Gmail 清理：立即釋放有組織的收件箱的力量！

谷歌在 Gmail 上為其用戶提供了巨大的存儲空間 (15 GB)，並且可以選擇以每月 10 美元的價格將其升級到 2 TB。 這使我們大多數人在收件箱管理方面變得鬆懈。

我們的 Gmail 裡塞滿了我們不再查看的時事通訊和我們忘記的舊電子郵件。 雖然溢出的 Gmail 可能不會對普通用戶造成太大問題，但從這個雜亂無章的叢林中找到一封重要的電子郵件可能需要幾個小時。

想像一下，當您正在尋找一份重要演示文稿的電子郵件或需要一份報告的電子郵件並且截止日期迫在眉睫時，就會發生這種情況。

在這種危急情況下，擁有一個井井有條的 Gmail 真的很有幫助。 但這說起來容易做起來難。 用戶經常發現從 Gmail 中批量刪除不需要的或舊的郵件非常困難。

這是因為所有舊消息不一定都不重要。 時事通訊或廣告之間可能隱藏著重要信息。

至關重要的是選擇正確的刪除，以避免丟失銀行或工作相關電子郵件等重要信息。 這就是為什麼需要一份幫助您清理 Gmail 的指南的原因。

在這一篇中，我們分享了 10 個步驟和大量提示，以幫助您應對 Gmail 混亂局面

Gmail 清理的 10 步指南

亂七八糟的收件箱可能是一場噩夢，尤其是當您正在尋找重要的東西時。 使用我們的 10 個故障安全步驟來幫助您在下次 Gmail 看起來組織不當時進行清理。

1.去除大附件

首先刪除帶有大附件的電子郵件，因為它們可能會佔用收件箱中的過多存儲空間並降低可用的 Gmail 存儲空間。 只需幾個簡單的步驟，您就可以在 Gmail 上輕鬆完成此操作。 在您的 Gmail 搜索字段的右側，有一個名為“顯示搜索選項”的按鈕。

單擊此按鈕，在出現的高級搜索參數列表中，選擇“大小”、“大於”和“您的 MB 限制”。 您可以選擇在高級搜索面板中搜索任何文件大小。 您還可以通過在高級搜索參數列表中選擇“有附件”選項，將 Gmail 中的搜索限制為帶附件的電子郵件。

如果您想保存任何重要的附件，請在刪除電子郵件之前將其保存在其他地方，例如 Google 雲端硬盤，以防止丟失重要數據。

2.刪除整個類別

您可以使用 Gmail 收件箱中可用的不同類別來組織您的收件箱。 當 Gmail 處於活動狀態時，將自動檢測符合這些類別特徵的傳入郵件，並進行相應的排序。

您可以在 Gmail 收件箱的左側找到不同的類別。 在這裡，當您單擊“類別”按鈕時，將顯示“社交”、“更新”等幾個類別。

您還可以在“設置”菜單上刪除或添加類別。 包括您想要的任何類別，例如“論壇”、“促銷”等。

創建適用於您的 Google 郵箱的所有“類別”將幫助您在需要時輕鬆搜索它們。 決定刪除電子郵件後，選擇要清除的“類別”並說“促銷”。

然後單擊左上角的框以選擇頁面上顯示的所有電子郵件。 執行此操作時，頂部會出現一條消息“選擇促銷中的所有 X 個對話”。

單擊消息以選擇類別中的所有電子郵件。 然後您可以單擊刪除按鈕以刪除所有電子郵件。

3.取消訂閱列表

許多人每天都會從他們曾經加入但目前不感興趣的列表中收到幾封電子郵件。有時，我們無意中訂閱了我們可能不想要的時事通訊。 取消訂閱是最好的解決方案，而不是試圖一次刪除一封電子郵件。

您可以通過兩種方式執行此操作。 您可以使用像 Clean Email 這樣的工具來生成您的電子郵件訂閱列表，或者使用 Gmail 的搜索欄來查找正文中包含關鍵字“取消訂閱”的電子郵件。

手動取消訂閱列表可能會佔用一些時間，但您將能夠釋放大量空間。

另請閱讀：7 個您不知道的免費電子郵件跟踪器

4. 阻止不需要的發件人

有時某些發件人可能不會為您提供取消訂閱的選項。 在這種情況下，阻止這些垃圾郵件發送者是一個很好的選擇。 這將減少您的未讀電子郵件數量。

如果您試圖阻止某個特定的不需要的電子郵件發件人，請打開有問題的郵件。 在右上角，您會找到“更多”按鈕（三個垂直點）。 單擊它並點擊“阻止 <發件人姓名>”以阻止垃圾郵件發送者。

如果您不想與某人進行任何交流，最好完全阻止某人向您發送電子郵件。 這可以保證您收到來自您想要保持聯繫的人的電子郵件，還可以使 Gmail 收件箱井井有條。

要取消阻止某人，請轉到“設置”，選擇“查看所有設置”，然後選擇“過濾器和阻止的地址”。 然後選中要取消阻止的發件人左側的框，然後選擇右側的“取消阻止”按鈕。

5. 按日期刪除郵件

舊郵件可能會佔用您 Gmail 帳戶中的大量存儲空間。 你們都會有非常舊的郵件，有些甚至 10 年或更早，閒置在您的收件箱中，佔用空間。

使用 Gmail 的高級搜索功能過濾特定日期範圍內的電子郵件。 瀏覽它們以查看是否需要，然後刪除其他所有內容。

6.按內容擦除

您可以刪除正文中包含特定短語或單詞的電子郵件，或涉及特定主題的電子郵件。

為此，再次使用高級搜索功能來查找內容或主題行中包含特定單詞的電子郵件。 在您要查找的詞周圍使用引號。

另請閱讀：為什麼您應該嘗試電子郵件線程（+ 最佳實踐）

7. 創建新的 Gmail 標籤

為了讓您的收件箱井井有條，您可以在 Gmail 中創建新標籤並以您認為正確的方式分配它們。 在您的 Gmail 的左側部分，有一個選項“更多”。

單擊它，然後選擇“創建新標籤”。

在彈出的小窗口中，選擇一個名稱並決定是否將新標籤“嵌套”在另一個現有標籤下。 創建標籤後，您可以將其添加到收件箱中的任何特定郵件。

您甚至可以為一封特定郵件添加多個標籤。 這將幫助您輕鬆地將所有電子郵件放在一個標籤下。

8. 發件人刪除

您可以使用高級搜索選項過濾 Gmail 中的電子郵件。 單擊“高級搜索”，然後在“發件人”部分輸入發件人的電子郵件地址。

您還可以在搜索中包括其他詳細信息，如大小、日期或附件，以對特定發件人的電子郵件進行排序並刪除您不需要的電子郵件。

可以通過這種方式非常輕鬆地刪除營銷電子郵件。

9.使用組織功能

Gmail 提供了許多功能，您可以使用這些功能來整理收件箱。 例如，您可以將電子郵件標記為未讀或已讀，將某些電子郵件標記為重要以便返回，等等。

您還可以使用不同顏色編碼的星星來組織您的電子郵件。 經常使用它們來保持收件箱的結構。

10. 創建新的 Gmail 過濾器

隨著時間的推移，在收到新電子郵件時整理它們會變得乏味。 為收到的電子郵件設置自動過濾可能是更好的方法。

要創建新的 Gmail 過濾器，請轉到“設置”，單擊“查看所有設置”，然後選擇“過濾器和阻止的地址”。

單擊“創建新過濾器”選項，然後在彈出窗口中添加正確的詳細信息以過濾收到的郵件。

另請閱讀：發送電子郵件的最佳時間（和最壞的時間）

保持 Gmail 收件箱清潔 – 常見問題解答

我可以一次刪除 Gmail 上的成百上千封郵件嗎？

是的，在 Gmail 中，您只需點擊幾下即可刪除成百上千封郵件。 使用日期或發件人姓名或正文中的特定字詞過濾電子郵件。 過濾後，單擊“全選”複選框，然後單擊“刪除”。

如何清除 Gmail 中的垃圾郵件？

如果您認為某個發件人正在用垃圾郵件填滿您的收件箱，請為該特定發件人創建一個 Gmail 過濾器。 當您這樣做時，當您收到來自該地址的電子郵件時，Gmail 會詢問您如何處理，您可以選擇自動“刪除它”。

如何一次從 Gmail 中刪除所有電子郵件？

在 Gmail 搜索欄中輸入“之前：明天的日期（格式為 yyyy/mm/dd）”。 然後單擊“全選”複選框。 您將在頂部收到“選擇與此搜索匹配的所有對話”消息。 單擊此處以選擇 Gmail 收件箱中的所有郵件，然後單擊“刪除圖標”。

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輕鬆清理 Gmail 的工具

Gmail 具有許多可用於清理收件箱的內置功能和工具。 除此之外，還有一些第三方工具可用於 Gmail 清理。

清潔電子郵件

來源

此工具具有一些出色的功能，可幫助您輕鬆管理 Gmail 收件箱。 Clean Email 的算法允許您取消訂閱不需要的新聞通訊並毫不費力地刪除過時的電子郵件。

該工具使用預設標準區分重要和不重要的電子郵件。

此外，過濾器可以配置為對一組電子郵件執行操作，如移動、刪除、標記等。此外，該應用程序的快速清理功能將您的所有郵件收集到一個屏幕中，以簡化電子郵件管理。

價錢

• 一個賬戶：7.99 美元/月
• 五個賬戶：9.99 美元/月
• 10 個賬戶：19.99 美元/月

另請閱讀：如何像專業人士一樣將 GIF 插入電子郵件

郵電

來源

這是一個 Firefox 和 Chrome 擴展，可幫助用戶篩选和組織新電子郵件。 當您收到一封新電子郵件時，篩選器會詢問您要如何處理來自發件人的任何後續電子郵件。

這樣，您就可以輕鬆刪除不需要的新聞通訊。 當消息進來時，您可以存檔、刪除，甚至為它們指定一個特定的文件夾或標籤。

因此，您不必擔心在刪除整個電子郵件文件夾時丟失重要電子郵件。

價錢

• 自由的

郵件流

來源

此工具允許您將外觀相似的電子郵件捆綁在一個類別中並批量刪除它們。 您還可以使用 Mailstorm 標記、移動或存檔電子郵件。 該工具非常適合尋求省時解決方案的人。

價錢

• 基本：9 美元/月
• 專業版：29.96 美元/月

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從 Gmail 恢復已刪除的電子郵件

刪除的電子郵件將保留在“垃圾箱”中，您可以從中恢復它們。

單擊 Gmail 左側的“垃圾箱”選項。

選中要恢復的電子郵件旁邊的複選框，然後點擊“移動”。 您還可以選擇要存儲電子郵件的位置。

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刪除計算機上不需要的 Gmail 類別

單擊 Gmail 右側的“設置”選項，然後選擇“查看所有設置”。 接下來，選擇標籤“收件箱”。 從“收件箱類型”部分選擇“默認”。

取消選中您不想在“類別”部分中顯示的選項卡旁邊的複選框。

然後點擊“保存更改”。

在 Android 上刪除 Gmail 類別

打開 Gmail 應用程序，然後單擊左上角的“菜單”。 選擇設置，然後選擇一個用戶帳戶。

選擇收件箱類型，然後點擊“默認收件箱”。 現在選擇“收件箱類別”並刪除不需要的類別。

在 iPad 和 iPhone 上刪除 Gmail 類別

打開 Gmail 應用程序，然後單擊左上角的“菜單”。 選擇設置，然後選擇“收件箱”。 點擊“收件箱自定義”並選擇“收件箱類別”。 刪除不需要的類別。

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使用 Gmail for Business 是個壞主意！ 不要這樣做！

使用個人 Gmail 帳戶對您的企業來說可能不是一個好主意。 由於有數以百萬計的個人 Gmail 帳戶，谷歌幾乎不可能在出現問題時為您提供任何支持。

因此，如果您將重要的業務數據存儲在個人 Gmail 帳戶中，就會面臨數據丟失的風險。 使用個人 Gmail 也會導致文件共享問題。

例如，如果您的合作夥伴或股東與您共享一個文件，他們仍然是該文件的所有者，他們可以隨時刪除它，從而取消您的訪問權限。 此外，為您的企業使用個人帳戶看起來不夠專業。

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結論

Gmail 清理通常感覺像是一項艱鉅的任務。 但這樣做會讓你的生活輕鬆很多。 因此，下次您遇到凌亂的 Gmail 時，請使用我們的萬無一失的指南來清理您的收件箱。