如何管理遠程電子郵件營銷團隊：5 種生產力工具

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電子郵件仍然是最有效的營銷渠道之一：平均投資回報率為 38 美元，花費 1 美元。

如今，大大小小的企業使用電子郵件不僅可以直接推廣他們的產品，還可以分享他們的觀眾可能喜歡的獨家內容和優惠，提供一對一的客戶支持（或將收件人重定向到他們幫助中心的有用的自助服務指南）知識庫），傳達訂單確認和交付狀態，總體而言，與客戶建立更好的聯繫。

自 2020 年以來，企業在管理分佈式團隊和遠程工作人員方面取得了長足的進步。 並不是說電子郵件營銷團隊在 COVID-19 大流行爆發之前不知道什麼是數字工作場所，因為這些角色可以遠程完成。 然而，對遠程優先工作場所的強調意味著電子郵件團隊需要以數字方式重新調整協作以交付 KPI 和成果。

電子郵件營銷活動需要多個角色的共同努力：戰略、項目管理、文案、設計、測試以及營銷和銷售。 借助正確的 Martech 堆棧、強大的電子郵件設計系統以及明確的角色和職責，團隊可以實現良好的平衡。

來源：電子郵件供應商選擇

讓我們探索五類管理遠程電子郵件營銷團隊的工具：

項目管理軟件

項目管理軟件用於傳統辦公室，但遠程電子郵件團隊必須掌握多個正在進行的任務和項目。 它使項目經理能夠跟踪流程和正確的電子郵件營銷指標，以改進工作流程。 它還幫助他們確保團隊可交付成果符合質量標準和品牌準則。

項目經理管理我們將進一步討論的電子郵件自動化平台和業務通信工具。 此外，由於他們不在現場簽署已完成的任務、工作表、合同和發票，因此他們可以使用GetAccept 等數字簽名應用程序。

電子郵件營銷項目涉及與營銷部門成員和其他職能部門的合作。 因此，需要一個項目管理活動的中心位置。

遠程團隊常用的項目管理工具有 Trello、Basecamp、Zoho Remotely、Wrike、Asana 和 Kissflow。

Asana是一個基於雲的移動和 Web 應用程序，使團隊能夠組織、跟踪和管理任務。 每個團隊成員都通過分配的任務了解他們的工作量。 對於電子郵件營銷活動，該軟件使管理人員能夠為團隊中的每個角色創建單獨的簡報，例如平面設計師和文案。 他們還可以設置截止日期並添加評論。

Trello被遠程團隊經理譽為靈活且用戶友好的工具。 您可以密切關注從概念到發布的內容製作。 您也可以監控日常任務和長期目標。 您還可以為各個項目創建單獨的板，並將相關團隊成員添加到他們可以提供有關其工作的更新。

視頻會議和屏幕共享軟件

遠程團隊需要高質量的視頻會議和屏幕共享軟件來進行日常通信。 Zoom、Skype、WebEx 和 8×8 都是很好的選擇。

有必要定期召開視頻會議，讓團隊成員面對面交流，以提高遠程團隊的士氣和加強文化。 此類聚會還有助於使團隊在電子郵件活動或特定任務上保持一致，因為他們可以在實時環境中分享見解並提出問題。

Zoom市場為電子郵件團隊提供了許多選項來選擇附加組件和第三方集成以增強他們的溝通。 Zoom 優於 Google Hangouts，因為它允許大型遠程團隊主持和參加視頻會議，記錄這些會議以供以後訪問，並在會議期間同時共享屏幕。

其網絡研討會解決方案——問答和聊天選項以及私人對話室——允許您舉辦引人入勝的互動研討會和網絡研討會。

在家或在咖啡館工作的遠程工作人員也使用 Krisp、NoiseGator 或 SoliCall 等降噪應用程序來過濾背景噪音。

商務通訊應用

遠程電子郵件團隊分佈在世界各地，但他們必須找到一種聯繫方式，進行直接對話，並像在同一個房間一樣在電子郵件活動中一起工作。 要成功開展電子郵件營銷活動，團隊成員需要能夠立即聯繫、發送更新或集體討論想法和解決方案。

Slack無疑是分佈式團隊最流行的一體化業務消息系統之一。 它的功能包括私人群組、頻道房間、直接消息，甚至音頻通話。 它與 Zoom、G-Suite 和 Evernote 等遠程協作工具集成，並支持 Dropbox 和 Google Drive 等文件共享應用程序。 Slack 應用程序目錄還提供其他集成選項，如 Trello 和 Salesforce，以實現無縫和高效的通信。

Slack 在 Microsoft Teams、Flock 和 Google Chat 中有強大的競爭對手，因此您可以選擇最適合您的產品，尤其是在您的團隊已經使用 Microsoft 產品或 G-suite 的情況下。

資料來源： Pinterest

協同設計軟件

偉大的電子郵件需要有吸引力的圖像、雄辯的文案和健壯的代碼相結合。 遠程電子郵件團隊使用協作設計軟件根據電子郵件營銷策略師的指示構建成功的電子郵件活動。

Figma、Canva Pro、Adobe XD、Visme 和 InVision 是一些有用的設計和原型製作工具。 他們將整個設計工作流程連接到一個中央平台，不同的團隊成員可以從各自的位置向該平台做出貢獻。

Canva Pro讓非專業人士也能提供設計輸入，從而使平面設計大眾化。 它允許團隊成員協作編輯佈局、自定義模板、保存調色板和徽標以及調整照片大小。

Figma在遠程電子郵件團隊中很受歡迎，因為它允許開發人員和圖形設計師連接並共同完成創建交互式電子郵件設計等任務。

創意和技術團隊發現 InVision 對於設計項目非常有用，其中團隊成員為單個屏幕設計工具提供輸入。

電子郵件營銷自動化軟件

像 Benchmark Email 這樣的電子郵件營銷自動化平台允許您根據訂閱者採取的行動自動向他們發送營銷電子郵件。維護電子郵件列表的衛生也是電子郵件營銷的一個非常重要的方面。 清除電子郵件驗證工具可以幫助在捕獲潛在客戶時自動化電子郵件驗證過程。 目的是在正確的時間向相關人員發送正確的電子郵件，而無需人工干預。

這些工具通過分段的電子郵件列表個性化每個訂閱者的體驗，並提高電子郵件活動的相關性，從而提高保留率。

例如，ActiveCampaign 幫助團隊根據訂閱者的興趣、行為、歷史、參與度或位置創建滴灌式電子郵件。 它通過自動化訂閱者的整個生命週期來改善客戶體驗。 它還具有內置的 CRM，具有有用的多渠道功能。 它是一種先進的工具，採用機器學習和預測工具來產生更大的投資回報率。

Benchmark Email 因其用戶友好性和高質量設計而在小型遠程團隊中很受歡迎。 該平台不僅具有視覺吸引力，而且還提供了出色的用戶體驗。 這使用戶更容易理解數據，並為客戶提供良好的體驗。 它的主要功能包括可視化電子郵件構建器、1500 多個集成、報告、註冊表單、調查和投票、登錄頁面和 A/B 測試。

Mailchimp並不完全是用戶友好的，因為它充滿了功能，並非所有這些功能都對所有團隊都有用，但它支持與幾乎所有主要平台的集成。 它也非常適合滴灌電子郵件，因為它可以根據購物車放棄或網站訪問等操作發送個性化電子郵件。

結論

除了明確目標、職責和流程外，遠程電子郵件團隊還需要合適的工具來實現無縫協作。 Buffer 調查的組織中有 72%計劃在未來永久遠程操作，因為遠程工作的體驗非常積極。 因此，借助強大的工具和技術，遠程團隊經理可以從他們的團隊中獲得更多的績效和生產力，同時還要照顧團隊的士氣和福祉。