dacă un inventar este dificil de localizat și identificat în depozit, există o șansă mare de expediere inexacte, incompletă sau întârziată a produselor. Dacă acestea se întâmplă, lanțul de aprovizionare va fi afectat și clienții se vor supăra.
Stoc cu probleme: dacă produsele dumneavoastră sunt perisabile și fragile, ar trebui să existe un plan specializat despre cum să le îngrijiți și să le depozitați corespunzător. În același timp, dacă aveți produse de mare valoare, ar trebui să existe tehnici specifice de prevenire a pierderilor și controale ale stocurilor pentru a vă asigura că sunt gestionate corect.
Lipsa de expertiză: Aceasta este o provocare pentru companiile mari, deoarece au nevoie de un management capabil. Este dificil să găsești manageri de inventar calificați, care pot folosi cea mai recentă tehnologie și pot concepe strategii de inventar. Dar doar actualizarea platformei de management nu ar fi suficientă.
Gestionarea deșeurilor și a defectelor de inventar: gestionarea deșeurilor este adesea neglijată și de obicei duce la deteriorarea altor stocuri disponibile în depozit. Pentru a evita acest lucru, produsele defecte trebuie urmărite în mod corespunzător pentru a menține un ciclu bun de livrare în stoc și livrări la timp. Mai mult, dacă aceste deșeuri trec neobservate, costurile ridicate ale deșeurilor și defectelor pot duce la pierderi mari.
Urmărire inconsecventă: gestionarea manuală a inventarului necesită timp și este predispusă la erori. Chiar și pentru întreprinderile mici, un sistem centralizat de urmărire a stocurilor ar fi benefic.
Gestionarea spațiului din depozit: este necesară gestionarea eficientă a spațiului dintr-un depozit pentru a se asigura că stocul este păstrat în siguranță. Depozitele ar trebui să fie proiectate și planificate într-un mod care să folosească cât mai bine spațiul disponibil. Dacă există articole fragile și perisabile, ar trebui să existe spațiu de depozitare specializat pentru acestea.
Lipsa de software: fără un software bun de gestionare a stocurilor, urmărirea inventarului, generarea de rapoarte și urmărirea agenților de livrare nu vor fi posibile.
Sisteme multiple la locul lor: este obișnuit ca companiile să folosească sisteme diferite pentru a-și menține operațiunile în funcțiune. Dar cu atât de multe sisteme de rulare, ar fi dificil să păstrezi totul drept și să atingi obiectivele. Ar trebui să existe un sistem central pentru a menține toate sistemele sau operațiunile să funcționeze corect într-un singur loc. Acest lucru va evita confuzia și va face procedurile mai eficiente.
Dispozitive învechite: tehnologia învechită nu este doar eficientă, dar poate provoca și multe probleme de securitate și erori de inventar. Ar trebui să identificați și să actualizați aceste dispozitive cât mai curând posibil. Există unele cazuri în care sunt necesare înlocuiri, dar majoritatea dispozitivelor pot face doar obținerea de actualizări de software.

Finalizare - Preluarea controlului asupra inventarului dvs

Gestionarea stocurilor este un sistem și un proces esențial pentru orice afacere care vinde produse. Cu acesta, vă puteți asigura că există suficiente stocuri pentru produsele dvs. pentru a satisface cerințele clienților dvs. fără a suferi pierderi bănești. Vă puteți urmări inventarul și puteți vedea cum merge afacerea dvs. Îți vinzi sau nu produsele?

Dacă conduceți un magazin Shopify, ar trebui să cunoașteți aceste elemente de bază despre gestionarea stocurilor, astfel încât să aveți o idee despre cum să vă asigurați că vindeți profitabil. Din nou, există două moduri în care puteți gestiona inventarul online pentru magazinul dvs., metodele gratuite și plătite, astfel încât să puteți alege care dintre ele ți se potrivește cel mai bine.