Comment gérer une équipe de marketing par e-mail à distance : 5 outils de productivité

Source de l'image : Freepik

L'e-mail reste l'un des canaux marketing les plus efficaces : avec un retour sur investissement moyen de 38 $ gagnés pour 1 $ dépensé .

De nos jours, les grandes et petites entreprises utilisent le courrier électronique non seulement pour promouvoir directement leurs produits, mais aussi pour partager du contenu exclusif et des offres dont leur public pourrait profiter, fournir un support client personnalisé (ou rediriger les destinataires vers des guides utiles en libre-service sur leur centre d'aide). base de connaissances), transmettre la confirmation de la commande et l'état de la livraison et, dans l'ensemble, établir une meilleure connexion avec leurs clients.

Depuis 2020, les entreprises ont fait de grands progrès dans la gestion des équipes distribuées et des travailleurs à distance. Non pas que les équipes de marketing par e-mail ignoraient ce qu'est un lieu de travail numérique avant que la pandémie de COVID-19 ne frappe, car ces rôles peuvent être remplis à distance. Cependant, l'accent mis sur les lieux de travail à distance signifie que les équipes de messagerie doivent réaligner la collaboration numériquement pour atteindre les KPI et les résultats.

Les campagnes de marketing par e-mail nécessitent un effort concerté de plusieurs rôles : stratégie, gestion de projet, rédaction, conception, tests, marketing et ventes. Avec la bonne pile Martech, un système de conception de courrier électronique robuste et des rôles et responsabilités clairs, les équipes peuvent atteindre un bon équilibre.

Source : sélection du fournisseur par e-mail

Explorons cinq catégories d'outils pour gérer les équipes de marketing par e-mail à distance :

Logiciel de gestion de projet

Le logiciel de gestion de projet est utilisé dans les bureaux traditionnels, mais il est essentiel que les équipes de messagerie distantes restent au courant des multiples tâches et projets en cours. Il permet aux chefs de projet de suivre les processus et les bonnes métriques de marketing par e-mail pour améliorer les flux de travail. Cela les aide également à s'assurer que les livrables de l'équipe sont conformes aux normes de qualité et aux directives de la marque.

Les chefs de projet gèrent les plateformes d'automatisation des e-mails et les outils de communication d'entreprise dont nous parlerons plus loin. De plus, comme ils ne sont pas physiquement présents pour signer les tâches terminées, les feuilles de travail, les contrats et les factures, ils peuvent utiliser des applications de signature numérique comme GetAccept.

Les projets de marketing par e-mail impliquent une collaboration avec les membres du service marketing et d'autres fonctions. Par conséquent, un emplacement central pour les activités de gestion de projet est nécessaire.

Les outils de gestion de projet populaires pour les équipes distantes sont Trello, Basecamp, Zoho Remotely, Wrike, Asana et Kissflow.

Asana est une application mobile et Web basée sur le cloud qui permet aux équipes d'organiser, de suivre et de gérer les tâches. Chaque membre de l'équipe est conscient de sa charge de travail grâce aux tâches qui lui sont assignées. Pour les campagnes de marketing par e-mail, le logiciel permet aux responsables de créer des briefs distincts pour chaque rôle de l'équipe, tels que les graphistes et les rédacteurs. Ils peuvent également fixer des délais et ajouter des commentaires.

Trello est salué par les responsables d'équipe à distance comme un outil flexible et convivial. Vous pouvez garder un œil sur la production de contenu, du concept à la publication. Vous pouvez également surveiller les tâches quotidiennes et les objectifs à long terme. Vous pouvez également créer des tableaux distincts pour des projets individuels et y ajouter des membres d'équipe pertinents qui peuvent fournir des mises à jour sur leur travail.

Logiciel de visioconférence et de partage d'écran

Les équipes distantes ont besoin d'un logiciel de visioconférence et de partage d'écran de haute qualité pour effectuer des communications quotidiennes. Zoom, Skype, WebEx et 8×8 sont d'excellents choix.

Des réunions vidéo régulières où les membres de l'équipe se voient en face à face sont nécessaires pour remonter le moral de l'équipe à distance et renforcer la culture. Ces rencontres sont également utiles pour amener les équipes sur la même page sur les campagnes par e-mail ou des tâches spécifiques, car elles peuvent partager des informations et poser des questions dans un environnement en direct.

Le marché Zoom offre une multitude d'options aux équipes de messagerie pour sélectionner des modules complémentaires et des intégrations tierces afin d'améliorer leurs communications. Zoom est supérieur à Google Hangouts car il permet à de grandes équipes distantes d'héberger et d'assister à des réunions vidéo, d'enregistrer ces réunions pour y accéder plus tard et de partager des écrans simultanément pendant les réunions.

Ses solutions de webinaires - options de questions-réponses et de chat et salles de conversation privées - vous permettent d'organiser des ateliers et des webinaires engageants et interactifs.

Les travailleurs à distance qui travaillent à domicile ou dans des cafés utilisent également des applications antibruit telles que Krisp, NoiseGator ou SoliCall pour filtrer les bruits de fond.

Applications de messagerie d'entreprise

Les équipes de messagerie à distance sont réparties dans le monde entier, mais elles doivent trouver un moyen de se connecter, d'avoir des conversations directes et de travailler ensemble sur des campagnes par e-mail comme si elles se trouvaient dans la même pièce. Pour mener à bien des campagnes de marketing par e-mail, les membres de l'équipe doivent pouvoir se connecter instantanément, envoyer des mises à jour ou réfléchir ensemble à des idées et des solutions.

Slack est sans aucun doute l'un des systèmes de messagerie d'entreprise tout-en-un les plus populaires pour les équipes distribuées. Ses fonctionnalités incluent des groupes privés, des salons de chaînes, des messages directs et même des appels audio. Il s'intègre aux outils de collaboration à distance tels que Zoom, G-Suite et Evernote et prend en charge les applications de partage de fichiers telles que Dropbox et Google Drive. Le répertoire des applications Slack propose également d'autres options d'intégration telles que Trello et Salesforce pour rendre la communication transparente et efficace.

Slack a de puissants concurrents dans Microsoft Teams, Flock et Google Chat afin que vous puissiez choisir ce qui vous convient le mieux, surtout si votre équipe utilise déjà des produits Microsoft ou G-suite.

Source : Pinterest

Logiciel de conception collaborative

De bons e-mails nécessitent une combinaison d'images attrayantes, d'un texte éloquent et d'un code robuste. Les équipes de messagerie à distance utilisent un logiciel de conception collaborative pour créer des campagnes par e-mail réussies en fonction de la direction donnée par le stratège du marketing par e-mail .

Figma, Canva Pro, Adobe XD, Visme et InVision sont des outils de conception et de prototypage utiles. Ils connectent l'ensemble du flux de travail de conception à une plate-forme centrale à laquelle différents membres de l'équipe peuvent contribuer depuis leurs emplacements respectifs.

Canva Pro a démocratisé la conception graphique en permettant même aux non-professionnels de fournir des éléments de conception. Il permet aux membres de l'équipe de modifier en collaboration des mises en page, de personnaliser des modèles, d'enregistrer des palettes de couleurs et des logos et de redimensionner des photos.

Figma est populaire parmi les équipes de messagerie à distance car il permet aux développeurs et aux graphistes de se connecter et de travailler ensemble sur des tâches telles que la création de conceptions de courrier électronique interactives.

Les équipes créatives et techniques trouvent InVision utile pour les projets de conception dans lesquels les membres de l'équipe fournissent des entrées à un outil de conception à écran unique.

Logiciel d'automatisation du marketing par e-mail

Les plates-formes d'automatisation du marketing par e-mail telles que Benchmark Email vous permettent d'envoyer automatiquement des e-mails marketing aux abonnés en fonction des actions qu'ils entreprennent. Le maintien de l'hygiène de la liste de diffusion est également un aspect crucial du marketing par e-mail. Clearout un outil de validation des e-mails peut aider à automatiser le processus de validation des e-mails au point de capture de vos prospects. L'intention est d'envoyer les bons e-mails aux personnes concernées au bon moment sans intervention manuelle.

Ces outils personnalisent l'expérience de chaque abonné avec des listes de diffusion segmentées et augmentent la pertinence des campagnes par courrier électronique, améliorant ainsi les taux de rétention.

Par exemple, ActiveCampaign aide les équipes à créer des e-mails goutte à goutte basés sur les intérêts, le comportement, l'historique, l'engagement ou l'emplacement des abonnés. Il améliore l'expérience client en automatisant le cycle de vie complet des abonnés. Il dispose également d'un CRM intégré avec des fonctionnalités multicanaux utiles. Il s'agit d'un outil avancé qui utilise l'apprentissage automatique et des outils prédictifs pour générer un meilleur retour sur investissement.

Benchmark Email est populaire parmi les petites équipes distantes pour sa convivialité et sa conception de haute qualité. La plate-forme n'est pas seulement visuellement attrayante, elle offre également une excellente expérience utilisateur. Cela permet aux utilisateurs de comprendre facilement les données et offre une bonne expérience aux clients. Ses principales fonctionnalités incluent un générateur d'e-mails visuel, plus de 1500 intégrations, des rapports, des formulaires d'inscription, des enquêtes et des sondages, des pages de destination et des tests A/B.

Mailchimp n'est pas exactement convivial car il regorge de fonctionnalités, qui ne sont pas toutes utiles pour toutes les équipes, mais il prend en charge l'intégration avec presque toutes les principales plates-formes. Il est également idéal pour les e-mails goutte à goutte, car il permet d'envoyer des e-mails personnalisés en fonction d'actions telles que l'abandon de panier ou les visites de sites Web.

Conclusion

Outre la clarté des objectifs, des responsabilités et des processus, les équipes de messagerie distantes ont besoin des bons outils pour une collaboration transparente. 72 % des organisations interrogées par Buffer prévoient de fonctionner à distance de manière permanente à l'avenir en raison des expériences largement positives autour du travail à distance. Ainsi, avec des outils et une technologie robustes, les chefs d'équipe à distance peuvent extraire plus de performance et de productivité de leurs équipes en plus de veiller au moral et au bien-être de l'équipe.