Qu'est-ce que le rapprochement des paiements ? Rôle de l'automatisation et meilleures pratiques

C'est l'ère de l'automatisation et de l'IA !

Qui voudrait de la traînée des tâches comptables manuelles ?

Après tout, il s'agit d'être efficace avec votre temps.

Tenir des registres, stocker d'innombrables documents et reçus, rapprocher les paiements et suivre une organisation ordonnée des contacts, des factures et de la facturation. Phew!!!

C'est écrasant et tout cela est un gâchis complet si vous le faites manuellement.

Par la suite, cela soulève un besoin de logiciel de comptabilité, que nous avons en abondance sur le marché.

Essentiellement, la question est de savoir comment garder les choses simples et essayer de ne pas avoir un fouillis de logiciels qui vont et viennent ?

Avançons.

Peu de statistiques comptables

• Quickbooks et Xero prennent la tête des meilleurs logiciels de comptabilité avec une part de marché de 35 % et 25 % respectivement.
• Les entreprises disposant d'une comptabilité cloud pourraient gérer cinq fois plus de clients que les entreprises sans comptabilité cloud.
• 77 % des opérations de comptabilité générale peuvent être entièrement automatisées tandis que 12 % peuvent être hautement automatisées.
• 71 % des DSI s'attendent à ce que leur modèle de prestation de services augmente en raison des activités d'automatisation.
• Il y a 3,5 millions d'abonnés Xero dans le monde, juste derrière Quickbook qui est plus populaire aux États-Unis.

Rapprochement des paiements expliqué

Le rapprochement des paiements est le processus de mise en correspondance de votre grand livre général avec chaque facture et reçu générés. En attendant, il s'agit d'assurer une comptabilité appropriée, l'exactitude des comptes de l'entreprise et l'examen de toute différence.

Les conditions préalables du processus de rapprochement des paiements sont :

• Enregistrements sur les transactions, telles que le paiement ou la facturation.
• Accès au logiciel de comptabilité, au tableur ou au système de conservation des enregistrements.
• Les entreprises peuvent également conserver les reçus, les factures et les documents de facturation.

Qu'est-ce que le processus de rapprochement des paiements ?

Essentiellement, le processus de rapprochement des paiements comprendra quatre étapes simples. Les voici:

Étape 1 : Rassembler les documents internes

Pour commencer, le processus consiste à vérifier vos transactions commerciales et vos factures, qu'elles soient stockées dans votre logiciel de paiement ou de comptabilité ou hors ligne. Il est nécessaire d'obtenir ces documents directement depuis leur origine puis de les recouper avec des enregistrements externes.

Une fois que vous avez terminé de collecter des données sur les reçus ou factures émis et d'autres documents connexes. Ensuite, il faut trouver les données appropriées grâce au logiciel de comptabilité de l'entreprise ou aux données de compte bancaire, pour les faire correspondre.

Étape 2 : Rassembler des documents externes

Maintenant, demandez à votre banque ou à votre service financier de vous fournir les documents externes qui montrent l'afflux de fonds. Après avoir acquis les enregistrements, organisez-les suffisamment pour qu'ils puissent être examinés par rapport à vos documents internes.

Enfin, vous aurez toutes les données avec vous pour commencer le processus de rapprochement.

Étape 3 : Comparer et rapprocher les paiements

Ici, il est conseillé d'utiliser un outil comptable comme Xero qui facilite le rapprochement automatisé des paiements. Sinon, le processus de traitement manuel de vos dossiers ligne par ligne pourrait être épuisant et peu fiable.

Lorsque vous automatisez le processus de rapprochement à l'aide d'un logiciel de rapprochement des paiements, toutes les incohérences et omissions seront signalées sans aucun effort supplémentaire. Sinon, vous pouvez le faire manuellement.

Une fois que vous avez traversé l'étape de comparaison, net, vous devrez enquêter sur les écarts que vous pourriez avoir trouvés lors de la comparaison.

Étape 4 : Enquêtez sur les incohérences

Enfin, les omissions et les divergences doivent être examinées et examinées avec le service responsable. Et doivent être corrigées Conformément à vos processus internes, les incohérences auxquelles vous faites face devront faire l'objet d'une enquête plus approfondie avant que vous puissiez terminer le rapprochement.

Au moment où vous avez terminé de corriger les écarts, le processus de réconciliation est alors terminé.

Meilleures pratiques pour le processus de rapprochement des paiements

En plus d'avoir une idée claire des étapes impliquées dans le processus, il y a quelques éléments à considérer avant de commencer. Indéniablement, il existe quelques bonnes pratiques, à la suite desquelles vous pourrez parfaire votre processus de réconciliation.

Maintenir des dossiers organisés

Conservez des enregistrements détaillés et à jour de tous les paiements entrants et sortants, y compris les factures, les reçus, les relevés bancaires et les confirmations de paiement.

Réconcilier régulièrement

Effectuez régulièrement le rapprochement des paiements, de préférence mensuellement ou trimestriellement. Cela garantit l'identification en temps opportun de toute anomalie ou erreur.

Faire correspondre les transactions

Associez chaque transaction de paiement à la facture ou à la commande client correspondante. Vérifiez que le montant du paiement, la date et les autres détails correspondent à la documentation d'origine.

Utiliser le logiciel de rapprochement des paiements

Utilisez un logiciel de comptabilité qui fournit des fonctionnalités de rapprochement automatisé pour rationaliser le processus et réduire les erreurs manuelles.

Comparer les relevés bancaires

Recoupez vos relevés bancaires avec vos registres comptables pour identifier toute anomalie ou transaction manquante.

Enquêter sur les divergences

Lorsque vous rencontrez des écarts ou des différences inexpliquées au cours du processus de rapprochement, examinez-les de manière approfondie. Contactez les parties concernées.

Séparer les tâches

Mettez en place un système de freins et contrepoids en séparant les responsabilités de traitement des paiements, d'enregistrement des transactions et de rapprochement des paiements.

Processus de rapprochement de documents

Documentez votre processus de rapprochement des paiements, y compris les étapes suivies, les outils utilisés et toute exigence spécifique.

Demandez conseil à un professionnel

Si vous rencontrez des problèmes de rapprochement complexes, envisagez de consulter un professionnel de la comptabilité ou de demander conseil à un conseiller financier.

Assurez -vous de suivre les pratiques ci-dessus lorsque vous essayez d'automatiser le processus de rapprochement, afin de supprimer les défauts et les erreurs.

Comment mettre en place un rapprochement automatisé des paiements ?

Au cours des 3 dernières décennies, le paysage des paiements s'est énormément transformé. Avec plusieurs passerelles de paiement, différents frais de transaction et plusieurs méthodes de facturation, il devient difficile de suivre manuellement le rapprochement des paiements.

Par conséquent, à l'ère actuelle des achats en ligne, le processus manuel de rapprochement des paiements ne peut jamais suffire. Le processus de rapprochement des paiements implique uniquement une vérification croisée et la correction des omissions dans les soldes de vos comptes, en ce qui concerne les factures et les enregistrements de paiement.

Ainsi, pour mettre en place un rapprochement automatisé des paiements, il vous suffit de :

• Une plate-forme de traitement des paiements qui permet de stocker et de suivre les données de transaction sans effort.
• Avec ce qui précède, un logiciel de facturation automatisé pour bénéficier de documents sans erreur, pour commencer le processus de rapprochement des paiements.
• Un logiciel de comptabilité pour tenir vos registres et stocker des informations sur les clients et les transactions effectuées sous des noms.
• Outre toutes les conditions requises, vous devez disposer d'une installation de rapprochement des paiements avec un logiciel qui lit les factures stockées et les associe à votre grand livre. Vous informer également des données manquantes ou des écarts.

Grâce au 21e siècle, vous n'avez pas besoin de tout gérer séparément et il est facile d'automatiser le processus de réconciliation. Par conséquent, il suffira de constituer votre plate-forme de traitement des paiements et de l'intégrer à un logiciel comptable.

Intégration Xero pour le rapprochement des paiements

Xero est un logiciel de comptabilité entièrement basé sur le cloud. Cela signifie que vous pouvez accéder à vos données financières n'importe où via un système informatique avec une connexion Internet.

Xero est un outil célèbre. Par exemple, il est apprécié pour son interface conviviale et ses capacités de création de rapports en temps réel. Les fonctionnalités et son interface de qualité en font un outil précieux pour les entreprises de toutes tailles.

De plus, ses capacités d'intégration avec diverses applications financières, commerciales et de paiement permettent une efficacité accrue.

En bref, les fonctions clés de ce logiciel de comptabilité basé sur le cloud incluent :

• rapprochement bancaire
• Facturation et décompte
• Suivi des dépenses
• Rapports et analyses
• Application mobile et intégrations
• Gestion de la paie
• Suivi du temps

Comment MakeWebBetter peut vous aider ?

MakeWebBetter est un partenaire de solutions HubSpot Elite. L'agence de commerce électronique HubSpot se concentre sur l'amélioration de l'expérience de commerce électronique dans le monde entier, en aidant les entreprises à se développer et à devenir évolutives.

Parmi les solutions de commerce électronique proposées par MakeWebBetter, les services d'intégration de commerce électronique HubSpot, le développement et la migration de sites Web, le marketing entrant et des applications comme FormPay sont la victoire ultime.

Présentation de FormPay

FormPay by MakeWebBetter est une application partenaire HubSpot. Il est conçu pour vous aider à accepter des paiements partout dans le monde. Les paiements sont activés en tirant parti de l'accès aux données des formulaires HubSpot dont vous disposez avec la version gratuite de HubSpot.

L'outil de paiement héberge de nombreuses passerelles de paiement - PayPal, Stripe, Amazon Pay, Authprize.net, PayU, Razorpay et Adyen. Avec cela, FormPay permet les modes de paiement les plus populaires pour des transactions en ligne 100% sécurisées dans le monde entier.

De plus, FormPay intègre également Xero pour le rapprochement des paiements et la facturation, ce qui en fait un fabuleux logiciel de rapprochement des paiements. De plus, il dispose également de capacités de reporting et d'analyse grâce à sa collaboration avec Google Analytics et Microsoft Clarity.

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Caractéristiques de FormPay qui se démarquent

FormPay vous permet d'accepter des paiements à l'aide de la version gratuite de HubSpot. Il collabore avec plusieurs fournisseurs de passerelles de paiement pour faciliter le traitement des paiements. Ces passerelles utilisent un cryptage de premier niveau pour stocker les informations client et les données de paiement.

En plus de cela, vous disposez d'un accès à la gestion dans l'application pour les formulaires de paiement, les transactions, les données et les fonctionnalités qui augmentent votre infrastructure de paiement. Ainsi, vous obtenez tout pour réorganiser votre service de paiement avec FormPay.

• Portée mondiale - Acceptez les paiements partout dans le monde.
• Contact Sync – Synchronisez toutes vos données de paiement dans HubSpot en tant que propriétés et listes.
• Plusieurs passerelles - PayPal, Stripe, Amazon Pay, Authorize.net, PayU et plus.
• Formulaires de paiement personnalisables - Convient à la marque et à la polyvalence.
• Coupons de réduction - Fonctionnalité de coupon avec formulaires de paiement.
• Formulaires spécifiques au produit – Créez des produits et synchronisez-les avec HubSpot.
• Intégration XERO - Synchronisez les contacts et les factures avec Xero.
• Rapprochement des paiements en ligne - Xero a activé le rapprochement des paiements.
• Gestion pratique - Surveillez ou réutilisez les formulaires, les coupons et les produits.
• Suivi des transactions - Surveillez les données de transaction avec tous les détails.
• Paramètres du formulaire de don – Créez des formulaires de don spécialisés.
• Abonnement Business - Acceptez les paiements récurrents.

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Avec Formpay, vous pouvez collecter des paiements dans HubSpot CRM. Partout dans le monde avec n'importe quelle passerelle.

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Rapprochement automatisé des paiements par FormPay

Un logiciel de rapprochement des paiements vous fera économiser beaucoup (temps, efforts et argent bien sûr). Une partie du processus de rapprochement des paiements, c'est-à-dire la collecte et l'organisation des données, est déjà effectuée par FormPay.

En fait, votre responsabilité n'est que de quelques clics pour mettre en place l'intégration pour XERO & FormPay. Et vous pouvez le laisser à l'automatisation.

Gestion des contacts

Sans aucun doute, le client qui vient d'acheter chez vous est la perspective du prochain achat ou une source potentielle de référence.

Il est essentiel de tenir des registres appropriés et d'enregistrer les activités et les achats effectués par vos clients. Évidemment, cela vous permet de communiquer, de partager des informations et de réaliser des campagnes marketing de qualité.

Toutes ces données synchronisées dans Xero,

• Vous donne un aperçu de l'historique des transactions de contact.
• Gérez les coordonnées et stockez les documents respectifs pour eux.
• Crée des listes et des groupes pour organiser vos contacts.

Ensuite, affichez les détails des ventes, des factures et des paiements d'un client ou d'un fournisseur dans Xero Contacts.

Factures de paiement

D'autre part, FormPay conserve les enregistrements de transaction avec lui. Cela inclut toutes les informations concernant - la passerelle de paiement utilisée, le montant total des dépenses, l'identifiant de référence, la date, le statut et tout.

De plus, ces données sont également synchronisées dans HubSpot et ajoutées aux contacts en tant qu'événements de la chronologie. Une fois que vous avez configuré l'intégration Xero, toutes ces données seront synchronisées avec votre compte Xero.

Rapprochement des paiements en ligne

FormPay permet le rapprochement des paiements en ligne avec Xero. De toute évidence, tous les contacts et factures de paiement synchronisés dans votre compte Xero rendent le processus de rapprochement des paiements indolore et rapide.

Incontestablement, plus vous disposez de données fiables, plus le processus de rapprochement des paiements en ligne est fluide. C'est tellement plus facile et a d'autres avantages comme :

• Facilité d'organisation et de gestion des données.
• Comparaison sans friction grâce au rapprochement automatisé des paiements.
• Identification rapide et attribution facile des écarts et omissions.
• Merveilleuse interface pour effectuer le rapprochement des paiements en ligne.

Comment activer Xero Integration For Payments ?

Prenez 2 minutes et suivez ces étapes simples pour configurer FormPay Xero Integration :

• Tout d'abord, visitez l'application FormPay.
• Commencez par faire défiler vers le bas, puis cliquez sur Comptes d'utilisateurs dans la barre latérale à gauche.

• Ensuite, allez dans Intégrations .
• Ensuite, cliquez sur le bouton Se connecter à Xero . Ensuite, vous serez redirigé vers la page Web de Xero.

• Sur la page suivante, entrez vos informations d'identification Xero et cliquez sur Se connecter .
• C'est ça! Votre compte Xero sera maintenant intégré avec succès dans FormPay.

Avantages de l'intégration Xero avec FormPay

Intégrez Xero gratuitement

L'intégration Xero est un domaine. Si vous avez un compte XERO, il devient extrêmement pratique de conserver une trace de toutes vos transactions.

Cependant, ces enregistrements sont principalement utilisés pour générer des factures. Mais, il a aussi d'autres objectifs - par exemple, créer une segmentation basée sur RFM.

Maintenir les enregistrements de paiement en temps réel

Par exemple, supposons que vous ayez besoin d'enregistrements d'achat et d'informations de contact pour créer une expérience personnalisée, communiquer, récupérer des paniers abandonnés ou lancer des campagnes de marketing par e-mail.

Pourtant, seriez-vous prêt à créer une liste basée sur RFM avant de commencer ? Bien sûr que non. La plupart des logiciels de traitement des paiements tels que FormPay vous permettent de synchroniser les enregistrements en temps réel. (FormPay s'intègre aux comptes HubSpot et Xero).

Synchronisation sans effort des données de paiement

Outre le suivi des transactions, cette intégration fournira à votre compte Xero les données, y compris les détails du client, les informations de carte cryptées et les détails de la transaction.

Génération de factures automatisée

L'intégration de Xero à FormPay vous donnera tout ce dont vous avez besoin pour rationaliser le processus de facturation. Comme toutes les données de paiement et les détails des transactions sont synchronisés avec votre compte Xero, vous pouvez utiliser ces informations pour générer des factures.

L'essentiel de celui-ci…

L'automatisation est la clé pour simplifier les opérations complexes et capitaliser sur le temps gagné. Dans le cadre de la comptabilité, le rapprochement des paiements est obligatoire et devrait être un processus récurrent.

Cependant, le faire chaque année entraînera des erreurs humaines, des écarts et une perte de temps. Le moyen le plus sûr d'accomplir un processus de rapprochement des paiements sans faille est d'intégrer la source de vos données de paiement et de vos factures à votre logiciel de comptabilité.

C'est incroyable de voir comment une petite chose peut jouer un grand rôle dans le succès global de l'entreprise. Bravo de faire un pas vers une telle chose.