Что такое сверка платежей: роль автоматизации и лучшие практики

Это эра автоматизации и искусственного интеллекта!

Кому нужны ручные бухгалтерские задачи?

В конце концов, все дело в том, чтобы эффективно использовать свое время.

Ведение записей, хранение бесчисленных документов и квитанций, сверка платежей и поддержание аккуратной организации контактов, счетов и выставления счетов. Фу!!!

Это подавляющее и все это полный бардак, если вы делаете это вручную.

Впоследствии возникает потребность в бухгалтерских программах, которых на рынке предостаточно.

По сути, вопрос в том, как сохранить простоту и постараться не создавать беспорядок программного обеспечения, перемещающегося туда и обратно?

Давайте двигаться вперед.

Немного бухгалтерской статистики

• Quickbooks и Xero занимают лидирующие позиции в области бухгалтерского программного обеспечения с долей рынка 35% и 25% соответственно.
• Компании с облачным учетом могут обслуживать в пять раз больше клиентов, чем предприятия без облачного учета.
• 77% общих бухгалтерских операций могут быть полностью автоматизированы, а 12% могут быть автоматизированы в высокой степени.
• 71% ИТ-директоров ожидают улучшения своей модели предоставления услуг за счет автоматизации.
• Во всем мире у Xero 3,5 миллиона подписчиков, уступая только Quickbook, который более популярен в США.

Объяснение сверки платежей

Согласование платежей — это процесс сопоставления вашей Главной книги с каждым сгенерированным счетом-фактурой и квитанцией. Между тем, это необходимо для обеспечения надлежащего ведения бухгалтерского учета, точности счетов компании и расследования любых расхождений.

Обязательными условиями процесса сверки платежей являются:

• Записи о транзакциях, таких как оплата или выставление счетов.
• Доступ к бухгалтерскому программному обеспечению, электронным таблицам или системе хранения записей.
• Компании также могут сохранять квитанции, счета-фактуры и платежные документы.

Что такое процесс сверки платежей?

По сути, процесс сверки платежей будет состоять из четырех простых шагов. Вот они:

Шаг 1: Сбор внутренних документов

Для начала — процесс включает в себя проверку ваших бизнес-транзакций и счетов-фактур, независимо от того, хранятся ли они в вашем платежном или бухгалтерском программном обеспечении или в автономном режиме. Необходимо получить эти документы непосредственно от их происхождения, а затем сопоставить их с внешними записями.

Когда вы закончите сбор данных о выданных квитанциях или счетах-фактурах и других связанных документах. Затем необходимо найти соответствующие данные с помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета компании или данные банковского счета, чтобы сопоставить их.

Шаг 2: Сбор внешних документов

Теперь попросите свой банк или финансовый отдел предоставить вам внешние записи, которые показывают приток средств. После получения записей сделайте их достаточно организованными, чтобы их можно было сравнить с вашими внутренними документами.

Наконец, у вас будут все данные, чтобы начать процесс сверки.

Шаг 3: Сравнение и сверка платежей

Здесь рекомендуется использовать инструмент бухгалтерского учета, такой как Xero, который облегчает автоматическую сверку платежей. В противном случае процесс ручного просмотра ваших записей строка за строкой может быть утомительным и ненадежным.

Когда вы автоматизируете процесс сверки с помощью программного обеспечения для сверки платежей, все несоответствия и упущения будут помечены без каких-либо дополнительных усилий. В противном случае вы можете сделать это вручную.

Когда вы пройдете стадию сравнения, вам придется расследовать несоответствия, которые вы могли обнаружить во время сравнения.

Шаг 4: Исследуйте несоответствия

Наконец, упущения и несоответствия должны быть рассмотрены и расследованы с подотчетным отделом. И они должны быть исправлены В соответствии с вашими внутренними процессами несоответствия, с которыми вы имеете дело, должны быть дополнительно исследованы, прежде чем вы сможете завершить согласование.

В тот момент, когда вы закончите устранение несоответствий, процесс согласования будет завершен.

Лучшие практики для процесса сверки платежей

Помимо четкого представления о шагах, связанных с процессом, есть несколько вещей, которые следует учитывать, прежде чем вы начнете. Бесспорно, есть несколько лучших практик, следуя которым вы можете усовершенствовать процесс примирения.

Ведение организованных записей

Ведите подробный и актуальный учет всех входящих и исходящих платежей, включая счета, квитанции, банковские выписки и подтверждения платежей.

Регулярно согласовывайте

Выполняйте сверку платежей на регулярной основе, предпочтительно ежемесячно или ежеквартально. Это обеспечивает своевременное выявление любых несоответствий или ошибок.

Совпадение транзакций

Сопоставьте каждую платежную транзакцию с соответствующим счетом-фактурой или заказом клиента. Убедитесь, что сумма платежа, дата и другие данные совпадают с исходной документацией.

Используйте программное обеспечение для сверки платежей

Используйте программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое предоставляет функции автоматической сверки, чтобы упростить процесс и уменьшить число ошибок, совершаемых вручную.

Сравните банковские выписки

Сопоставьте свои банковские выписки с бухгалтерскими записями, чтобы выявить любые несоответствия или отсутствующие транзакции.

Расследовать расхождения

Когда вы обнаружите какие-либо несоответствия или необъяснимые различия в процессе сверки, тщательно изучите их. Свяжитесь с соответствующими сторонами.

Разделяйте обязанности

Внедрите систему сдержек и противовесов, разделив обязанности по обработке платежей, регистрации транзакций и сверке платежей.

Процесс сверки документов

Задокументируйте процесс выверки платежей, включая предпринятые шаги, используемые инструменты и любые особые требования.

Обратитесь за профессиональной консультацией

Если вы столкнулись со сложными проблемами сверки, подумайте о том, чтобы проконсультироваться со специалистом по бухгалтерскому учету или обратиться за советом к финансовому консультанту.

Убедитесь , что вы следуете вышеуказанным методам, когда пытаетесь автоматизировать процесс согласования, чтобы устранить любые недостатки и ошибки.

Как внедрить автоматическую сверку платежей?

За последние 3 десятилетия ландшафт платежей сильно изменился. При наличии нескольких платежных шлюзов, разных комиссий за транзакции и нескольких методов выставления счетов становится сложно следить за сверкой платежей вручную.

Следовательно, в нынешнюю эпоху онлайн-покупок ручной процесс согласования платежей никогда не может быть достаточным. Процесс сверки платежей включает только перекрестную проверку и исправление упущений в остатках на вашем счете в отношении счетов и платежных записей.

Таким образом, для реализации автоматизированной сверки платежей вам необходимо:

• Платформа обработки платежей , которая помогает хранить и отслеживать данные транзакций без особых усилий.
• С учетом вышеизложенного, автоматизированное программное обеспечение для выставления счетов для предоставления безошибочных документов для начала процесса сверки платежей.
• Бухгалтерское программное обеспечение для ведения ваших бухгалтерских книг и хранения информации о клиентах и ​​транзакциях, совершенных под именами.
• Помимо всех требований, у вас должно быть средство сверки платежей с программным обеспечением, которое считывает сохраненные счета и сопоставляет их с вашей бухгалтерской книгой. Также сообщите об отсутствующих данных или расхождениях.

Благодаря 21 веку вам не нужно управлять всем по отдельности и легко автоматизировать процесс сверки. Следовательно, достаточно собрать свою платформу обработки платежей и интегрировать ее с бухгалтерским программным обеспечением.

Интеграция Xero для сверки платежей

Xero — это бухгалтерское программное обеспечение, полностью основанное на облаке. Это означает, что вы можете получить доступ к своим финансовым данным в любом месте через компьютерную систему с подключением к Интернету.

Xero — знаменитый инструмент. Например, его ценят за удобный интерфейс и возможности создания отчетов в режиме реального времени. Функции и качественный интерфейс делают его ценным инструментом для предприятий любого размера.

Более того, его возможности интеграции с различными финансовыми, деловыми и платежными приложениями позволяют повысить эффективность.

Вкратце, ключевые функции этого облачного программного обеспечения для бухгалтерского учета включают в себя:

• Банковская сверка
• Выставление счетов и выставление счетов
• Отслеживание расходов
• Отчетность и аналитика
• Мобильное приложение и интеграции
• Управление заработной платой
• Отслеживание времени

Как MakeWebBetter может вам помочь?

MakeWebBetter является партнером по решениям HubSpot Elite. Агентство электронной коммерции HubSpot занимается упрощением работы с электронной коммерцией по всему миру, помогая компаниям расти и становиться масштабируемыми.

Среди решений для электронной коммерции, предлагаемых MakeWebBetter, услуги интеграции электронной коммерции HubSpot, разработка и миграция веб-сайтов, входящий маркетинг и приложения, такие как FormPay, являются окончательным выигрышем.

Обзор FormPay

FormPay от MakeWebBetter — партнерское приложение HubSpot. Он разработан, чтобы помочь вам принимать платежи в любой точке мира. Платежи осуществляются за счет использования доступа к данным форм HubSpot, которые у вас есть в бесплатной версии HubSpot.

Платежный инструмент является домом для многих платежных шлюзов — PayPal, Stripe, Amazon Pay, Authprize.net, PayU, Razorpay и Adyen. При этом FormPay позволяет использовать самые популярные способы оплаты для 100% безопасных онлайн-транзакций по всему миру.

Кроме того, FormPay также имеет интеграцию Xero для сверки платежей и выставления счетов, что делает его великолепным программным обеспечением для сверки платежей. Кроме того, он также имеет возможности отчетности и аналитики благодаря сотрудничеству с Google Analytics и Microsoft Clarity.

Создайте учетную запись HubSpot прямо сейчас!

Отличительные особенности FormPay

FormPay позволяет принимать платежи с помощью бесплатной версии HubSpot. Он сотрудничает с несколькими поставщиками платежных шлюзов для облегчения обработки платежей. Эти шлюзы используют шифрование верхнего уровня для хранения информации о клиентах и ​​платежных данных.

Кроме того, у вас есть доступ к управлению платежными формами, транзакциями, данными и функциями в приложении, которые расширяют вашу платежную инфраструктуру. Таким образом, вы получаете все, чтобы обновить свой платежный сервис с помощью FormPay.

• Глобальный охват — принимайте платежи в любой точке мира.
• Синхронизация контактов — синхронизируйте все ваши платежные данные в HubSpot в виде свойств и списков.
• Несколько шлюзов — PayPal, Stripe, Amazon Pay, Authorize.net, PayU и другие.
• Настраиваемые платежные формы — подходят для брендинга и универсальности.
• Купоны на скидку — функциональность купонов с формами оплаты.
• Формы для конкретных продуктов — создавайте продукты и синхронизируйте их с HubSpot.
• Интеграция XERO — синхронизируйте контакты и счета с Xero.
• Согласование онлайн-платежей — сверка платежей с поддержкой Xero.
• Удобное управление — отслеживайте или перепрофилируйте формы, купоны и продукты.
• Отслеживание транзакций — отслеживайте данные транзакций со всеми подробностями.
• Настройки форм пожертвований — создание специализированных форм пожертвований.
• Бизнес по подписке — Принимайте регулярные платежи.

Нужна лучшая альтернатива платежам HubSpot?

С Formpay вы можете собирать платежи в HubSpot CRM. В любой точке мира с любым шлюзом.

Собирайте платежи в HubSpot!

Автоматическая сверка платежей FormPay

Программное обеспечение для сверки платежей сэкономит вам много (конечно, время, усилия и деньги). Часть процесса согласования платежей, т.е. сбор и систематизация данных, уже выполняется FormPay.

На самом деле, ваша ответственность заключается всего в нескольких кликах, чтобы настроить интеграцию для XERO и FormPay. И вы можете оставить это для автоматизации.

Управление контактами

Без сомнения, клиент, который только что купил у вас, является перспективой следующей покупки или потенциальным источником рекомендаций.

Очень важно вести надлежащий учет и регистрировать действия и покупки, совершенные вашими клиентами. Очевидно, это дает вам возможность общаться, обмениваться информацией и проводить качественные маркетинговые кампании.

Все эти данные синхронизируются в Xero,

• Дает вам обзор истории транзакций контакта.
• Управляйте контактными данными и храните соответствующие документы для них.
• Создает списки и группы для организации ваших контактов.

После этого просмотрите сведения о продажах, счетах и ​​платежах клиента или поставщика в Xero Contacts.

Счета оплаты

С другой стороны, FormPay хранит записи о транзакциях. Это включает в себя всю информацию об используемом платежном шлюзе, общей сумме расходов, идентификаторе ссылки, дате, статусе и всем остальном.

Кроме того, эти данные также синхронизируются с HubSpot и добавляются к контактам в виде событий временной шкалы. После того, как вы настроите интеграцию с Xero, все эти данные будут синхронизированы с вашей учетной записью Xero.

Сверка онлайн-платежей

FormPay обеспечивает сверку онлайн-платежей с Xero. Очевидно, что все контакты и платежные счета, синхронизированные в вашей учетной записи Xero, делают процесс сверки платежей безболезненным и быстрым.

Несомненно, чем более надежные данные у вас есть, тем более гладким будет процесс сверки онлайн-платежей. Это намного проще и имеет другие преимущества, такие как:

• Простота организации и управления данными.
• Беспроблемное сравнение благодаря автоматической сверке платежей.
• Быстрая идентификация и простое выделение несоответствий и пропусков.
• Прекрасный интерфейс для сверки онлайн-платежей.

Как включить интеграцию Xero для платежей?

Выделите 2 минуты и выполните следующие простые шаги, чтобы настроить интеграцию FormPay Xero:

• Сначала зайдите в приложение FormPay.
• Начните с прокрутки вниз, а затем нажмите «Учетные записи пользователей» на боковой панели слева.

• Затем перейдите в Интеграции .
• Затем нажмите кнопку «Подключиться к Xero» . Затем вы будете перенаправлены на веб-страницу Xero.

• На следующей странице введите свои учетные данные Xero и нажмите Войти .
• Вот и все! Теперь ваша учетная запись Xero будет успешно интегрирована в FormPay.

Преимущества интеграции Xero с FormPay

Интегрируйте Xero бесплатно

Интеграция Xero доступна. Если у вас есть учетная запись XERO, становится очень удобно вести учет всех ваших транзакций.

Хотя эти записи в основном используются для создания счетов-фактур. Но у него есть и другие цели — например, создание сегментации на основе RFM.

Ведение записей о платежах в режиме реального времени

Например, скажем, вам нужны записи о покупках и контактная информация, чтобы создать персонализированный опыт, общаться, возвращать брошенные корзины или проводить маркетинговые кампании по электронной почте.

Тем не менее, хотели бы вы создать список на основе RFM, прежде чем начать? Конечно, нет. Большинство программ для обработки платежей, таких как FormPay, позволяют синхронизировать записи в режиме реального времени. (FormPay интегрируется с учетными записями HubSpot и Xero).

Легкая синхронизация платежных данных

Помимо отслеживания транзакций, эта интеграция предоставит вашей учетной записи Xero данные, включая сведения о клиенте, зашифрованную информацию о карте и сведения о транзакции.

Автоматическое формирование счетов

Интеграция Xero с FormPay даст вам все необходимое для оптимизации процесса выставления счетов. Поскольку все платежные данные и сведения о транзакциях синхронизируются с вашей учетной записью Xero, вы можете использовать эту информацию для создания счетов.

Суть этого…

Автоматизация является ключом к упрощению сложных операций и использованию сэкономленного времени. В рамках бухгалтерского учета сверка платежей является обязательной и должна быть повторяющимся процессом.

Хотя выполнение этого ежегодно приведет к человеческим ошибкам, расхождениям и потере времени. Самый верный способ добиться безупречного процесса согласования платежей — это интегрировать источник ваших платежных данных и счетов-фактур с вашим бухгалтерским программным обеспечением.

Удивительно, как маленькая вещь может сыграть большую роль в общем успехе бизнеса. Рады сделать шаг к одной такой вещи.