Cómo administrar un equipo remoto de marketing por correo electrónico: 5 herramientas de productividad

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El correo electrónico sigue siendo uno de los canales de marketing más efectivos: con un ROI promedio de $38 ganados por $1 gastado .

Hoy en día, las empresas grandes y pequeñas utilizan el correo electrónico no solo para promocionar directamente sus productos, sino también para compartir contenido exclusivo y ofertas que su audiencia podría disfrutar, brindar atención personalizada al cliente (o redirigir a los destinatarios a útiles guías de autoservicio en su centro de ayuda). base de conocimientos), transmitir la confirmación del pedido y el estado de la entrega y, en general, construir una mejor conexión con sus clientes.

Desde 2020, las empresas han dado grandes pasos en la gestión de equipos distribuidos y trabajadores remotos. No es que los equipos de marketing por correo electrónico no supieran lo que es un lugar de trabajo digital antes de que se produjera la pandemia de COVID-19 porque estos roles se pueden cumplir de forma remota. Sin embargo, el énfasis en los primeros lugares de trabajo remotos significa que los equipos de correo electrónico deben realinear la colaboración digitalmente para cumplir con los KPI y los resultados.

Las campañas de marketing por correo electrónico requieren un esfuerzo concertado de varios roles: estrategia, gestión de proyectos, redacción, diseño, pruebas y marketing y ventas. Con la pila adecuada de Martech, un sólido sistema de diseño de correo electrónico y funciones y responsabilidades claras, los equipos pueden lograr un buen equilibrio.

Fuente: selección de proveedores de correo electrónico

Exploremos cinco categorías de herramientas para administrar equipos remotos de marketing por correo electrónico:

Software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos se usa en las oficinas tradicionales, pero es esencial para que los equipos de correo electrónico remotos se mantengan al tanto de múltiples tareas y proyectos en curso. Permite a los administradores de proyectos realizar un seguimiento de los procesos y las métricas de marketing por correo electrónico correctas para mejorar los flujos de trabajo. También les ayuda a garantizar que los resultados del equipo se alineen con los estándares de calidad y las pautas de la marca.

Los gerentes de proyecto administran plataformas de automatización de correo electrónico y herramientas de comunicación comercial que analizaremos más adelante. Además, dado que no están físicamente presentes para firmar tareas completadas, hojas de trabajo, contratos y facturas, pueden usar aplicaciones de firma digital como GetAccept.

Los proyectos de marketing por correo electrónico implican la colaboración con miembros del departamento de marketing y otras funciones. Por lo tanto, se requiere una ubicación central para las actividades de gestión de proyectos.

Las herramientas de gestión de proyectos populares para equipos remotos son Trello, Basecamp, Zoho Remotely, Wrike, Asana y Kissflow.

Asana es una aplicación web y móvil basada en la nube que permite a los equipos organizar, rastrear y administrar tareas. Cada miembro del equipo es consciente de su carga de trabajo a través de sus tareas asignadas. Para las campañas de marketing por correo electrónico, el software permite a los gerentes crear resúmenes separados para cada rol en el equipo, como diseñadores gráficos y redactores. También pueden establecer plazos y agregar comentarios.

Trello es aclamado por los administradores de equipos remotos como una herramienta flexible y fácil de usar. Puede controlar la producción de contenido desde el concepto hasta la publicación. También puede monitorear las tareas diarias y los objetivos a largo plazo. También puede crear tableros separados para proyectos individuales y agregarles miembros relevantes del equipo que puedan proporcionar actualizaciones sobre su trabajo.

Software de videoconferencia y uso compartido de pantalla

Los equipos remotos necesitan software de videoconferencia y pantalla compartida de alta calidad para llevar a cabo las comunicaciones diarias. Zoom, Skype, WebEx y 8×8 son excelentes opciones.

Las videoconferencias periódicas en las que los miembros del equipo se ven cara a cara son necesarias para impulsar la moral del equipo remoto y fortalecer la cultura. Tales reuniones también son útiles para que los equipos estén en sintonía en campañas de correo electrónico o tareas específicas porque pueden compartir ideas y hacer preguntas en un entorno en vivo.

El mercado de Zoom ofrece una gran cantidad de opciones para que los equipos de correo electrónico seleccionen complementos e integraciones de terceros para mejorar sus comunicaciones. Zoom es superior a Google Hangouts porque permite que grandes equipos remotos organicen y asistan a videoconferencias, graben esas reuniones para acceder más tarde y compartan pantallas simultáneamente durante las reuniones.

Sus soluciones de seminarios web (preguntas y respuestas, opciones de chat y salas de conversación privadas) le permiten realizar talleres y seminarios web atractivos e interactivos.

Los trabajadores remotos que trabajan desde casa o en cafés también usan aplicaciones de cancelación de ruido como Krisp, NoiseGator o SoliCall para filtrar los ruidos de fondo.

aplicaciones de mensajería empresarial

Los equipos de correo electrónico remotos están distribuidos por todo el mundo, pero deben encontrar una manera de conectarse, tener conversaciones directas y trabajar juntos en campañas de correo electrónico como si estuvieran en la misma sala. Para ejecutar campañas de marketing por correo electrónico con éxito, los miembros del equipo deben poder conectarse al instante, enviar actualizaciones o generar ideas y soluciones juntos.

Sin duda, Slack se encuentra entre los sistemas de mensajería empresarial todo en uno más populares para equipos distribuidos. Sus características incluyen grupos privados, salas de canales, mensajes directos e incluso llamadas de audio. Se integra con herramientas de colaboración remota como Zoom, G-Suite y Evernote y admite aplicaciones para compartir archivos como Dropbox y Google Drive. El directorio de aplicaciones de Slack también ofrece otras opciones de integración como Trello y Salesforce para que la comunicación sea fluida y eficiente.

Slack tiene fuertes competidores en Microsoft Teams, Flock y Google Chat, por lo que puede elegir lo que más le convenga, especialmente si su equipo ya usa productos de Microsoft o G-suite.

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software de diseño colaborativo

Los grandes correos electrónicos necesitan una combinación de imágenes atractivas, texto elocuente y código sólido. Los equipos de correo electrónico remotos utilizan software de diseño colaborativo para crear campañas de correo electrónico exitosas basadas en la dirección dada por el estratega de marketing por correo electrónico .

Figma, Canva Pro, Adobe XD, Visme e InVision son algunas herramientas útiles de diseño y creación de prototipos. Conectan todo el flujo de trabajo de diseño a una plataforma central a la que los diferentes miembros del equipo pueden contribuir desde sus respectivas ubicaciones.

Canva Pro ha democratizado el diseño gráfico al permitir que incluso los no profesionales proporcionen información de diseño. Permite a los miembros del equipo editar diseños en colaboración, personalizar plantillas, guardar paletas de colores y logotipos y cambiar el tamaño de las fotos.

Figma es popular entre los equipos de correo electrónico remotos porque permite a los desarrolladores y diseñadores gráficos conectarse y trabajar juntos en tareas como la creación de diseños de correo electrónico interactivos.

Los equipos creativos y técnicos consideran que InVision es útil para proyectos de diseño en los que los miembros del equipo proporcionan información a una herramienta de diseño de pantalla única.

Software de automatización de marketing por correo electrónico

Las plataformas de automatización de marketing por correo electrónico como Benchmark Email le permiten enviar correos electrónicos de marketing automáticamente a los suscriptores en función de las acciones que toman. Mantener la higiene de la lista de correo electrónico también es un aspecto muy importante del marketing por correo electrónico. Clearout una herramienta de validación de correo electrónico puede ayudar a automatizar el proceso de validación de correo electrónico en el punto de captura de sus clientes potenciales. La intención es enviar los correos electrónicos correctos a las personas relevantes en el momento correcto sin intervención manual.

Estas herramientas personalizan la experiencia de cada suscriptor con listas de correo electrónico segmentadas y aumentan la relevancia de las campañas de correo electrónico, mejorando así las tasas de retención.

Por ejemplo, ActiveCampaign ayuda a los equipos a crear correos electrónicos de goteo en función de los intereses, el comportamiento, el historial, el compromiso o la ubicación de los suscriptores. Mejora la experiencia del cliente al automatizar el ciclo de vida completo de los suscriptores. También tiene un CRM incorporado con útiles funciones multicanal. Es una herramienta avanzada que emplea aprendizaje automático y herramientas predictivas para generar un mayor ROI.

Benchmark Email es popular entre los equipos remotos más pequeños por su facilidad de uso y diseño de alta calidad. La plataforma no solo es visualmente atractiva, sino que también ofrece una excelente experiencia de usuario. Esto facilita que los usuarios comprendan los datos y brinda una buena experiencia a los clientes. Sus características clave incluyen un generador de correo electrónico visual, más de 1500 integraciones, informes, formularios de registro, encuestas y sondeos, páginas de destino y pruebas A/B.

Mailchimp no es exactamente fácil de usar porque está repleto de funciones, no todas las cuales son útiles para todos los equipos, pero admite la integración con casi todas las plataformas principales. También es excelente para los correos electrónicos por goteo porque permite enviar correos electrónicos personalizados en función de acciones como el abandono del carrito o las visitas al sitio web.

Conclusión

Además de la claridad sobre los objetivos, las responsabilidades y los procesos, los equipos de correo electrónico remotos necesitan las herramientas adecuadas para una colaboración fluida. El 72% de las organizaciones encuestadas por Buffer planean operar de forma remota de forma permanente en el futuro debido a las experiencias en gran medida positivas en torno al trabajo remoto. Por lo tanto, con herramientas y tecnología sólidas, los gerentes de equipos remotos pueden extraer más rendimiento y productividad de sus equipos, además de cuidar la moral y el bienestar del equipo.