วิธีจัดการทีมการตลาดผ่านอีเมลระยะไกล: 5 เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพ

ที่มาของภาพ: Freepik

อีเมลยังคงเป็นช่องทางการตลาดที่มีประสิทธิภาพสูงสุดช่องทาง หนึ่ง: ด้วย ROI เฉลี่ย 38 ดอลลาร์ที่ได้รับถึง 1 ดอลลาร์ที่ใช้ ไป

ทุกวันนี้ ธุรกิจขนาดใหญ่และขนาดเล็กใช้อีเมลไม่เพียงเพื่อโปรโมตผลิตภัณฑ์ของตนโดยตรง แต่ยังเพื่อแบ่งปันเนื้อหาพิเศษและข้อเสนอที่ผู้ชมอาจได้รับ ให้การสนับสนุนลูกค้าแบบตัวต่อตัว (หรือเปลี่ยนเส้นทางผู้รับไปยังคู่มือการบริการตนเองที่เป็นประโยชน์ในศูนย์ช่วยเหลือ ฐานความรู้) ถ่ายทอดการยืนยันคำสั่งซื้อและสถานะการจัดส่ง และโดยรวม เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า

ตั้งแต่ปี 2020 ธุรกิจต่างๆ ได้ก้าวกระโดดอย่างมากในการจัดการทีมแบบกระจายและพนักงานทางไกล ไม่ใช่ว่าทีมการตลาดผ่านอีเมลจะไม่ทราบ ว่าสถานที่ทำงานดิจิทัลคืออะไร ก่อนเกิดการระบาดของโควิด-19 เพราะบทบาทเหล่านี้สามารถบรรลุผลจากระยะไกลได้ อย่างไรก็ตาม การเน้นที่สถานที่ทำงานจากระยะไกลเป็นอันดับแรกหมายความว่าทีมอีเมลจำเป็นต้องปรับการทำงานร่วมกันแบบดิจิทัลเพื่อส่งมอบ KPI และผลลัพธ์

แคมเปญการตลาดทางอีเมลต้องใช้ความพยายามร่วมกันในหลายบทบาท ได้แก่ กลยุทธ์ การจัดการโครงการ การเขียนคำโฆษณา การออกแบบ การทดสอบ และการตลาดและการขาย ด้วย Martech stack ที่เหมาะสม ระบบการออกแบบอีเมลที่แข็งแกร่ง และบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจน ทีมงานสามารถสร้างสมดุลที่ดีได้

ที่มา: การเลือกผู้ให้บริการอีเมล

มาสำรวจเครื่องมือห้าหมวดหมู่เพื่อจัดการทีมการตลาดอีเมลระยะไกลกัน:

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการถูกใช้ในสำนักงานแบบดั้งเดิม แต่จำเป็นสำหรับทีมอีเมลระยะไกลที่จะคอยติดตามงานและโครงการต่างๆ ที่ดำเนินอยู่ ช่วยให้ผู้จัดการโครงการติดตามกระบวนการและ เมตริกการตลาดทางอีเมลที่เหมาะสม เพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ นอกจากนี้ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าผลงานของทีมสอดคล้องกับมาตรฐานคุณภาพและแนวทางของแบรนด์

ผู้จัดการโครงการจัดการแพลตฟอร์มอีเมลอัตโนมัติและเครื่องมือสื่อสารทางธุรกิจที่เราจะพูดคุยกันต่อไป นอกจากนี้ เนื่องจากไม่ได้อยู่จริงเพื่อลงชื่อออกจากงานที่เสร็จสมบูรณ์ แผ่นงาน สัญญา และใบแจ้งหนี้ พวกเขาจึงสามารถใช้ แอปลาย เซ็นดิจิทัล เช่น GetAccept ได้

โครงการการตลาดผ่านอีเมลเกี่ยวข้องกับการทำงานร่วมกับสมาชิกของแผนกการตลาดและหน้าที่อื่นๆ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีสถานที่ส่วนกลางสำหรับกิจกรรมการจัดการโครงการ

เครื่องมือการจัดการโครงการยอดนิยมสำหรับทีมระยะไกล ได้แก่ Trello, Basecamp, Zoho Remotely, Wrike, Asana และ Kissflow

Asana คือแอปพลิเคชันบนเว็บและมือถือบนคลาวด์ที่ช่วยให้ทีมสามารถจัดระเบียบ ติดตาม และจัดการงานได้ สมาชิกในทีมแต่ละคนทราบภาระงานของตนผ่านงานที่ได้รับมอบหมาย สำหรับแคมเปญการตลาดทางอีเมล ซอฟต์แวร์ช่วยให้ผู้จัดการสร้างบทสรุปแยกกันสำหรับแต่ละบทบาทในทีม เช่น นักออกแบบกราฟิกและนักเขียนคำโฆษณา พวกเขายังสามารถกำหนดเส้นตายและเพิ่มความคิดเห็น

Trello ได้รับการยกย่องจากผู้จัดการทีมระยะไกลว่าเป็นเครื่องมือที่ยืดหยุ่นและใช้งานง่าย คุณสามารถติดตามการผลิตเนื้อหาตั้งแต่แนวคิดไปจนถึงการเผยแพร่ คุณสามารถตรวจสอบงานประจำวันและเป้าหมายระยะยาวได้เช่นกัน คุณยังสามารถสร้างบอร์ดแยกต่างหากสำหรับแต่ละโครงการ และเพิ่มสมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้องให้กับพวกเขา ซึ่งสามารถให้ข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับงานของพวกเขาได้

ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอและการแชร์หน้าจอ

ทีมระยะไกลต้องการซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอและการแชร์หน้าจอคุณภาพสูงเพื่อดำเนินการสื่อสารแบบวันต่อวัน Zoom, Skype, WebEx และ 8×8 เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม

การประชุมทางวิดีโอเป็นประจำซึ่งสมาชิกในทีมต้องเผชิญหน้ากันเป็นสิ่งที่จำเป็นเพื่อเพิ่มขวัญกำลังใจของทีมทางไกลและเสริมสร้างวัฒนธรรม การพบปะดังกล่าวยังเป็นประโยชน์ในการนำทีมเข้าสู่หน้าเดียวกันในแคมเปญอีเมลหรืองานเฉพาะ เนื่องจากพวกเขาสามารถแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกและถามคำถามในสภาพแวดล้อมจริงได้

ตลาด Zoom มีตัวเลือกมากมายสำหรับทีมอีเมลในการเลือกส่วนเสริมและการผสานการทำงานกับบุคคลที่สามเพื่อปรับปรุงการสื่อสารของพวกเขา Zoom เหนือกว่า Google Hangouts เพราะช่วยให้ทีมระยะไกลขนาดใหญ่สามารถโฮสต์และเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอ บันทึกการประชุมเหล่านั้นเพื่อเข้าถึงในภายหลัง และแชร์หน้าจอพร้อมกันระหว่างการประชุม

โซลูชันการสัมมนาผ่านเว็บ — ตัวเลือกถาม & ตอบและแชทและห้องสนทนาส่วนตัว - ช่วยให้คุณจัดเวิร์กช็อปและการสัมมนาทางเว็บที่มีส่วนร่วมและโต้ตอบได้

ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลที่ทำงานจากที่บ้านหรือที่ร้านกาแฟยังใช้แอปตัดเสียงรบกวน เช่น Krisp, NoiseGator หรือ SoliCall เพื่อกรองเสียงพื้นหลังออก

แอพส่งข้อความธุรกิจ

ทีมอีเมลระยะไกลมีการกระจายไปทั่วโลก แต่พวกเขาต้องหาวิธีในการเชื่อมต่อ มีการสนทนาโดยตรง และทำงานร่วมกันในแคมเปญอีเมลราวกับว่าพวกเขาอยู่ในห้องเดียวกัน เพื่อให้แคมเปญการตลาดทางอีเมลประสบความสำเร็จ สมาชิกในทีมจะต้องสามารถเชื่อมต่อได้ทันที ส่งการอัปเดต หรือระดมความคิดและวิธีแก้ปัญหาร่วมกัน

Slack เป็นระบบการส่งข้อความทางธุรกิจแบบครบวงจรที่ได้รับความนิยมสูงสุดสำหรับทีมแบบกระจายอย่างไม่ต้องสงสัย ฟีเจอร์นี้รวมถึงกลุ่มส่วนตัว ห้องแชนเนล ข้อความตรง และแม้แต่การโทรด้วยเสียง รวมเข้ากับเครื่องมือการทำงานร่วมกันจากระยะไกลเช่น Zoom, G-Suite และ Evernote และรองรับแอพแชร์ไฟล์เช่น Dropbox และ Google Drive ไดเร็กทอรีแอป Slack ยังมีตัวเลือกการผสานรวมอื่นๆ เช่น Trello และ Salesforce เพื่อให้การสื่อสารราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

Slack มีคู่แข่งที่แข็งแกร่งใน Microsoft Teams, Flock และ Google Chat คุณจึงสามารถเลือกสิ่งที่เหมาะสมกับคุณที่สุดได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากทีมของคุณใช้ผลิตภัณฑ์ Microsoft หรือ G-suite อยู่แล้ว

ที่มา: Pinterest

ซอฟต์แวร์ออกแบบร่วมกัน

อีเมลที่ดีต้องมีรูปภาพที่น่าดึงดูด สำเนาที่มีวาทศิลป์ และโค้ดที่มีประสิทธิภาพ ทีมอีเมลระยะไกลใช้ซอฟต์แวร์การออกแบบร่วมกันเพื่อสร้างแคมเปญอีเมลที่ประสบความสำเร็จตามทิศทางที่กำหนดโดยนัก ยุทธศาสตร์การตลาด ทาง อีเมล

Figma, Canva Pro, Adobe XD, Visme และ InVision เป็นเครื่องมือการออกแบบและการสร้างต้นแบบที่มีประโยชน์ พวกเขาเชื่อมต่อเวิร์กโฟลว์การออกแบบทั้งหมดเข้ากับแพลตฟอร์มกลางที่สมาชิกในทีมต่างๆ สามารถมีส่วนร่วมจากตำแหน่งของตนได้

Canva Pro มีการออกแบบกราฟิกที่เป็นประชาธิปไตยโดยช่วยให้แม้แต่ผู้ที่ไม่ใช่มืออาชีพสามารถให้ข้อมูลการออกแบบได้ ช่วยให้สมาชิกในทีมแก้ไขเค้าโครงร่วมกัน ปรับแต่งเทมเพลต บันทึกจานสีและโลโก้ และปรับขนาดรูปภาพได้

Figma เป็นที่นิยมในหมู่ทีมอีเมลระยะไกล เนื่องจากช่วยให้นักพัฒนาและนักออกแบบกราฟิกสามารถเชื่อมต่อและทำงานร่วมกันในงานต่างๆ เช่น การสร้างการออกแบบอีเมลแบบโต้ตอบ

ทีมสร้างสรรค์และทีมเทคนิคพบว่า InVision มีประโยชน์สำหรับโครงการออกแบบ ซึ่งสมาชิกในทีมจะป้อนข้อมูลลงในเครื่องมือออกแบบหน้าจอเดียว

ซอฟต์แวร์การตลาดอัตโนมัติทางอีเมล

แพลตฟอร์มการตลาดอัตโนมัติทางอีเมล เช่น อีเมลเกณฑ์มาตรฐาน ช่วยให้คุณสามารถส่งอีเมลการตลาดโดยอัตโนมัติไปยังสมาชิกตามสิ่งที่พวกเขาดำเนินการ การรักษาสุขอนามัยของรายชื่ออีเมลเป็นสิ่งสำคัญมากในการทำการตลาดผ่านอีเมล ล้าง เครื่องมือตรวจสอบความถูกต้องของอีเมลสามารถช่วยทำให้กระบวนการตรวจสอบอีเมลเป็นไปโดยอัตโนมัติ ณ จุดที่จับลูกค้าเป้าหมายของคุณ จุดประสงค์คือการส่งอีเมลที่ถูกต้องไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องในเวลาที่เหมาะสมโดยไม่มีการแทรกแซงจากเจ้าหน้าที่

เครื่องมือเหล่านี้ปรับแต่งประสบการณ์ของสมาชิกแต่ละคนด้วยรายชื่ออีเมลที่แบ่งกลุ่มและเพิ่มความเกี่ยวข้องของแคมเปญอีเมล ซึ่งจะช่วยปรับปรุงอัตราการรักษา

ตัวอย่างเช่น ActiveCampaign ช่วยให้ทีมสร้างอีเมลแบบหยดตามความสนใจ พฤติกรรม ประวัติ การมีส่วนร่วม หรือตำแหน่งของผู้ติดตาม ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าโดยทำให้วงจรชีวิตของสมาชิกเป็นไปโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังมี CRM ในตัวพร้อมคุณสมบัติหลายช่องทางที่มีประโยชน์ เป็นเครื่องมือขั้นสูงที่ใช้เครื่องมือการเรียนรู้ของเครื่องและการคาดการณ์เพื่อสร้าง ROI ที่มากขึ้น

อีเมล เกณฑ์มาตรฐาน ได้รับความนิยมในหมู่ทีมงานระยะไกลที่มีขนาดเล็กกว่า เนื่องจากใช้งานง่ายและมีการออกแบบคุณภาพสูง แพลตฟอร์มนี้ไม่เพียงแต่ดึงดูดสายตาเท่านั้น แต่ยังมอบประสบการณ์ผู้ใช้ที่ยอดเยี่ยมอีกด้วย ทำให้ผู้ใช้เข้าใจข้อมูลได้ง่ายและมอบประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้า คุณสมบัติที่สำคัญ ได้แก่ เครื่องมือสร้างอีเมลแบบเห็นภาพ การผสานรวมกว่า 1,500 รายการ การรายงาน แบบฟอร์มการสมัคร แบบสำรวจและแบบสำรวจความคิดเห็น แลนดิ้งเพจ และการทดสอบ A/B

Mailchimp นั้นไม่ได้เป็นมิตรกับผู้ใช้อย่างแน่นอน เพราะมันเต็มไปด้วยคุณสมบัติ ซึ่งไม่ใช่ทุกคุณสมบัติที่มีประโยชน์สำหรับทุกทีม แต่รองรับการผสานรวมกับแพลตฟอร์มหลักเกือบทั้งหมด นอกจากนี้ยังเหมาะอย่างยิ่งสำหรับอีเมลแบบหยดเพราะช่วยให้สามารถส่งอีเมลส่วนบุคคลตามการดำเนินการต่างๆ เช่น การละทิ้งรถเข็นหรือการเข้าชมเว็บไซต์

บทสรุป

นอกเหนือจากความชัดเจนในเป้าหมาย ความรับผิดชอบ และกระบวนการแล้ว ทีมอีเมลระยะไกลยังต้องการเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น 72% ขององค์กรที่ สำรวจโดย Buffer กำลังวางแผนที่จะดำเนินการจากระยะไกลอย่างถาวรในอนาคต เนื่องจากประสบการณ์เชิงบวกส่วนใหญ่เกี่ยวกับการทำงานทางไกล ดังนั้น ด้วยเครื่องมือและเทคโนโลยีที่มีประสิทธิภาพ ผู้จัดการทีมจากระยะไกลจึงสามารถดึงประสิทธิภาพและประสิทธิผลจากทีมของตนได้มากขึ้น นอกเหนือจากการดูแลขวัญกำลังใจของทีมและความเป็นอยู่ที่ดี