支払い調整とは: 自動化の役割とベスト プラクティス

これからは自動化とAIの時代です！

手作業による会計作業を誰が望んでいるでしょうか?

結局のところ、時間を効率的に使うことがすべてです。

記録を維持し、無数の文書と領収書を保管し、支払いを調整し、連絡先、請求書、請求書の整理整頓を維持します。 ふぅ！！！

これは圧倒的で、手動で行うと完全に混乱してしまいます。

これにより、会計ソフトウェアの必要性が高まり、市場には豊富に存在します。

本質的に問題は、シンプルさを保ち、乱雑なソフトウェアが行き来しないようにするにはどうすればよいかということです。

先に進みましょう。

会計統計がほとんどない

• Quickbooks と Xero は、それぞれ 35% と 25% の市場シェアを誇るトップの会計ソフトウェアでリードしています。
• クラウド会計を導入している企業は、クラウド会計を導入していない企業に比べて 5 倍の顧客を処理できる可能性があります。
• 一般的な会計業務の 77% は完全に自動化でき、12% は高度に自動化できます。
• CIO の 71% は、自動化活動によりサービス提供モデルが増加すると予想しています。
• Xero の加入者は世界中に 350 万人おり、米国で人気のある Quickbook に次いで 2 番目です。

支払い調整の説明

支払調整は、総勘定元帳と生成されたすべての請求書および領収書を照合するプロセスです。 一方、これは適切な簿記、企業会計の正確性、および差異の調査を確保するためです。

支払い調整プロセスの前提条件は次のとおりです。

• 支払いや請求などの取引に関する記録。
• 会計ソフトウェア、スプレッドシート、または記録保持システムへのアクセス。
• 企業は領収書、請求書、請求書類を保存することもあります。

支払い調整プロセスとは何ですか?

基本的に、支払い調整プロセスには 4 つの簡単な手順が含まれます。 どうぞ：

ステップ 1: 内部文書の収集

まず、このプロセスには、支払いソフトウェアや会計ソフトウェアに保存されているかオフラインに保存されているかに関係なく、ビジネス取引と請求書を検証することが含まれます。 これらの文書を出所から直接取得し、外部記録と相互参照する必要があります。

これで、発行された領収書や請求書、その他の関連文書に関するデータの収集が完了します。 次に、会社の会計ソフトウェアや銀行口座のデータから適切なデータを見つけて、照合します。

ステップ 2: 外部ドキュメントを収集する

次に、銀行または財務部門に資金流入を示す外部記録の提供を依頼してください。 記録を取得したら、内部文書と照合できるように整理してください。

最後に、調整プロセスを開始するためのすべてのデータが手元にあります。

ステップ 3: 支払いの比較と調整

ここでは、自動支払い調整を容易にする Xero のような会計ツールを使用することをお勧めします。 そうしないと、レコードを 1 行ずつ手動で確認するプロセスが面倒になり、信頼性が低くなる可能性があります。

支払い調整ソフトウェアを使用して調整プロセスを自動化すると、何もしなくてもすべての不一致や脱落にフラグが立てられます。 それ以外の場合は、手動で行うことができます。

比較段階を通過したら、比較中に見つかった可能性のある不一致を調査する必要があります。

ステップ 4: 不一致を調査する

最後に、漏れや矛盾には責任を負う部門が注意を払い、調査する必要があります。 内部プロセスに従って、調整を完了する前に、対処している不一致をさらに調査する必要があります。

不一致の修正が完了した時点で、調整プロセスは完了します。

支払い調整プロセスのベストプラクティス

プロセスに含まれる手順を明確に理解することに加えて、開始する前に考慮すべき点がいくつかあります。 間違いなく、調整プロセスを完璧にするためのベスト プラクティスがいくつかあります。

整理された記録を維持する

請求書、領収書、銀行取引明細書、支払い確認書など、すべての入金および出金の詳細かつ最新の記録を保管します。

定期的に和解する

支払い調整は定期的に、できれば毎月または四半期ごとに実行します。 これにより、不一致やエラーをタイムリーに特定できるようになります。

トランザクションの照合

各支払いトランザクションを、対応する請求書または顧客の注文と照合します。 支払い金額、日付、その他の詳細が元の文書と一致していることを確認します。

支払い調整ソフトウェアを使用する

自動調整機能を備えた会計ソフトウェアを利用して、プロセスを合理化し、手動エラーを減らします。

銀行取引明細書を比較する

銀行取引明細書と会計記録を相互参照して、不一致や取引の欠落を特定します。

不一致を調査する

調整のプロセス中に矛盾や説明のつかない相違点に遭遇した場合は、それらを徹底的に調査してください。 関係者に連絡してください。

職務の分離

支払いの処理、取引の記録、支払いの調整の責任を分離することで、チェックとバランスのシステムを導入します。

文書調整プロセス

実行した手順、使用したツール、特定の要件など、支払い調整プロセスを文書化します。

専門家のアドバイスを求める

複雑な調整の問題が発生した場合は、会計専門家に相談するか、財務アドバイザーにアドバイスを求めることを検討してください。

調整プロセスを自動化しようとするときは、欠陥やエラーを取り除くために、必ず上記のプラクティスに従ってください。

自動支払い調整を実装するにはどうすればよいですか?

過去 30 年間で、決済の状況は大きく変わりました。 複数の支払いゲートウェイ、異なる取引手数料、複数の請求方法があるため、支払いの調整を手動で行うのは困難になります。

したがって、今日のオンライン購入時代では、手動の支払い調整プロセスでは決して十分ではありません。 支払い調整プロセスには、請求書と支払い記録に関して、アカウント残高の漏れを照合して修正することのみが含まれます。

したがって、自動支払い調整を実装するには、次のものが必要です。

• トランザクション データを簡単に保存および追跡できる支払い処理プラットフォーム。
• 上記により、支払い調整プロセスを開始するために、エラーのない文書を利用できる自動請求書発行ソフトウェアが提供されます。
• 台帳を管理し、顧客や名義で行われた取引に関する情報を保存する会計ソフトウェア。
• すべての要件に加えて、保存された請求書を読み取り、元帳と照合するソフトウェアを備えた支払調整機能が必要です。 また、データの欠落や不一致についてもお知らせください。

21 世紀のおかげで、すべてを個別に管理する必要はなくなり、調整プロセスを自動化するのが簡単になりました。 したがって、支払い処理プラットフォームをまとめて会計ソフトウェアと統合するだけで十分です。

支払い調整のための Xero の統合

Xero は会計ソフトウェアであり、完全にクラウドベースです。 これは、インターネット接続のあるコンピューター システムを通じてどこからでも財務データにアクセスできることを意味します。

Xero は有名なツールです。 たとえば、ユーザーフレンドリーなインターフェイスとリアルタイムレポート機能が高く評価されています。 この機能と高品質のインターフェイスにより、あらゆる規模の企業にとって価値のあるツールになります。

さらに、さまざまな金融、ビジネス、決済アプリとの統合機能により、効率の向上が可能になります。

このクラウドベースの会計ソフトウェアの主な機能を簡単に説明すると、次のとおりです。

• 銀行勘定調整
• 請求書発行と請求
• 経費の追跡
• レポートと分析
• モバイルアプリと統合
• 給与管理
• 時間追跡

MakeWebBetter はどのように役立つのでしょうか?

MakeWebBetter は、HubSpot Elite ソリューション パートナーです。 HubSpot e コマース代理店は、世界中で e コマース エクスペリエンスを軽減し、ビジネスの成長と拡張性を支援することに重点を置いています。

MakeWebBetter が提供する e コマース ソリューションの中でも、HubSpot e コマース統合サービス、Web サイト開発と移行、インバウンド マーケティング、FormPay などのアプリは究極の勝利です。

FormPayの概要

MakeWebBetter の FormPay は、HubSpot パートナー アプリです。 世界中のどこでも支払いを受け取れるように設計されています。 支払いは、HubSpot の無料バージョンで所有している HubSpot フォームのデータへのアクセスを活用することで有効になります。

この支払いツールには、PayPal、Stripe、Amazon Pay、Authprize.net、PayU、Razorpay、Adyen など、多くの支払いゲートウェイが存在します。 これにより、FormPay は世界中で 100% 安全なオンライン取引のための最も一般的な支払いモードを可能にします。

さらに、FormPay には支払い調整と請求書発行のための Xero 統合もあり、素晴らしい支払い調整ソフトウェアになっています。 さらに、Google Analytics および Microsoft Clarity との連携によるレポート機能と分析機能も備えています。

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FormPay の傑出した機能

FormPay を使用すると、無料の HubSpot バージョンを使用して支払いを受け入れることができます。 複数の決済ゲートウェイプロバイダーと連携して、決済処理を促進します。 これらのゲートウェイは、最上位の暗号化を使用して顧客情報と支払いデータを保存します。

これに加えて、支払いフォーム、トランザクション、データ、支払いインフラストラクチャを強化する機能に対するアプリ内管理アクセスが可能です。 FormPay を使用すると、支払いサービスを刷新するためのすべてが手に入ります。

• グローバル リーチ- 世界中のどこでも支払いを受け入れます。
• Contact Sync – HubSpot 内のすべての支払いデータをプロパティおよびリストとして同期します。
• 複数のゲートウェイ– PayPal、Stripe、Amazon Pay、Authorize.net、PayU など。
• カスタマイズ可能な支払いフォーム– ブランディングと多用途性に適しています。
• 割引クーポン– 支払いフォームを使用したクーポン機能。
• 製品固有のフォーム– 製品を作成し、HubSpot と同期します。
• XERO 統合– 連絡先と請求書を Xero と同期します。
• オンライン支払い調整– Xero により支払い調整が可能になりました。
• 便利な管理– フォーム、クーポン、製品を監視または再利用します。
• トランザクション追跡– すべての詳細を含むトランザクション データを監視します。
• 寄付フォームの設定– 専用の寄付フォームを作成します。
• サブスクリプション ビジネス– 定期的な支払いを受け入れます。

より優れた HubSpot Payments の代替手段が必要ですか?

Formpay を使用すると、HubSpot CRM で支払いを受け取ることができます。 世界中のどこにでも、どのゲートウェイでもアクセスできます。

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FormPayによる自動支払い調整

支払い調整ソフトウェアを使用すると、時間、労力、お金を大幅に節約できます。 支払い調整プロセスの一部、つまりデータの収集と整理は、すでに FormPay によって行われています。

実際、数回クリックするだけで XERO と FormPay の統合をセットアップできます。 そしてそれを自動化に任せることもできます。

連絡先管理

あなたから購入したばかりの顧客は、間違いなく、次の購入の見込み客、または潜在的な参照元です。

適切な記録を維持し、顧客が行った活動や購入を記録することが重要です。 これにより、コミュニケーション、情報共有、質の高いマーケティング キャンペーンの実行が可能になることは明らかです。

このすべてのデータは Xero で同期され、

• コンタクトのトランザクション履歴の概要を示します。
• 連絡先の詳細を管理し、それぞれの文書を保管します。
• リストとグループを作成して連絡先を整理します。

これに続いて、Xero Contacts で顧客またはサプライヤーの販売、請求書、支払いの詳細を表示します。

支払い請求書

一方、FormPay は取引記録を保持します。 これには、使用された支払いゲートウェイ、合計支出額、参照 ID、日付、ステータスなどに関するすべての情報が含まれます。

さらに、このデータは HubSpot にも同期され、タイムライン イベントとして連絡先に追加されます。 Xero 統合を設定すると、すべてのデータが Xero アカウントに同期されます。

オンライン支払い調整

FormPay を使用すると、Xero とのオンライン支払い調整が可能になります。 明らかに、すべての連絡先と支払い請求書が Xero アカウントに同期されているため、支払い調整プロセスが簡単かつ迅速になります。

間違いなく、より信頼性の高いデータがあればあるほど、オンラインでの支払い調整のプロセスがよりスムーズになります。 とても簡単で、次のような特典もあります。

• データの整理と管理が簡単です。
• 自動支払い調整によるスムーズな比較。
• 不一致や欠落を迅速に特定し、簡単に割り当てることができます。
• オンラインで支払い調整を実行するための素晴らしいインターフェイス。

支払い用の Xero 統合を有効にするにはどうすればよいですか?

2 分間かけて、次の簡単な手順に従って FormPay Xero 統合をセットアップします。

• まず、FormPay アプリにアクセスします。
• まずは下にスクロールし、左側のサイドバーから「ユーザー アカウント」をクリックします。

• 次に、 「統合」に移動します。
• 次に、 「Xero に接続」ボタンをクリックします。 その後、Xero の Web ページにリダイレクトされます。

• 次のページで、Xero 認証情報を入力し、 [ログイン]をクリックします。
• それでおしまい！ これで、Xero アカウントが FormPay に正常に統合されました。

Xero と FormPay の統合の利点

Xero を無料で統合

Xero Integration はこれです。 XERO アカウントをお持ちの場合、すべての取引の記録を保持することが非常に便利になります。

ただし、これらのレコードは主に請求書の生成に使用されます。 ただし、RFM ベースのセグメンテーションの作成など、他の目的もあります。

リアルタイムの支払い記録を維持する

たとえば、パーソナライズされたエクスペリエンスを作成したり、コミュニケーションをとったり、放棄されたカートを回収したり、電子メール マーケティング キャンペーンを実行したりするために、購入記録と連絡先情報が必要だとします。

それでも、始める前に RFM ベースのリストを作成してもよろしいでしょうか? もちろん違います。 FormPay などのほとんどの支払い処理ソフトウェアでは、記録をリアルタイムで同期できます。 (FormPay は HubSpot および Xero アカウントと統合されます)。

支払いデータを簡単に同期

トランザクション追跡とは別に、この統合により、顧客の詳細、暗号化されたカード情報、トランザクションの詳細などのデータが Xero アカウントに提供されます。

請求書の自動生成

Xero と FormPay を統合すると、請求プロセスを合理化するために必要なものがすべて提供されます。 すべての支払いデータと取引の詳細は Xero アカウントに同期されるため、この情報を使用して請求書を生成できます。

その要点は…

自動化は、複雑な操作を簡素化し、節約された時間を有効活用するための鍵です。 会計の一環として、支払い調整は必須であり、定期的なプロセスである必要があります。

ただし、これを毎年行うと、人的ミス、不一致、時間の無駄が発生します。 完璧な支払い調整プロセスを達成する最も確実な方法は、支払いデータと請求書のソースを会計ソフトウェアと統合することです。

小さなことが、ビジネス全体の成功に大きな役割を果たすことができるのは驚くべきことです。 そのようなことに向けて一歩を踏み出すことに乾杯。