Was ist Zahlungsabgleich: Rolle der Automatisierung und Best Practices

Dies ist die Ära der Automatisierung und KI!

Wer möchte schon die Mühe manueller Buchhaltungsaufgaben übernehmen?

Schließlich kommt es darauf an, effizient mit der Zeit umzugehen.

Führen Sie Aufzeichnungen, speichern Sie unzählige Dokumente und Quittungen, stimmen Sie Zahlungen ab und sorgen Sie für eine ordentliche Organisation von Kontakten, Rechnungen und Rechnungen. Puh!!!

Es ist überwältigend und das Ganze ist ein komplettes Durcheinander, wenn man es manuell macht.

Daraus ergibt sich ein Bedarf an Buchhaltungssoftware, die wir in Hülle und Fülle auf dem Markt haben.

Im Wesentlichen stellt sich die Frage: Wie kann man es einfach halten und vermeiden, dass ein Durcheinander von Software hin- und herwechselt?

Lassen Sie uns weitermachen.

Wenige Buchhaltungsstatistiken

• Quickbooks und Xero sind mit einem Marktanteil von 35 % bzw. 25 % führend bei Top-Buchhaltungssoftware.
• Unternehmen mit Cloud-Buchhaltung könnten fünfmal mehr Kunden betreuen als Unternehmen ohne Cloud-Buchhaltung.
• 77 % der allgemeinen Buchhaltungsvorgänge können vollständig automatisiert werden, während 12 % hochgradig automatisiert werden können.
• 71 % der CIOs gehen davon aus, dass ihr Servicebereitstellungsmodell aufgrund von Automatisierungsaktivitäten zunehmen wird.
• Weltweit gibt es 3,5 Millionen Xero-Abonnenten, an zweiter Stelle nach Quickbook, das in den USA beliebter ist.

Zahlungsabgleich erklärt

Beim Zahlungsabgleich handelt es sich um den Prozess, bei dem Ihr Hauptbuch mit jeder generierten Rechnung und Quittung abgeglichen wird. Gleichzeitig sollen dadurch eine ordnungsgemäße Buchführung, die Richtigkeit der Unternehmensabschlüsse und die Untersuchung etwaiger Differenzen sichergestellt werden.

Die Voraussetzungen für den Zahlungsabgleichsprozess sind:

• Aufzeichnungen zu Transaktionen – etwa Zahlung oder Abrechnung.
• Zugriff auf Buchhaltungssoftware, Tabellenkalkulation oder ein System zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen.
• Unternehmen können auch Quittungen, Rechnungen und Abrechnungsunterlagen speichern.

Was ist der Zahlungsabgleichsprozess?

Im Wesentlichen umfasst der Zahlungsabgleichsprozess vier einfache Schritte. Hier sind sie:

Schritt 1: Sammeln interner Dokumente

Zunächst einmal umfasst der Prozess die Überprüfung Ihrer Geschäftstransaktionen und Rechnungen, unabhängig davon, ob diese in Ihrer Zahlungs- oder Buchhaltungssoftware oder offline gespeichert sind. Es ist notwendig, diese Dokumente direkt von ihrem Ursprungsort zu erhalten und sie dann mit externen Aufzeichnungen abzugleichen.

Sobald Sie mit dem Sammeln von Daten zu ausgestellten Quittungen oder Rechnungen und anderen zugehörigen Dokumenten fertig sind. Als Nächstes müssen mithilfe der Buchhaltungssoftware des Unternehmens oder der Bankkontodaten die entsprechenden Daten für den Abgleich gefunden werden.

Schritt 2: Sammeln externer Dokumente

Bitten Sie nun Ihre Bank oder Finanzabteilung, Ihnen die externen Aufzeichnungen zur Verfügung zu stellen, die den Mittelzufluss belegen. Ordnen Sie die Unterlagen nach der Beschaffung so an, dass sie mit Ihren internen Dokumenten abgeglichen werden können.

Schließlich verfügen Sie über alle Daten, um mit dem Abgleichsprozess zu beginnen.

Schritt 3: Zahlungen vergleichen und abgleichen

Hier empfiehlt es sich, ein Buchhaltungstool wie Xero zu verwenden, das einen automatisierten Zahlungsabgleich ermöglicht. Andernfalls könnte das manuelle Durchgehen Ihrer Datensätze Zeile für Zeile anstrengend und unzuverlässig sein.

Wenn Sie den Abstimmungsprozess mithilfe einer Zahlungsabstimmungssoftware automatisieren, werden alle Inkonsistenzen und Auslassungen ohne weiteren Aufwand gekennzeichnet. Andernfalls können Sie dies manuell tun.

Sobald Sie die Vergleichsphase abgeschlossen haben, müssen Sie eventuelle Unstimmigkeiten untersuchen, die Sie während des Vergleichs festgestellt haben.

Schritt 4: Untersuchen Sie die Inkonsistenzen

Schließlich sollten Versäumnisse und Unstimmigkeiten gemeinsam mit der zuständigen Abteilung besprochen und untersucht werden. Und sollten behoben werden. Im Einklang mit Ihren internen Prozessen müssen die Inkonsistenzen, mit denen Sie es zu tun haben, weiter untersucht werden, bevor Sie den Abgleich abschließen können.

Sobald Sie mit der Behebung der Unstimmigkeiten fertig sind, ist der Abstimmungsprozess abgeschlossen.

Best Practices für den Zahlungsabgleichsprozess

Bevor Sie beginnen, müssen Sie nicht nur eine klare Vorstellung von den Prozessschritten haben, sondern auch einige Dinge beachten. Unbestreitbar gibt es einige Best Practices, mit denen Sie Ihren Abstimmungsprozess perfektionieren können.

Verwalten Sie organisierte Aufzeichnungen

Führen Sie detaillierte und aktuelle Aufzeichnungen aller eingehenden und ausgehenden Zahlungen, einschließlich Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und Zahlungsbestätigungen.

Versöhnen Sie sich regelmäßig

Führen Sie den Zahlungsabgleich regelmäßig durch, vorzugsweise monatlich oder vierteljährlich. Dies gewährleistet die rechtzeitige Erkennung etwaiger Unstimmigkeiten oder Fehler.

Transaktionen abgleichen

Ordnen Sie jede Zahlungstransaktion der entsprechenden Rechnung oder Kundenbestellung zu. Stellen Sie sicher, dass der Zahlungsbetrag, das Datum und andere Details mit der Originaldokumentation übereinstimmen.

Verwenden Sie eine Software zur Zahlungsabstimmung

Nutzen Sie Buchhaltungssoftware, die automatisierte Abgleichsfunktionen bietet, um den Prozess zu rationalisieren und manuelle Fehler zu reduzieren.

Vergleichen Sie Kontoauszüge

Vergleichen Sie Ihre Kontoauszüge mit Ihren Buchhaltungsunterlagen, um eventuelle Unstimmigkeiten oder fehlende Transaktionen festzustellen.

Untersuchen Sie Unstimmigkeiten

Wenn Sie während des Abstimmungsprozesses auf Unstimmigkeiten oder unerklärliche Differenzen stoßen, untersuchen Sie diese gründlich. Kontaktieren Sie relevante Parteien.

Aufgaben trennen

Implementieren Sie ein Check-and-Balance-System, indem Sie die Verantwortlichkeiten für die Abwicklung von Zahlungen, die Aufzeichnung von Transaktionen und den Zahlungsabgleich trennen.

Dokumentenabgleichsprozess

Dokumentieren Sie Ihren Zahlungsabgleichsprozess, einschließlich der durchgeführten Schritte, der verwendeten Tools und aller spezifischen Anforderungen.

Suchen Sie professionellen Rat

Wenn Sie auf komplexe Abstimmungsprobleme stoßen, ziehen Sie in Betracht, einen Buchhaltungsexperten zu konsultieren oder sich von einem Finanzberater beraten zu lassen.

Stellen Sie sicher, dass Sie die oben genannten Vorgehensweisen befolgen, wenn Sie versuchen, den Abgleichsprozess zu automatisieren, um etwaige Mängel und Irrtümer zu beseitigen.

Wie implementiert man einen automatisierten Zahlungsabgleich?

In den letzten drei Jahrzehnten hat sich die Zahlungslandschaft enorm verändert. Bei mehreren Zahlungsgateways, unterschiedlichen Transaktionsgebühren und mehreren Abrechnungsmethoden wird es schwierig, den Zahlungsabgleich manuell zu verfolgen.

Folglich kann im heutigen Zeitalter der Online-Käufe der manuelle Zahlungsabgleichsprozess nie mehr ausreichen. Der Zahlungsabgleichsprozess umfasst lediglich die Gegenprüfung und Korrektur von Auslassungen in Ihren Kontoständen in Bezug auf Rechnungen und Zahlungsaufzeichnungen.

Um den automatisierten Zahlungsabgleich zu implementieren, benötigen Sie daher lediglich:

• Eine Zahlungsabwicklungsplattform , mit der Sie Transaktionsdaten mühelos speichern und verfolgen können.
• Mit der oben genannten Software steht Ihnen eine automatisierte Rechnungsstellungssoftware zur Verfügung, die für den Zahlungsabgleichsprozess zunächst fehlerfreie Dokumente bereitstellt.
• Eine Buchhaltungssoftware zur Führung Ihrer Bücher und zum Speichern von Informationen über Kunden und unter Namen getätigte Transaktionen.
• Zusätzlich zu allen Anforderungen müssen Sie über eine Zahlungsabgleichsfunktion mit Software verfügen, die gespeicherte Rechnungen liest und sie mit Ihrem Hauptbuch abgleicht. Informieren Sie Sie auch über fehlende Daten oder Unstimmigkeiten.

Dank des 21. Jahrhunderts müssen Sie nicht mehr alles separat verwalten und der Abstimmungsprozess lässt sich ganz einfach automatisieren. Daher reicht es aus, Ihre Zahlungsabwicklungsplattform zusammenzustellen und sie in die Buchhaltungssoftware zu integrieren.

Xero-Integration für den Zahlungsabgleich

Xero ist eine Buchhaltungssoftware und vollständig cloudbasiert. Das bedeutet, dass Sie über ein Computersystem mit Internetverbindung überall auf Ihre Finanzdaten zugreifen können.

Xero ist ein gefeiertes Tool. Es wird beispielsweise für seine benutzerfreundliche Oberfläche und seine Echtzeit-Berichtsfunktionen geschätzt. Die Funktionen und die hochwertige Benutzeroberfläche machen es zu einem wertvollen Werkzeug für Unternehmen jeder Größe.

Darüber hinaus ermöglichen die Integrationsmöglichkeiten mit verschiedenen Finanz-, Geschäfts- und Zahlungs-Apps eine verbesserte Effizienz.

Zu den Hauptfunktionen dieser cloudbasierten Buchhaltungssoftware gehören kurz gesagt:

• Bankabstimmung
• Rechnungsstellung und Abrechnung
• Kostenverfolgung
• Reporting und Analysen
• Mobile App und Integrationen
• Lohnabrechnungsmanagement
• Zeiterfassung

Wie kann MakeWebBetter Ihnen helfen?

MakeWebBetter ist ein HubSpot Elite-Lösungspartner. Die E-Commerce-Agentur HubSpot konzentriert sich darauf, das E-Commerce-Erlebnis weltweit zu erleichtern und Unternehmen dabei zu helfen, zu wachsen und skalierbar zu werden.

Unter den von MakeWebBetter angebotenen E-Commerce-Lösungen sind HubSpot-E-Commerce-Integrationsdienste, Website-Entwicklung und -Migration, Inbound-Marketing und Apps wie FormPay der ultimative Gewinn.

FormPay-Übersicht

FormPay von MakeWebBetter ist eine HubSpot-Partner-App. Es soll Ihnen dabei helfen, Zahlungen überall auf der Welt zu akzeptieren. Die Zahlungen werden durch die Nutzung des Zugriffs auf die Daten der HubSpot-Formulare ermöglicht, die Sie mit der kostenlosen HubSpot-Version haben.

Das Zahlungstool beherbergt viele Zahlungsgateways – PayPal, Stripe, Amazon Pay, Authprize.net, PayU, Razorpay und Adyen. Damit ermöglicht FormPay die beliebtesten Zahlungsarten für 100 % sichere Online-Transaktionen weltweit.

Darüber hinaus verfügt FormPay auch über die Xero-Integration für den Zahlungsabgleich und die Rechnungsstellung, was es zu einer hervorragenden Software für den Zahlungsabgleich macht. Darüber hinaus verfügt es durch die Zusammenarbeit mit Google Analytics und Microsoft Clarity über Berichts- und Analysefunktionen.

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Herausragende FormPay-Funktionen

Mit FormPay können Sie Zahlungen mit der kostenlosen HubSpot-Version akzeptieren. Es arbeitet mit mehreren Zahlungsgateway-Anbietern zusammen, um die Zahlungsabwicklung zu erleichtern. Diese Gateways verwenden eine erstklassige Verschlüsselung, um Kundeninformationen und Zahlungsdaten zu speichern.

Darüber hinaus haben Sie In-App-Verwaltungszugriff auf Zahlungsformulare, Transaktionen, Daten und Funktionen, die Ihre Zahlungsinfrastruktur erweitern. Mit FormPay erhalten Sie also alles, um Ihren Zahlungsdienst neu zu gestalten.

• Globale Reichweite – Akzeptieren Sie Zahlungen überall auf der Welt.
• Kontaktsynchronisierung – Synchronisieren Sie alle Ihre Zahlungsdaten in HubSpot als Eigenschaften und Listen.
• Mehrere Gateways – PayPal, Stripe, Amazon Pay, Authorize.net, PayU und mehr.
• Anpassbare Zahlungsformulare – Passt zu Branding und Vielseitigkeit.
• Rabattgutscheine – Gutscheinfunktion mit Zahlungsformularen.
• Produktspezifische Formulare – Erstellen Sie Produkte und synchronisieren Sie sie mit HubSpot.
• XERO-Integration – Kontakte und Rechnungen mit Xero synchronisieren.
• Online-Zahlungsabgleich – Xero ermöglichte den Zahlungsabgleich.
• Praktische Verwaltung – Überwachen oder verwenden Sie Formulare, Gutscheine und Produkte neu.
• Transaktionsverfolgung – Überwachen Sie Transaktionsdaten mit allen Details.
• Einstellungen für Spendenformulare – Erstellen Sie spezielle Spendenformulare.
• Abonnementgeschäft – Akzeptieren Sie wiederkehrende Zahlungen.

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Mit Formpay können Sie Zahlungen in HubSpot CRM einziehen. Überall auf der Welt mit jedem Gateway.

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Automatisierter Zahlungsabgleich durch FormPay

Mit einer Zahlungsabgleichssoftware sparen Sie viel (natürlich Zeit, Mühe und Geld). Ein Teil des Zahlungsabgleichsprozesses, nämlich das Sammeln und Organisieren von Daten, wird bereits von FormPay durchgeführt.

Tatsächlich liegt es in Ihrer Verantwortung, mit nur wenigen Klicks die Integration für XERO und FormPay einzurichten. Und Sie können es der Automatisierung überlassen.

Kontaktmanagement

Ohne Zweifel ist der Kunde, der gerade bei Ihnen gekauft hat, der Interessent für den nächsten Kauf oder eine potenzielle Referenzquelle.

Es ist wichtig, ordnungsgemäße Aufzeichnungen zu führen und die von Ihren Kunden durchgeführten Aktivitäten und Käufe aufzuzeichnen. Dies befähigt Sie offensichtlich, zu kommunizieren, Informationen auszutauschen und hochwertige Marketingkampagnen durchzuführen.

Alle diese Daten werden in Xero synchronisiert.

• Gibt Ihnen einen Überblick über den Verlauf der Kontakttransaktionen.
• Verwalten Sie Kontaktdaten und hinterlegen Sie entsprechende Dokumente.
• Erstellt Listen und Gruppen, um Ihre Kontakte zu organisieren.

Anschließend können Sie in Xero Contacts Details zu den Verkäufen, Rechnungen und Zahlungen eines Kunden oder Lieferanten anzeigen.

Zahlungsrechnungen

Andererseits führt FormPay Transaktionsaufzeichnungen mit sich. Dazu gehören alle Informationen zum verwendeten Zahlungsgateway, zum Gesamtausgabenbetrag, zur Referenz-ID, zum Datum, zum Status und zu allem.

Darüber hinaus werden diese Daten auch mit HubSpot synchronisiert und als Timeline-Ereignisse zu Kontakten hinzugefügt. Sobald Sie die Xero-Integration eingerichtet haben, werden alle diese Daten mit Ihrem Xero-Konto synchronisiert.

Online-Zahlungsabgleich

FormPay ermöglicht den Online-Zahlungsabgleich mit Xero. Offensichtlich machen alle in Ihrem Xero-Konto synchronisierten Kontakte und Zahlungsrechnungen den Zahlungsabgleichsprozess schmerzlos und schnell.

Es besteht kein Zweifel: Je zuverlässiger Ihre Daten sind, desto reibungsloser verläuft der Online-Zahlungsabgleich. Es ist viel einfacher und bietet weitere Vorteile wie:

• Einfache Organisation und Verwaltung von Daten.
• Reibungsloser Vergleich durch automatisierten Zahlungsabgleich.
• Schnelle Identifizierung und einfache Zuordnung von Unstimmigkeiten und Auslassungen.
• Wunderbare Schnittstelle zur Online-Zahlungsabstimmung.

Wie aktiviere ich die Xero-Integration für Zahlungen?

Nehmen Sie sich 2 Minuten Zeit und befolgen Sie diese einfachen Schritte, um die FormPay Xero-Integration einzurichten:

• Besuchen Sie zunächst die FormPay-App.
• Scrollen Sie zunächst nach unten und klicken Sie dann links in der Seitenleiste auf Benutzerkonten .

• Gehen Sie dann zu Integrationen .
• Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Mit Xero verbinden“ . Anschließend werden Sie zur Webseite von Xero weitergeleitet.

• Geben Sie auf der nächsten Seite Ihre Xero-Anmeldeinformationen ein und klicken Sie auf „Anmelden“ .
• Das ist es! Ihr Xero-Konto wird nun erfolgreich in FormPay integriert.

Vorteile der Xero-Integration mit FormPay

Integrieren Sie Xero kostenlos

Die Xero-Integration ist vorhanden. Wenn Sie ein XERO-Konto haben, ist es äußerst praktisch, alle Ihre Transaktionen aufzuzeichnen.

Diese Datensätze werden jedoch hauptsächlich zur Erstellung von Rechnungen verwendet. Es dient aber auch anderen Zwecken – beispielsweise der Erstellung einer RFM-basierten Segmentierung.

Pflegen Sie Echtzeit-Zahlungsaufzeichnungen

Angenommen, Sie benötigen Kaufunterlagen und Kontaktinformationen, um ein personalisiertes Erlebnis zu schaffen, zu kommunizieren, abgebrochene Warenkörbe wiederherzustellen oder E-Mail-Marketingkampagnen durchzuführen.

Wären Sie jedoch bereit, vor Beginn eine RFM-basierte Liste zu erstellen? Natürlich nicht. Die meisten Zahlungsverarbeitungsprogramme wie FormPay ermöglichen Ihnen die Synchronisierung von Datensätzen in Echtzeit. (FormPay lässt sich in HubSpot- und Xero-Konten integrieren).

Mühelose Synchronisierung von Zahlungsdaten

Abgesehen von der Transaktionsverfolgung stellt diese Integration Ihrem Xero-Konto Daten zur Verfügung, darunter Kundendaten, verschlüsselte Karteninformationen und Transaktionsdetails.

Automatisierte Rechnungserstellung

Durch die Integration von Xero mit FormPay erhalten Sie alles, was Sie zur Optimierung des Rechnungsprozesses benötigen. Da alle Zahlungsdaten und Transaktionsdetails mit Ihrem Xero-Konto synchronisiert werden, können Sie diese Informationen zum Erstellen von Rechnungen verwenden.

Der Kern davon…

Automatisierung ist der Schlüssel zur Vereinfachung komplexer Vorgänge und zur Nutzung der eingesparten Zeit. Im Rahmen der Buchhaltung ist der Zahlungsabgleich obligatorisch und sollte ein wiederkehrender Prozess sein.

Allerdings führt eine jährliche Durchführung zu menschlichen Fehlern, Unstimmigkeiten und Zeitverschwendung. Der sicherste Weg, einen reibungslosen Zahlungsabstimmungsprozess zu erreichen, besteht darin, die Quelle Ihrer Zahlungsdaten und Rechnungen in Ihre Buchhaltungssoftware zu integrieren.

Es ist erstaunlich, wie eine kleine Sache einen großen Beitrag zum Gesamterfolg des Unternehmens leisten kann. Ein Hoch auf den Schritt in diese Richtung.