Apa itu Rekonsiliasi Pembayaran: Peran Otomasi & Praktik Terbaik

Ini adalah era otomatisasi & AI!

Siapa yang ingin hambatan tugas akuntansi manual?

Lagi pula, ini semua tentang menjadi efisien dengan waktu Anda.

Memelihara catatan, menyimpan dokumen & tanda terima yang tak terhitung jumlahnya, rekonsiliasi pembayaran, dan menjaga organisasi kontak, tagihan, & faktur yang rapi. Fiuh!!!

Ini luar biasa dan semua ini benar-benar berantakan jika Anda melakukannya secara manual.

Selanjutnya, hal ini menimbulkan kebutuhan akan software akuntansi yang melimpah di pasaran.

Pada dasarnya, pertanyaannya adalah, bagaimana membuatnya tetap sederhana dan mencoba agar perangkat lunak tidak bolak-balik?

Ayo maju.

Sedikit Statistik Akuntansi

• Quickbooks & Xero memimpin dalam perangkat lunak akuntansi teratas dengan pangsa pasar masing-masing 35% & 25%.
• Perusahaan dengan cloud accounting dapat menangani klien lima kali lebih banyak daripada bisnis tanpa cloud accounting.
• 77% dari operasi akuntansi umum dapat sepenuhnya otomatis sementara 12% dapat sangat otomatis.
• 71% CIO berharap model penyampaian layanan mereka meningkat karena aktivitas otomasi.
• Ada 3,5 juta pelanggan Xero di seluruh dunia, nomor dua setelah Quickbook yang lebih populer di AS.

Rekonsiliasi Pembayaran Dijelaskan

Rekonsiliasi Pembayaran adalah proses mencocokkan Buku Besar Anda dengan setiap faktur dan tanda terima yang dihasilkan. Sementara itu, hal ini untuk memastikan pembukuan yang tepat, keakuratan rekening perusahaan, dan investigasi perbedaan.

Prasyarat proses Rekonsiliasi Pembayaran adalah:

• Catatan transaksi – seperti pembayaran atau penagihan.
• Akses ke software akuntansi, spreadsheet, atau Record Retention System.
• Bisnis juga dapat menyimpan tanda terima, faktur, dan dokumen penagihan.

Apa itu Proses Rekonsiliasi Pembayaran?

Pada dasarnya, proses rekonsiliasi pembayaran akan melibatkan empat langkah sederhana. Di sini mereka:

Langkah 1: Mengumpulkan Dokumen Internal

Untuk memulai – prosesnya melibatkan verifikasi transaksi dan faktur bisnis Anda, baik yang disimpan di pembayaran atau perangkat lunak akuntansi atau offline. Penting untuk mendapatkan dokumen-dokumen ini langsung dari asalnya dan kemudian melakukan referensi silang dengan catatan eksternal.

Sekali, Anda selesai mengumpulkan data tentang kuitansi atau faktur yang dikeluarkan dan dokumen terkait lainnya. Berikutnya adalah menemukan data yang sesuai melalui perangkat lunak akuntansi perusahaan atau data rekening bank, untuk dicocokkan.

Langkah 2: Mengumpulkan Dokumen Eksternal

Sekarang, minta bank atau departemen keuangan Anda untuk memberi Anda catatan eksternal yang menunjukkan aliran dana masuk. Setelah mendapatkan catatan, buatlah agar cukup terorganisir untuk diperiksa terhadap dokumen internal Anda.

Terakhir, Anda akan memiliki semua data untuk memulai proses rekonsiliasi.

Langkah 3: Membandingkan dan Merekonsiliasi Pembayaran

Di sini, disarankan untuk menggunakan alat akuntansi seperti Xero yang memfasilitasi rekonsiliasi pembayaran otomatis. Jika tidak, proses menelusuri catatan Anda baris demi baris secara manual bisa melelahkan dan tidak dapat diandalkan.

Saat Anda mengotomatiskan proses rekonsiliasi menggunakan perangkat lunak rekonsiliasi pembayaran, semua inkonsistensi & kelalaian akan ditandai tanpa upaya lebih lanjut. Jika tidak, Anda dapat melakukannya secara manual.

Setelah Anda melewati tahap perbandingan, bersih Anda harus menyelidiki perbedaan yang mungkin Anda temukan selama perbandingan.

Langkah 4: Selidiki Inkonsistensi

Terakhir, kelalaian dan ketidaksesuaian harus diperhatikan dan diselidiki dengan tanggung jawab departemen. Dan harus diperbaiki Sesuai dengan proses internal Anda, ketidakkonsistenan yang Anda hadapi perlu diselidiki lebih lanjut sebelum Anda dapat menyelesaikan rekonsiliasi.

Saat Anda selesai memperbaiki perbedaan, proses rekonsiliasi selesai.

Praktik Terbaik Untuk Proses Rekonsiliasi Pembayaran

Selain memiliki gagasan yang jelas tentang langkah-langkah yang terlibat dalam proses, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan sebelum Anda mulai. Tidak dapat disangkal, ada beberapa praktik terbaik yang dapat Anda ikuti untuk menyempurnakan proses rekonsiliasi Anda.

Memelihara Catatan Terorganisir

Simpan catatan terperinci dan terkini dari semua pembayaran masuk dan keluar, termasuk faktur, kuitansi, laporan bank, dan konfirmasi pembayaran.

Rekonsiliasi Secara Teratur

Lakukan rekonsiliasi pembayaran secara teratur, sebaiknya bulanan atau triwulanan. Ini memastikan identifikasi tepat waktu dari setiap perbedaan atau kesalahan.

Transaksi Pertandingan

Cocokkan setiap transaksi pembayaran dengan faktur atau pesanan pelanggan yang sesuai. Verifikasi bahwa jumlah pembayaran, tanggal, dan detail lainnya sesuai dengan dokumentasi asli.

Gunakan Perangkat Lunak Rekonsiliasi Pembayaran

Manfaatkan perangkat lunak akuntansi yang menyediakan fitur rekonsiliasi otomatis, untuk merampingkan proses dan mengurangi kesalahan manual.

Bandingkan Laporan Bank

Referensi silang laporan bank Anda dengan catatan akuntansi Anda untuk mengidentifikasi perbedaan atau transaksi yang hilang.

Menyelidiki Perbedaan

Ketika Anda menemukan ketidaksesuaian atau perbedaan yang tidak dapat dijelaskan selama proses rekonsiliasi, selidiki secara menyeluruh. Hubungi pihak terkait.

Memisahkan Tugas

Terapkan sistem check and balances dengan memisahkan tanggung jawab penanganan pembayaran, pencatatan transaksi, dan rekonsiliasi pembayaran.

Proses Rekonsiliasi Dokumen

Dokumentasikan proses rekonsiliasi pembayaran Anda, termasuk langkah-langkah yang diikuti, alat yang digunakan, dan persyaratan khusus apa pun.

Cari Saran Profesional

Jika Anda menghadapi masalah rekonsiliasi yang rumit, pertimbangkan untuk berkonsultasi dengan profesional akuntansi atau mencari nasihat dari penasihat keuangan.

Pastikan Anda mengikuti praktik di atas saat Anda mencoba untuk mengotomatiskan proses rekonsiliasi, untuk menghilangkan kekurangan dan kesalahan.

Bagaimana Menerapkan Rekonsiliasi Pembayaran Otomatis?

Dalam 3 dekade terakhir, lanskap pembayaran telah sangat berubah. Dengan beberapa gateway pembayaran, biaya transaksi yang berbeda, dan beberapa metode penagihan, sulit untuk mengikuti rekonsiliasi pembayaran secara manual.

Akibatnya, di era pembelian online saat ini, proses rekonsiliasi pembayaran manual tidak akan pernah cukup. Proses Rekonsiliasi pembayaran hanya melibatkan pemeriksaan silang dan memperbaiki kelalaian dalam saldo rekening Anda, sehubungan dengan tagihan dan catatan pembayaran.

Jadi, untuk menerapkan rekonsiliasi pembayaran otomatis, yang Anda butuhkan hanyalah:

• Platform pemrosesan pembayaran yang membantu menyimpan dan melacak data transaksi dengan mudah.
• Dengan hal di atas, Perangkat lunak faktur otomatis untuk memanfaatkan dokumen bebas kesalahan, untuk memulai proses rekonsiliasi pembayaran.
• Perangkat lunak akuntansi untuk memelihara buku besar Anda dan menyimpan informasi mengenai pelanggan dan transaksi yang dilakukan atas nama.
• Selain setiap persyaratan, Anda harus memiliki fasilitas rekonsiliasi pembayaran dengan perangkat lunak yang membaca faktur tersimpan dan mencocokkannya dengan buku besar Anda. Juga, beri tahu Anda tentang data yang hilang atau perbedaan.

Berkat abad ke-21, Anda tidak perlu mengelola semuanya secara terpisah dan mudah untuk mengotomatiskan proses rekonsiliasi. Akibatnya, menggabungkan platform pemrosesan pembayaran Anda dan mengintegrasikannya dengan perangkat lunak akuntansi sudah cukup.

Integrasi Xero untuk Rekonsiliasi Pembayaran

Xero adalah perangkat lunak akuntansi dan sepenuhnya berbasis cloud. Artinya, Anda dapat mengakses data keuangan Anda di mana saja melalui sistem komputer dengan koneksi internet.

Xero adalah alat yang terkenal. Misalnya, itu dihargai karena antarmuka yang ramah pengguna dan kemampuan pelaporan waktu nyata. Fitur dan antarmuka berkualitas menjadikannya alat yang berharga untuk bisnis dari semua ukuran.

Selain itu, kemampuan integrasinya dengan berbagai aplikasi keuangan, bisnis, dan pembayaran memungkinkan peningkatan efisiensi.

Singkatnya, fungsi utama dari perangkat lunak akuntansi berbasis cloud ini meliputi:

• Rekonsiliasi bank
• Penagihan dan penagihan
• Pelacakan biaya
• Pelaporan dan analitik
• Aplikasi seluler dan integrasi
• Manajemen penggajian
• Pelacakan waktu

Bagaimana MakeWebBetter Dapat Membantu Anda?

MakeWebBetter adalah mitra solusi HubSpot Elite. Agensi eCommerce HubSpot berfokus untuk meringankan pengalaman eCommerce di seluruh dunia, membantu bisnis tumbuh dan menjadi skalabel.

Di antara solusi eCommerce yang ditawarkan oleh MakeWebBetter, layanan integrasi eCommerce HubSpot, pengembangan & migrasi situs web, pemasaran masuk, dan aplikasi seperti FormPay adalah kemenangan akhir.

Ikhtisar FormPay

FormPay oleh MakeWebBetter adalah aplikasi mitra HubSpot. Ini dirancang untuk membantu Anda menerima pembayaran di mana saja di dunia. Pembayaran diaktifkan dengan memanfaatkan akses ke data formulir HubSpot yang Anda miliki dengan versi HubSpot gratis.

Alat pembayaran adalah rumah bagi banyak gateway pembayaran — PayPal, Stripe, Amazon Pay, Authprize.net, PayU, Razorpay, dan Adyen. Dengan ini, FormPay memungkinkan mode pembayaran paling populer untuk transaksi online aman 100% di seluruh dunia.

Selain itu, FormPay juga memiliki integrasi Xero untuk rekonsiliasi pembayaran dan penagihan, yang menjadikannya perangkat lunak rekonsiliasi pembayaran yang luar biasa. Selain itu, ia juga memiliki kemampuan pelaporan dan analitik dengan kolaborasinya dengan Google Analytics dan Microsoft Clarity.

Buat Akun HubSpot Sekarang!

Fitur FormPay Yang Menonjol

FormPay memungkinkan Anda menerima pembayaran menggunakan versi HubSpot gratis. Ini bekerja sama dengan beberapa penyedia gateway pembayaran untuk memfasilitasi pemrosesan pembayaran. Gateway ini menggunakan enkripsi tingkat atas untuk menyimpan informasi pelanggan dan data pembayaran.

Selain itu, Anda memiliki akses manajemen dalam aplikasi untuk formulir pembayaran, transaksi, data, dan fitur yang menambah infrastruktur pembayaran Anda. Jadi, Anda mendapatkan segalanya untuk mengubah layanan pembayaran Anda dengan FormPay.

• Jangkauan Global – Terima Pembayaran di mana saja di dunia.
• Sinkronisasi Kontak – Sinkronkan semua data pembayaran Anda di HubSpot sebagai properti dan daftar.
• Beberapa Gateway – PayPal, Stripe, Amazon Pay, Authorize.net, PayU & lainnya.
• Formulir Pembayaran yang Dapat Disesuaikan – Merek yang sesuai & keserbagunaan.
• Kupon Diskon – Fungsi kupon dengan formulir pembayaran.
• Formulir khusus produk – Buat produk dan sinkronkan dengan HubSpot.
• Integrasi XERO – Sinkronkan kontak & faktur dengan Xero.
• Rekonsiliasi Pembayaran Online – Xero mengaktifkan rekonsiliasi pembayaran.
• Handy Management – ​​Pantau atau gunakan ulang formulir, kupon & produk.
• Pelacakan Transaksi – Pantau data transaksi dengan semua detailnya.
• Pengaturan Formulir Donasi – Buat formulir donasi khusus.
• Bisnis Berlangganan – Terima pembayaran berulang.

Perlu alternatif Pembayaran HubSpot yang lebih baik?

Dengan Formpay Anda dapat mengumpulkan pembayaran di HubSpot CRM. Di mana saja di dunia dengan gateway apa pun.

Kumpulkan Pembayaran di HubSpot!

Rekonsiliasi Pembayaran Otomatis oleh FormPay

Perangkat lunak rekonsiliasi pembayaran akan menghemat banyak (waktu, tenaga & uang tentunya). Bagian dari proses rekonsiliasi pembayaran yaitu pengumpulan dan pengorganisasian data, sudah dilakukan oleh FormPay.

Faktanya, tanggung jawab Anda hanya dengan beberapa klik untuk menyiapkan integrasi XERO & FormPay. Dan Anda dapat menyerahkannya pada otomatisasi.

Manajemen Kontak

Tidak diragukan lagi, pelanggan yang baru saja membeli dari Anda adalah prospek untuk pembelian berikutnya atau sumber referensi potensial.

Sangat penting untuk menyimpan catatan yang tepat dan mendaftarkan aktivitas & pembelian yang dilakukan oleh pelanggan Anda. Terbukti, ini memberdayakan Anda untuk berkomunikasi, berbagi informasi, dan melakukan kampanye pemasaran yang berkualitas.

Semua data ini disinkronkan di Xero,

• Memberi Anda ikhtisar tentang riwayat transaksi kontak.
• Kelola detail kontak dan simpan dokumen masing-masing untuk mereka.
• Membuat Daftar dan Grup untuk mengatur kontak Anda.

Setelah itu, lihat detail penjualan, faktur, dan pembayaran pelanggan atau pemasok di Xero Contacts.

Faktur Pembayaran

Di sisi lain, FormPay menyimpan catatan transaksi dengannya. Ini mencakup semua informasi mengenai – gateway pembayaran yang digunakan, jumlah total pembelanjaan, id referensi, tanggal, status, dan semuanya.

Selain itu, data ini juga disinkronkan ke HubSpot dan ditambahkan ke kontak sebagai peristiwa garis waktu. Setelah Anda menyiapkan integrasi Xero, semua data ini akan disinkronkan ke akun Xero Anda.

Rekonsiliasi Pembayaran Online

FormPay memungkinkan rekonsiliasi pembayaran online dengan Xero. Terbukti, semua kontak & faktur pembayaran yang disinkronkan di akun Xero Anda membuat proses rekonsiliasi pembayaran menjadi mudah dan cepat.

Tidak diragukan lagi, semakin andal data yang Anda miliki, semakin lancar proses rekonsiliasi pembayaran online. Ini jauh lebih mudah dan memiliki fasilitas lain seperti:

• Mudah mengatur dan mengelola data.
• Perbandingan tanpa gesekan melalui rekonsiliasi pembayaran otomatis.
• Identifikasi cepat dan alokasi perbedaan dan kelalaian yang mudah.
• Antarmuka yang luar biasa untuk melakukan rekonsiliasi pembayaran online.

Bagaimana cara mengaktifkan Integrasi Xero Untuk Pembayaran?

Luangkan 2 menit dan ikuti langkah-langkah sederhana ini untuk menyiapkan Integrasi FormPay Xero:

• Pertama, kunjungi aplikasi FormPay.
• Mulailah dengan menggulir ke bawah lalu klik Akun Pengguna dari sidebar di sebelah kiri.

• Lalu, buka Integrasi .
• Selanjutnya, klik tombol Hubungkan ke Xero . Kemudian, Anda akan dialihkan ke halaman web Xero.

• Di halaman berikutnya, masukkan kredensial Xero Anda dan klik Masuk .
• Itu dia! Akun Xero Anda sekarang akan berhasil diintegrasikan ke dalam FormPay.

Manfaat Integrasi Xero dengan FormPay

Integrasikan Xero Gratis

Integrasi Xero adalah aree. Jika Anda memiliki akun XERO, maka akan sangat berguna untuk mencatat semua transaksi Anda.

Meskipun, catatan ini terutama digunakan untuk menghasilkan faktur. Namun, ia juga memiliki tujuan lain – misalnya, membuat segmentasi berbasis RFM.

Pertahankan Catatan Pembayaran Real-Time

Misalnya, Anda memerlukan catatan pembelian dan informasi kontak untuk membuat pengalaman yang dipersonalisasi, berkomunikasi, memulihkan keranjang yang ditinggalkan, atau menjalankan kampanye pemasaran email.

Namun, apakah Anda bersedia membuat daftar berbasis RFM sebelum memulai? Tentu saja tidak. Sebagian besar perangkat lunak pemrosesan pembayaran seperti FormPay memungkinkan Anda menyinkronkan catatan secara real-time. (FormPay terintegrasi dengan akun HubSpot & Xero).

Sinkronisasi Data Pembayaran yang Mudah

Selain pelacakan transaksi, integrasi ini akan memberikan data akun Xero Anda termasuk detail pelanggan, informasi kartu terenkripsi, dan detail transaksi.

Pembuatan Faktur Otomatis

Mengintegrasikan Xero dengan FormPay akan memberi Anda semua yang Anda butuhkan untuk merampingkan proses penagihan. Karena semua data pembayaran & detail transaksi disinkronkan ke akun Xero Anda, Anda dapat menggunakan informasi ini untuk membuat faktur.

Intinya…

Otomasi adalah kunci untuk menyederhanakan operasi yang rumit dan memanfaatkan waktu yang dihemat. Sebagai bagian dari akuntansi, rekonsiliasi pembayaran adalah wajib dan harus menjadi proses yang berulang.

Padahal, melakukannya setiap tahun akan mengakibatkan kesalahan manusia, ketidaksesuaian, dan pemborosan waktu. Cara paling pasti untuk mencapai proses rekonsiliasi pembayaran yang sempurna adalah dengan mengintegrasikan sumber data pembayaran dan faktur Anda dengan perangkat lunak akuntansi Anda.

Sungguh menakjubkan bagaimana hal kecil dapat memainkan peran besar dalam kesuksesan bisnis secara keseluruhan. Bersulang untuk mengambil langkah menuju satu hal seperti itu.