Cara Mengelola Tim Pemasaran Email Jarak Jauh: 5 Alat Produktivitas

Sumber Gambar: Freepik

Email tetap menjadi salah satu saluran pemasaran paling efektif: dengan ROI rata-rata sebesar $38 yang diperoleh hingga $1 yang dibelanjakan .

Saat ini, bisnis besar dan kecil menggunakan email tidak hanya untuk mempromosikan produk mereka secara langsung, tetapi juga untuk berbagi konten eksklusif dan penawaran yang dapat dinikmati audiens mereka, memberikan dukungan pelanggan satu-ke-satu (atau mengarahkan penerima ke panduan layanan mandiri yang bermanfaat di pusat bantuan mereka. basis pengetahuan), menyampaikan konfirmasi pesanan dan status pengiriman, dan secara keseluruhan, untuk membangun hubungan yang lebih baik dengan pelanggan mereka.

Sejak tahun 2020, bisnis telah membuat lompatan besar dalam mengelola tim terdistribusi dan pekerja jarak jauh. Bukan berarti tim pemasaran email tidak mengetahui apa itu tempat kerja digital sebelum pandemi COVID-19 melanda karena peran ini dapat dipenuhi dari jarak jauh. Namun, penekanan pada tempat kerja yang mengutamakan jarak jauh berarti bahwa tim email perlu menyelaraskan kembali kolaborasi secara digital untuk memberikan KPI dan hasil.

Kampanye pemasaran email memerlukan upaya bersama dengan beberapa peran: strategi, manajemen proyek, copywriting, desain, pengujian, dan pemasaran dan penjualan. Dengan tumpukan Martech yang tepat, sistem desain email yang tangguh, dan peran serta tanggung jawab yang jelas, tim dapat mencapai keseimbangan yang baik.

Sumber: Pilihan vendor email

Mari jelajahi lima kategori alat untuk mengelola tim pemasaran email jarak jauh:

Perangkat lunak manajemen proyek

Perangkat lunak manajemen proyek digunakan di kantor tradisional, tetapi penting bagi tim email jarak jauh untuk tetap berada di atas beberapa tugas dan proyek yang sedang berlangsung. Ini memungkinkan manajer proyek untuk melacak proses dan metrik pemasaran email yang tepat untuk meningkatkan alur kerja. Ini juga membantu mereka memastikan bahwa hasil kerja tim selaras dengan standar kualitas dan pedoman merek.

Manajer proyek mengelola platform otomatisasi email dan alat komunikasi bisnis yang akan kita bahas lebih lanjut. Selain itu, karena mereka tidak hadir secara fisik untuk menandatangani tugas, lembar kerja, kontrak, dan faktur yang telah diselesaikan, mereka dapat menggunakan aplikasi tanda tangan digital seperti GetAccept.

Proyek pemasaran email melibatkan kolaborasi dengan anggota departemen pemasaran dan fungsi lainnya. Oleh karena itu, diperlukan lokasi sentral untuk kegiatan manajemen proyek.

Alat manajemen proyek yang populer untuk tim jarak jauh adalah Trello, Basecamp, Zoho Remotely, Wrike, Asana, dan Kissflow.

Asana adalah aplikasi seluler dan web berbasis cloud yang memungkinkan tim untuk mengatur, melacak, dan mengelola tugas. Setiap anggota tim menyadari beban kerja mereka melalui tugas yang diberikan. Untuk kampanye pemasaran email, perangkat lunak memungkinkan manajer untuk membuat brief terpisah untuk setiap peran dalam tim seperti desainer grafis dan copywriter. Mereka juga dapat mengatur tenggat waktu dan menambahkan komentar.

Trello dipuji oleh manajer tim jarak jauh sebagai alat yang fleksibel dan ramah pengguna. Anda dapat mengawasi produksi konten dari konsep hingga penerbitan. Anda juga dapat memantau tugas harian dan tujuan jangka panjang. Anda juga dapat membuat papan terpisah untuk proyek individu dan menambahkan anggota tim yang relevan kepada mereka yang dapat memberikan pembaruan tentang pekerjaan mereka.

Konferensi video dan perangkat lunak berbagi layar

Tim jarak jauh membutuhkan konferensi video dan perangkat lunak berbagi layar berkualitas tinggi untuk melakukan komunikasi sehari-hari. Zoom, Skype, WebEx, dan 8x8 adalah pilihan yang sangat baik.

Pertemuan video reguler di mana anggota tim saling bertemu tatap muka diperlukan untuk meningkatkan moral tim jarak jauh dan memperkuat budaya. Pertemuan semacam itu juga membantu dalam membawa tim pada halaman yang sama pada kampanye email atau tugas tertentu karena mereka dapat berbagi wawasan dan mengajukan pertanyaan di lingkungan langsung.

Pasar Zoom menawarkan sejumlah opsi bagi tim email untuk memilih add-on dan integrasi pihak ketiga untuk meningkatkan komunikasi mereka. Zoom lebih unggul dari Google Hangouts karena memungkinkan tim jarak jauh yang besar untuk menyelenggarakan dan menghadiri rapat video, merekam rapat tersebut untuk diakses nanti, dan berbagi layar secara bersamaan selama rapat.

Solusi webinarnya — Tanya Jawab dan opsi obrolan serta ruang percakapan pribadi — memungkinkan Anda mengadakan lokakarya dan webinar yang menarik dan interaktif.

Pekerja jarak jauh yang bekerja dari rumah atau di kafe juga menggunakan aplikasi peredam bising seperti Krisp, NoiseGator, atau SoliCall untuk menyaring kebisingan latar belakang.

Aplikasi perpesanan bisnis

Tim email jarak jauh didistribusikan di seluruh dunia tetapi mereka harus menemukan cara untuk terhubung, melakukan percakapan langsung, dan bekerja sama dalam kampanye email seolah-olah mereka berada di ruangan yang sama. Untuk menjalankan kampanye pemasaran email dengan sukses, anggota tim harus dapat terhubung secara instan, mengirim pembaruan, atau bertukar pikiran tentang ide dan solusi bersama.

Slack tidak diragukan lagi di antara sistem pesan bisnis all-in-one paling populer untuk tim terdistribusi. Fitur-fiturnya termasuk grup pribadi, ruang saluran, pesan langsung, dan bahkan panggilan audio. Ini terintegrasi dengan alat kolaborasi jarak jauh seperti Zoom, G-Suite, dan Evernote dan mendukung aplikasi berbagi file seperti Dropbox dan Google Drive. Direktori aplikasi Slack juga menawarkan opsi integrasi lain seperti Trello dan Salesforce untuk membuat komunikasi menjadi lancar dan efisien.

Slack memiliki pesaing kuat di Microsoft Teams, Flock, dan Google Chat sehingga Anda dapat memilih yang paling cocok untuk Anda, terutama jika tim Anda sudah menggunakan produk Microsoft atau G-suite.

Sumber: Pinterest

Perangkat lunak desain kolaboratif

Email yang bagus membutuhkan kombinasi gambar yang menarik, salinan yang fasih, dan kode yang kuat. Tim email jarak jauh menggunakan perangkat lunak desain kolaboratif untuk membangun kampanye email yang sukses berdasarkan arahan yang diberikan oleh ahli strategi pemasaran email .

Figma, Canva Pro, Adobe XD, Visme, dan InVision adalah beberapa alat desain dan pembuatan prototipe yang berguna. Mereka menghubungkan seluruh alur kerja desain ke platform pusat tempat anggota tim yang berbeda dapat berkontribusi dari lokasi masing-masing.

Canva Pro telah mendemokratisasikan desain grafis dengan memungkinkan bahkan non-profesional untuk memberikan masukan desain. Hal ini memungkinkan anggota tim untuk secara kolaboratif mengedit tata letak, menyesuaikan template, menyimpan palet warna dan logo, dan mengubah ukuran foto.

Figma populer di antara tim email jarak jauh karena memungkinkan pengembang dan desainer grafis untuk terhubung dan bekerja sama dalam tugas seperti membuat desain email interaktif.

Tim kreatif dan teknis menganggap InVision berguna untuk proyek desain di mana anggota tim memberikan masukan ke alat desain layar tunggal.

Perangkat lunak otomatisasi pemasaran email

Platform otomatisasi pemasaran email seperti Email Benchmark memungkinkan Anda mengirim email pemasaran secara otomatis ke pelanggan berdasarkan tindakan yang mereka ambil. Menjaga kebersihan daftar email juga merupakan aspek yang sangat penting dari pemasaran email. Menghapus alat validasi email dapat membantu mengotomatiskan proses validasi email pada titik pengambilan prospek Anda. Tujuannya adalah untuk mengirim email yang tepat kepada orang yang relevan pada waktu yang tepat tanpa intervensi manual.

Alat-alat ini mempersonalisasi pengalaman setiap pelanggan dengan daftar email tersegmentasi dan meningkatkan relevansi kampanye email, sehingga meningkatkan tingkat retensi.

Misalnya, ActiveCampaign membantu tim membuat email tetes berdasarkan minat, perilaku, riwayat, keterlibatan, atau lokasi pelanggan. Ini meningkatkan pengalaman pelanggan dengan mengotomatiskan siklus hidup penuh pelanggan. Ini juga memiliki CRM bawaan dengan fitur multi-saluran yang berguna. Ini adalah alat canggih yang menggunakan pembelajaran mesin dan alat prediktif untuk menghasilkan ROI yang lebih besar.

Benchmark Email populer di antara tim jarak jauh yang lebih kecil karena keramahan pengguna dan desainnya yang berkualitas tinggi. Platform ini tidak hanya menarik secara visual tetapi juga menawarkan pengalaman pengguna yang luar biasa. Hal ini memudahkan pengguna untuk memahami data dan memberikan pengalaman yang baik bagi klien. Fitur utamanya termasuk pembuat email visual, 1500+ integrasi, pelaporan, formulir pendaftaran, survei dan jajak pendapat, halaman arahan, dan pengujian A/B.

Mailchimp tidak sepenuhnya ramah pengguna karena penuh dengan fitur, tidak semuanya berguna untuk semua tim, tetapi mendukung integrasi dengan hampir semua platform utama. Ini juga bagus untuk email tetes karena memungkinkan email yang dipersonalisasi untuk dikirim berdasarkan tindakan seperti pengabaian keranjang atau kunjungan situs web.

Kesimpulan

Terlepas dari kejelasan tujuan, tanggung jawab, dan proses, tim email jarak jauh memerlukan alat yang tepat untuk kolaborasi yang lancar. 72% organisasi yang disurvei oleh Buffer berencana untuk beroperasi secara permanen dari jarak jauh di masa depan karena sebagian besar pengalaman positif seputar pekerjaan jarak jauh. Jadi, dengan alat dan teknologi yang kuat, manajer tim jarak jauh dapat mengekstrak lebih banyak kinerja dan produktivitas dari tim mereka selain menjaga moral dan kesejahteraan tim.