Modalități eficiente de a aborda lipsa de personal în cadrul unei organizații

Publicat: 2022-09-17

Biroul de Statistică al Muncii din SUA a anunțat că 4,2 milioane de americani și-au părăsit locurile de muncă, cel mai mare din 2000, iar alte 1,4 milioane de oameni au fost disponibilizați și concediați din serviciile lor.

Această rată istorică ridicată de uzură a angajaților a dus la o criză de personal pe termen nedeterminat pentru companii, având un impact negativ asupra creșterii, profitabilității și alți indicatori. Cu toate acestea, cauzele insuficientei de personal se pot datora și restricțiilor bugetare, absențelor programate sau neplanificate ale angajaților etc.

Drept urmare, forța de muncă existentă trebuie să preia volumul de muncă suplimentar, care nu este sustenabil pe termen lung. Aceasta duce la epuizarea angajaților, calitatea proiectelor compromise etc. Prin urmare, organizațiile trebuie să gestioneze în mod corespunzător problemele legate de lipsa de personal pentru a menține eficiența și productivitatea.

Acest articol evidențiază câteva modalități eficiente de a gestiona problemele cu personal insuficient într-o organizație și modul în care software-ul de gestionare a resurselor de la Saviom poate ajuta la eficientizarea acesteia.

Deci, să începem -

1. Cum afectează lipsa de personal o organizație?  

O organizație cu personal insuficient înregistrează adesea o scădere bruscă a mai multor parametri, cum ar fi capacitatea de producție, productivitatea angajaților, timpul de realizare și profitabilitatea. Acest lucru se datorează faptului că ei nu vor putea îndeplini volumul de muncă standard și ar putea să-și utilizeze excesiv angajații existenți prin alocarea de muncă suplimentară pentru a îndeplini cerințele proiectului. Acest lucru provoacă epuizare fizică, stres și epuizare, ducând la o productivitate redusă.

În plus, din cauza volumului de muncă suplimentar, angajații ar putea să rateze termenele limită sau să nu livreze produse de calitate. Dacă situația persistă o perioadă lungă de timp, s-ar putea să își piardă interesul pentru locurile de muncă și, în cele din urmă, să își dea demisia. O rată ridicată de rotație este costisitoare pentru întreprinderi, deoarece plătește costuri directe de ieșire atunci când un angajat pleacă și suportă cheltuieli suplimentare pentru recrutarea și formarea de noi lucrători.

O scădere bruscă a forței de muncă existente ar putea exacerba problema lipsei de personal. În plus, fluctuația mare de afaceri într-un loc de muncă deja lipsit de personal poate opri operațiunile în circumstanțe extreme, dăunând reputației și valorii de piață a companiei.

Acum că consecințele lipsei de personal sunt clare, iată ce puteți face.

2. Modalități de a gestiona problemele legate de lipsa personalului

Numarul de personal poate reduce semnificativ eficiența organizațională, afectând linia de sus și de jos a companiei. Dar unele dintre efectele sale se pot combate cu măsuri adecvate. Iată cum:

2.1. Prioritizează proiectele pe baza obiectivelor strategice

Când resursele unei companii sunt limitate, este vital să prioritizați proiectele cu valoare adăugată care promit un ROI mai mare. De exemplu, dacă o organizație are mai multe proiecte în pregătire, dar doar un număr limitat de resurse la care să lucreze, proiectele cele mai critice pot primi preferință.

Acest lucru le permite managerilor să-și aloce resursele limitate pentru proiecte adecvate și să mărească marjele de venituri. În plus, prioritizarea proiectelor îi ajută să-și atingă obiectivele financiare și strategice pe termen lung cu o forță de muncă limitată.

2.2. Estimați necesarul de resurse pentru fiecare proiect

Estimarea resurselor necesare înainte de a începe un proiect este deosebit de importantă atunci când acestea sunt rare. Neevaluarea cu acuratețe a cerințelor proiectului și a abilităților necesare va duce la o productivitate inadecvată a resurselor, ceea ce duce la calitate substandard, nemulțumire a clienților și depășiri ale costurilor.

Atunci când managerii de proiect estimează cerințele de resurse în avans, le oferă managerilor de resurse suficient timp pentru a identifica și a aloca resursele. Acest lucru îi va ajuta, de asemenea, să implementeze tratamente de resurse, cum ar fi umplerea în afara rotației, instruirea etc., pentru a atenua deficitul de resurse. Acest lucru le permite managerilor să livreze proiecte de calitate cu disponibilitate limitată a resurselor.

2.3. Optimizați utilizarea profitabilă a fiecărei resurse

Atunci când organizațiile au personal insuficient, resursele tind să fie suprautilizate din cauza volumului excesiv de muncă, ceea ce duce la stres și epuizare. Pe de altă parte, atunci când angajaților li se cere frecvent să lucreze la sarcini nefacturabile, aceasta duce la un moral scăzut și la dezlegare.

Prin implementarea metodelor de optimizare a resurselor, managerii pot asigura distribuirea uniformă a volumului de muncă a acelor resurse care sunt suprautilizate. De asemenea, pot mobiliza resurse subutilizate de la proiecte nefacturabile la proiecte facturabile pentru a spori randamentul financiar. Acest lucru va spori performanța, va crește productivitatea, va crește generarea de venituri și va preveni plictiseala sau dezlegarea.

2.4. Aplicați strategia de rotație în afara / rambleu în timpul inițierii proiectului

Atunci când un proiect necesită resurse critice pentru a finaliza o sarcină, dar acestea sunt deja rezervate, poate fi o provocare să ocupați aceste posturi cu un preaviz scurt. Pentru a ajuta la completarea acestor lacune, un manager de resurse poate folosi strategii de rotație și de completare. Acest lucru se întâmplă numai după ce se determină dacă proiectul a atins o stare de echilibru în care lipsa unei resurse critice nu l-ar avea un impact negativ.

Managerul de resurse negociază cu managerul de proiect în cauză pentru a depăși resursa vitală pentru noul proiect și o completare adecvată este atribuită postului vacant. Acest lucru permite noului proiect să dobândească abilitățile de specialitate necesare fără a interfera cu cel existent. În plus, acest lucru asigură că ambele cerințe ale proiectului sunt îndeplinite fără sughițuri sau riscuri, în ciuda resurselor limitate.

2.5. Partajați resurse peste granițele matricei

Organizațiile trebuie să exploateze potențialul maxim al resurselor existente pentru a asigura calitatea proiectului. Cu toate acestea, acest lucru poate fi o provocare atunci când organizațiile lucrează pe un bazin limitat de talente. Una dintre modalitățile eficiente de a face acest lucru este implementarea colaborării interdepartamentale. Această strategie le permite angajaților să lucreze la proiecte care nu se încadrează în departamentele lor respective, dar care încă necesită talentele lor.

Acest lucru le permite angajaților să își diversifice portofoliile și seturile de abilități, oferind în același timp noi oportunități de învățare. În plus, atunci când angajații comunică și își împărtășesc cunoștințele și experiența, îi va ajuta să învețe și să se dezvolte. În acest fel, companiile își pot folosi în mod inteligent forța de muncă existentă, pot livra proiecte cu succes și pot spori eficiența.

2.6. Investește în programe de dezvoltare cu mai multe competențe  

Una dintre cele mai eficiente modalități de a îmbunătăți eficiența în timp ce nu există personal este desfășurarea de programe de dezvoltare a competențelor multiple. De exemplu, dacă o sarcină necesită resurse cu competență în două abilități separate, abilitățile multiple asigură că, în loc de două persoane diferite, o singură persoană va fi echipată pentru a executa sarcina.

Mulți angajați sunt competenți în îndeplinirea diferitelor sarcini care necesită competențe variate. Ca rezultat, organizațiile pot valorifica aceste resurse și își pot perfecționa abilitățile pentru a le aloca proiectelor diverse. Astfel, organizațiile nu vor rata noi oportunități și își vor menține eficiența chiar și cu un pool de resurse mai mic.

2.7. Utilizați resursele contingente pentru cerințele pe termen scurt

Atunci când un proiect pe termen scurt necesită o resursă specializată care nu este disponibilă în prezent în personalul organizației, angajarea unei resurse contingente poate ajuta la realizarea lucrurilor. Organizațiile pot achiziționa lucrători contingenți, cum ar fi liber profesioniști sau antreprenori, prin intermediul vânzătorilor încorporați, mai ales dacă aceasta este o cerință unică.

În acest fel, ei pot evita cheltuielile suplimentare legate de angajarea angajaților permanenți sau de a pierde cu totul oportunitatea. Acest lucru va reduce, de asemenea, timpul de pregătire, va minimiza ciclurile inutile de angajare și concediere, va ajuta la formarea combinației potrivite de personal permanent și contingent și va crește eficiența generală a afacerii.

Să vedem cum un instrument de management al resurselor abordează eficient deficitul de forță de muncă.

3. Cum poate un instrument avansat de management al resurselor să ajute la gestionarea lipsei de personal la o organizație?

Software-ul de gestionare a resurselor de la Saviom, cu vizibilitatea sa centralizată în timp real, permite organizațiilor să gestioneze efectiv lipsa de personal la nivelul organizațiilor.

  • Caracteristica de prognoză a resurselor poate identifica cererea de resurse din timp. Acest lucru va permite să se ia măsuri adecvate pentru a reduce decalajul dintre cerere și capacitate și pentru a ajuta la reducerea oricăror constrângeri viitoare de resurse și pentru a eficientiza alocarea resurselor.
  • Raportul Prognoză vs. Reale ajută la identificarea timpului necesar pentru finalizarea lucrării în raport cu timpul estimat. Astfel, managerii pot evalua dacă resursele au nevoie de mai mult timp pentru a finaliza o sarcină decât era anticipat, mai ales atunci când resursele sunt constrânse sau dacă există vreo depășire a bugetului, și pot lua măsuri corective pentru a asigura soarta proiectului.
  • Rapoartele de utilizare și hărțile termice cu coduri de culori permit managerilor să determine dacă resursele lor limitate sunt supra sau subutilizate. În consecință, aceștia pot aplica măsuri adecvate pentru a optimiza alocarea.

Toate aceste caracteristici de gestionare a resurselor ajută la rezolvarea problemei lipsei de personal.

4. Concluzie

În mediul actual extrem de competitiv, este imperativ să se ia măsuri adecvate pentru a asigura viabilitatea și profitabilitatea pe termen lung a întreprinderilor. Chiar dacă organizația dumneavoastră are un personal insuficient, metodele menționate mai sus vă vor menține pe linia de plutire și vă vor permite să vă mențineți avantajul competitiv. În plus, dacă este asociat cu software-ul potrivit de gestionare a resurselor, performanța și eficiența companiei dvs. vor crește, propulsând-o către noi culmi ale succesului.