Czym jest uzgadnianie płatności: rola automatyzacji i najlepsze praktyki

To jest era automatyzacji i sztucznej inteligencji!

Kto chciałby przeciągać ręczne zadania księgowe?

W końcu chodzi o efektywne gospodarowanie czasem.

Prowadzenie rejestrów, przechowywanie niezliczonych dokumentów i paragonów, uzgadnianie płatności i utrzymywanie porządku w kontaktach, rachunkach i fakturowaniu. Uff!!!

To przytłaczające i wszystko to jest kompletnym bałaganem, jeśli robisz to ręcznie.

W konsekwencji rodzi to zapotrzebowanie na oprogramowanie księgowe, którego mamy pod dostatkiem na rynku.

Zasadniczo pytanie brzmi: jak to uprościć i starać się nie mieć bałaganu w oprogramowaniu, które przewija się tam iz powrotem?

Idźmy naprzód.

Kilka statystyk księgowych

• Quickbooks i Xero przodują w najlepszych programach księgowych, mając odpowiednio 35% i 25% udziału w rynku.
• Firmy z księgowością w chmurze mogłyby obsłużyć pięć razy więcej klientów niż przedsiębiorstwa bez księgowości w chmurze.
• 77% ogólnych operacji księgowych można w pełni zautomatyzować, a 12% można zautomatyzować w wysokim stopniu.
• 71% CIO oczekuje, że ich model dostarczania usług wzrośnie dzięki działaniom automatyzacyjnym.
• Na całym świecie jest 3,5 miliona subskrybentów Xero, ustępując jedynie Quickbookowi, który jest bardziej popularny w USA.

Wyjaśnienie uzgadniania płatności

Uzgadnianie płatności to proces dopasowywania księgi głównej do każdej wygenerowanej faktury i paragonu. Tymczasem ma to zapewnić prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, rzetelność ksiąg rachunkowych firmy oraz badanie ewentualnych różnic.

Warunki wstępne procesu uzgadniania płatności to:

• Zapisy dotyczące transakcji – takich jak płatności lub rozliczenia.
• Dostęp do oprogramowania księgowego, arkusza kalkulacyjnego lub systemu przechowywania dokumentacji.
• Firmy mogą również przechowywać paragony, faktury i dokumenty rozliczeniowe.

Co to jest proces uzgadniania płatności?

Zasadniczo proces uzgadniania płatności obejmuje cztery proste kroki. Tutaj są:

Krok 1: Zbieranie dokumentów wewnętrznych

Na początek – proces obejmuje weryfikację transakcji biznesowych i faktur, niezależnie od tego, czy są one przechowywane w oprogramowaniu płatniczym lub księgowym, czy offline. Konieczne jest uzyskanie tych dokumentów bezpośrednio u źródła, a następnie zestawienie ich z dokumentami zewnętrznymi.

Po zakończeniu zbierania danych o wystawionych paragonach lub fakturach i innych powiązanych dokumentach. Następnym krokiem jest znalezienie odpowiednich danych za pomocą firmowego oprogramowania księgowego lub danych konta bankowego, aby je dopasować.

Krok 2: Gromadzenie dokumentów zewnętrznych

Teraz poproś swój bank lub dział finansowy o dostarczenie Ci zewnętrznych zapisów, które pokazują napływ środków. Po uzyskaniu akt, uporządkuj je na tyle, aby można je było porównać z dokumentami wewnętrznymi.

Na koniec będziesz mieć przy sobie wszystkie dane, aby rozpocząć proces uzgadniania.

Krok 3: Porównanie i uzgodnienie płatności

W tym przypadku radzimy skorzystać z narzędzia księgowego, takiego jak Xero, które ułatwia automatyczne uzgadnianie płatności. W przeciwnym razie proces ręcznego przeglądania rekordów wiersz po wierszu może być wyczerpujący i niepewny.

Gdy zautomatyzujesz proces uzgadniania za pomocą oprogramowania do uzgadniania płatności, wszystkie niespójności i pominięcia zostaną oznaczone bez dalszych wysiłków. W przeciwnym razie możesz to zrobić ręcznie.

Po przejściu przez etap porównywania będziesz musiał zbadać rozbieżności, które mogłeś znaleźć podczas porównania.

Krok 4: Zbadaj niespójności

Na koniec należy zająć się pominięciami i rozbieżnościami i zbadać je z odpowiedzialnym działem. I powinno zostać naprawione Zgodnie z wewnętrznymi procesami, niespójności, z którymi masz do czynienia, będą musiały zostać dokładniej zbadane, zanim będziesz mógł zakończyć pojednanie.

W chwili, gdy skończysz naprawiać rozbieżności, proces uzgadniania jest zakończony.

Najlepsze praktyki dotyczące procesu uzgadniania płatności

Oprócz jasnego wyobrażenia o krokach związanych z procesem, przed rozpoczęciem należy wziąć pod uwagę kilka rzeczy. Niezaprzeczalnie istnieje kilka dobrych praktyk, dzięki którym możesz udoskonalić proces pojednania.

Prowadź uporządkowane rejestry

Przechowuj szczegółową i aktualną dokumentację wszystkich płatności przychodzących i wychodzących, w tym faktur, paragonów, wyciągów bankowych i potwierdzeń płatności.

Regularnie godzić się

Regularnie uzgadniaj płatności, najlepiej co miesiąc lub co kwartał. Zapewnia to terminową identyfikację wszelkich rozbieżności lub błędów.

Dopasuj transakcje

Dopasuj każdą transakcję płatniczą do odpowiedniej faktury lub zamówienia klienta. Sprawdź, czy kwota płatności, data i inne szczegóły są zgodne z oryginalną dokumentacją.

Użyj oprogramowania do uzgadniania płatności

Wykorzystaj oprogramowanie księgowe, które zapewnia funkcje automatycznego uzgadniania, aby usprawnić proces i zmniejszyć liczbę błędów ręcznych.

Porównaj wyciągi bankowe

Porównaj swoje wyciągi bankowe z dokumentacją księgową, aby zidentyfikować wszelkie rozbieżności lub brakujące transakcje.

Zbadaj rozbieżności

Jeśli podczas procesu uzgadniania natkniesz się na jakiekolwiek rozbieżności lub niewyjaśnione różnice, dokładnie je zbadaj. Skontaktuj się z odpowiednimi stronami.

Oddziel obowiązki

Wdrożyć system kontroli i sald, oddzielając obowiązki związane z obsługą płatności, rejestrowaniem transakcji i uzgadnianiem płatności.

Proces uzgadniania dokumentów

Udokumentuj proces uzgadniania płatności, w tym wykonane kroki, użyte narzędzia i wszelkie szczególne wymagania.

Zasięgnij profesjonalnej porady

Jeśli napotkasz złożone problemy z uzgodnieniem, rozważ skonsultowanie się z księgowym lub zasięgnięcie porady doradcy finansowego.

Upewnij się, że postępujesz zgodnie z powyższymi praktykami, gdy próbujesz zautomatyzować proces uzgadniania, aby usunąć wszelkie wady i błędy.

Jak wdrożyć automatyczne uzgadnianie płatności?

W ciągu ostatnich 3 dekad krajobraz płatności uległ ogromnej zmianie. Przy wielu bramkach płatniczych, różnych opłatach transakcyjnych i wielu metodach rozliczeniowych trudno jest ręcznie śledzić uzgadnianie płatności.

W związku z tym w dobie zakupów online ręczny proces uzgadniania płatności może nigdy nie wystarczyć. Proces uzgadniania płatności obejmuje jedynie kontrolę krzyżową i poprawianie braków w saldach konta w odniesieniu do faktur i ewidencji płatności.

Tak więc, aby wdrożyć automatyczne uzgadnianie płatności, wystarczy:

• Platforma przetwarzania płatności , która ułatwia przechowywanie i śledzenie danych transakcji.
• Mając powyższe na uwadze, zautomatyzowane oprogramowanie do fakturowania , które zapewnia bezbłędne dokumenty, od samego początku procesu uzgadniania płatności.
• Oprogramowanie księgowe do prowadzenia ksiąg rachunkowych i przechowywania informacji o klientach i transakcjach dokonywanych pod nazwiskiem.
• Poza wszelkimi wymaganiami musisz mieć narzędzie do uzgadniania płatności z oprogramowaniem, które odczytuje zapisane faktury i dopasowuje je do twojej księgi. Poinformuj również o brakujących danych lub rozbieżnościach.

Dzięki XXI wieku nie musisz zarządzać wszystkim osobno i łatwo zautomatyzować proces uzgadniania. W związku z tym wystarczy złożyć platformę do przetwarzania płatności i zintegrować ją z oprogramowaniem księgowym.

Integracja Xero do uzgadniania płatności

Xero to oprogramowanie księgowe i jest całkowicie oparte na chmurze. Oznacza to, że możesz uzyskać dostęp do swoich danych finansowych w dowolnym miejscu za pośrednictwem systemu komputerowego z połączeniem internetowym.

Xero to znane narzędzie. Na przykład jest ceniony za przyjazny dla użytkownika interfejs i możliwości raportowania w czasie rzeczywistym. Funkcje i wysokiej jakości interfejs sprawiają, że jest to cenne narzędzie dla firm każdej wielkości.

Ponadto jego możliwości integracji z różnymi aplikacjami finansowymi, biznesowymi i płatniczymi pozwalają na lepszą wydajność.

Krótko mówiąc, kluczowe funkcje tego oprogramowania księgowego działającego w chmurze obejmują:

• Pojednanie bankowe
• Fakturowanie i rozliczanie
• Śledzenie wydatków
• Raportowanie i analityka
• Aplikacja mobilna i integracje
• Zarządzanie płacami
• Śledzenie czasu

Jak MakeWebBetter może Ci pomóc?

MakeWebBetter jest partnerem rozwiązań HubSpot Elite. Agencja HubSpot eCommerce koncentruje się na łagodzeniu doświadczenia eCommerce na całym świecie, pomagając firmom rozwijać się i stawać się skalowalnymi.

Wśród rozwiązań eCommerce oferowanych przez MakeWebBetter, usługi integracji eCommerce HubSpot, tworzenie i migracja stron internetowych, marketing przychodzący i aplikacje takie jak FormPay to ostateczna wygrana.

Przegląd FormPay

FormPay firmy MakeWebBetter to aplikacja partnerska HubSpot. Został zaprojektowany, aby pomóc Ci akceptować płatności w dowolnym miejscu na świecie. Płatności są możliwe dzięki wykorzystaniu dostępu do danych formularzy HubSpot, które masz w bezpłatnej wersji HubSpot.

Narzędzie płatnicze jest domem dla wielu bramek płatniczych — PayPal, Stripe, Amazon Pay, Authprize.net, PayU, Razorpay i Adyen. Dzięki temu FormPay umożliwia najpopularniejsze tryby płatności dla 100% bezpiecznych transakcji online na całym świecie.

Ponadto FormPay ma również integrację Xero do uzgadniania płatności i fakturowania, co czyni go wspaniałym oprogramowaniem do uzgadniania płatności. Ponadto ma również możliwości raportowania i analizy dzięki współpracy z Google Analytics i Microsoft Clarity.

Utwórz konto HubSpot teraz!

Funkcje FormPay, które się wyróżniają

FormPay umożliwia przyjmowanie płatności za pomocą darmowej wersji HubSpot. Współpracuje z wieloma dostawcami bramek płatniczych w celu ułatwienia przetwarzania płatności. Bramy te wykorzystują szyfrowanie najwyższego poziomu do przechowywania informacji o klientach i danych dotyczących płatności.

Poza tym masz dostęp do zarządzania w aplikacji dla formularzy płatności, transakcji, danych i funkcji, które rozszerzają Twoją infrastrukturę płatniczą. Dzięki FormPay masz wszystko, aby ulepszyć swoją usługę płatniczą.

• Globalny zasięg – Akceptuj płatności w dowolnym miejscu na świecie.
• Synchronizacja kontaktów – Synchronizuj wszystkie dane dotyczące płatności w HubSpot jako właściwości i listy.
• Wiele bramek — PayPal, Stripe, Amazon Pay, Authorize.net, PayU i inne.
• Konfigurowalne formy płatności — pasują do marki i wszechstronności.
• Kupony rabatowe – funkcjonalność kuponów z formami płatności.
• Formularze specyficzne dla produktu – Twórz produkty i synchronizuj je z HubSpot.
• Integracja XERO – Synchronizuj kontakty i faktury z Xero.
• Rekoncyliacja płatności online – Xero umożliwiło rekoncyliację płatności.
• Poręczne zarządzanie — monitoruj lub zmieniaj przeznaczenie formularzy, kuponów i produktów.
• Śledzenie transakcji – Monitoruj dane transakcji ze wszystkimi szczegółami.
• Ustawienia formularza darowizny – Twórz specjalne formularze darowizn.
• Biznes subskrypcyjny — Akceptuj płatności cykliczne.

Potrzebujesz lepszej alternatywy dla HubSpot Payments?

Z Formpay możesz odbierać płatności w HubSpot CRM. W dowolnym miejscu na świecie z dowolną bramą.

Odbieraj płatności w HubSpot!

Automatyczne uzgadnianie płatności przez FormPay

Oprogramowanie do uzgadniania płatności pozwoli Ci dużo zaoszczędzić (oczywiście czas, wysiłek i pieniądze). Część procesu uzgadniania płatności, czyli zbieranie i porządkowanie danych, jest już wykonywana przez FormPay.

W rzeczywistości Twoja odpowiedzialność to tylko kilka kliknięć, aby skonfigurować integrację dla XERO i FormPay. I możesz zostawić to automatyzacji.

Zarządzanie kontaktami

Bez wątpienia klient, który właśnie u Ciebie dokonał zakupu, jest perspektywą kolejnego zakupu lub potencjalnym źródłem referencji.

Niezbędne jest prowadzenie odpowiednich rejestrów i rejestrowanie czynności i zakupów dokonywanych przez klientów. Najwyraźniej umożliwia to komunikację, wymianę informacji i prowadzenie wysokiej jakości kampanii marketingowych.

Wszystkie te dane zsynchronizowane w Xero,

• Daje przegląd historii transakcji kontaktu.
• Zarządzaj danymi kontaktowymi i przechowuj dla nich odpowiednie dokumenty.
• Tworzy listy i grupy w celu uporządkowania kontaktów.

Następnie przeglądaj szczegóły sprzedaży, faktur i płatności klienta lub dostawcy w Xero Contacts.

Faktury płatnicze

Z drugiej strony FormPay przechowuje w nim zapisy transakcji. Obejmuje to wszystkie informacje dotyczące – używanej bramki płatności, całkowitej kwoty wydatków, identyfikatora referencyjnego, daty, statusu i wszystkiego.

Ponadto dane te są również synchronizowane z HubSpot i dodawane do kontaktów jako zdarzenia na osi czasu. Po skonfigurowaniu integracji Xero wszystkie te dane zostaną zsynchronizowane z kontem Xero.

Rozliczanie płatności online

FormPay umożliwia uzgadnianie płatności online z Xero. Najwyraźniej wszystkie kontakty i faktury płatnicze zsynchronizowane na koncie Xero sprawiają, że proces uzgadniania płatności jest bezbolesny i szybki.

Bez wątpienia im bardziej wiarygodne dane, tym płynniejszy proces uzgadniania płatności online. Jest to o wiele łatwiejsze i ma inne zalety, takie jak:

• Łatwe do organizowania i zarządzania danymi.
• Bezproblemowe porównanie dzięki automatycznemu uzgadnianiu płatności.
• Szybka identyfikacja i łatwa alokacja rozbieżności i pominięć.
• Wspaniały interfejs do uzgadniania płatności online.

Jak włączyć integrację Xero dla płatności?

Poświęć 2 minuty i wykonaj te proste kroki, aby skonfigurować FormPay Xero Integration:

• Najpierw odwiedź aplikację FormPay.
• Rozpocznij od przewinięcia w dół, a następnie kliknij Konta użytkowników na pasku bocznym po lewej stronie.

• Następnie przejdź do Integracje .
• Następnie kliknij przycisk Połącz z Xero . Następnie zostaniesz przekierowany na stronę internetową Xero.

• Na następnej stronie wprowadź dane uwierzytelniające Xero i kliknij Zaloguj się .
• Otóż ​​to! Twoje konto Xero zostanie teraz pomyślnie zintegrowane z FormPay.

Korzyści z integracji Xero z FormPay

Zintegruj Xero za darmo

Integracja Xero to obszar. Jeśli masz konto XERO, niezwykle przydatne staje się prowadzenie rejestru wszystkich transakcji.

Chociaż te rekordy są używane głównie do generowania faktur. Ale ma też inne cele – na przykład tworzenie segmentacji opartej na RFM.

Utrzymuj rejestry płatności w czasie rzeczywistym

Załóżmy na przykład, że potrzebujesz rejestrów zakupów i informacji kontaktowych, aby stworzyć spersonalizowaną obsługę, komunikować się, odzyskiwać porzucone koszyki lub prowadzić e-mailowe kampanie marketingowe.

Czy jednak byłbyś skłonny utworzyć listę opartą na RFM przed rozpoczęciem? Oczywiście nie. Większość programów do przetwarzania płatności, takich jak FormPay, umożliwia synchronizację danych w czasie rzeczywistym. (FormPay integruje się z kontami HubSpot i Xero).

Bezproblemowa synchronizacja danych płatności

Oprócz śledzenia transakcji, ta integracja zapewni Twojemu kontu Xero dane, w tym dane klienta, zaszyfrowane informacje o karcie i szczegóły transakcji.

Automatyczne generowanie faktur

Integracja Xero z FormPay zapewni Ci wszystko, czego potrzebujesz, aby usprawnić proces fakturowania. Ponieważ wszystkie dane dotyczące płatności i szczegóły transakcji są synchronizowane z kontem Xero, możesz użyć tych informacji do generowania faktur.

Istota tego…

Automatyzacja jest kluczem do uproszczenia złożonych operacji i wykorzystania zaoszczędzonego czasu. W ramach księgowości uzgadnianie płatności jest obowiązkowe i powinno być procesem powtarzalnym.

Chociaż robienie tego co roku spowoduje ludzkie błędy, rozbieżności i stratę czasu. Najpewniejszym sposobem przeprowadzenia bezbłędnego procesu uzgadniania płatności jest integracja źródła danych płatności i faktur z oprogramowaniem księgowym.

To niesamowite, jak mała rzecz może odegrać dużą rolę w ogólnym sukcesie firmy. Gratulacje za zrobienie kroku w kierunku czegoś takiego.