Qué es la conciliación de pagos: papel de la automatización y mejores prácticas

¡Esta es la era de la automatización y la IA!

¿Quién querría el arrastre de las tareas de contabilidad manual?

Después de todo, se trata de ser eficiente con su tiempo.

Mantener registros, almacenar innumerables documentos y recibos, conciliar pagos y mantenerse al día con una organización ordenada de contactos, facturas y facturas. ¡¡¡Uf!!!

Es abrumador y todo esto es un completo desastre si lo haces manualmente.

Posteriormente, esto plantea la necesidad de un software de contabilidad, que tenemos en abundancia en el mercado.

Esencialmente, la pregunta es, ¿cómo mantenerlo simple y tratar de no tener un montón de software yendo y viniendo?

Sigamos adelante.

Pocas estadísticas contables

• Quickbooks y Xero toman la delantera en el mejor software de contabilidad con una participación de mercado del 35% y 25% respectivamente.
• Las empresas con contabilidad en la nube podrían manejar cinco veces más clientes que las empresas sin contabilidad en la nube.
• El 77 % de las operaciones de contabilidad general se pueden automatizar por completo, mientras que el 12 % se puede automatizar en gran medida.
• El 71% de los CIO esperan que su modelo de prestación de servicios aumente debido a las actividades de automatización.
• Hay 3,5 millones de suscriptores de Xero en todo el mundo, solo superado por Quickbook, que es más popular en los EE. UU.

Explicación de la conciliación de pagos

La conciliación de pagos es el proceso de hacer coincidir su libro mayor con cada factura y recibo generado. Mientras tanto, esto es para garantizar la contabilidad adecuada, la precisión de las cuentas de la empresa y la investigación de cualquier diferencia.

Los requisitos previos del proceso de Conciliación de pagos son:

• Registros de transacciones, como pagos o facturación.
• Acceso a software de contabilidad, hoja de cálculo o sistema de retención de registros.
• Las empresas también pueden guardar recibos, facturas y documentos de facturación.

¿Qué es el proceso de conciliación de pagos?

Esencialmente, el proceso de conciliación de pagos constará de cuatro pasos simples. Aquí están:

Paso 1: Recopilación de documentos internos

Para comenzar, el proceso consiste en verificar sus transacciones comerciales y facturas, ya sea que estén almacenadas en su software de pago o contabilidad o fuera de línea. Es necesario obtener estos documentos directamente de su origen y luego cruzarlos con registros externos.

Una vez que haya terminado de recopilar datos sobre recibos o facturas emitidos y otros documentos relacionados. Lo siguiente es encontrar los datos apropiados a través del software de contabilidad de la empresa o datos de cuentas bancarias, para que coincidan.

Paso 2: Recopilación de documentos externos

Ahora, solicite a su banco o departamento financiero que le proporcione los registros externos que muestran la entrada de fondos. Después de adquirir los registros, organícelos lo suficiente como para compararlos con sus documentos internos.

Finalmente, tendrás todos los datos contigo para comenzar el proceso de conciliación.

Paso 3: Comparación y conciliación de pagos

En este caso, se recomienda utilizar una herramienta de contabilidad como Xero que facilita la reconciliación de pagos automatizada. De lo contrario, el proceso de revisar manualmente sus registros línea por línea podría ser agotador y no confiable.

Cuando automatice el proceso de conciliación utilizando el software de conciliación de pagos, todas las inconsistencias y omisiones se marcarán sin ningún esfuerzo adicional. De lo contrario, puede hacerlo manualmente.

Una vez que haya pasado por la etapa de comparación, tendrá que investigar las discrepancias que pueda haber encontrado durante la comparación.

Paso 4: Investigue las inconsistencias

Por último, las omisiones y discrepancias deben ser atendidas e investigadas con el departamento responsable. Y debe corregirse Siguiendo la línea de sus procesos internos, las incoherencias con las que está lidiando deberán investigarse más a fondo antes de que pueda completar la conciliación.

En el momento en que haya terminado de corregir las discrepancias, el proceso de reconciliación estará completo.

Mejores prácticas para el proceso de conciliación de pagos

Además de tener una idea clara de los pasos involucrados en el proceso, hay algunas cosas que debe considerar antes de comenzar. Sin lugar a dudas, existen algunas mejores prácticas, siguiendo las cuales puede perfeccionar su proceso de reconciliación.

Mantener registros organizados

Mantenga registros detallados y actualizados de todos los pagos entrantes y salientes, incluidas facturas, recibos, extractos bancarios y confirmaciones de pago.

Conciliar regularmente

Realizar la conciliación de pagos de forma regular, preferiblemente mensual o trimestral. Esto asegura la identificación oportuna de cualquier discrepancia o error.

Coincidencia de transacciones

Haga coincidir cada transacción de pago con la factura correspondiente o el pedido del cliente. Verifique que el monto del pago, la fecha y otros detalles coincidan con la documentación original.

Utilice el software de conciliación de pagos

Utilice un software de contabilidad que proporcione funciones de reconciliación automatizadas para agilizar el proceso y reducir los errores manuales.

Comparar extractos bancarios

Haga una referencia cruzada de sus extractos bancarios con sus registros contables para identificar cualquier discrepancia o transacciones faltantes.

Investigar discrepancias

Cuando encuentre discrepancias o diferencias inexplicables durante el proceso de reconciliación, investíguelas minuciosamente. Póngase en contacto con las partes pertinentes.

deberes separados

Implemente un sistema de controles y balances separando las responsabilidades de manejar pagos, registrar transacciones y conciliar pagos.

Proceso de reconciliación de documentos

Documente su proceso de conciliación de pagos, incluidos los pasos seguidos, las herramientas utilizadas y cualquier requisito específico.

Busque asesoramiento profesional

Si encuentra problemas de conciliación complejos, considere consultar con un profesional de contabilidad o buscar el consejo de un asesor financiero.

Asegúrese de seguir las prácticas anteriores cuando intente automatizar el proceso de reconciliación, para eliminar fallas y errores.

¿Cómo implementar la conciliación de pagos automatizada?

En las últimas 3 décadas, el panorama de los pagos se ha transformado enormemente. Con múltiples pasarelas de pago, diferentes tarifas de transacción y múltiples métodos de facturación, se vuelve difícil seguir la conciliación de pago manualmente.

En consecuencia, en la era actual de compras en línea, el proceso de reconciliación de pago manual nunca puede ser suficiente. El proceso de Conciliación de pagos sólo implica el cruce y la corrección de omisiones en los saldos de sus cuentas, con respecto a las facturas y registros de pago.

Por lo tanto, para implementar la conciliación de pagos automatizada, todo lo que necesita es:

• Una plataforma de procesamiento de pagos que ayuda a almacenar y realizar un seguimiento de los datos de transacciones sin esfuerzo.
• Con lo anterior, un software de facturación automatizado para disponer de documentos sin errores, para comenzar con el proceso de conciliación de pagos.
• Un software de contabilidad para mantener sus libros de contabilidad y almacenar información sobre clientes y transacciones realizadas bajo nombres.
• Además de todos los requisitos, debe tener una instalación de conciliación de pagos con un software que lea las facturas almacenadas y las compare con su libro mayor. Además, informarle sobre datos faltantes o discrepancias.

Gracias al siglo XXI, no necesita administrar todo por separado y es fácil automatizar el proceso de reconciliación. En consecuencia, bastará con armar su plataforma de procesamiento de pagos e integrarla con el software de contabilidad.

Integración de Xero para conciliación de pagos

Xero es un software de contabilidad y está completamente basado en la nube. Esto significa que puede acceder a sus datos financieros en cualquier lugar a través de un sistema informático con conexión a Internet.

Xero es una herramienta célebre. Por ejemplo, es apreciado por su interfaz fácil de usar y sus capacidades de generación de informes en tiempo real. Las funciones y su interfaz de calidad lo convierten en una herramienta valiosa para empresas de todos los tamaños.

Además, sus capacidades de integración con varias aplicaciones financieras, comerciales y de pagos permiten una mayor eficiencia.

En resumen, las funciones clave de este software de contabilidad basado en la nube incluyen:

• conciliación bancaria
• Facturación y facturación
• Seguimiento de gastos
• Informes y análisis
• Aplicación móvil e integraciones
• Gestión de nóminas
• Seguimiento del tiempo

¿Cómo MakeWebBetter puede ayudarte?

MakeWebBetter es un socio de soluciones HubSpot Elite. La agencia de comercio electrónico HubSpot se enfoca en aliviar la experiencia de comercio electrónico en todo el mundo, ayudando a las empresas a crecer y volverse escalables.

Entre las soluciones de comercio electrónico que ofrece MakeWebBetter, los servicios de integración de comercio electrónico de HubSpot, el desarrollo y la migración de sitios web, el marketing entrante y aplicaciones como FormPay son la mejor opción.

Descripción general de FormPay

FormPay de MakeWebBetter es una aplicación de socios de HubSpot. Está diseñado para ayudarlo a aceptar pagos en cualquier parte del mundo. Los pagos se habilitan aprovechando el acceso a los datos de los formularios de HubSpot que tienes con la versión gratuita de HubSpot.

La herramienta de pago alberga muchas pasarelas de pago: PayPal, Stripe, Amazon Pay, Authprize.net, PayU, Razorpay y Adyen. Con esto, FormPay habilita los modos de pago más populares para transacciones en línea 100% seguras en todo el mundo.

Además, FormPay también tiene integración con Xero para facturación y reconciliación de pagos, lo que lo convierte en un fabuloso software de reconciliación de pagos. Además, también tiene capacidades de informes y análisis con su colaboración con Google Analytics y Microsoft Clarity.

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Características de FormPay que se destacan

FormPay te permite aceptar pagos usando la versión gratuita de HubSpot. Colabora con múltiples proveedores de pasarelas de pago para facilitar el procesamiento de pagos. Estas puertas de enlace utilizan encriptación de primer nivel para almacenar información del cliente y datos de pago.

Además de esto, tiene acceso de administración en la aplicación para formas de pago, transacciones, datos y funciones que aumentan su infraestructura de pago. Entonces, obtienes todo para renovar tu servicio de pago con FormPay.

• Alcance global : acepte pagos en cualquier parte del mundo.
• Sincronización de contactos : sincroniza todos tus datos de pago en HubSpot como propiedades y listas.
• Múltiples puertas de enlace : PayPal, Stripe, Amazon Pay, Authorize.net, PayU y más.
• Formas de pago personalizables : se adaptan a la marca y la versatilidad.
• Cupones de descuento : funcionalidad de cupones con formularios de pago.
• Formularios específicos del producto : cree productos y sincronícelos con HubSpot.
• Integración con XERO : sincroniza contactos y facturas con Xero.
• Conciliación de pagos en línea : conciliación de pagos habilitada por Xero.
• Gestión práctica : controle o reutilice formularios, cupones y productos.
• Seguimiento de transacciones : controle los datos de transacciones con todos los detalles.
• Configuración del formulario de donación : cree formularios de donación especializados.
• Negocio de suscripción : acepte pagos recurrentes.

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Con Formpay puedes cobrar pagos en HubSpot CRM. En cualquier parte del mundo con cualquier puerta de enlace.

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Conciliación de pagos automatizada por FormPay

Un software de reconciliación de pagos le ahorrará mucho (tiempo, esfuerzo y dinero, por supuesto). FormPay ya realiza una parte del proceso de conciliación de pagos, es decir, la recopilación y organización de datos.

De hecho, su responsabilidad es solo unos pocos clics para configurar la integración para XERO y FormPay. Y puedes dejarlo en manos de la automatización.

Gestión de contactos

Sin duda, el cliente que acaba de comprarte es el prospecto para la próxima compra o fuente potencial de referencia.

Es esencial mantener registros adecuados y registrar las actividades y compras realizadas por sus clientes. Evidentemente, esto le permite comunicarse, compartir información y realizar campañas de marketing de calidad.

Todos estos datos sincronizados en Xero,

• Le brinda una descripción general del historial de transacciones del contacto.
• Administre los datos de contacto y almacene los documentos correspondientes para ellos.
• Crea Listas y Grupos para organizar tus contactos.

Después de esto, vea los detalles de las ventas, facturas y pagos de un cliente o proveedor en Xero Contacts.

Facturas de pago

Por otro lado, FormPay mantiene registros de transacciones con él. Esto incluye toda la información relacionada con: la pasarela de pago utilizada, el monto total del gasto, la identificación de referencia, la fecha, el estado y todo.

Además, estos datos también se sincronizan en HubSpot y se agregan a los contactos como eventos de la línea de tiempo. Una vez que configure la integración de Xero, todos estos datos se sincronizarán con su cuenta de Xero.

Conciliación de pagos en línea

FormPay permite la reconciliación de pagos en línea con Xero. Evidentemente, todos los contactos y facturas de pago sincronizados en su cuenta de Xero hacen que el proceso de conciliación de pagos sea sencillo y rápido.

Indiscutiblemente, cuantos más datos confiables tenga, más sencillo será el proceso en lo que respecta a la conciliación de pagos en línea. Es mucho más fácil y tiene otras ventajas como:

• Fácil de organizar y administrar los datos.
• Comparación sin fricciones a través de la reconciliación de pagos automatizada.
• Rápida identificación y fácil asignación de discrepancias y omisiones.
• Maravillosa interfaz para realizar la reconciliación de pagos en línea.

¿Cómo habilitar la integración de Xero para pagos?

Tómese 2 minutos y siga estos sencillos pasos para configurar la integración de FormPay Xero:

• Primero, visite la aplicación FormPay.
• Comience desplazándose hacia abajo y luego haga clic en Cuentas de usuario en la barra lateral de la izquierda.

• Luego, ve a Integraciones .
• A continuación, haga clic en el botón Conectar a Xero . Luego, será redirigido a la página web de Xero.

• En la página siguiente, ingrese sus credenciales de Xero y haga clic en Iniciar sesión .
• ¡Eso es todo! Su cuenta de Xero ahora se integrará con éxito en FormPay.

Beneficios de la integración de Xero con FormPay

Integra Xero Gratis

La integración Xero es aree. Si tiene una cuenta XERO, resulta sumamente útil mantener un registro de todas sus transacciones.

Aunque, estos registros se utilizan principalmente para generar facturas. Pero también tiene otros propósitos, por ejemplo, crear una segmentación basada en RFM.

Mantener registros de pago en tiempo real

Por ejemplo, digamos que necesita registros de compra e información de contacto para crear una experiencia personalizada, comunicarse, recuperar carritos abandonados o ejecutar campañas de marketing por correo electrónico.

Sin embargo, ¿estaría dispuesto a crear una lista basada en RFM antes de comenzar? Por supuesto que no. La mayoría del software de procesamiento de pagos, como FormPay, le permite sincronizar registros en tiempo real. (FormPay se integra con las cuentas de HubSpot y Xero).

Sincronización de datos de pago sin esfuerzo

Además del seguimiento de transacciones, esta integración proporcionará a su cuenta de Xero los datos, incluidos los detalles del cliente, la información de la tarjeta cifrada y los detalles de la transacción.

Generación automatizada de facturas

La integración de Xero con FormPay le brindará todo lo que necesita para agilizar el proceso de facturación. Como todos los datos de pago y los detalles de las transacciones se sincronizan con su cuenta de Xero, puede usar esta información para generar facturas.

La esencia de esto…

La automatización es la clave para simplificar operaciones complejas y capitalizar el tiempo ahorrado. Como parte de la contabilidad, la conciliación de pagos es obligatoria y debe ser un proceso recurrente.

Aunque hacerlo anualmente resultará en errores humanos, discrepancias y pérdida de tiempo. La forma más segura de lograr un proceso de conciliación de pagos impecable es integrar la fuente de sus datos de pago y facturas con su software de contabilidad.

Es sorprendente cómo una pequeña cosa puede desempeñar un papel importante en el éxito general de la empresa. Saludos por dar un paso hacia tal cosa.