ما هي تسوية المدفوعات: دور الأتمتة وأفضل الممارسات

هذا هو عصر الأتمتة والذكاء الاصطناعي!

من الذي يريد سحب مهام المحاسبة اليدوية؟

بعد كل شيء ، الأمر كله يتعلق بكفاءة وقتك.

الاحتفاظ بالسجلات وتخزين عدد لا يحصى من المستندات والإيصالات وتسوية المدفوعات ومواكبة التنظيم المنظم للاتصالات والفواتير والفواتير. تفو !!!

إنه أمر ساحق وكل هذه فوضى كاملة إذا قمت بذلك يدويًا.

وبالتالي ، فإن هذا يثير الحاجة إلى برامج المحاسبة ، والتي لدينا وفرة في السوق.

في الأساس ، السؤال هو ، كيف تبقي الأمر بسيطًا وتحاول ألا يكون لديك فوضى من البرامج ذهابًا وإيابًا؟

دعونا المضي قدما.

عدد قليل من الإحصائيات المحاسبية

• تتصدر شركة Quickbooks و Xero أفضل برامج المحاسبة بحصة سوقية تبلغ 35٪ و 25٪ على التوالي.
• يمكن للشركات التي لديها محاسبة سحابية أن تتعامل مع عملاء أكثر بخمس مرات من الشركات بدون محاسبة سحابية.
• 77٪ من عمليات المحاسبة العامة يمكن أن تكون مؤتمتة بالكامل بينما 12٪ يمكن أن تكون مؤتمتة للغاية.
• يتوقع 71٪ من الرؤساء التنفيذيين زيادة نموذج تقديم الخدمات لديهم على حساب أنشطة الأتمتة.
• يوجد 3.5 مليون مشترك في Xero في جميع أنحاء العالم ، في المرتبة الثانية بعد Quickbook وهو الأكثر شهرة في الولايات المتحدة.

شرح تسوية المدفوعات

تسوية المدفوعات هي عملية مطابقة دفتر الأستاذ العام الخاص بك مع كل فاتورة وإيصال يتم إنشاؤه. وفي الوقت نفسه ، هذا لضمان إمساك الدفاتر بشكل صحيح ودقة حسابات الشركة والتحقيق في أي اختلافات.

المتطلبات الأساسية لعملية تسوية المدفوعات هي:

• سجلات المعاملات - مثل الدفع أو الفواتير.
• الوصول إلى برامج المحاسبة أو جدول البيانات أو نظام الاحتفاظ بالسجلات.
• قد تقوم الشركات أيضًا بحفظ الإيصالات والفواتير وأوراق الفواتير.

ما هي عملية تسوية المدفوعات؟

بشكل أساسي ، ستشمل عملية تسوية الدفع أربع خطوات بسيطة. ها هم:

الخطوة الأولى: جمع المستندات الداخلية

للبدء - تتضمن العملية التحقق من معاملاتك التجارية وفواتيرك ، سواء كانت مخزنة في برنامج الدفع أو المحاسبة الخاص بك أو في وضع عدم الاتصال. من الضروري الحصول على هذه المستندات مباشرة من أصلها ثم الرجوع إليها مع السجلات الخارجية.

بمجرد الانتهاء من جمع البيانات حول الإيصالات أو الفواتير الصادرة والمستندات الأخرى ذات الصلة. التالي هو العثور على البيانات المناسبة من خلال برنامج محاسبة الشركة أو بيانات الحساب المصرفي ، لمطابقتها.

الخطوة الثانية: جمع المستندات الخارجية

الآن ، اطلب من البنك أو القسم المالي الذي تتعامل معه تزويدك بالسجلات الخارجية التي توضح تدفق الأموال. بعد الحصول على السجلات ، اجعلها منظمة بدرجة كافية ليتم فحصها مقابل مستنداتك الداخلية.

أخيرًا ، سيكون لديك جميع البيانات معك لبدء عملية التسوية.

الخطوة الثالثة: مقارنة المدفوعات وتسويتها

هنا ، يُنصح باستخدام أداة محاسبة مثل Xero التي تسهل تسوية المدفوعات التلقائية. خلاف ذلك ، قد تكون عملية استعراض سجلاتك يدويًا سطراً بسطر مرهقة وغير موثوقة.

عندما تقوم بأتمتة عملية التسوية باستخدام برنامج تسوية المدفوعات ، فسيتم وضع علامة على جميع التناقضات والسهو دون بذل أي جهد إضافي. خلاف ذلك ، يمكنك القيام بذلك يدويًا.

بمجرد أن تمر بمرحلة المقارنة ، سيتعين عليك البحث عن التناقضات التي قد تكون وجدتها أثناء المقارنة.

الخطوة 4: تقصي التناقضات

أخيرًا ، يجب معالجة الإغفالات والتناقضات والتحقيق فيها مع الإدارة المسؤولة. ويجب إصلاحها بعد اتباعها بما يتماشى مع عملياتك الداخلية ، ستحتاج التناقضات التي تتعامل معها إلى مزيد من التحقيق قبل أن تتمكن من إكمال التسوية.

في اللحظة التي تنتهي فيها من إصلاح التناقضات ، تكتمل عملية التسوية بعد ذلك.

أفضل الممارسات لعملية تسوية المدفوعات

إلى جانب وجود فكرة واضحة عن الخطوات المتضمنة في العملية ، هناك بعض الأشياء التي يجب مراعاتها قبل أن تبدأ. لا يمكن إنكاره ، هناك عدد قليل من أفضل الممارسات ، والتي يمكنك اتباعها لإتقان عملية المصالحة الخاصة بك.

حافظ على السجلات المنظمة

احتفظ بسجلات مفصلة ومحدثة لجميع المدفوعات الواردة والصادرة ، بما في ذلك الفواتير والإيصالات وكشوف الحسابات المصرفية وتأكيدات الدفع.

التوفيق بشكل منتظم

إجراء تسوية المدفوعات على أساس منتظم ، ويفضل أن يكون ذلك شهريًا أو ربع سنويًا. هذا يضمن تحديد أي تناقضات أو أخطاء في الوقت المناسب.

معاملات المباراة

قم بمطابقة كل معاملة دفع مع الفاتورة المقابلة أو أمر العميل. تحقق من أن مبلغ الدفعة والتاريخ والتفاصيل الأخرى تتماشى مع الوثائق الأصلية.

استخدم برنامج تسوية المدفوعات

استخدم برامج المحاسبة التي توفر ميزات التسوية الآلية لتبسيط العملية وتقليل الأخطاء اليدوية.

قارن كشوف الحسابات البنكية

قم بمراجعة كشوف حسابك المصرفي مع سجلاتك المحاسبية لتحديد أي تباينات أو معاملات مفقودة.

تحقق من التناقضات

عندما تصادف أي تناقضات أو اختلافات غير مبررة أثناء عملية التسوية ، تحقق منها بدقة. الاتصال بالأطراف ذات الصلة.

واجبات منفصلة

تنفيذ نظام الشيكات والأرصدة من خلال فصل مسؤوليات معالجة المدفوعات وتسجيل المعاملات وتسوية المدفوعات.

عملية تسوية الوثائق

قم بتوثيق عملية تسوية المدفوعات الخاصة بك ، بما في ذلك الخطوات المتبعة والأدوات المستخدمة وأي متطلبات محددة.

اطلب المشورة المهنية

إذا واجهت مشكلات تسوية معقدة ، ففكر في استشارة أخصائي محاسبة أو طلب المشورة من مستشار مالي.

تأكد من اتباع الممارسات المذكورة أعلاه عندما تحاول أتمتة عملية التسوية ، وذلك لإزالة أي عيوب وأخطاء.

كيف يتم تنفيذ تسوية الدفع الآلي؟

في العقود الثلاثة الماضية ، تغير مشهد المدفوعات بشكل كبير. مع بوابات الدفع المتعددة ورسوم المعاملات المختلفة وطرق الفوترة المتعددة ، يصعب متابعة تسوية الدفع يدويًا.

وبالتالي ، في عصر الشراء عبر الإنترنت اليوم ، لا يمكن أن تكون عملية تسوية الدفع اليدوي كافية على الإطلاق. لا تتضمن عملية تسوية المدفوعات سوى التدقيق المتقاطع وإصلاح السهو في أرصدة حسابك ، فيما يتعلق بالفواتير وسجلات الدفع.

وبالتالي ، لتنفيذ تسوية الدفع الآلي ، كل ما تحتاجه هو:

• منصة معالجة الدفع التي تساعد على تخزين بيانات المعاملات وتتبعها دون عناء.
• مع ما سبق ، برنامج فوترة آلي للاستفادة من المستندات الخالية من الأخطاء ، لتبدأ عملية تسوية المدفوعات.
• برنامج محاسبة للحفاظ على دفاتر الأستاذ الخاصة بك وتخزين المعلومات المتعلقة بالعملاء والمعاملات التي تتم تحت أسماء.
• إلى جانب كل المتطلبات ، يجب أن يكون لديك تسهيلات تسوية المدفوعات مع برنامج يقرأ الفواتير المخزنة ويطابقها مع دفتر الأستاذ الخاص بك. أخبرك أيضًا عن البيانات المفقودة أو التناقضات.

بفضل القرن الحادي والعشرين ، لن تحتاج إلى إدارة كل شيء بشكل منفصل ومن السهل أتمتة عملية التسوية. وبالتالي ، فإن تجميع منصة معالجة الدفع الخاصة بك ودمجها مع برنامج المحاسبة سيكون كافياً.

تكامل Xero لتسوية المدفوعات

Xero هو برنامج محاسبة وهو قائم بالكامل على السحابة. هذا يعني أنه يمكنك الوصول إلى بياناتك المالية في أي مكان من خلال نظام كمبيوتر متصل بالإنترنت.

Xero هي أداة مشهورة. على سبيل المثال ، يحظى بتقدير لواجهته سهلة الاستخدام وقدرات إعداد التقارير في الوقت الفعلي. تجعل الميزات وواجهة الجودة الخاصة به أداة قيمة للشركات من جميع الأحجام.

علاوة على ذلك ، تتيح إمكانيات تكامله مع العديد من التطبيقات المالية والتجارية والمدفوعات تحسين الكفاءة.

باختصار ، تشمل الوظائف الرئيسية لبرنامج المحاسبة القائم على السحابة ما يلي:

• التسويات المصرفية
• الفواتير والفواتير
• تتبع المصاريف
• إعداد التقارير والتحليلات
• تطبيقات الجوال والتكاملات
• إدارة الرواتب
• تتبع الوقت

كيف يمكن لـ MakeWebBetter مساعدتك؟

MakeWebBetter هي شريك حلول HubSpot Elite. تركز وكالة التجارة الإلكترونية HubSpot على التخفيف من تجربة التجارة الإلكترونية في جميع أنحاء العالم ، مما يساعد الشركات على النمو والتوسع.

من بين حلول التجارة الإلكترونية التي تقدمها MakeWebBetter ، فإن خدمات تكامل التجارة الإلكترونية HubSpot وتطوير مواقع الويب وترحيلها والتسويق الداخلي وتطبيقات مثل FormPay هو الفوز النهائي.

نظرة عامة على FormPay

FormPay بواسطة MakeWebBetter هو تطبيق شريك HubSpot. إنه مصمم لمساعدتك على قبول الدفع في أي مكان في العالم. يتم تمكين المدفوعات من خلال الاستفادة من الوصول إلى بيانات نماذج HubSpot التي لديك باستخدام إصدار HubSpot المجاني.

تعد أداة الدفع موطنًا للعديد من بوابات الدفع - PayPal و Stripe و Amazon Pay و Authprize.net و PayU و Razorpay و Adyen. مع هذا ، يتيح FormPay طرق الدفع الأكثر شيوعًا للمعاملات عبر الإنترنت الآمنة بنسبة 100٪ في جميع أنحاء العالم.

بالإضافة إلى ذلك ، يحتوي FormPay أيضًا على تكامل Xero لتسوية المدفوعات والفواتير ، مما يجعله برنامجًا رائعًا لتسوية المدفوعات. علاوة على ذلك ، لديها أيضًا إمكانات لإعداد التقارير والتحليلات من خلال تعاونها مع Google Analytics و Microsoft Clarity.

قم بإنشاء حساب HubSpot الآن!

ميزات FormPay المتميزة

يتيح لك FormPay قبول المدفوعات باستخدام إصدار HubSpot المجاني. تتعاون مع العديد من مزودي بوابات الدفع لتسهيل معالجة الدفع. تستخدم هذه البوابات تشفيرًا من الدرجة الأولى لتخزين معلومات العملاء وبيانات الدفع.

إلى جانب ذلك ، لديك حق الوصول إلى الإدارة داخل التطبيق لنماذج الدفع والمعاملات والبيانات والميزات التي تعزز البنية التحتية للدفع الخاصة بك. لذلك ، تحصل على كل شيء لتجديد خدمة الدفع الخاصة بك باستخدام FormPay.

• الوصول العالمي - قبول المدفوعات في أي مكان في العالم.
• مزامنة جهات الاتصال - مزامنة جميع بيانات الدفع الخاصة بك في HubSpot كممتلكات وقوائم.
• بوابات متعددة - PayPal و Stripe و Amazon Pay و Authorize.net و PayU والمزيد.
• نماذج الدفع القابلة للتخصيص - تناسب العلامة التجارية وتعدد الاستخدامات.
• كوبونات الخصم - وظيفة الكوبون مع نماذج الدفع.
• النماذج الخاصة بالمنتج - قم بإنشاء منتجات ومزامنتها مع HubSpot.
• تكامل XERO - مزامنة جهات الاتصال والفواتير مع Xero.
• تسوية الدفع عبر الإنترنت - تسوية الدفع التي تم تمكين Xero بها.
• إدارة يدوية - مراقبة النماذج والقسائم والمنتجات أو إعادة توظيفها.
• تتبع المعاملات - مراقبة بيانات المعاملات بكل التفاصيل.
• إعدادات نموذج التبرع - إنشاء نماذج تبرع متخصصة.
• اشتراك الأعمال - قبول المدفوعات المتكررة.

هل تحتاج إلى بديل أفضل لمدفوعات HubSpot؟

باستخدام Formpay ، يمكنك تحصيل المدفوعات في HubSpot CRM. في أي مكان في العالم مع أي بوابة.

جمع المدفوعات في HubSpot!

تسوية الدفع الآلي عن طريق FormPay

سيوفر لك برنامج تسوية المدفوعات الكثير (الوقت والجهد والمال بالطبع). يتم تنفيذ جزء من عملية تسوية المدفوعات ، أي جمع البيانات وتنظيمها ، بالفعل بواسطة FormPay.

في الواقع ، مسؤوليتك هي بضع نقرات فقط لإعداد تكامل XERO & FormPay. ويمكنك ترك الأمر للأتمتة.

إدارة الاتصال

لا شك أن العميل الذي اشترى منك للتو هو احتمال الشراء التالي أو مصدر مرجعي محتمل.

من الضروري الاحتفاظ بسجلات مناسبة وتسجيل الأنشطة والمشتريات التي يقوم بها عملاؤك. من الواضح أن هذا يمكّنك من التواصل ومشاركة المعلومات وتنفيذ حملات تسويقية عالية الجودة.

تمت مزامنة كل هذه البيانات في Xero ،

• يمنحك نظرة عامة على سجل معاملات جهة الاتصال.
• إدارة تفاصيل الاتصال وتخزين المستندات الخاصة بهم.
• ينشئ قوائم ومجموعات لتنظيم جهات الاتصال الخاصة بك.

بعد ذلك ، قم بعرض تفاصيل المبيعات والفواتير والمدفوعات الخاصة بالعميل أو المورد في جهات اتصال Xero.

فواتير الدفع

من ناحية أخرى ، تحتفظ FormPay بسجلات المعاملات معها. يتضمن ذلك جميع المعلومات المتعلقة - بوابة الدفع المستخدمة ، ومبلغ الإنفاق الإجمالي ، والمعرف المرجعي ، والتاريخ ، والحالة ، وكل شيء.

علاوة على ذلك ، تتم مزامنة هذه البيانات أيضًا في HubSpot وتتم إضافتها إلى جهات الاتصال كأحداث جدول زمني. بمجرد إعداد تكامل Xero ، ستتم مزامنة كل هذه البيانات مع حساب Xero الخاص بك.

تسوية المدفوعات عبر الإنترنت

يتيح FormPay تسوية الدفع عبر الإنترنت مع Xero. من الواضح أن جميع جهات الاتصال وفواتير الدفع المتزامنة في حساب Xero الخاص بك تجعل عملية تسوية الدفع سهلة وسريعة.

مما لا شك فيه ، أنه كلما زادت موثوقية البيانات لديك ، أصبحت العملية أكثر سلاسة عندما يتعلق الأمر بتسوية المدفوعات عبر الإنترنت. إنه أسهل بكثير ولديه امتيازات أخرى مثل:

• سهولة تنظيم وإدارة البيانات.
• مقارنة خالية من الاحتكاك من خلال تسوية المدفوعات الآلية.
• التحديد السريع والتخصيص السهل للاختلافات والسهو.
• واجهة رائعة لإجراء تسوية الدفع عبر الإنترنت.

كيفية تمكين Xero Integration For Payments؟

خذ دقيقتين واتبع هذه الخطوات البسيطة لإعداد تكامل FormPay Xero:

• أولاً ، قم بزيارة تطبيق FormPay.
• ابدأ بالتمرير لأسفل ثم انقر فوق حسابات المستخدمين من الشريط الجانبي على اليسار.

• ثم انتقل إلى التكامل .
• بعد ذلك ، انقر فوق الزر Connect to Xero . بعد ذلك ، ستتم إعادة توجيهك إلى صفحة الويب الخاصة بـ Xero.

• في الصفحة التالية ، أدخل بيانات اعتماد Xero الخاصة بك وانقر فوق تسجيل الدخول .
• هذا كل شيء! سيتم الآن دمج حساب Xero الخاص بك بنجاح في FormPay.

فوائد تكامل Xero مع FormPay

دمج Xero مجانًا

تكامل Xero هو. إذا كان لديك حساب XERO ، فسيكون من السهل جدًا الاحتفاظ بسجل لجميع معاملاتك.

على الرغم من أن هذه السجلات تستخدم بشكل أساسي لإنشاء الفواتير. ولكن ، لها أغراض أخرى أيضًا - على سبيل المثال ، إنشاء التجزئة القائمة على RFM.

الاحتفاظ بسجلات الدفع في الوقت الفعلي

على سبيل المثال ، لنفترض أنك بحاجة إلى سجلات الشراء ومعلومات الاتصال لإنشاء تجربة مخصصة أو للتواصل أو استعادة العربات المهجورة أو لتشغيل حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني.

ومع ذلك ، هل سترغب في إنشاء قائمة تستند إلى RFM قبل أن تبدأ؟ بالطبع لا. تسمح لك معظم برامج معالجة الدفع مثل FormPay بمزامنة السجلات في الوقت الفعلي. (يتكامل FormPay مع حسابات HubSpot و Xero).

مزامنة بيانات الدفع بدون مجهود

بصرف النظر عن تتبع المعاملات ، سيوفر هذا التكامل حساب Xero الخاص بك البيانات بما في ذلك تفاصيل العميل ومعلومات البطاقة المشفرة وتفاصيل المعاملة.

إنشاء الفاتورة الآلي

يمنحك دمج Xero مع FormPay كل ما تحتاجه لتبسيط عملية الفوترة. نظرًا لأنه تتم مزامنة جميع بيانات الدفع وتفاصيل المعاملات مع حساب Xero الخاص بك ، يمكنك استخدام هذه المعلومات لإنشاء الفواتير.

جوهر ذلك ...

الأتمتة هي المفتاح لتبسيط العمليات المعقدة والاستفادة من الوقت الذي يتم توفيره. كجزء من المحاسبة ، تعتبر تسوية المدفوعات إلزامية ويجب أن تكون عملية متكررة.

على الرغم من أن القيام بذلك سنويًا سيؤدي إلى أخطاء بشرية وتناقضات وإهدار للوقت. تتمثل أكثر الطرق المؤكدة لإنجاز عملية تسوية مدفوعات خالية من العيوب في دمج مصدر بيانات الدفع والفواتير الخاصة بك مع برنامج المحاسبة الخاص بك.

إنه لأمر مدهش كيف يمكن لشيء صغير أن يلعب دورًا كبيرًا في النجاح الشامل للأعمال. هتاف على اتخاذ خطوة نحو شيء من هذا القبيل.