組織内の人員不足に対処する効果的な方法

公開: 2022-09-17

米国労働統計局は、2000 年以来最高の 420 万人のアメリカ人が仕事を辞め、さらに 140 万人が解雇され、サービスから解雇されたと発表しました。

この歴史的に高い従業員の離職率は、企業にとって無期限の人員配置の危機をもたらし、成長、収益性、およびその他の指標に悪影響を及ぼしています。 ただし、人員不足の原因は、予算の制約、従業員の予定または予定外の欠勤などによる場合もあります。

その結果、既存の労働力が余分な仕事量を負担しなければならず、これは長期的には持続可能ではありません。 これは、従業員の燃え尽き症候群やプロジェクトの質の低下などにつながります。したがって、組織は人員不足の問題を適切に管理して、効率と生産性を維持する必要があります。

この記事では、組織の人員不足の問題を管理する効果的な方法と、Saviom のリソース管理ソフトウェアがその合理化にどのように役立つかについて説明します。

それでは、始めましょう–

1. 人員不足は組織にどのような影響を与えますか?  

人手不足の組織では、生産能力、従業員の生産性、所要時間、収益性などのいくつかの指標が急激に低下することがよくあります。 これは、標準的なワークロードを満たすことができず、プロジェクトの要件を満たすために余分な作業を割り当てて、既存の従業員を過剰に活用する可能性があるためです。 これが肉体的疲労やストレス、燃え尽き症候群の原因となり、生産性の低下につながります。

さらに、余分な作業負荷により、従業員は締め切りに間に合わなかったり、高品質の製品を提供できなかったりする可能性があります。 このような状況が長く続くと、仕事に興味を失い、最終的には退職する可能性があります。 離職率が高いと、従業員が退職したときに直接退職費用を支払い、新しい従業員を募集して訓練するための追加費用が発生するため、企業にとってコストがかかります。

既存の労働力の急激な減少は、人手不足の問題を悪化させる可能性があります。 さらに、すでに人手不足の職場で離職率が高いと、極端な状況で業務が停止し、会社の評判と市場価値が損なわれる可能性があります。

人手不足の結果が明らかになった今、あなたにできることは次のとおりです。

2. 人手不足問題を管理する方法

人員不足は組織の効率を大幅に低下させ、企業の売上高と収益に影響を与える可能性があります。 しかし、適切な対策を講じることで、その影響の一部と戦うことができます。 方法は次のとおりです。

2.1. 戦略目標に基づいてプロジェクトに優先順位を付ける

企業のリソースが限られている場合、より高い ROI を約束する付加価値プロジェクトを優先することが重要です。 たとえば、組織がパイプラインに複数のプロジェクトを持っているが、取り組むべきリソースの数が限られている場合、最も重要なプロジェクトが優先されることがあります。

これにより、管理者は限られたリソースを適切なプロジェクトに割り当て、収益率を高めることができます。 さらに、プロジェクトに優先順位を付けると、限られた労働力で長期的な財務および戦略的目標を達成するのに役立ちます。

2.2. すべてのプロジェクトのリソース要件を見積もる

プロジェクトを開始する前に必要なリソースを見積もることは、リソースが不足している場合に特に重要です。 プロジェクトの要件と必要なスキルを正確に評価できないと、リソースの生産性が不十分になり、標準以下の品質、クライアントの不満、およびコスト超過につながります。

プロジェクト マネージャーが事前にリソース要件を見積もると、リソース マネージャーはリソースを特定して割り当てるための十分なリード タイムを得ることができます。 これは、リソース不足を軽減するために、アウトローテーション バックフィル、トレーニングなどのリソース処理を実装するのにも役立ちます。 これにより、管理者は限られたリソースで質の高いプロジェクトを提供できます。

2.3. 各リソースの有益な利用を最適化する

組織の人員が不足していると、過剰なワークロードのためにリソースが過剰に使用される傾向があり、ストレスや燃え尽き症候群につながります。 一方、従業員が請求対象外のタスクを頻繁に要求されると、士気の低下とエンゲージメントの低下につながります。

リソース最適化手法を実装することにより、管理者は、過剰に使用されているリソースのワークロードを均一に分散させることができます。 また、十分に活用されていないリソースを請求対象外のプロジェクトから請求対象プロジェクトに動員して、経済的利益を高めることもできます。 これにより、パフォーマンスが向上し、生産性が向上し、収益が増加し、退屈や離脱が防止されます。

2.4. プロジェクトの開始時にアウトローテーション/バックフィル戦略を適用する

プロジェクトがタスクを完了するために重要なリソースを必要とするが、それらがすでに予約されている場合、これらのポジションを短期間で埋めるのは難しい場合があります. これらのギャップを埋めるために、リソース マネージャーはアウト ローテーションとバックフィル戦略を使用できます。 これは、重要なリソースの不足がプロジェクトに悪影響を及ぼさない安定した状態をプロジェクトが達成したかどうかを判断した後にのみ発生します。

リソース マネージャーは、関係するプロジェクト マネージャーと交渉して、新しいプロジェクトの重要なリソースを回転させ、適切なバックフィルが欠員に割り当てられます。 これにより、新しいプロジェクトは、既存のスキルに干渉することなく、必要な専門スキルを習得できます。 さらに、これにより、リソースが限られているにもかかわらず、両方のプロジェクトの要求が問題やリスクなしで満たされることが保証されます。

2.5。 マトリックスの境界を越えてリソースを共有する

組織は、プロジェクトの品質を確保するために、既存のリソースの可能性を最大限に活用する必要があります。 ただし、組織が限られた人材プールで作業している場合、これは困難な場合があります。 これを行う効果的な方法の 1 つは、部門間のコラボレーションを実装することです。 この戦略により、従業員は、それぞれの部門に分類されないが、才能を必要とするプロジェクトに取り組むことができます。

これにより、従業員は新しい学習機会を提供しながら、ポートフォリオとスキル セットを多様化できます。 さらに、従業員がコミュニケーションを取り、知識と経験を共有することは、従業員の学習と成長に役立ちます。 このようにして、企業は既存の労働力をインテリジェントに活用し、プロジェクトを成功させ、効率を高めることができます。

2.6. マルチスキル構築プログラムに投資する 

人員が不足しているときに効率を改善する最も効果的な方法の 1 つは、マルチスキル構築プログラムを実施することです。 たとえば、タスクが 2 つの異なるスキルの能力を持つリソースを必要とする場合、マルチスキルにより、2 人の異なる人ではなく、1 人だけがタスクを実行できるようになります。

多くの従業員は、さまざまな能力を必要とするさまざまなタスクを実行することに習熟しています。 その結果、組織はこれらのリソースを活用し、さまざまなプロジェクトに割り当てるスキルを磨くことができます。 したがって、組織は新しい機会を逃さず、リソースプールが小さくても効率を維持できます。

2.7. 短期的な要件に対して偶発的なリソースを利用する

短期的なプロジェクトで、組織の人員プールで現在利用できない専門的なリソースが必要な場合、偶発的なリソースを雇うことで物事を成し遂げることができます。 組織は、特にこれが 1 回限りの要件である場合、インパネル化されたベンダーを通じて、フリーランサーや請負業者などの派遣労働者を獲得できます。

このようにして、正社員を雇用したり、機会を完全に失ったりするという余分なオーバーヘッドを回避できます。 これにより、トレーニング時間が短縮され、不必要な雇用と解雇のサイクルが最小限に抑えられ、正社員と派遣スタッフの適切な組み合わせが形成され、全体的なビジネス効率が向上します。

リソース管理ツールが労働力不足に効果的に対処する方法を見てみましょう。

3.高度なリソース管理ツールは、組織の人員不足の管理にどのように役立ちますか?

一元化されたリアルタイムの可視性を備えた Saviom のリソース管理ソフトウェアにより、組織は組織の人員不足を効果的に管理できます。

  • リソース予測機能により、リソースの需要を事前に特定できます。 これにより、需要と容量のギャップを埋め、将来のリソースの制約を減らし、リソースの割り当てを合理化するのに役立つ適切な手段を講じることができます。
  • 予測対実績レポートは、ジョブの完了にかかった時間を推定時間と比較して特定するのに役立ちます。 したがって、マネージャーは、特にリソースが制約されている場合や予算超過がある場合に、リソースがタスクを完了するのに予想よりも多くの時間を費やしているかどうかを評価し、プロジェクトの運命を確保するための是正措置を講じることができます。
  • 使用率レポートと色分けされたヒートマップにより、管理者は限られたリソースが過剰に使用されているか、十分に使用されていないかを判断できます。 したがって、彼らは割り当てを最適化するために適切な手段を適用することができます。

これらのリソース管理機能はすべて、人手不足の問題に対処するのに役立ちます。

4. 結論

今日の競争の激しい環境では、企業の長期的な存続可能性と収益性を確保するために適切な対策を講じることが不可欠です。 組織の人員が不足している場合でも、上記の方法を使用することで、ビジネスを維持し、競争力を維持できます。 さらに、適切なリソース管理ソフトウェアと組み合わせると、会社のパフォーマンスと効率が急上昇し、成功の新たな高みへと進みます。