什么是付款对账：自动化的作用和最佳实践

这是自动化+人工智能的时代！

谁会想要繁琐的手工会计任务呢？

毕竟，这一切都是为了有效利用你的时间。

维护记录、存储无数文档和收据、付款对账，并保持联系人、账单和发票的整洁组织。 唷！！！

如果您手动执行此操作，这将是令人难以承受的，并且所有这些都将变得一团糟。

随后，这就提出了对会计软件的需求，而我们在市场上有大量的会计软件。

本质上，问题是，如何保持简单并尽量避免软件来回混乱？

让我们继续前进。

会计统计很少

• Quickbooks和Xero在顶级会计软件中处于领先地位，市场份额分别为35%和25%。
• 使用云会计的公司可以处理的客户数量是没有云会计的企业的五倍。
• 77% 的一般会计操作可以完全自动化，而 12% 可以高度自动化。
• 71% 的首席信息官预计他们的服务交付模式将因自动化活动而增强。
• Xero在全球有350万订户，仅次于在美国更受欢迎的Quickbook。

付款对账解释

付款对账是将总账与生成的每张发票和收据进行匹配的过程。 同时，这是为了确保正确的簿记、公司账目的准确性以及对任何差异的调查。

付款对账流程的先决条件是：

• 交易记录——例如付款或账单。
• 使用会计软件、电子表格或记录保留系统。
• 企业还可以保存收据、发票和账单文件。

什么是付款对账流程？

本质上，付款对账流程将涉及四个简单的步骤。 他们来了：

第 1 步：收集内部文件

首先，该过程涉及验证您的业务交易和发票，无论是存储在您的支付或会计软件中还是离线。 有必要直接从来源获取这些文件，然后将它们与外部记录进行交叉引用。

一旦您完成了对开具的收据或发票以及其他相关文档的数据收集。 接下来是通过公司会计软件或银行账户数据找到合适的数据，进行匹配。

第 2 步：收集外部文档

现在，请您的银行或财务部门向您提供显示资金流入的外部记录。 获取记录后，将它们组织得足够好，以便根据您的内部文件进行检查。

最后，您将拥有开始对帐过程的所有数据。

第 3 步：比较和核对付款

在这里，建议使用 Xero 等有助于自动付款对账的会计工具。 否则，手动逐行检查记录的过程可能会非常耗时且不可靠。

当您使用付款对账软件自动化对账流程时，所有不一致和遗漏都将被标记，无需任何进一步的努力。 否则，您可以手动执行此操作。

一旦完成比较阶段，您将必须调查比较过程中可能发现的差异。

第 4 步：调查不一致之处

最后，对存在漏报、不符的情况，要及时追究相关部门的责任。 并且应该修复 按照您的内部流程，您正在处理的不一致之处需要进一步调查，然后才能完成协调。

一旦您完成了差异的修复，协调过程就完成了。

付款对账流程的最佳实践

除了清楚地了解该过程中涉及的步骤之外，在开始之前还需要考虑一些事项。 不可否认，有一些最佳实践，您可以遵循这些最佳实践来完善您的对帐流程。

维护有组织的记录

保留所有收款和付款的最新详细记录，包括发票、收据、银行对账单和付款确认。

定期对账

定期（最好每月或每季度）进行付款对账。 这确保及时识别任何差异或错误。

匹配交易

将每笔付款交易与相应的发票或客户订单进行匹配。 验证付款金额、日期和其他详细信息是否与原始文件一致。

使用付款对账软件

利用提供自动对账功能的会计软件来简化流程并减少人为错误。

比较银行对账单

将您的银行对账单与会计记录进行交叉引用，以找出任何差异或遗漏的交易。

调查差异

当您在对账过程中发现任何差异或无法解释的差异时，请彻底调查。 联系相关方。

职责分离

通过分离处理付款、记录交易和核对付款的职责来实施制衡制度。

文件核对流程

记录您的付款对账流程，包括遵循的步骤、使用的工具以及任何具体要求。

寻求专业建议

如果您遇到复杂的对账问题，请考虑咨询会计专业人士或寻求财务顾问的建议。

当您尝试自动化对帐过程时，请确保遵循上述做法，以消除任何缺陷和错误。

如何实现自动付款对账？

在过去的三十年里，支付格局发生了巨大变化。 由于存在多个支付网关、不同的交易费用和多种计费方式，因此很难手动跟踪支付对账。

因此，在当今的在线购物时代，手动付款对账流程永远不够。 付款对账流程仅涉及交叉检查和修复您的账户余额中与发票和付款记录有关的遗漏。

因此，要实现自动付款对账，您需要做的是：

• 一个支付处理平台，可帮助轻松存储和跟踪交易数据。
• 有了上述内容，自动发票软件可以利用无错误的文档，开始付款对账流程。
• 一种会计软件，用于维护您的分类账并存储有关客户和名下交易的信息。
• 除了所有必要条件之外，您还必须拥有一个付款对账工具，其中包含可以读取存储的发票并将其与您的分类账进行匹配的软件。 另外，告诉您丢失的数据或差异。

感谢 21 世纪，您无需单独管理所有内容，并且可以轻松实现对账流程的自动化。 因此，整合您的支付处理平台并将其与会计软件集成就足够了。

用于付款对账的 Xero 集成

Xero 是一款会计软件，完全基于云。 这意味着您可以通过具有互联网连接的计算机系统在任何地方访问您的财务数据。

Xero 是一个著名的工具。 例如，它因其用户友好的界面和实时报告功能而受到推崇。 其功能和优质界面使其成为各种规模企业的宝贵工具。

此外，其与各种金融、商业和支付应用程序的集成功能可以提高效率。

简而言之，这款基于云的会计软件的主要功能包括：

• 银行往来调节表
• 发票和计费
• 费用追踪
• 报告和分析
• 移动应用程序和集成
• 薪资管理
• 时间跟踪

MakeWebBetter 如何帮助您？

MakeWebBetter 是 HubSpot Elite 解决方案合作伙伴。 HubSpot 电子商务机构专注于改善全球电子商务体验，帮助企业发展并实现可扩展。

在 MakeWebBetter 提供的电子商务解决方案中，HubSpot 电子商务集成服务、网站开发和迁移、入站营销和 FormPay 等应用程序是最终的胜利。

表单支付概述

MakeWebBetter 的 FormPay 是 HubSpot 合作伙伴应用程序。 它旨在帮助您在世界任何地方接受付款。 通过利用免费 HubSpot 版本对 HubSpot 表单数据的访问来启用付款。

该支付工具是许多支付网关的所在地——PayPal、Stripe、Amazon Pay、Authprize.net、PayU、Razorpay 和 Adyen。 借此，FormPay 支持全球最流行的支付模式，实现 100% 安全的在线交易。

此外，FormPay 还集成了 Xero，用于支付对账和开具发票，这使其成为一款出色的支付对账软件。 此外，它还通过与 Google Analytics 和 Microsoft Clarity 的合作提供报告和分析功能。

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FormPay 的突出功能

FormPay 允许您使用免费的 HubSpot 版本接受付款。 它与多个支付网关提供商合作以促进支付处理。 这些网关使用顶级加密来存储客户信息和支付数据。

除此之外，您还可以对支付表单、交易、数据和增强支付基础设施的功能进行应用内管理访问。 因此，您可以通过 FormPay 获得改进支付服务的一切。

• 全球覆盖– 接受世界任何地方的付款。
• 联系人同步– 将 HubSpot 中的所有付款数据同步为属性和列表。
• 多个网关– PayPal、Stripe、Amazon Pay、Authorize.net、PayU 等。
• 可定制的付款方式– 适合品牌和多功能性。
• 折扣优惠券– 具有付款形式的优惠券功能。
• 产品特定表格– 创建产品并将其与 HubSpot 同步。
• XERO 集成– 与 Xero 同步联系人和发票。
• 在线支付对账– Xero 支持支付对账。
• 便捷管理– 监控或重新利用表格、优惠券和产品。
• 交易跟踪– 监控交易数据的所有细节。
• 捐赠表格设置– 创建专门的捐赠表格。
• 订阅业务——接受定期付款。

需要更好的 HubSpot 支付替代方案吗？

通过 Formpay，您可以在 HubSpot CRM 中收款。 世界上任何地方都有任何网关。

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FormPay 自动付款对账

付款对账软件将为您节省很多（当然，时间、精力和金钱）。 支付对账流程的一部分，即收集和组织数据，已经由 FormPay 完成。

事实上，您只需点击几下即可设置 XERO 和 FormPay 的集成。 您可以将其留给自动化。

联系人管理

毫无疑问，刚刚向您购买产品的客户是下一次购买的潜在客户或潜在的参考来源。

维护正确的记录并记录客户进行的活动和购买至关重要。 显然，这使您能够沟通、共享信息并开展高质量的营销活动。

所有这些数据都在 Xero 中同步，

• 为您提供联系人交易历史的概览。
• 管理联系方式并为他们存储相应的文档。
• 创建列表和组来组织您的联系人。

随后，在 Xero Contacts 中查看客户或供应商的销售、发票和付款的详细信息。

付款发票

另一方面，FormPay 会保存交易记录。 这包括所有相关信息 - 使用的支付网关、总支出金额、参考 ID、日期、状态以及所有内容。

此外，这些数据也会同步到 HubSpot 中，并作为时间线事件添加到联系人中。 一旦您设置了 Xero 集成，所有这些数据都将同步到您的 Xero 帐户。

在线支付对账

FormPay 支持与 Xero 进行在线支付对账。 显然，您的 Xero 帐户中同步的所有联系人和付款发票使付款对账过程变得轻松快捷。

毫无疑问，您拥有的数据越可靠，在线支付对账过程就越顺利。 它更容易，并且还有其他好处，例如：

• 易于组织和管理数据。
• 通过自动付款对账进行无摩擦比较。
• 快速识别并轻松分配差异和遗漏。
• 执行在线支付对账的奇妙界面。

如何启用 Xero 集成支付？

花 2 分钟时间，按照以下简单步骤设置 FormPay Xero 集成：

• 首先，访问 FormPay 应用程序。
• 首先向下滚动，然后单击左侧边栏中的“用户帐户” 。

• 然后，转到集成。
• 接下来，单击“连接到 Xero”按钮。 然后，您将被重定向到 Xero 的网页。

• 在下一页上，输入您的 Xero 凭据并单击“登录” 。
• 就是这样！ 您的 Xero 帐户现在将成功集成到 FormPay 中。

Xero 与 FormPay 集成的优势

免费集成 Xero

Xero 集成非常好。 如果您拥有 XERO 账户，那么保存所有交易记录就变得非常方便。

不过，这些记录主要用于生成发票。 但是，它还有其他目的 - 例如，创建基于 RFM 的分段。

维护实时付款记录

例如，假设您需要购买记录和联系信息来创建个性化体验、沟通、恢复废弃的购物车或开展电子邮件营销活动。

然而，您愿意在开始之前创建一个基于 RFM 的列表吗？ 当然不是。 大多数支付处理软件（例如 FormPay）允许您实时同步记录。 （FormPay 与 HubSpot 和 Xero 帐户集成）。

轻松支付数据同步

除了交易跟踪之外，此集成还将向您的 Xero 帐户提供数据，包括客户详细信息、加密卡信息和交易详细信息。

自动生成发票

将 Xero 与 FormPay 集成将为您提供简化发票流程所需的一切。 由于所有付款数据和交易详细信息都会同步到您的 Xero 帐户，因此您可以使用此信息来生成发票。

它的要点...

自动化是简化复杂操作和利用节省的时间的关键。 作为会计的一部分，付款对账是强制性的，并且应该是一个重复的过程。

尽管如此，每年这样做都会导致人为错误、差异和时间浪费。 实现完美付款对账流程的最可靠方法是将付款数据和发票的来源与会计软件集成。

令人惊奇的是，一件小事如何能够在企业的整体成功中发挥重要作用。 为朝着这样的事情迈出一步而欢呼。