Ödeme Mutabakatı Nedir: Otomasyonun Rolü ve En İyi Uygulamalar

Bu, otomasyon ve yapay zeka çağı!

Manuel muhasebe görevlerinin sürüklenmesini kim ister ki?

Ne de olsa, her şey zamanınızı verimli kullanmakla ilgili.

Kayıtların tutulması, sayısız belge ve makbuzun saklanması, ödeme mutabakatı ve düzenli bir iletişim, fatura ve fatura organizasyonuna ayak uydurulması. Vay!!!

Ezici ve manuel olarak yaparsanız tüm bunlar tam bir karmaşa.

Akabinde bu da piyasada bolca bulunan muhasebe yazılımlarına olan ihtiyacı gündeme getiriyor.

Temel olarak, soru şu ki, bunu nasıl basit tutabilirim ve bir yazılım karmaşasının ileri geri gitmemesine nasıl çalışılır?

İlerleyelim.

Birkaç Muhasebe İstatistikleri

• Quickbooks ve Xero, sırasıyla %35 ve %25 pazar payına sahip olan en iyi muhasebe yazılımlarında başı çekiyor.
• Bulut muhasebesi olan şirketler, bulut muhasebesi olmayan işletmelere göre beş kat daha fazla müşteriyi yönetebilir.
• Genel muhasebe işlemlerinin %77'si tamamen otomatikleştirilebilirken, %12'si yüksek düzeyde otomatikleştirilebilir.
• CIO'ların %71'i, otomasyon faaliyetleri nedeniyle hizmet sunum modellerinin artmasını bekliyor.
• Dünya çapında 3,5 milyon Xero abonesi var ve ABD'de daha popüler olan Quickbook'tan sonra ikinci sırada.

Ödeme Mutabakatı Açıklaması

Ödeme Mutabakatı, Defteri Kebirinizi oluşturulan her fatura ve makbuzla eşleştirme işlemidir. Bu arada, muhasebenin düzgün tutulmasını, şirket hesaplarının doğruluğunu ve farklılıkların araştırılmasını sağlamak içindir.

Ödeme Mutabakat sürecinin ön koşulları şunlardır:

• Ödeme veya faturalandırma gibi işlemlerle ilgili kayıtlar.
• Muhasebe yazılımına, elektronik tabloya veya Kayıt Tutma Sistemine erişim.
• İşletmeler ayrıca makbuzları, faturaları ve fatura evraklarını da kaydedebilir.

Ödeme Mutabakat Süreci Nedir?

Temel olarak, ödeme mutabakatı süreci dört basit adımı içerecektir. İşte buradalar:

1. Adım: Dahili Belgeleri Toplama

Başlamak için - süreç, ister ödeme veya muhasebe yazılımınızda ister çevrimdışı olarak depolanmış olsun, ticari işlemlerinizi ve faturalarınızı doğrulamayı içerir. Bu belgeleri doğrudan kaynaklarından elde etmek ve ardından harici kayıtlarla çapraz referans vermek gerekir.

Bir kez, düzenlenen makbuzlar veya faturalar ve diğer ilgili belgeler hakkında veri toplamayı bitirdiniz. Sırada şirket muhasebe yazılımı veya banka hesabı verileri aracılığıyla eşleştirmek için uygun verileri bulmak var.

2. Adım: Harici Belgelerin Toplanması

Şimdi, bankanızdan veya finans departmanınızdan size fon akışını gösteren harici kayıtları sağlamasını isteyin. Kayıtları aldıktan sonra, iç belgelerinize karşı incelenebilecek kadar organize edin.

Son olarak, mutabakat sürecini başlatmak için tüm verilere sahip olacaksınız.

3. Adım: Ödemeleri Karşılaştırma ve Uzlaştırma

Burada, otomatik ödeme mutabakatını kolaylaştıran Xero gibi bir muhasebe aracı kullanmanız önerilir. Aksi takdirde, kayıtlarınızı manuel olarak satır satır inceleme süreci yorucu olabilir ve güvenilir olmayabilir.

Ödeme mutabakatı yazılımını kullanarak mutabakat sürecini otomatikleştirdiğinizde, tüm tutarsızlıklar ve eksiklikler daha fazla çaba sarf edilmeden işaretlenecektir. Aksi takdirde, manuel olarak yapabilirsiniz.

Karşılaştırma aşamasını geçtikten sonra, karşılaştırma sırasında bulmuş olabileceğiniz tutarsızlıkları araştırmanız gerekecektir.

4. Adım: Tutarsızlıkları Araştırın

Son olarak, eksiklikler ve tutarsızlıklar sorumlu departmanla birlikte ele alınmalı ve soruşturulmalıdır. Ve düzeltilmelidir Dahili süreçleriniz doğrultusunda, mutabakatı tamamlayabilmeniz için uğraştığınız tutarsızlıkların daha fazla araştırılması gerekecektir.

Tutarsızlıkları düzeltmeyi bitirdiğiniz anda uzlaşma süreci de tamamlanmış olur.

Ödeme Mutabakat Süreci İçin En İyi Uygulamalar

Sürece dahil olan adımlar hakkında net bir fikre sahip olmanın yanı sıra, başlamadan önce göz önünde bulundurmanız gereken birkaç nokta vardır. Şüphesiz, uzlaşma sürecinizi mükemmelleştirebileceğiniz birkaç en iyi uygulama vardır.

Organize Kayıtları Koruyun

Faturalar, makbuzlar, banka ekstreleri ve ödeme onayları dahil olmak üzere tüm tahsilat ve ödemelerin ayrıntılı ve güncel kayıtlarını tutun.

Düzenli Olarak Uzlaşın

Ödeme mutabakatını düzenli olarak, tercihen aylık veya üç ayda bir gerçekleştirin. Bu, tutarsızlıkların veya hataların zamanında tanımlanmasını sağlar.

Maç İşlemleri

Her ödeme işlemini karşılık gelen fatura veya müşteri siparişiyle eşleştirin. Ödeme tutarı, tarih ve diğer ayrıntıların orijinal belgelerle uyumlu olduğunu doğrulayın.

Ödeme Mutabakat Yazılımını Kullanın

Süreci kolaylaştırmak ve manuel hataları azaltmak için otomatik mutabakat özellikleri sağlayan muhasebe yazılımından yararlanın.

Banka Ekstrelerini Karşılaştırın

Tutarsızlıkları veya eksik işlemleri belirlemek için banka ekstrelerinizi muhasebe kayıtlarınızla çapraz referanslayın.

Tutarsızlıkları Araştır

Uzlaşma sürecinde herhangi bir tutarsızlık veya açıklanamayan farklılıkla karşılaştığınızda, bunları iyice araştırın. İlgili taraflarla iletişime geçin.

Ayrı Görevler

Ödemeleri işleme, işlemleri kaydetme ve ödemeleri uzlaştırma sorumluluklarını ayırarak bir kontrol ve denge sistemi uygulayın.

Belge Mutabakat Süreci

Takip edilen adımlar, kullanılan araçlar ve özel gereksinimler dahil olmak üzere ödeme mutabakatı sürecinizi belgeleyin.

Profesyonel Tavsiye Alın

Karmaşık mutabakat sorunlarıyla karşılaşırsanız, bir muhasebe uzmanına danışmayı veya bir mali müşavirden tavsiye almayı düşünün.

Mutabakat sürecini otomatikleştirmeye çalışırken kusurları ve hataları ortadan kaldırmak için yukarıdaki uygulamaları uyguladığınızdan emin olun .

Otomatik Ödeme Mutabakatı Nasıl Uygulanır?

Son 3 yılda, ödeme ortamı büyük ölçüde değişti. Birden çok ödeme ağ geçidi, farklı işlem ücretleri ve birden çok faturalandırma yöntemiyle, ödeme mutabakatını manuel olarak takip etmek zorlaşır.

Sonuç olarak, günümüzün çevrimiçi satın alma çağında, manuel ödeme mutabakat süreci asla yeterli olamaz. Ödeme Mutabakatı süreci, yalnızca faturalar ve ödeme kayıtlarıyla ilgili olarak hesap bakiyelerinizdeki çapraz kontrolü ve eksikleri düzeltmeyi içerir.

Bu nedenle, otomatik ödeme mutabakatını uygulamak için ihtiyacınız olan tek şey:

• İşlem verilerini zahmetsizce saklamaya ve takip etmeye yardımcı olan bir ödeme işleme platformu .
• Yukarıdakilerle birlikte, ödeme mutabakat sürecinin başlaması için hatasız belgelerden yararlanan otomatik bir faturalama yazılımı .
• Defterlerinizi tutmak ve müşteriler ve adlar altında yapılan işlemlerle ilgili bilgileri depolamak için bir muhasebe yazılımı .
• Tüm gerekliliklerin yanı sıra, saklanan faturaları okuyan ve bunları defterinizle eşleştiren yazılıma sahip bir ödeme mutabakat tesisine sahip olmalısınız. Ayrıca, eksik veriler veya tutarsızlıklar hakkında bilgi verin.

21. yüzyıl sayesinde, her şeyi ayrı ayrı yönetmenize gerek yok ve uzlaşma sürecini otomatikleştirmek çok kolay. Sonuç olarak, ödeme işleme platformunuzu bir araya getirmek ve muhasebe yazılımı ile entegre etmek yeterli olacaktır.

Ödeme Mutabakatı için Xero Entegrasyonu

Xero bir muhasebe yazılımıdır ve tamamen bulut tabanlıdır. Bu, finansal verilerinize internet bağlantısı olan bir bilgisayar sistemi aracılığıyla her yerden erişebileceğiniz anlamına gelir.

Xero ünlü bir araçtır. Örneğin, kullanıcı dostu arayüzü ve gerçek zamanlı raporlama yetenekleri ile takdir edilmektedir. Özellikleri ve kaliteli arayüzü, onu her büyüklükteki işletme için değerli bir araç haline getirir.

Ayrıca, çeşitli finans, iş ve ödeme uygulamalarıyla entegrasyon yetenekleri, verimliliğin artmasına olanak tanır.

Kısaca, bu bulut tabanlı muhasebe yazılımının temel işlevleri şunları içerir:

• banka mutabakatı
• Faturalandırma ve faturalandırma
• gider takibi
• Raporlama ve analitik
• Mobil uygulama ve entegrasyonlar
• Bordro yönetimi
• Zaman takibi

MakeWebBetter Size Nasıl Yardımcı Olabilir?

MakeWebBetter, bir HubSpot Elite çözüm ortağıdır. HubSpot e-Ticaret ajansı, dünya çapında e-Ticaret deneyimini hafifletmeye odaklanarak işletmelerin büyümesine ve ölçeklenebilir hale gelmesine yardımcı olur.

MakeWebBetter tarafından sunulan e-Ticaret çözümleri arasında, HubSpot e-Ticaret entegrasyon hizmetleri, web sitesi geliştirme ve geçiş, gelen pazarlama ve FormPay gibi uygulamalar nihai kazançtır.

FormPay'e Genel Bakış

MakeWebBetter tarafından hazırlanan FormPay, bir HubSpot iş ortağı uygulamasıdır. Dünyanın herhangi bir yerinde ödeme kabul etmenize yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Ödemeler, ücretsiz HubSpot sürümüyle sahip olduğunuz HubSpot formlarının verilerine erişimden yararlanılarak etkinleştirilir.

Ödeme aracı, PayPal, Stripe, Amazon Pay, Authprize.net, PayU, Razorpay ve Adyen gibi birçok ödeme ağ geçidine ev sahipliği yapar. Bununla FormPay, dünya çapında %100 güvenli çevrimiçi işlemler için en popüler ödeme modlarını etkinleştirir.

Ayrıca FormPay, ödeme mutabakatı ve faturalama için Xero entegrasyonuna sahiptir, bu da onu harika bir ödeme mutabakatı yazılımı yapar. Ayrıca Google Analytics ve Microsoft Clarity ile yaptığı iş birliği ile raporlama ve analitik yeteneklerine de sahiptir.

Hemen Bir HubSpot Hesabı Oluşturun!

Öne Çıkan FormPay Özellikleri

FormPay, ücretsiz HubSpot sürümünü kullanarak ödemeleri kabul etmenizi sağlar. Ödeme işlemini kolaylaştırmak için birden fazla ödeme ağ geçidi sağlayıcısıyla işbirliği yapar. Bu ağ geçitleri, müşteri bilgilerini ve ödeme verilerini depolamak için üst düzey şifreleme kullanır.

Bunun yanı sıra, ödeme altyapınızı zenginleştiren ödeme formları, işlemler, veriler ve özellikler için uygulama içi yönetim erişimine sahipsiniz. Böylece FormPay ile ödeme hizmetinizi yenilemek için her şeye sahip olursunuz.

• Küresel Erişim – Dünyanın her yerinde Ödemeleri Kabul Edin.
• Contact Sync – HubSpot'taki tüm ödeme verilerinizi mülkler ve listeler olarak senkronize edin.
• Çoklu Ağ Geçitleri – PayPal, Stripe, Amazon Pay, Authorize.net, PayU ve daha fazlası.
• Özelleştirilebilir Ödeme Formları – Markalaşmaya ve çok yönlülüğe uygundur.
• İndirim Kuponları – Ödeme formlarıyla birlikte kupon işlevi.
• Ürüne Özel Formlar – Ürünler oluşturun ve bunları HubSpot ile senkronize edin.
• XERO Entegrasyonu - Kişileri ve faturaları Xero ile senkronize edin.
• Çevrimiçi Ödeme Mutabakatı – Xero, ödeme mutabakatını etkinleştirdi.
• Kullanışlı Yönetim – Formları, kuponları ve ürünleri izleyin veya yeniden kullanın.
• İşlem Takibi – İşlem verilerini tüm ayrıntılarıyla izleyin.
• Bağış Formu Ayarları – Özel bağış formları oluşturun.
• Abonelik İşi – Yinelenen ödemeleri kabul edin.

Daha iyi bir HubSpot Payments alternatifine mi ihtiyacınız var?

Formpay ile HubSpot CRM'de ödeme alabilirsiniz. Herhangi bir ağ geçidi ile dünyanın herhangi bir yerinde.

HubSpot'ta Ödemeleri Toplayın!

FormPay ile Otomatik Ödeme Mutabakatı

Bir ödeme mutabakatı yazılımı size çok şey kazandıracaktır (elbette zaman, çaba ve para). Ödeme mutabakat sürecinin bir kısmı, yani verilerin toplanması ve düzenlenmesi, zaten FormPay tarafından yapılmaktadır.

Aslında, XERO ve FormPay entegrasyonunu kurmak için sorumluluğunuz sadece birkaç tıklamadır. Ve bunu otomasyona bırakabilirsiniz.

İletişim Yönetimi

Sizden yeni satın alan müşteri, şüphesiz bir sonraki satın alma işlemi için potansiyel müşteri veya potansiyel referans kaynağıdır.

Uygun kayıtları tutmak ve müşterilerinizin gerçekleştirdiği faaliyetleri ve satın almaları listelemek çok önemlidir. Açıkçası, bu size iletişim kurma, bilgi paylaşma ve kaliteli pazarlama kampanyaları yürütme gücü veriyor.

Tüm bu veriler Xero'da senkronize edildi,

• İlgili kişi işlem geçmişine ilişkin genel bir bakış sunar.
• İletişim bilgilerini yönetin ve onlar için ilgili belgeleri saklayın.
• Kişilerinizi düzenlemek için Listeler ve Gruplar oluşturur.

Bunu takiben, Xero Contacts'ta bir müşterinin veya tedarikçinin satışlarının, faturalarının ve ödemelerinin ayrıntılarını görüntüleyin.

Ödeme Faturaları

Öte yandan FormPay, işlem kayıtlarını kendisiyle birlikte tutar. Bu, kullanılan ödeme ağ geçidi, toplam harcama tutarı, referans kimliği, tarih, durum ve her şeyle ilgili tüm bilgileri içerir.

Ayrıca, bu veriler HubSpot ile de senkronize edilir ve kişilere zaman çizelgesi etkinlikleri olarak eklenir. Xero entegrasyonunu kurduğunuzda, tüm bu veriler Xero hesabınızla senkronize edilecektir.

Çevrimiçi Ödeme Mutabakatı

FormPay, Xero ile çevrimiçi ödeme mutabakatı sağlar. Açıkça görülüyor ki, Xero hesabınızda senkronize edilen tüm ilgili kişiler ve ödeme faturaları, ödeme mutabakat sürecini zahmetsiz ve hızlı hale getiriyor.

Şüphesiz, çevrimiçi ödeme mutabakatı söz konusu olduğunda, elinizde ne kadar güvenilir verileriniz varsa süreç o kadar sorunsuz olur. Çok daha kolay ve aşağıdakiler gibi başka avantajları da var:

• Verileri düzenlemek ve yönetmek kolaydır.
• Otomatik ödeme mutabakatı yoluyla sorunsuz karşılaştırma.
• Tutarsızlıkların ve eksikliklerin hızlı tespiti ve kolay tahsisi.
• Çevrimiçi ödeme mutabakatını gerçekleştirmek için harika arayüz.

Ödemeler İçin Xero Entegrasyonu nasıl etkinleştirilir?

FormPay Xero Entegrasyonunu kurmak için 2 dakika ayırın ve şu basit adımları izleyin:

• Öncelikle FormPay uygulamasını ziyaret edin.
• Aşağı kaydırarak başlayın ve ardından soldaki kenar çubuğundan Kullanıcı Hesapları'na tıklayın.

• Ardından, Entegrasyonlar'a gidin.
• Ardından, Xero'ya Bağlan düğmesine tıklayın. Ardından, Xero'nun web sayfasına yönlendirileceksiniz.

• Bir sonraki sayfada, Xero kimlik bilgilerinizi girin ve Oturum Aç 'ı tıklayın.
• Bu kadar! Xero hesabınız artık FormPay'e başarıyla entegre edilecek.

FormPay ile Xero Entegrasyonunun Faydaları

Xero'yu Ücretsiz Olarak Entegre Edin

Xero Entegrasyonu mükemmeldir. Bir XERO hesabınız varsa, tüm işlemlerinizin kaydını tutmak son derece kullanışlı hale gelir.

Bununla birlikte, bu kayıtlar öncelikle fatura oluşturmak için kullanılır. Ancak başka amaçları da vardır - örneğin, RFM tabanlı segmentasyon oluşturmak.

Gerçek Zamanlı Ödeme Kayıtlarını Koruyun

Örneğin, kişiselleştirilmiş bir deneyim oluşturmak, iletişim kurmak, terk edilmiş sepetleri kurtarmak veya e-posta ile pazarlama kampanyaları yürütmek için satın alma kayıtlarına ve iletişim bilgilerine ihtiyacınız olduğunu varsayalım.

Yine de, başlamadan önce RFM tabanlı bir liste oluşturmaya istekli olur muydunuz? Tabii ki değil. FormPay gibi çoğu ödeme işleme yazılımı, kayıtları gerçek zamanlı olarak senkronize etmenize olanak tanır. (FormPay, HubSpot ve Xero hesaplarıyla entegre olur).

Zahmetsiz Ödeme Veri Senkronizasyonu

İşlem takibinin yanı sıra, bu entegrasyon Xero hesabınıza müşteri detayları, şifreli kart bilgileri ve işlem detayları dahil olmak üzere verileri sağlayacaktır.

Otomatik Fatura Oluşturma

Xero'yu FormPay ile entegre etmek size faturalama sürecini kolaylaştırmak için ihtiyacınız olan her şeyi verecektir. Tüm ödeme verileri ve işlem ayrıntıları Xero hesabınızla senkronize edildiğinden, bu bilgileri fatura oluşturmak için kullanabilirsiniz.

İşin özü…

Otomasyon, karmaşık işlemleri basitleştirmenin ve kazanılan zamandan yararlanmanın anahtarıdır. Muhasebenin bir parçası olarak, ödeme mutabakatı zorunludur ve yinelenen bir süreç olmalıdır.

Bununla birlikte, yıllık olarak yapılması insan hatalarına, tutarsızlıklara ve zaman kaybına neden olacaktır. Kusursuz bir ödeme mutabakatı sürecini gerçekleştirmenin en kesin yolu, ödeme verilerinizin ve faturalarınızın kaynağını muhasebe yazılımınızla entegre etmektir.

Küçük bir şeyin, işletmenin genel başarısında nasıl büyük bir rol oynayabileceği şaşırtıcı. Böyle bir şeye doğru bir adım attığın için şerefe.