طرق فعالة لمعالجة نقص الموظفين داخل المنظمة

أعلن المكتب الأمريكي لإحصاءات العمل أن 4.2 مليون أمريكي تركوا وظائفهم ، وهو أعلى رقم منذ عام 2000 ، وتم تسريح 1.4 مليون شخص آخرين من خدماتهم.

أدى معدل تناقص الموظفين المرتفع تاريخيًا إلى أزمة توظيف غير محددة للشركات ، مما أثر سلبًا على النمو والربحية ومؤشرات أخرى. ومع ذلك ، يمكن أن تكون أسباب نقص الموظفين أيضًا بسبب قيود الميزانية ، أو غيابات الموظفين المجدولة أو غير المخطط لها ، وما إلى ذلك.

نتيجة لذلك ، يجب أن تتحمل القوى العاملة الحالية عبء العمل الإضافي ، وهو أمر غير مستدام على المدى الطويل. إنه يؤدي إلى إرهاق الموظفين ، وتضرر جودة المشروع ، وما إلى ذلك. لذلك ، يجب على المنظمات إدارة قضايا نقص الموظفين بشكل مناسب للحفاظ على الكفاءة والإنتاجية.

تسلط هذه المقالة الضوء على بعض الطرق الفعالة لإدارة مشكلات نقص الموظفين في المؤسسة وكيف يمكن لبرنامج إدارة الموارد في Saviom المساعدة في تبسيطها.

لذا ، لنبدأ -

1. كيف يؤثر نقص الموظفين على المنظمة؟  

غالبًا ما تشهد المؤسسة التي تعاني من نقص الموظفين انخفاضًا حادًا في العديد من المقاييس مثل القدرة الإنتاجية وإنتاجية الموظفين ووقت الاستجابة والربحية. هذا لأنهم لن يكونوا قادرين على الوفاء بعبء العمل القياسي وقد يفرطون في استخدام موظفيهم الحاليين من خلال تخصيص عمل إضافي لتلبية متطلبات المشروع. هذا يسبب الإرهاق الجسدي ، والإجهاد ، والإرهاق ، مما يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية.

بالإضافة إلى ذلك ، بسبب عبء العمل الإضافي ، قد يفوت الموظفون المواعيد النهائية أو يفشلون في تقديم منتجات عالية الجودة. إذا استمر الوضع لفترة طويلة ، فقد يفقدون الاهتمام بوظائفهم ويستقيلون في النهاية. يعد معدل الدوران المرتفع مكلفًا للشركات لأنه يدفع تكاليف الخروج المباشر عندما يغادر الموظف ويتحمل نفقات إضافية لتوظيف وتدريب عمال جدد.

يمكن أن يؤدي الانخفاض المفاجئ في القوى العاملة الحالية إلى تفاقم مشكلة نقص الموظفين. بالإضافة إلى ذلك ، فإن معدل الدوران المرتفع في مكان العمل الذي يعاني بالفعل من نقص الموظفين قد يوقف العمليات في الظروف القصوى ، مما يضر بسمعة الشركة وقيمتها السوقية.

الآن بعد أن أصبحت عواقب نقص الموظفين واضحة ، إليك ما يمكنك فعله.

2. طرق لإدارة قضايا نقص الموظفين

يمكن أن يقلل نقص الموظفين بشكل كبير من الكفاءة التنظيمية ، مما يؤثر على صافي أرباح الشركة. لكن يمكن للمرء أن يقاوم بعض آثاره بالإجراءات المناسبة. إليك الطريقة:

2.1. تحديد أولويات المشاريع على أساس الأهداف الاستراتيجية

عندما تكون موارد الشركة محدودة ، فمن الضروري إعطاء الأولوية للمشاريع ذات القيمة المضافة التي تعد بعائد استثمار أعلى. على سبيل المثال ، إذا كان لدى مؤسسة ما عدة مشاريع قيد الإعداد ولكن لديها عدد محدود فقط من الموارد للعمل عليها ، فقد يتم إعطاء الأفضلية للمشاريع الأكثر أهمية.

يتيح ذلك للمديرين تخصيص مواردهم المحدودة لمشاريع مناسبة وزيادة هوامش الإيرادات. بالإضافة إلى ذلك ، فإن تحديد أولويات المشاريع يساعدهم على تحقيق أهدافهم المالية والاستراتيجية طويلة الأجل بقوى عاملة محدودة.

2.2. تقدير متطلبات الموارد لكل مشروع

تقدير الموارد المطلوبة قبل البدء في المشروع مهم بشكل خاص عندما تكون نادرة. سيؤدي الفشل في التقييم الدقيق لمتطلبات المشروع والمهارات المطلوبة إلى إنتاجية غير كافية للموارد ، مما يؤدي إلى جودة متدنية ، وعدم رضا العملاء ، وتجاوزات في التكاليف.

عندما يقدر مديرو المشروع متطلبات الموارد مقدمًا ، فإنه يمنح مديري الموارد وقتًا كافيًا لتحديد الموارد وتخصيصها. سيساعدهم ذلك أيضًا على تنفيذ علاجات توفير الموارد مثل الردم الخارجي ، والتدريب ، وما إلى ذلك ، للتخفيف من نقص الموارد. وهذا يمكّن المديرين من تقديم مشاريع عالية الجودة بتوافر محدود من الموارد.

2.3 تحسين الاستخدام المربح لكل مورد

عندما تعاني المنظمات من نقص الموظفين ، تميل الموارد إلى الإفراط في الاستخدام بسبب عبء العمل المفرط ، مما يؤدي إلى الإجهاد والإرهاق. من ناحية أخرى ، عندما يُطلب من الموظفين بشكل متكرر العمل في مهام غير قابلة للفوترة ، يؤدي ذلك إلى انخفاض الروح المعنوية وعدم المشاركة.

من خلال تنفيذ أساليب تحسين الموارد ، يمكن للمديرين ضمان توزيع عبء العمل الموحد لتلك الموارد التي يتم استخدامها بشكل مفرط. يمكنهم أيضًا تعبئة الموارد غير المستغلة بالكامل من المشاريع غير القابلة للفوترة إلى المشاريع القابلة للفوترة لتعزيز العوائد المالية. سيؤدي ذلك إلى تحسين الأداء وزيادة الإنتاجية وزيادة توليد الإيرادات ومنع الملل أو فك الارتباط.

2.4 تطبيق إستراتيجية التناوب / الردم أثناء بدء المشروع

عندما يتطلب المشروع موارد مهمة لإكمال مهمة ، ولكن تم حجزها بالفعل ، فقد يكون من الصعب ملء هذه الوظائف في غضون مهلة قصيرة. للمساعدة في سد هذه الفجوات ، يمكن لمدير الموارد استخدام استراتيجيات التناوب الخارجي والردم. يحدث هذا فقط بعد تحديد ما إذا كان المشروع قد حقق حالة مستقرة حيث لن يؤثر نقص الموارد الحيوية سلبًا عليه.

يتفاوض مدير الموارد مع مدير المشروع المعني لتناوب المورد الحيوي للمشروع الجديد ، ويتم تعيين ردم مناسب للوظيفة الشاغرة. يسمح هذا للمشروع الجديد باكتساب المهارات المتخصصة اللازمة دون التدخل في المهارات الحالية. علاوة على ذلك ، يضمن ذلك تلبية مطالب المشروعين دون عوائق أو مخاطر على الرغم من محدودية الموارد.

2.5 شارك الموارد عبر حدود المصفوفة

تحتاج المنظمات إلى الاستفادة من أقصى إمكانات الموارد الحالية لضمان جودة المشروع. ومع ذلك ، قد يكون هذا أمرًا صعبًا عندما تعمل المنظمات على مجموعة محدودة من المواهب. إحدى الطرق الفعالة للقيام بذلك هي تنفيذ التعاون بين الإدارات. تمكن هذه الإستراتيجية الموظفين من العمل في مشاريع لا تندرج تحت إداراتهم الخاصة ولكنها لا تزال تتطلب مواهبهم.

يتيح ذلك للموظفين تنويع محافظهم الاستثمارية ومجموعات مهاراتهم مع توفير فرص تعلم جديدة. بالإضافة إلى ذلك ، عندما يتواصل الموظفون ويتبادلون معارفهم وخبراتهم ، فسوف يساعدهم ذلك على التعلم والنمو. بهذه الطريقة ، يمكن للشركات الاستفادة بذكاء من القوى العاملة الحالية لديها ، وتسليم المشاريع بنجاح ، وتعزيز الكفاءة.

2.6. استثمر في برامج بناء متعددة المهارات  

من أكثر الطرق فعالية لتحسين الكفاءة مع نقص الموظفين إجراء برامج بناء متعددة المهارات. على سبيل المثال ، إذا كانت المهمة تتطلب موارد ذات كفاءة في مهارتين منفصلتين ، فإن المهارات المتعددة تضمن أنه بدلاً من شخصين مختلفين ، سيتم تجهيز شخص واحد فقط لتنفيذ المهمة.

يتقن العديد من الموظفين أداء مهام مختلفة تتطلب كفاءات متنوعة. نتيجة لذلك ، يمكن للمنظمات الاستفادة من هذه الموارد وصقل مهاراتها لتخصيصها لمشاريع متنوعة. وبالتالي ، لن تفوت المؤسسات فرصًا جديدة وستحافظ على الكفاءة حتى مع وجود مجموعة موارد أصغر.

2.7. استخدام موارد الطوارئ للاحتياجات قصيرة الأجل

عندما يتطلب مشروع قصير الأجل موردًا متخصصًا غير متوفر حاليًا في مجموعة موظفي المنظمة ، فإن الاستعانة بمورد طارئ يمكن أن يساعد في إنجاز الأمور. يمكن للمنظمات الحصول على عمال مؤقتين مثل العاملين لحسابهم الخاص أو المقاولين من خلال البائعين المحترفين ، خاصة إذا كان هذا مطلبًا لمرة واحدة.

بهذه الطريقة ، يمكنهم تجنب النفقات الإضافية لتعيين موظفين دائمين أو فقدان الفرصة تمامًا. سيؤدي ذلك أيضًا إلى تقليل وقت التدريب ، وتقليل دورات التوظيف والإطلاق غير الضرورية ، والمساعدة في تكوين المزيج الصحيح من الموظفين الدائمين والموظفين ، وتعزيز كفاءة العمل بشكل عام

دعونا نرى كيف تعالج أداة إدارة الموارد النقص في القوى العاملة بشكل فعال.

3. كيف يمكن أن تساعد أداة إدارة الموارد المتقدمة في إدارة نقص الموظفين في المؤسسة؟

يتيح برنامج إدارة موارد Saviom ، برؤيته المركزية في الوقت الفعلي ، للمؤسسات إدارة نقص الموظفين في المؤسسات بشكل فعال.

• يمكن لميزة التنبؤ بالموارد تحديد الطلب على الموارد في وقت مبكر. سيسمح هذا للمرء باتخاذ التدابير المناسبة لسد فجوة الطلب مقابل القدرات والمساعدة في تقليل أي قيود مستقبلية على الموارد وتبسيط تخصيص الموارد.
• يساعد تقرير التوقعات مقابل البيانات الفعلية في تحديد الوقت المستغرق لإكمال المهمة مقابل الوقت المقدر. وبالتالي ، يمكن للمديرين تقييم ما إذا كانت الموارد تستغرق وقتًا أطول لإكمال مهمة أكثر مما كان متوقعًا ، خاصةً عندما تكون الموارد محدودة أو إذا كان هناك أي تجاوز في الميزانية ، واتخاذ الإجراءات التصحيحية لتأمين مصير المشروع.
• تسمح تقارير الاستخدام وخرائط الحرارة المرمزة بالألوان للمديرين بتحديد ما إذا كانت مواردهم المحدودة قد انتهت أو قل استخدامها. وفقًا لذلك ، يمكنهم تطبيق التدابير المناسبة لتحسين التخصيص.

تساعد كل ميزات إدارة الموارد هذه في معالجة مشكلة نقص الموظفين.

4. الخلاصة

في بيئة اليوم شديدة المنافسة ، من الضروري اتخاذ تدابير مناسبة لضمان بقاء الأعمال التجارية وربحيتها على المدى الطويل. حتى إذا كانت مؤسستك تعاني من نقص الموظفين ، فإن الأساليب المذكورة أعلاه ستبقيك واقفًا وتمكنك من الحفاظ على ميزتك التنافسية. علاوة على ذلك ، إذا تم إقرانه ببرنامج إدارة الموارد المناسب ، فسوف يرتفع أداء شركتك وكفاءتها ، مما يدفعها إلى آفاق جديدة من النجاح.