O que é reconciliação de pagamentos: papel da automação e melhores práticas

Esta é a era da automação e IA!

Quem iria querer o peso das tarefas manuais de contabilidade?

Afinal, trata-se de ser eficiente com o seu tempo.

Manutenção de registros, armazenamento de inúmeros documentos e recibos, reconciliação de pagamentos e manutenção de uma organização organizada de contatos, contas e faturamento. Ufa!!!

É esmagador e tudo isso é uma bagunça completa se você fizer isso manualmente.

Posteriormente, isso aumenta a necessidade de software de contabilidade, que temos em abundância no mercado.

Essencialmente, a questão é: como mantê-lo simples e tentar não ter uma confusão de software indo e voltando?

Vamos seguir em frente.

Poucas Estatísticas Contábeis

• Quickbooks e Xero assumem a liderança no software de contabilidade de ponta, com uma participação de mercado de 35% e 25%, respectivamente.
• Empresas com contabilidade em nuvem podem lidar com cinco vezes mais clientes do que empresas sem contabilidade em nuvem.
• 77% das operações de contabilidade geral podem ser totalmente automatizadas, enquanto 12% podem ser altamente automatizadas.
• 71% dos CIOs esperam que seu modelo de entrega de serviços aumente devido às atividades de automação.
• Existem 3,5 milhões de assinantes do Xero em todo o mundo, perdendo apenas para o Quickbook, que é mais popular nos EUA.

Reconciliação de pagamento explicada

A reconciliação de pagamentos é o processo de conciliar sua contabilidade geral com todas as faturas e recibos gerados. Enquanto isso, isso é para garantir a contabilidade adequada, a precisão das contas da empresa e a investigação de quaisquer diferenças.

Os pré-requisitos do processo de Conciliação de Pagamentos são:

• Registros de transações – como pagamento ou cobrança.
• Acesso a software de contabilidade, planilha ou sistema de retenção de registros.
• As empresas também podem salvar recibos, faturas e documentos de cobrança.

O que é o Processo de Conciliação de Pagamentos?

Essencialmente, o processo de reconciliação de pagamento envolverá quatro etapas simples. Aqui estão eles:

Passo 1: Reunindo Documentos Internos

Para começar – o processo envolve a verificação de suas transações comerciais e faturas, sejam elas armazenadas em seu software de pagamento ou contabilidade ou offline. É necessário obter esses documentos diretamente de sua origem e depois cruzá-los com registros externos.

Assim que terminar de coletar dados sobre recibos ou faturas emitidas e outros documentos relacionados. Em seguida, encontre os dados apropriados por meio do software de contabilidade da empresa ou dos dados da conta bancária para fazer a correspondência.

Passo 2: Coleta de Documentos Externos

Agora, peça ao seu banco ou departamento financeiro para fornecer os registros externos que mostram a entrada de fundos. Após adquirir os registros, organize-os o suficiente para serem examinados em relação aos seus documentos internos.

Por fim, você terá todos os dados com você para iniciar o processo de reconciliação.

Passo 3: Comparando e Conciliando Pagamentos

Aqui, é aconselhável usar uma ferramenta de contabilidade como o Xero, que facilita a reconciliação automatizada de pagamentos. Caso contrário, o processo de passar manualmente por seus registros linha por linha pode ser cansativo e não confiável.

Quando você automatiza o processo de reconciliação usando o software de reconciliação de pagamento, todas as inconsistências e omissões serão sinalizadas sem nenhum esforço adicional. Caso contrário, você pode fazer isso manualmente.

Depois de passar pelo estágio de comparação, você terá que investigar as discrepâncias que pode ter encontrado durante a comparação.

Etapa 4: investigue as inconsistências

Por fim, omissões e discrepâncias devem ser atendidas e investigadas junto à área responsável. E devem ser corrigidas De acordo com seus processos internos, as inconsistências com as quais você está lidando precisarão ser investigadas antes que você possa concluir a reconciliação.

No momento em que você terminar de corrigir as discrepâncias, o processo de reconciliação estará concluído.

Melhores práticas para o processo de reconciliação de pagamentos

Além de ter uma ideia clara das etapas envolvidas no processo, há algumas coisas a considerar antes de começar. Inegavelmente, existem algumas práticas recomendadas, seguindo as quais você pode aperfeiçoar seu processo de reconciliação.

Manter registros organizados

Mantenha registros detalhados e atualizados de todos os pagamentos recebidos e efetuados, incluindo faturas, recibos, extratos bancários e confirmações de pagamento.

Reconcilie-se Regularmente

Realize a reconciliação de pagamentos regularmente, de preferência mensalmente ou trimestralmente. Isso garante a identificação oportuna de quaisquer discrepâncias ou erros.

Transações de Correspondência

Combine cada transação de pagamento com a fatura ou pedido do cliente correspondente. Verifique se o valor do pagamento, data e outros detalhes estão alinhados com a documentação original.

Use o software de reconciliação de pagamentos

Utilize um software de contabilidade que forneça recursos de reconciliação automatizada para agilizar o processo e reduzir erros manuais.

Comparar extratos bancários

Faça referência cruzada de seus extratos bancários com seus registros contábeis para identificar quaisquer discrepâncias ou transações ausentes.

Investigar discrepâncias

Quando você encontrar discrepâncias ou diferenças inexplicáveis ​​durante o processo de reconciliação, investigue-as minuciosamente. Entre em contato com as partes relevantes.

Segregar deveres

Implemente um sistema de verificações e balanços separando as responsabilidades de lidar com pagamentos, registrar transações e reconciliar pagamentos.

Processo de Reconciliação de Documentos

Documente seu processo de reconciliação de pagamento, incluindo as etapas seguidas, as ferramentas usadas e quaisquer requisitos específicos.

Procure aconselhamento profissional

Se você encontrar problemas complexos de reconciliação, considere consultar um profissional de contabilidade ou procurar aconselhamento de um consultor financeiro.

Certifique -se de seguir as práticas acima ao tentar automatizar o processo de reconciliação, para remover quaisquer falhas e erros.

Como implementar a reconciliação automatizada de pagamentos?

Nas últimas 3 décadas, o cenário de pagamentos se transformou imensamente. Com vários gateways de pagamento, diferentes taxas de transação e vários métodos de cobrança, fica difícil acompanhar a reconciliação de pagamento manualmente.

Conseqüentemente, na era atual de compras online, o processo manual de reconciliação de pagamentos nunca é suficiente. O processo de Conciliação de pagamentos envolve apenas o cruzamento e correção de omissões nos saldos de sua conta, no que diz respeito a faturas e registros de pagamento.

Assim, para implementar a reconciliação automatizada de pagamentos, tudo o que você precisa é:

• Uma plataforma de processamento de pagamentos que ajuda a armazenar e acompanhar os dados da transação sem esforço.
• Com o exposto acima, um software de faturamento automatizado para disponibilizar documentos sem erros, para o processo de reconciliação de pagamento começar.
• Um software de contabilidade para manter seus livros e armazenar informações sobre clientes e transações feitas sob nomes.
• Além de todos os requisitos, você deve ter um recurso de reconciliação de pagamentos com software que lê as faturas armazenadas e as compara com seu livro razão. Além disso, informá-lo sobre dados ausentes ou discrepâncias.

Graças ao século 21, você não precisa gerenciar tudo separadamente e é fácil automatizar o processo de reconciliação. Consequentemente, será suficiente montar sua plataforma de processamento de pagamentos e integrá-la ao software de contabilidade.

Integração Xero para reconciliação de pagamentos

Xero é um software de contabilidade e é totalmente baseado em nuvem. Isso significa que você pode acessar seus dados financeiros em qualquer lugar por meio de um sistema de computador com conexão à Internet.

Xero é uma ferramenta celebrada. Por exemplo, é estimado por sua interface amigável e recursos de relatórios em tempo real. Os recursos e sua interface de qualidade o tornam uma ferramenta valiosa para empresas de todos os tamanhos.

Além disso, seus recursos de integração com vários aplicativos financeiros, comerciais e de pagamentos permitem maior eficiência.

Em resumo, as principais funções deste software de contabilidade baseado em nuvem incluem:

• reconciliação bancária
• Faturamento e faturamento
• Rastreamento de despesas
• Relatórios e análises
• Aplicativo móvel e integrações
• gestão de folha de pagamento
• Rastreamento de tempo

Como a MakeWebBetter pode ajudar você?

MakeWebBetter é um parceiro de soluções HubSpot Elite. A agência de comércio eletrônico da HubSpot se concentra em aliviar a experiência de comércio eletrônico em todo o mundo, ajudando as empresas a crescer e se tornarem escaláveis.

Entre as soluções de comércio eletrônico oferecidas pela MakeWebBetter, os serviços de integração de comércio eletrônico da HubSpot, desenvolvimento e migração de sites, marketing de entrada e aplicativos como FormPay são a vitória final.

Visão geral do FormPay

FormPay by MakeWebBetter é um aplicativo parceiro da HubSpot. Ele foi projetado para ajudá-lo a aceitar pagamentos em qualquer lugar do mundo. Os pagamentos são ativados aproveitando o acesso aos dados dos formulários da HubSpot que você possui com a versão gratuita da HubSpot.

A ferramenta de pagamento abriga muitos gateways de pagamento - PayPal, Stripe, Amazon Pay, Authprize.net, PayU, Razorpay e Adyen. Com isso, o FormPay habilita os modos de pagamento mais populares para transações online 100% seguras em todo o mundo.

Além disso, o FormPay também possui integração com o Xero para conciliação de pagamentos e faturamento, o que o torna um fabuloso software de conciliação de pagamentos. Além disso, também possui recursos de relatórios e análises com sua colaboração com o Google Analytics e o Microsoft Clarity.

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Recursos do FormPay que se destacam

O FormPay permite que você aceite pagamentos usando a versão gratuita da HubSpot. Ele colabora com vários provedores de gateway de pagamento para facilitar o processamento de pagamentos. Esses gateways usam criptografia de nível superior para armazenar informações do cliente e dados de pagamento.

Além disso, você tem acesso de gerenciamento no aplicativo para formulários de pagamento, transações, dados e recursos que aumentam sua infraestrutura de pagamento. Assim, você obtém tudo para renovar seu serviço de pagamento com o FormPay.

• Alcance Global – Aceite pagamentos em qualquer lugar do mundo.
• Contact Sync – Sincronize todos os seus dados de pagamento no HubSpot como propriedades e listas.
• Múltiplos gateways – PayPal, Stripe, Amazon Pay, Authorize.net, PayU e mais.
• Formas de pagamento personalizáveis ​​– Adapta-se à marca e à versatilidade.
• Cupons de Desconto – Funcionalidade de cupom com formas de pagamento.
• Formulários específicos do produto – Crie produtos e sincronize-os com o HubSpot.
• Integração XERO – Sincronize contatos e faturas com o Xero.
• Reconciliação de pagamento on-line – reconciliação de pagamento habilitada para Xero.
• Handy Management – ​​Monitore ou reaproveite formulários, cupons e produtos.
• Rastreamento de transações – monitore os dados da transação com todos os detalhes.
• Configurações do formulário de doação – Crie formulários de doação especializados.
• Subscription Business – Aceite pagamentos recorrentes.

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Reconciliação automatizada de pagamentos por FormPay

Um software de reconciliação de pagamentos economizará muito (tempo, esforço e dinheiro, é claro). Uma parte do processo de conciliação de pagamentos, ou seja, coleta e organização de dados, já é feito pelo FormPay.

Na verdade, sua responsabilidade é de apenas alguns cliques para configurar a integração para XERO & FormPay. E você pode deixar isso para a automação.

Gerenciamento de contatos

Sem dúvida, o cliente que acabou de comprar de você é o prospect para a próxima compra ou potencial fonte de referência.

É essencial manter registros adequados e listar as atividades e compras realizadas por seus clientes. Evidentemente, isso permite que você se comunique, compartilhe informações e realize campanhas de marketing de qualidade.

Todos esses dados sincronizados no Xero,

• Fornece uma visão geral do histórico de transações de contato.
• Gerencie detalhes de contato e armazene os respectivos documentos para eles.
• Cria Listas e Grupos para organizar seus contatos.

Em seguida, visualize os detalhes das vendas, faturas e pagamentos de um cliente ou fornecedor no Xero Contacts.

Faturas de Pagamento

Por outro lado, o FormPay mantém registros de transações com ele. Isso inclui todas as informações sobre - o gateway de pagamento usado, valor total gasto, ID de referência, data, status e tudo mais.

Além disso, esses dados também são sincronizados com o HubSpot e adicionados aos contatos como eventos da linha do tempo. Depois de configurar a integração do Xero, todos esses dados serão sincronizados com sua conta do Xero.

Reconciliação de Pagamento Online

O FormPay permite a reconciliação de pagamentos online com o Xero. Evidentemente, todos os contatos e faturas de pagamento sincronizados em sua conta Xero tornam o processo de reconciliação de pagamento simples e rápido.

Inquestionavelmente, quanto mais dados confiáveis ​​você tiver, mais fácil será o processo de reconciliação de pagamentos online. É muito mais fácil e tem outras vantagens como:

• Fácil de organizar e gerenciar dados.
• Comparação sem atrito por meio de reconciliação de pagamento automatizada.
• Identificação rápida e fácil alocação de discrepâncias e omissões.
• Maravilhosa interface para realizar conciliação de pagamentos online.

Como ativar a integração Xero para pagamentos?

Reserve 2 minutos e siga estas etapas simples para configurar a integração do FormPay Xero:

• Primeiro, visite o aplicativo FormPay.
• Comece rolando para baixo e clique em Contas de usuário na barra lateral à esquerda.

• Em seguida, vá para Integrações .
• Em seguida, clique no botão Conectar ao Xero . Em seguida, você será redirecionado para a página da Web do Xero.

• Na próxima página, insira suas credenciais do Xero e clique em Login .
• É isso! Sua conta Xero agora será integrada com sucesso ao FormPay.

Benefícios da integração do Xero com o FormPay

Integre o Xero Gratuitamente

A integração Xero é aree. Se você possui uma conta XERO, torna-se extremamente útil manter um registro de todas as suas transações.

Embora esses registros sejam usados ​​principalmente para gerar faturas. Mas também tem outros propósitos – por exemplo, criar segmentação baseada em RFM.

Manter registros de pagamento em tempo real

Por exemplo, digamos que você precise de registros de compra e informações de contato para criar uma experiência personalizada, comunicar, recuperar carrinhos abandonados ou executar campanhas de marketing por e-mail.

No entanto, você estaria disposto a criar uma lista baseada em RFM antes de começar? Claro que não. A maioria dos softwares de processamento de pagamentos, como o FormPay, permite sincronizar registros em tempo real. (FormPay integra-se com as contas HubSpot e Xero).

Sincronização de dados de pagamento sem esforço

Além do rastreamento de transações, essa integração fornecerá à sua conta Xero os dados, incluindo detalhes do cliente, informações criptografadas do cartão e detalhes da transação.

Geração de fatura automatizada

A integração do Xero com o FormPay fornecerá tudo o que você precisa para agilizar o processo de faturamento. Como todos os dados de pagamento e detalhes da transação são sincronizados com sua conta Xero, você pode usar essas informações para gerar faturas.

A essência disso…

A automação é a chave para simplificar operações complexas e aproveitar o tempo economizado. Como parte da contabilidade, a reconciliação de pagamentos é obrigatória e deve ser um processo recorrente.

Embora fazê-lo anualmente resultará em erros humanos, discrepâncias e perda de tempo. A maneira mais segura de realizar um processo de reconciliação de pagamento impecável é integrar a fonte de seus dados de pagamento e faturas com seu software de contabilidade.

É incrível como uma pequena coisa pode desempenhar um grande papel no sucesso geral do negócio. Felicidades em dar um passo em direção a uma coisa dessas.