Effektive Wege zur Bekämpfung von Personalmangel innerhalb einer Organisation

Das US Bureau of Labor Statistics gab bekannt, dass 4,2 Millionen Amerikaner ihre Jobs aufgegeben haben, die höchste Zahl seit dem Jahr 2000, und weitere 1,4 Millionen Menschen wurden entlassen und aus ihren Diensten entlassen.

Diese historisch hohe Mitarbeiterfluktuationsrate hat zu einer unbestimmten Personalkrise für Unternehmen geführt, die sich negativ auf Wachstum, Rentabilität und andere Indikatoren auswirkt. Ursachen für Unterbesetzung können aber auch Budgetrestriktionen, geplante oder ungeplante Abwesenheiten von Mitarbeitern etc. sein.

Folglich muss die vorhandene Belegschaft die zusätzliche Arbeitslast übernehmen, was auf lange Sicht nicht tragbar ist. Dies führt zu Mitarbeiter-Burnout, beeinträchtigter Projektqualität usw. Daher müssen Unternehmen die Probleme mit der Unterbesetzung angemessen bewältigen, um Effizienz und Produktivität aufrechtzuerhalten.

Dieser Artikel zeigt einige effektive Möglichkeiten auf, Probleme mit Personalmangel in einem Unternehmen zu bewältigen, und wie die Ressourcenverwaltungssoftware von Saviom dabei helfen kann, sie zu rationalisieren.

Fangen wir also an –

1. Wie wirkt sich Unterbesetzung auf eine Organisation aus?  

Eine unterbesetzte Organisation erlebt oft einen starken Rückgang mehrerer Kennzahlen wie Produktionskapazität, Mitarbeiterproduktivität, Durchlaufzeit und Rentabilität. Dies liegt daran, dass sie die Standardarbeitslast nicht erfüllen können und ihre vorhandenen Mitarbeiter möglicherweise überlasten, indem sie zusätzliche Arbeit zuweisen, um die Projektanforderungen zu erfüllen. Dies führt zu körperlicher Erschöpfung, Stress und Burnout, was zu einer verminderten Produktivität führt.

Darüber hinaus können Mitarbeiter aufgrund der zusätzlichen Arbeitsbelastung Termine verpassen oder keine Qualitätsprodukte liefern. Wenn die Situation lange anhält, könnten sie das Interesse an ihrer Arbeit verlieren und schließlich kündigen. Eine hohe Fluktuationsrate ist für Unternehmen kostspielig, da sie direkte Austrittskosten zahlt, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, und zusätzliche Kosten für die Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter verursacht.

Ein plötzlicher Rückgang der bestehenden Belegschaft könnte das Problem der Unterbesetzung verschärfen. Darüber hinaus kann eine hohe Fluktuation an einem ohnehin schon unterbesetzten Arbeitsplatz den Betrieb unter extremen Umständen stoppen und dem Ruf und dem Marktwert des Unternehmens schaden.

Nun, da die Folgen von Personalmangel klar sind, können Sie Folgendes tun.

2. Wege zur Bewältigung von Personalmangelproblemen

Unterbesetzung kann die organisatorische Effizienz erheblich verringern und sich auf den Umsatz und das Ergebnis des Unternehmens auswirken. Einigen seiner Auswirkungen kann man aber mit geeigneten Maßnahmen entgegenwirken. Hier ist wie:

2.1. Priorisieren Sie Projekte basierend auf strategischen Zielen

Wenn die Ressourcen eines Unternehmens begrenzt sind, ist es wichtig, wertschöpfende Projekte zu priorisieren, die einen höheren ROI versprechen. Wenn beispielsweise eine Organisation mehrere Projekte in der Pipeline hat, aber nur eine begrenzte Anzahl von Ressourcen zu bearbeiten ist, können die kritischsten Projekte bevorzugt werden.

Dies ermöglicht es Managern, ihre begrenzten Ressourcen geeigneten Projekten zuzuweisen und die Umsatzmargen zu erhöhen. Darüber hinaus hilft ihnen die Priorisierung von Projekten, ihre langfristigen finanziellen und strategischen Ziele mit einer begrenzten Belegschaft zu erreichen.

2.2. Schätzen Sie den Ressourcenbedarf für jedes Projekt

Die Abschätzung der benötigten Ressourcen vor Beginn eines Projekts ist besonders wichtig, wenn diese knapp sind. Wenn die Projektanforderungen und die erforderlichen Fähigkeiten nicht genau bewertet werden, führt dies zu einer unzureichenden Ressourcenproduktivität, was zu minderwertiger Qualität, Kundenunzufriedenheit und Kostenüberschreitungen führt.

Wenn die Projektmanager den Ressourcenbedarf im Voraus schätzen, haben die Ressourcenmanager genügend Vorlaufzeit, um Ressourcen zu identifizieren und zuzuweisen. Dies hilft ihnen auch bei der Implementierung von Ressourcenbeschaffungsmaßnahmen wie Out-Rotation-Verfüllung, Schulung usw., um Ressourcenknappheit zu mildern. Dies ermöglicht es Managern, qualitativ hochwertige Projekte mit begrenzter Verfügbarkeit von Ressourcen durchzuführen.

2.3. Optimieren Sie die profitable Nutzung jeder Ressource

Wenn Organisationen unterbesetzt sind, werden Ressourcen aufgrund übermäßiger Arbeitsbelastung tendenziell überlastet, was zu Stress und Burnout führt. Auf der anderen Seite, wenn Mitarbeiter häufig aufgefordert werden, an nicht abrechenbaren Aufgaben zu arbeiten, führt dies zu niedriger Moral und Demotivation.

Durch die Implementierung von Methoden zur Ressourcenoptimierung können Manager die gleichmäßige Arbeitslastverteilung der überlasteten Ressourcen sicherstellen. Sie können auch nicht ausgelastete Ressourcen von nicht abrechenbaren zu abrechenbaren Projekten mobilisieren, um die finanzielle Rendite zu steigern. Dies wird die Leistung verbessern, die Produktivität steigern, die Umsatzgenerierung steigern und Langeweile oder Rückzug verhindern.

2.4. Wenden Sie während der Projektinitiierung eine Out-Rotation/Backfill-Strategie an

Wenn ein Projekt kritische Ressourcen benötigt, um eine Aufgabe abzuschließen, diese jedoch bereits gebucht sind, kann es schwierig sein, diese Positionen kurzfristig zu besetzen. Um diese Lücken zu schließen, kann ein Ressourcenmanager Out-Rotation- und Backfill-Strategien verwenden. Dies geschieht erst, nachdem festgestellt wurde, ob das Projekt einen stabilen Zustand erreicht hat, in dem das Fehlen einer kritischen Ressource es nicht negativ beeinflussen würde.

Der Ressourcenmanager verhandelt mit dem betroffenen Projektmanager, um die wichtige Ressource für das neue Projekt auszulagern, und der Vakanz wird eine geeignete Nachbesetzung zugewiesen. Auf diese Weise kann das neue Projekt die erforderlichen Fachkenntnisse erwerben, ohne das bestehende Projekt zu beeinträchtigen. Darüber hinaus wird dadurch sichergestellt, dass beide Projektanforderungen trotz begrenzter Ressourcen ohne Schluckauf und Risiko erfüllt werden.

2.5. Teilen Sie Ressourcen über die Matrixgrenzen hinweg

Organisationen müssen das maximale Potenzial der vorhandenen Ressourcen ausschöpfen, um die Projektqualität sicherzustellen. Dies kann jedoch eine Herausforderung darstellen, wenn Organisationen mit einem begrenzten Talentpool arbeiten. Eine der effektivsten Möglichkeiten, dies zu tun, ist die Implementierung einer abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit. Diese Strategie ermöglicht es Mitarbeitern, an Projekten zu arbeiten, die nicht in ihre jeweiligen Abteilungen fallen, aber dennoch ihre Talente erfordern.

Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Portfolios und Fähigkeiten zu diversifizieren und gleichzeitig neue Lernmöglichkeiten zu bieten. Darüber hinaus hilft es ihnen, zu lernen und zu wachsen, wenn Mitarbeiter kommunizieren und ihr Wissen und ihre Erfahrung teilen. Auf diese Weise können Unternehmen ihre vorhandene Belegschaft intelligent einsetzen, Projekte erfolgreich durchführen und die Effizienz steigern.

2.6. Investieren Sie in Multi-Skill-Building-Programme  

Eine der effektivsten Methoden zur Verbesserung der Effizienz bei Personalmangel ist die Durchführung von Multi-Skill-Building-Programmen. Wenn beispielsweise eine Aufgabe Ressourcen mit Kompetenz in zwei verschiedenen Fähigkeiten erfordert, stellt Multi-Skilling sicher, dass anstelle von zwei verschiedenen Personen nur eine Person für die Ausführung der Aufgabe ausgestattet ist.

Viele Mitarbeiter sind in der Lage, unterschiedliche Aufgaben auszuführen, die unterschiedliche Kompetenzen erfordern. Infolgedessen können Organisationen diese Ressourcen nutzen und ihre Fähigkeiten verbessern, um sie verschiedenen Projekten zuzuweisen. So verpassen Organisationen keine neuen Möglichkeiten und bleiben auch mit einem kleineren Ressourcenpool effizient.

2.7. Nutzen Sie freie Ressourcen für kurzfristigen Bedarf

Wenn ein kurzfristiges Projekt eine spezialisierte Ressource erfordert, die derzeit nicht im Personalpool der Organisation verfügbar ist, kann die Einstellung einer befristeten Ressource dabei helfen, die Dinge zu erledigen. Organisationen können Zeitarbeitskräfte wie Freiberufler oder Auftragnehmer über impaneled Anbieter erwerben, insbesondere wenn dies eine einmalige Anforderung ist.

Auf diese Weise können sie den zusätzlichen Aufwand für die Einstellung fester Mitarbeiter vermeiden oder die Gelegenheit ganz verpassen. Dies wird auch die Schulungszeit verkürzen, unnötige Einstellungs- und Entlassungszyklen minimieren, dazu beitragen, die richtige Mischung aus fest angestelltem und befristetem Personal zu bilden und die allgemeine Unternehmenseffizienz zu steigern

Sehen wir uns an, wie ein Ressourcenmanagement-Tool den Arbeitskräftemangel effektiv bekämpft.

3. Wie kann ein fortschrittliches Ressourcenmanagement-Tool dabei helfen, Personalmangel in einer Organisation zu bewältigen?

Die Ressourcenmanagement-Software von Saviom mit ihrer zentralisierten Echtzeit-Sichtbarkeit ermöglicht es Unternehmen, Personalmangel in Organisationen effektiv zu verwalten.

• Die Ressourcenprognosefunktion kann den Ressourcenbedarf im Voraus erkennen. Dies wird es einem ermöglichen, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Lücke zwischen Nachfrage und Kapazität zu schließen und dabei zu helfen, zukünftige Ressourcenbeschränkungen zu reduzieren und die Ressourcenzuweisung zu rationalisieren.
• Der Bericht "Prognose vs. Ist-Werte" hilft dabei, die für die Fertigstellung des Auftrags benötigte Zeit mit der geschätzten Zeit zu vergleichen. So können Manager beurteilen, ob Ressourcen mehr Zeit für die Erledigung einer Aufgabe benötigen als erwartet, insbesondere wenn die Ressourcen knapp sind oder das Budget überschritten wird, und Korrekturmaßnahmen ergreifen, um das Schicksal des Projekts zu sichern.
• Anhand der Auslastungsberichte und farbkodierten Heatmaps können Manager feststellen, ob ihre begrenzten Ressourcen über- oder unterausgelastet sind. Dementsprechend können sie geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Allokation zu optimieren.

All diese Funktionen zur Ressourcenverwaltung helfen, das Problem der Personalunterbesetzung anzugehen.

4. Fazit

Im heutigen harten Wettbewerbsumfeld ist es unerlässlich, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die langfristige Überlebensfähigkeit und Rentabilität von Unternehmen zu sichern. Auch wenn Ihre Organisation personell unterbesetzt ist, halten Sie die oben genannten Methoden über Wasser und sichern Ihren Wettbewerbsvorsprung. Darüber hinaus wird die Leistung und Effizienz Ihres Unternehmens in Kombination mit der richtigen Ressourcenmanagement-Software in die Höhe schnellen und es zu neuen Höhen des Erfolgs führen.