Como gerenciar uma equipe remota de marketing por e-mail: 5 ferramentas de produtividade

Fonte da imagem: Freepik

O e-mail continua sendo um dos canais de marketing mais eficazes: com um ROI médio de US$ 38 ganhos a US$ 1 gasto .

Hoje em dia, grandes e pequenas empresas usam e-mail não apenas para promover diretamente seus produtos, mas também para compartilhar conteúdo exclusivo e ofertas que seu público possa desfrutar, fornecer suporte ao cliente individual (ou redirecionar destinatários para guias úteis de autoatendimento em sua central de ajuda base de conhecimento), transmitir a confirmação do pedido e o status da entrega e, em geral, construir uma melhor conexão com seus clientes.

Desde 2020, as empresas deram grandes saltos no gerenciamento de equipes distribuídas e trabalhadores remotos. Não que as equipes de email marketing não soubessem o que é um local de trabalho digital antes da pandemia do COVID-19, porque essas funções podem ser cumpridas remotamente. No entanto, a ênfase em locais de trabalho remotos significa que as equipes de e-mail precisam realinhar a colaboração digitalmente para entregar KPIs e resultados.

As campanhas de email marketing exigem um esforço conjunto de várias funções: estratégia, gerenciamento de projetos, redação, design, testes e marketing e vendas. Com a pilha Martech certa, um sistema de design de e-mail robusto e funções e responsabilidades claras, as equipes podem alcançar um bom equilíbrio.

Fonte: Seleção de fornecedor de e-mail

Vamos explorar cinco categorias de ferramentas para gerenciar equipes remotas de email marketing:

Softwares de gerenciamento de projetos

O software de gerenciamento de projetos é usado em escritórios tradicionais, mas é essencial que as equipes de e-mail remotas fiquem a par de várias tarefas e projetos em andamento. Ele permite que os gerentes de projeto acompanhem os processos e as métricas corretas de marketing por e-mail para melhorar os fluxos de trabalho. Também os ajuda a garantir que os resultados da equipe estejam alinhados com os padrões de qualidade e as diretrizes da marca.

Os gerentes de projeto gerenciam plataformas de automação de e-mail e ferramentas de comunicação empresarial que discutiremos mais adiante. Além disso, como eles não estão fisicamente presentes para assinar tarefas, planilhas, contratos e faturas concluídos, eles podem usar aplicativos de assinatura digital como o GetAccept.

Os projetos de email marketing envolvem a colaboração com membros do departamento de marketing e outras funções. Portanto, é necessária uma localização central para as atividades de gerenciamento de projetos.

Ferramentas populares de gerenciamento de projetos para equipes remotas são Trello, Basecamp, Zoho Remotely, Wrike, Asana e Kissflow.

Asana é um aplicativo móvel e web baseado em nuvem que permite que as equipes organizem, rastreiem e gerenciem tarefas. Cada membro da equipe está ciente de sua carga de trabalho por meio de suas tarefas atribuídas. Para campanhas de email marketing, o software permite que os gerentes criem briefings separados para cada função na equipe, como designers gráficos e redatores. Eles também podem definir prazos e adicionar comentários.

O Trello é aclamado pelos gerentes de equipe remotos como uma ferramenta flexível e fácil de usar. Você pode acompanhar a produção de conteúdo desde o conceito até a publicação. Você também pode monitorar tarefas diárias e metas de longo prazo. Você também pode criar quadros separados para projetos individuais e adicionar membros da equipe relevantes a eles que possam fornecer atualizações sobre seu trabalho.

Software de videoconferência e compartilhamento de tela

As equipes remotas precisam de software de videoconferência e compartilhamento de tela de alta qualidade para realizar as comunicações diárias. Zoom, Skype, WebEx e 8×8 são excelentes opções.

As videoconferências regulares em que os membros da equipe se veem cara a cara são necessárias para aumentar o moral da equipe remota e fortalecer a cultura. Esses encontros também são úteis para colocar as equipes na mesma página em campanhas de e-mail ou tarefas específicas, pois podem compartilhar insights e fazer perguntas em um ambiente ao vivo.

O marketplace Zoom oferece uma série de opções para as equipes de e-mail selecionarem complementos e integrações de terceiros para aprimorar suas comunicações. O Zoom é superior ao Google Hangouts porque permite que grandes equipes remotas organizem e participem de videoconferências, gravem essas reuniões para acessar mais tarde e compartilhem telas simultaneamente durante as reuniões.

Suas soluções de webinar — opções de perguntas e respostas e bate-papo e salas de conversação privadas — permitem que você realize workshops e webinars envolventes e interativos.

Os trabalhadores remotos que trabalham em casa ou em cafés também usam aplicativos de cancelamento de ruído como Krisp, NoiseGator ou SoliCall para filtrar ruídos de fundo.

Aplicativos de mensagens comerciais

As equipes de e-mail remotas estão distribuídas em todo o mundo, mas precisam encontrar uma maneira de se conectar, ter conversas diretas e trabalhar juntas em campanhas de e-mail como se estivessem na mesma sala. Para executar campanhas de marketing por e-mail com sucesso, os membros da equipe precisam se conectar instantaneamente, enviar atualizações ou debater ideias e soluções juntos.

O Slack está, sem dúvida, entre os sistemas de mensagens empresariais multifuncionais mais populares para equipes distribuídas. Seus recursos incluem grupos privados, salas de canais, mensagens diretas e até chamadas de áudio. Ele se integra a ferramentas de colaboração remota como Zoom, G-Suite e Evernote e suporta aplicativos de compartilhamento de arquivos como Dropbox e Google Drive. O diretório de aplicativos do Slack também oferece outras opções de integração, como Trello e Salesforce, para tornar a comunicação perfeita e eficiente.

O Slack tem fortes concorrentes no Microsoft Teams, Flock e Google Chat para que você possa escolher o que melhor lhe convier, especialmente se sua equipe já usa produtos da Microsoft ou G-suite.

Fonte: Pinterest

Software de design colaborativo

Bons e-mails precisam de uma combinação de imagens atraentes, texto eloquente e código robusto. As equipes remotas de e-mail usam software de design colaborativo para criar campanhas de e-mail bem-sucedidas com base na orientação dada pelo estrategista de marketing por e-mail .

Figma, Canva Pro, Adobe XD, Visme e InVision são algumas ferramentas úteis de design e prototipagem. Eles conectam todo o fluxo de trabalho do projeto a uma plataforma central para a qual diferentes membros da equipe podem contribuir de seus respectivos locais.

O Canva Pro democratizou o design gráfico, permitindo que até mesmo não profissionais forneçam entradas de design. Ele permite que os membros da equipe editem layouts de forma colaborativa, personalizem modelos, salvem paletas de cores e logotipos e redimensionem fotos.

O Figma é popular entre as equipes de e-mail remotas porque permite que desenvolvedores e designers gráficos se conectem e trabalhem juntos em tarefas como criar designs de e-mail interativos.

As equipes criativas e técnicas consideram o InVision útil para projetos de design em que os membros da equipe fornecem entradas para uma ferramenta de design de tela única.

Software de automação de e-mail marketing

Plataformas de automação de e-mail marketing, como a Benchmark Email, permitem que você envie e-mails de marketing automaticamente para os assinantes com base nas ações que eles realizam. Manter a higiene da lista de e-mail também é um aspecto crucial do marketing por e-mail. Limpar uma ferramenta de validação de e-mail pode ajudar a automatizar o processo de validação de e-mail no ponto de captura de seus leads. A intenção é enviar os e-mails certos para pessoas relevantes no momento certo, sem intervenção manual.

Essas ferramentas personalizam a experiência de cada assinante com listas de e-mail segmentadas e aumentam a relevância das campanhas de e-mail, melhorando as taxas de retenção.

Por exemplo, o ActiveCampaign ajuda as equipes a criar emails de gotejamento com base nos interesses, comportamento, histórico, envolvimento ou localização dos assinantes. Melhora a experiência do cliente automatizando todo o ciclo de vida dos assinantes. Ele também possui um CRM integrado com recursos multicanais úteis. É uma ferramenta avançada que emprega aprendizado de máquina e ferramentas preditivas para gerar maior ROI.

O Benchmark Email é popular entre equipes remotas menores por sua facilidade de uso e design de alta qualidade. A plataforma não é apenas visualmente atraente, mas também oferece uma ótima experiência ao usuário. Isso facilita a compreensão dos dados pelos usuários e oferece uma boa experiência para os clientes. Seus principais recursos incluem um construtor visual de e-mail, mais de 1.500 integrações, relatórios, formulários de inscrição, pesquisas e enquetes, páginas de destino e testes A/B.

O Mailchimp não é exatamente fácil de usar porque está repleto de recursos, nem todos úteis para todas as equipes, mas suporta integração com quase todas as principais plataformas. Também é ótimo para e-mails de gotejamento porque permite que e-mails personalizados sejam enviados com base em ações como abandono de carrinho ou visitas ao site.

Conclusão

Além da clareza sobre metas, responsabilidades e processos, as equipes remotas de e-mail precisam das ferramentas certas para uma colaboração perfeita. 72% das organizações pesquisadas pelo Buffer planejam operar remotamente permanentemente no futuro devido às experiências amplamente positivas em torno do trabalho remoto. Assim, com ferramentas e tecnologia robustas, os gestores de equipes remotas podem extrair mais desempenho e produtividade de suas equipes, além de zelar pelo moral e bem-estar da equipe.