Jak zarządzać zdalnym zespołem e-mail marketingu: 5 narzędzi zwiększających produktywność

Źródło obrazu: Freepik

E-mail pozostaje jednym z najskuteczniejszych kanałów marketingowych: ze średnim ROI wynoszącym 38 USD do wydanego 1 USD .

W dzisiejszych czasach duże i małe firmy używają poczty e-mail nie tylko do bezpośredniej promocji swoich produktów, ale także do udostępniania ekskluzywnych treści i ofert, które mogą spodobać się swoim odbiorcom, zapewniania indywidualnej obsługi klienta (lub przekierowywania odbiorców do pomocnych przewodników samoobsługowych w ich centrum pomocy bazy wiedzy), przekazywać potwierdzenie zamówienia i status dostawy oraz ogólnie budować lepsze połączenie z klientami.

Od 2020 roku firmy poczyniły ogromne postępy w zarządzaniu rozproszonymi zespołami i pracownikami zdalnymi. Nie chodzi o to, że zespoły ds. marketingu e-mailowego były nieświadome tego, czym jest cyfrowe miejsce pracy , zanim wybuchła pandemia COVID-19, ponieważ te role można wypełniać zdalnie. Jednak nacisk na miejsca pracy w pierwszej kolejności oznacza, że ​​zespoły poczty e-mail muszą cyfrowo dostosować współpracę, aby osiągnąć kluczowe wskaźniki efektywności i wyniki.

Kampanie e-mail marketingu wymagają wspólnego wysiłku kilku ról: strategii, zarządzania projektami, copywritingu, projektowania, testowania oraz marketingu i sprzedaży. Dzięki odpowiedniemu stosowi Martech, solidnemu systemowi projektowania e-maili oraz jasnym rolom i obowiązkom, zespoły mogą osiągnąć dobrą równowagę.

Źródło: wybór dostawcy poczty e-mail

Przyjrzyjmy się pięciu kategoriom narzędzi do zarządzania zdalnymi zespołami e-mail marketingu:

Oprogramowanie do zarządzania projektami

Oprogramowanie do zarządzania projektami jest używane w tradycyjnych biurach, ale jest niezbędne, aby zdalne zespoły poczty e-mail były na bieżąco z wieloma bieżącymi zadaniami i projektami. Umożliwia kierownikom projektów śledzenie procesów i odpowiednich wskaźników e-mail marketingu w celu poprawy przepływów pracy. Pomaga im również upewnić się, że wyniki zespołu są zgodne ze standardami jakości i wytycznymi marki.

Kierownicy projektów zarządzają platformami automatyzacji poczty e-mail i narzędziami komunikacji biznesowej, które omówimy w dalszej części. Ponadto, ponieważ nie są fizycznie obecni, aby podpisać się na ukończonych zadaniach, arkuszach roboczych, umowach i fakturach, mogą korzystać z aplikacji do podpisów cyfrowych, takich jak GetAccept.

Projekty e-mail marketingu obejmują współpracę z członkami działu marketingu i innymi funkcjami. Dlatego wymagana jest centralna lokalizacja dla działań związanych z zarządzaniem projektami.

Popularne narzędzia do zarządzania projektami dla zespołów zdalnych to Trello, Basecamp, Zoho Remotely, Wrike, Asana i Kissflow.

Asana to oparta na chmurze aplikacja mobilna i internetowa, która umożliwia zespołom organizowanie i śledzenie zadań oraz zarządzanie nimi. Każdy członek zespołu jest świadomy swojego obciążenia pracą poprzez przydzielone mu zadania. W przypadku kampanii e-mail marketingowych oprogramowanie umożliwia menedżerom tworzenie oddzielnych briefów dla każdej roli w zespole, takich jak graficy i copywriterzy. Mogą również ustalać terminy i dodawać komentarze.

Trello jest okrzyknięty przez menedżerów zdalnych zespołów elastycznym i przyjaznym dla użytkownika narzędziem. Możesz mieć oko na produkcję treści od pomysłu do publikacji. Możesz także monitorować codzienne zadania i cele długoterminowe. Możesz także tworzyć osobne tablice dla poszczególnych projektów i dodawać do nich odpowiednich członków zespołu, którzy mogą dostarczać aktualizacje dotyczące ich pracy.

Oprogramowanie do wideokonferencji i udostępniania ekranu

Zdalne zespoły potrzebują wysokiej jakości oprogramowania do wideokonferencji i współdzielenia ekranu, aby prowadzić codzienną komunikację. Zoom, Skype, WebEx i 8×8 to doskonały wybór.

Regularne spotkania wideo, podczas których członkowie zespołu widzą się twarzą w twarz, są niezbędne, aby podnieść morale zespołu na odległość i wzmocnić kulturę. Takie spotkania są również pomocne w sprowadzaniu zespołów na tę samą stronę w kampaniach e-mailowych lub określonych zadaniach, ponieważ mogą dzielić się spostrzeżeniami i zadawać pytania w środowisku na żywo.

Rynek Zoom oferuje wiele opcji dla zespołów e-mailowych w zakresie wyboru dodatków i integracji z innymi firmami w celu usprawnienia komunikacji. Zoom przewyższa Google Hangouts, ponieważ umożliwia dużym zdalnym zespołom organizowanie spotkań wideo i uczestniczenie w nich, nagrywanie tych spotkań w celu uzyskania dostępu później oraz jednoczesne udostępnianie ekranów podczas spotkań.

Jego rozwiązania do webinarów — opcje pytań i odpowiedzi, czatu oraz prywatne pokoje do rozmów — umożliwiają prowadzenie angażujących i interaktywnych warsztatów i webinariów.

Pracownicy zdalni, którzy pracują w domu lub w kawiarni, również korzystają z aplikacji redukujących hałas, takich jak Krisp, NoiseGator lub SoliCall, aby odfiltrować dźwięki otoczenia.

Aplikacje do komunikacji biznesowej

Zdalne zespoły e-mailowe są rozproszone na całym świecie, ale muszą znaleźć sposób na nawiązanie kontaktu, bezpośrednie rozmowy i wspólną pracę nad kampaniami e-mailowymi, tak jakby znajdowali się w tym samym pokoju. Aby skutecznie prowadzić kampanie e-mail marketingu, członkowie zespołu muszą mieć możliwość natychmiastowego nawiązania kontaktu, wysyłania aktualizacji lub wspólnej burzy mózgów z pomysłami i rozwiązaniami.

Slack jest bez wątpienia jednym z najpopularniejszych kompleksowych systemów komunikacji biznesowej dla zespołów rozproszonych. Jego funkcje obejmują prywatne grupy, pokoje kanałów, bezpośrednie wiadomości, a nawet połączenia audio. Integruje się z narzędziami do zdalnej współpracy, takimi jak Zoom, G-Suite i Evernote, i obsługuje aplikacje do udostępniania plików, takie jak Dropbox i Dysk Google. Katalog aplikacji Slack oferuje również inne opcje integracji, takie jak Trello i Salesforce, aby komunikacja była bezproblemowa i wydajna.

Slack ma silnych konkurentów w Microsoft Teams, Flock i Google Chat, dzięki czemu możesz wybrać to, co najbardziej Ci odpowiada, zwłaszcza jeśli Twój zespół korzysta już z produktów Microsoft lub G-suite.

Źródło: Pinterest

Oprogramowanie do wspólnego projektowania

Świetne e-maile wymagają połączenia atrakcyjnych obrazów, elokwentnej treści i solidnego kodu. Zdalne zespoły e-mailowe wykorzystują oprogramowanie do wspólnego projektowania w celu tworzenia udanych kampanii e-mailowych w oparciu o kierunek nadany przez stratega e-mail marketingu .

Figma, Canva Pro, Adobe XD, Visme i InVision to kilka przydatnych narzędzi do projektowania i prototypowania. Łączą cały przepływ pracy projektowej z centralną platformą, do której mogą wnosić wkład różni członkowie zespołu ze swoich lokalizacji.

Canva Pro zdemokratyzował projektowanie graficzne, umożliwiając nawet osobom nieprofesjonalnym dostarczanie danych wejściowych do projektowania. Umożliwia członkom zespołu wspólną edycję układów, dostosowywanie szablonów, zapisywanie palet kolorów i logo oraz zmianę rozmiaru zdjęć.

Figma jest popularna wśród zdalnych zespołów pocztowych, ponieważ umożliwia programistom i grafikom łączenie się i wspólną pracę nad zadaniami, takimi jak tworzenie interaktywnych projektów wiadomości e-mail.

Zespoły kreatywne i techniczne uważają, że InVision jest przydatny w projektach projektowych, w których członkowie zespołu dostarczają dane wejściowe do narzędzia do projektowania na jednym ekranie.

Oprogramowanie do automatyzacji e-mail marketingu

Platformy do automatyzacji e-mail marketingu, takie jak Benchmark Email, umożliwiają automatyczne wysyłanie e-maili marketingowych do subskrybentów na podstawie podejmowanych przez nich działań. Utrzymanie higieny list e-mail jest również bardzo istotnym aspektem e-mail marketingu. Wyczyść narzędzie do sprawdzania poprawności wiadomości e-mail, które może pomóc zautomatyzować proces sprawdzania poprawności wiadomości e-mail w momencie przechwytywania potencjalnych klientów. Celem jest wysyłanie odpowiednich wiadomości e-mail do odpowiednich osób we właściwym czasie bez ręcznej interwencji.

Narzędzia te personalizują doświadczenie każdego subskrybenta dzięki segmentowanym listom e-mailowym i zwiększają trafność kampanii e-mailowych, poprawiając w ten sposób wskaźniki retencji.

Na przykład ActiveCampaign pomaga zespołom tworzyć e-maile kroplowe na podstawie zainteresowań, zachowania, historii, zaangażowania lub lokalizacji subskrybentów. Poprawia doświadczenie klienta poprzez automatyzację pełnego cyklu życia subskrybentów. Posiada również wbudowany CRM z przydatnymi funkcjami wielokanałowymi. Jest to zaawansowane narzędzie, które wykorzystuje uczenie maszynowe i narzędzia predykcyjne do generowania większego zwrotu z inwestycji.

Benchmark Email jest popularny wśród mniejszych zdalnych zespołów ze względu na łatwość obsługi i wysokiej jakości projekt. Platforma jest nie tylko atrakcyjna wizualnie, ale także oferuje wspaniałe wrażenia użytkownika. Ułatwia to użytkownikom zrozumienie danych i zapewnia dobre wrażenia klientom. Jego kluczowe funkcje obejmują wizualny kreator poczty e-mail, ponad 1500 integracji, raportowanie, formularze rejestracji, ankiety i ankiety, strony docelowe i testy A/B.

Mailchimp nie jest zbyt przyjazny dla użytkownika, ponieważ jest wypełniony funkcjami, z których nie wszystkie są przydatne dla wszystkich zespołów, ale obsługuje integrację z prawie wszystkimi głównymi platformami. Świetnie nadaje się również do e-maili kroplowych, ponieważ umożliwia wysyłanie spersonalizowanych wiadomości e-mail na podstawie działań, takich jak porzucenie koszyka lub odwiedziny w witrynie.

Wniosek

Oprócz jasności celów, obowiązków i procesów, zdalne zespoły poczty e-mail potrzebują odpowiednich narzędzi do bezproblemowej współpracy. 72% organizacji ankietowanych przez Buffer planuje w przyszłości na stałe działać zdalnie ze względu na w dużej mierze pozytywne doświadczenia związane z pracą zdalną. W ten sposób, dzięki solidnym narzędziom i technologii, zdalni menedżerowie zespołów mogą wydobyć ze swoich zespołów większą wydajność i produktywność, oprócz dbania o morale zespołu i dobre samopoczucie.