Gestión de inventario en 2023

Publicado: 2023-03-20

La gestión de inventario es una parte integral de la rentabilidad de una empresa. Si una empresa no practica una buena gestión, especialmente con sus artículos que se venden muy bien, perderá más de lo que gana. Si hay demasiado inventario, se filtrará al dinero de la empresa. Y si no hay suficiente, se pueden perder clientes.

Para ayudarte a comprender mejor qué es la gestión de inventario, creamos este artículo sobre sus beneficios, desafíos y cómo puedes hacerlo para tu tienda Shopify.

¿Qué es la gestión de inventario?

La gestión de inventarios es la supervisión del flujo de inventario. Esto incluye los procedimientos de pedido, almacenamiento, procesamiento y venta. Es la gestión de bienes como materias primas, componentes y productos terminados. Esto significa que puede realizar un seguimiento del inventario desde el fabricante, los almacenes y hasta el punto de compra.

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Al mismo tiempo, se mantiene un registro detallado de cada producto o artículo cuando entra o sale de una instalación. Su principal objetivo es garantizar que los productos correctos estén en el lugar correcto en el momento correcto. Para ello se requiere visibilidad para garantizar cuándo realizar el pedido, cuánto pedir y dónde almacenar los productos.

A continuación se muestra un ejemplo básico de un sistema de gestión de inventario:

Inventory Management Process
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    La mercancía llega al almacén.
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    Los productos son controlados y almacenados.
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    Los gerentes actualizan el registro de niveles de inventario.
  4. 4
    Los clientes compran y realizan pedidos.
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    Aprobación de pedidos en base a inventario.
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    Los productos se recogen, empaquetan y envían.
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    Los niveles de inventario se actualizan.

Gestión de inventario versus control de inventario

Hay muchos pasos involucrados en la gestión del inventario. Pasos como gestionar el stock y todas las actividades diarias involucradas. Aquí es donde entran en juego la gestión y el control de inventario. Aunque ambos son esenciales para el éxito de las ventas y las operaciones, existen diferencias.

Nuevamente, la gestión de inventario garantiza que una empresa siempre tenga la cantidad adecuada de inventario. Recopila datos y los analiza para los procesos de toma de decisiones. Se realiza para ayudar a pronosticar y reordenar productos. Para una buena gestión del inventario en una empresa, también debe existir un buen control del inventario. Estas son algunas de sus funciones principales:

  • Calcular puntos de reorden
  • Planificación y previsión de la demanda.
  • Identificar elementos obsoletos
  • Cumpla con los requisitos de producción sin problemas

El control de inventario es la gestión del inventario dentro de su ubicación de almacenamiento. También se le llama control de stock porque es la regulación de las existencias de productos en un almacén. Garantiza que todos los productos estén en condiciones utilizables y que no haya desabastecimiento ni exceso de existencias. Estas son algunas de sus funciones principales:

  • Recibir inventario
  • Tramitar transferencia de mercancías a otras sucursales.
  • Procesar y gestionar recibos
  • Empacar y enviar existencias
  • Procesar facturas de clientes y pedidos de proveedores.

El control de inventario es un proceso más pequeño y es parte de todo el proceso de gestión de inventario. Para una distinción más clara, aquí se explica en qué se diferencian entre sí:

  • Alcance. El alcance del control de inventario es menor y se centra en mantener niveles óptimos de inventario. Por otro lado, la gestión de inventario representa un alcance mayor ya que maneja las relaciones externas mientras planifica y pronostica el inventario.
  • Propósito principal. El control de inventario se centra en determinar cuántos productos almacenados hay y garantizar que se mantengan en condiciones utilizables. El otro se centra en gestionar la demanda de productos y mantener buenas relaciones con proveedores y vendedores.

Beneficios de la gestión de inventario

Benefits of Inventory Management

Aquí hay más beneficios de la gestión de inventario:

Ahorra dinero

Esta es la ventaja más importante porque el inventario es el activo más importante de una empresa. Es caro y sólo es rentable hasta que se vende. Si una empresa no puede vender su inventario, asume los costos de inventario, almacenamiento y manipulación.

El exceso o demasiado inventario puede generar riesgos de costos de almacenamiento, deterioro, robo y daños. Con la gestión de inventario, las empresas pueden evitar estos riesgos para poder pedir lo suficiente para satisfacer la demanda y ahorrar dinero.

Con el dinero ahorrado, tendrá dinero para gastar en otras cosas, como nómina, nuevos equipos o desarrollo de nuevos productos.

Mejora el flujo de caja

Con una gestión de inventario adecuada, sólo gastará dinero en productos que se venden. No hay exceso de existencias que impida el flujo de caja debido a costos y gastos innecesarios sin retorno de ganancias. Dado que puede garantizar pedidos de inventario precisos y si existe la cantidad correcta de inventario, solo gastará en inventario rentable que genere más flujo de efectivo para la empresa.

Clientes satisfechos

Un beneficio y resultado importante de la gestión de inventario es que ayuda a mejorar la experiencia del cliente. La escasez de inventario cuando y donde se necesita puede generar clientes descontentos. Los clientes esperan que las empresas tengan artículos siempre en stock y, cuando no es así, prefieren comprarlos a otra persona que esperar a que haya stock nuevo.

Si no cumple con sus demandas, perderá negocios y dañará la reputación de su empresa. Si esto sucede constantemente, eventualmente resultará en un negocio no rentable. Pero con la gestión de inventario, las empresas pueden mantener un registro detallado de las demandas de sus clientes y tomar decisiones de pedido informadas. Con suficiente inventario, los clientes siempre estarán satisfechos y felices.

Mantenga los niveles ideales de inventario

Cuando las empresas saben cómo gestionar el inventario, pueden garantizar un equilibrio entre sus insumos y productos. Este equilibrio es vital para la rentabilidad y la salud de una empresa porque el exceso de existencias puede consumir los recursos de la empresa y el dinero gastado, mientras que los desabastecimientos pueden decepcionar a los clientes.

Con una gestión adecuada del inventario, estos niveles se pueden mantener y evitar consecuencias potencialmente dañinas.

Mantiene el negocio organizado

Una mala gestión del almacén hace que una empresa sea ineficiente y desperdicia tiempo y dinero, lo que en última instancia puede perjudicar al negocio. La gestión de inventario ayuda a organizar las ubicaciones de almacenamiento, ya que con ella puede realizar un seguimiento del inventario y el movimiento de la cadena de suministro.

Además, al organizar los productos y las operaciones, se puede acelerar todo el proceso de cumplimiento de pedidos y se pueden evitar errores y, al mismo tiempo, mantener contentos a los clientes.

Mayores conocimientos

Con un seguimiento de inventario y un control de existencias adecuados, sería fácil detectar cualquier tendencia de ventas y realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento o de los productos retirados del mercado. Con esta información, puede ajustar su inventario y operaciones para garantizar la eficiencia.

Ahorra tiempo y aumenta la eficiencia

La gestión de inventario a menudo implica el uso de software y hardware especializados. Las empresas utilizan dispositivos, como lectores de códigos de barras y teléfonos inteligentes, y sistemas de análisis y almacenamiento de datos para que cada operación de inventario sea eficiente. Estas herramientas ayudan a automatizar tareas que agilizan la gestión y las operaciones, como contar existencias y comprobar registros. Al mismo tiempo, los empleados podrán concentrarse en tareas más importantes, ya que se reduce el tiempo necesario para realizar tareas mundanas.

Colaboración mejorada

El departamento de ventas puede cambiar fácilmente con el almacén y comprobar si un producto específico está en stock con una buena gestión del inventario. Esto da como resultado una buena cooperación entre ambos y garantiza que los procesos se optimicen.

Mayores ganancias

Dado que podrá evitar las existencias muertas y excedentes, puede evitar la pérdida de ingresos y tomar decisiones que ahorren costos con los datos precisos que puede obtener de un sistema de gestión de inventario. Se evitará desperdiciar fondos con todos esos datos. También puede eliminar los gastos de stock debido a errores humanos y tomar mejores decisiones para sus márgenes de beneficio.

Flexibilidad

Todo es impredecible después del COVID-19, por lo que poder realizar cambios repentinos para solucionar problemas repentinos es un buen beneficio que puede obtener de un buen sistema de gestión de inventario. Con una mayor visibilidad, puede tomar decisiones fácilmente para adaptarse a ciertos problemas y tendencias a medida que ocurren.

Cómo administrar el inventario en tu tienda Shopify

Hay dos formas diferentes de administrar el inventario en tu tienda Shopify:

Método gratuito

Este es el método manual para actualizar la sección de inventario de las páginas de tus productos Shopify. Básicamente, lo que harás será ir a la página de un producto y editar la variante del producto. Allí, deberá verificar la configuración del inventario del producto y asegurarse de que se realice un seguimiento de la cantidad para poder editar cuántas existencias disponibles le quedan.

Es una forma efectiva de administrar el inventario en línea, pero puede llevar mucho tiempo, especialmente si vende muchos SKU diferentes de muchos proveedores diferentes.

Método pago

Este método utiliza una aplicación Shopify para administrar y actualizar el inventario. Recomiendo la aplicación llamada Stock Synch, que puedes encontrar en Shopify App Store. Es asequible y gratuito, dependiendo de cómo quieras usarlo.

Esta aplicación se conecta tanto a tu tienda Shopify como al inventario de tu proveedor de muchas maneras. Simplemente puede editar un archivo CSV con respecto al inventario y la cantidad y cargarlo con la aplicación en el backend de su tienda y se actualizará todo el inventario de SKU en el archivo CSV. Esto supone un gran ahorro de tiempo, especialmente si le resulta difícil realizar un seguimiento manual de los productos agotados.

Desafíos de la gestión de inventarios

La gestión del inventario es una tarea desafiante, ya que un pequeño error y una mala gestión pueden afectar todos los aspectos de una empresa. Hay muchos desafíos al hacerlo con los que se debe tener cuidado.

Los principales desafíos incluyen tener demasiadas existencias y no poder venderlas, no tener suficientes existencias para cumplir con los pedidos y no comprender bien las existencias existentes o disponibles y su ubicación. Son muy comunes, especialmente para grandes empresas con múltiples almacenes o ubicaciones de almacenamiento.

Para una mejor comprensión, aquí hay desafíos más comunes a los que debe prestar atención para poder administrar mejor el inventario:

  • Demanda cambiante: la demanda de los clientes siempre está cambiando, por lo que es necesario contar con estrategias de pedidos y tecnología para ejecutar un plan de inventario adecuado. Mantener demasiado da como resultado un inventario obsoleto, mientras que no mantener lo suficiente deja a los clientes insatisfechos. Debería haber una estrategia constante para compensar la demanda cambiante.
  • Visibilidad limitada del inventario: si un inventario es difícil de ubicar e identificar en el almacén, existe una alta probabilidad de que el envío de productos sea inexacto, incompleto o retrasado. Si esto sucede, la cadena de suministro se verá afectada y los clientes se enojarán.
  • Stock problemático: Si tus productos son perecederos y frágiles, debe existir un plan especializado sobre cómo cuidarlos y almacenarlos adecuadamente. Al mismo tiempo, si tiene productos de alto valor, debe implementar técnicas específicas de prevención de pérdidas y controles de inventario para garantizar que se manejen adecuadamente.
  • Falta de experiencia: este es un desafío para las grandes empresas, ya que necesitan una gestión capaz. Es difícil encontrar administradores de inventario capacitados que puedan utilizar la última tecnología e idear estrategias de inventario. Pero simplemente actualizar la plataforma de gestión no sería suficiente.
  • Gestión de residuos y defectos del inventario: la gestión de residuos a menudo se descuida y suele provocar daños en otras existencias disponibles en el almacén. Para evitar esto, se debe realizar un seguimiento adecuado de los productos defectuosos para mantener un buen ciclo de entrega de existencias y entregas a tiempo. Además, si estos desperdicios pasan desapercibidos, los altos costos de los desperdicios y los defectos pueden provocar grandes pérdidas.
  • Seguimiento inconsistente: la gestión manual del inventario requiere mucho tiempo y es propensa a errores. Incluso para las pequeñas empresas, sería beneficioso tener un sistema de seguimiento de inventario centralizado.
  • Gestión del espacio del almacén: se requiere una gestión eficiente del espacio en un almacén para garantizar que el inventario se mantenga seguro. Los almacenes deben diseñarse y planificarse de manera que se aproveche al máximo el espacio disponible. Si hay artículos frágiles y perecederos, debe existir un espacio de almacenamiento especializado para ellos.
  • Falta de software: Sin un buen software de gestión de inventario, no será posible realizar un seguimiento del inventario, generar informes y realizar un seguimiento de los agentes de entrega.
  • Múltiples sistemas implementados: es común que las empresas utilicen diferentes sistemas para mantener sus operaciones en funcionamiento. Pero con tantos sistemas en funcionamiento, sería difícil mantener todo en orden y alcanzar los objetivos. Debería haber un sistema central para mantener todos los sistemas u operaciones funcionando correctamente en un solo lugar. Esto evitará confusiones y hará que los procedimientos sean más eficientes.
  • Dispositivos obsoletos: la tecnología obsoleta no sólo es eficiente sino que también puede causar muchos problemas de seguridad y errores de inventario. Debe identificar y actualizar estos dispositivos lo antes posible. Hay algunos casos en los que es necesario realizar reemplazos, pero la mayoría de los dispositivos pueden funcionar simplemente obteniendo actualizaciones de software.

Resumen: tomar el control de su inventario

La gestión de inventario es un sistema y proceso esencial para cualquier empresa que venda productos. Con él, puede asegurarse de que haya suficientes existencias para que sus productos satisfagan las demandas de sus clientes sin incurrir en pérdidas monetarias. Puede realizar un seguimiento de su inventario y ver cómo le está yendo a su negocio. ¿Estás vendiendo tus productos o no?

Si tienes una tienda Shopify, debes conocer estos conceptos básicos sobre la gestión de inventario para tener una idea de cómo asegurarte de vender de forma rentable. Nuevamente, hay dos formas de administrar el inventario en línea de su tienda, el método gratuito y el de pago, para que pueda elegir cuál funciona mejor para usted.