احصل على تعاون مؤسسي أفضل مع SharePoint

"وحدنا لا نستطيع أن نفعل سوى القليل ؛ معًا يمكننا فعل الكثير ". - هيلين كيلر

يعد التعاون السلس أمرًا أساسيًا للمؤسسة لأنه يضمن استمرارية سلسة لعمليات الأعمال ، ويشجع على الابتكار ، ويحسن الاحتفاظ بالموظفين والمشاركة.

وعلى الرغم من أهمية التعاون ، إلا أنه ليس من السهل تحقيقه. غالبًا ما تجد الشركات صعوبة في جعل الأشخاص من مجالات العمل المختلفة يعملون معًا بشكل فعال.

هذا هو السبب في أن النظام الأساسي الذي يتمتع بقدرات تعاون ثرية مطلوب.

أدخل - SharePoint.

إن SharePoint عبارة عن نظام أساسي على مستوى المؤسسة مستخدَم على نطاق واسع ويساعد إلى جانب المحتوى وإدارة المشروع على تسهيل العمل التعاوني بين أعضاء الفريق.

في منشور المدونة هذا ، سنناقش كيف يساعد SharePoint المؤسسات على تحسين تعاون الموظفين والتغلب على التحديات المشتركة في العملية.

مفهوم تعاون المؤسسة

التعاون المؤسسي هو في الأساس نظام اتصال يتكون من عدد من الأدوات لمساعدة الموظفين على إكمال المهام بشكل مشترك عبر المؤسسة. ينصب التركيز على تسهيل العمل الجماعي الذي يؤدي إلى تحسين مشاركة الموظفين وزيادة الابتكار والأداء الأفضل.

يعمل تعاون المؤسسة على ثلاثة مستويات -

1. المستوى الهيكلي (الهياكل والأدوار والمسؤوليات التعاونية)
2. المستوى المنهجي (الأنظمة والعمليات والسياسات)
3. المستوى التفاعلي (اتصالات الموظف)

باختصار ، لا يقتصر تعاون المؤسسة على الأدوات الرقمية فحسب ، بل يتعلق أيضًا بثقافة الشركة الشاملة التي تشتمل على العمليات التعاونية والعلاقات والسلوك.

SharePoint كنظام أساسي للتعاون

يتطلب تعاون المؤسسة عادةً أنظمة مثل إدارة المستندات وإدارة المشاريع والشبكة الداخلية لتسهيل سير العمل وتواصل الموظفين. إن SharePoint عبارة عن نظام أساسي شامل على مستوى المؤسسة يساعد في إنشاء تعاون على جميع المستويات الثلاثة التي تمت مناقشتها سابقًا -

1. المستوى الهيكلي

يدعم SharePoint الهياكل التعاونية المفتوحة حيث يمكن لأعضاء الفرق والأقسام المختلفة الاتصال بسهولة. كما أنه يساعد في إدارة أدوار ومسؤوليات الموظفين عن طريق تعيين مهام سير العمل تلقائيًا وفقًا لملفاتهم الشخصية. يحصل الموظفون على أذونات مختلفة بناءً على تعييناتهم وأنشطتهم.

2. المستوى المنهجي

يُنشئ SharePoint مصدرًا واحدًا للحقيقة يلغي تكرار البيانات ويوفر معلومات دقيقة وقابلة للاكتشاف بسهولة. يساعد هذا في تقليل التبعية الداخلية بين الفرق المختلفة وتعزيز الكفاءة الكلية للموظفين. علاوة على ذلك ، فإنه يتيح استخراج البيانات تلقائيًا من CRM لإنشاء عقود دون تكرار. كما أنه يساعد في بناء قاعدة معرفية مركزية بأنواع مختلفة من مهام سير العمل لأتمتة المهام المتعلقة بالمستندات.

3. المستوى التفاعلي

يساعد SharePoint في إنشاء ثقافة الانفتاح حيث يمكن للموظفين التعبير عن آرائهم ومشاركتها بسهولة. يوفر أدوات متعددة لدعم الاتصال ، بما في ذلك الدردشة المباشرة والمدونات والتعليقات ومواقع wiki. وبالتالي ، يصبح من الأسهل على أعضاء الفريق تقديم ملاحظات حول المشاريع والأحداث والسياسات الجديدة. هذا يحسن ثقة الموظفين وولائهم ويعزز معدلات المشاركة والاحتفاظ بهم.

التحديات المشتركة لتعاون المؤسسة

قد يكون ممارسة التعاون السلس عبر المؤسسة أمرًا صعبًا. فيما يلي بعض القضايا الرئيسية التي يتعين على معظم الشركات التعامل معها.

عدم وجود استراتيجية

يتطلب التعاون الفعال استراتيجية محددة جيدًا. بدونها ، يعمل الموظفون عادة بلا هدف مما يعيق إنتاجيتهم في كثير من الأحيان. كما أن الافتقار إلى الإستراتيجية يجعل من الصعب على القادة تعيين الأدوار والمسؤوليات لأعضاء الفريق المناسبين.

دعم غير كاف

لا تعتبر معظم الشركات التعاون قيمة ثقافية ضرورية على مستوى المنظمة. يعترفون بأنها مهارة مطلوبة من حين لآخر. هذا لا يشجع الموظفين على العمل الجماعي لأنهم ينظرون إليه على أنه الوقت الذي يمكن أن يقضيه في تحسين أدائهم الفردي.

مشاركة ضعيفة

التعاون يتناقص مع التوسع والمسافة. مع انتشار الموظفين في أقسام ومواقع مختلفة ، يصبح من الصعب العمل معًا. في كثير من الأحيان ، قد لا تكون الأقسام على استعداد لمشاركة المعلومات مع أعضاء الفريق من الأقسام الأخرى ، مما قد يؤدي إلى عزلة. علاوة على ذلك ، قد لا يتم إبقاء الفرق عن بُعد والموظفين العاملين من المنزل على اطلاع دائم بالتغييرات والأحداث المهمة في الشركة في كل مرة.

قطع الأدوات

يمكن للفرق المختلفة في المؤسسة استخدام أدوات تعاون مختلفة. هذا يمكن أن يقلل من الشفافية الشاملة. قد لا يتمكن بعض الموظفين من الوصول إلى أدوات معينة ، مما يجعل من الصعب الحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للموظفين استخدام أدوات مكررة لنفس المهام مما قد يؤدي إلى عدم تناسق في التعاون عبر المؤسسة.

كيف يساعد SharePoint المنظمات في التغلب على تحديات التعاون؟

العمل الجماعي يجعل العمل الحلم. لكن تشجيع العمل الجماعي عبر المنظمة يتجاوز الاستراتيجيات والتواصل. يتطلب أدوات مناسبة لدعم التعاون والحد من التحديات المختلفة في العملية.

إن SharePoint عبارة عن نظام أساسي متقدم للتعاون يساعدك على الجمع بين جميع موظفيك بغض النظر عن أقسامهم وموقعهم وملفهم الشخصي للعمل. إنها تساعد في إقامة تعاون على كل من المقاييس الصغيرة (على مستوى الفريق) والكبيرة (عبر الأقسام) من خلال ميزاتها المختلفة.

المدرجة أدناه هي بعض الأسباب التي تجعل SharePoint نظامًا أساسيًا مناسبًا لتعاون المؤسسة.

القدرة على التكيف

لا يضيف SharePoint برامج غير ضرورية إلى مجموعة التقنيات الخاصة بك. يسمح للمؤسسات باستخدام الأدوات اللازمة فقط لإنجاز المهمة. يساعد هذا في بناء حل تعاوني يلبي احتياجات الشركات من أي حجم وتعقيد.

بيئة متكاملة

نظرًا لكونه أحد منتجات Microsoft ، فإن SharePoint متوافق مع حلول Microsoft الأخرى مثل MS Dynamics 365 و Office 365 و Power Platform التي تساعد على توسيع وظائف النظام وتحسين الإنتاجية الإجمالية. يمكن أيضًا دمجها مع العديد من تطبيقات الجهات الخارجية ، بما في ذلك CRM و ERP والموارد البشرية لتعزيز العمليات التجارية المختلفة داخل المنظمة.

لا ترميز

باستخدام SharePoint ، يمكنك بسهولة إنشاء حلول تعاون بدون ترميز. تحتاج فقط إلى ربط اللبنات الأساسية للوظائف المطلوبة لدعم العمليات وإنشاء تجارب رقمية ثرية.

الإبلاغ السهل

يساعد SharePoint في تعقب أنشطة الموظفين في بيئة تعاونية. يقوم بإنشاء تقارير آلية مع مؤشرات الأداء الرئيسية مثل عدد المهام المنجزة وعدد ساعات العمل في المشروع لتقييم أداء الموظف.

القدرة على تحمل التكاليف

لاستخدام SharePoint على السحابة ، ما عليك سوى دفع رسوم اشتراك شهرية دنيا. تبدأ خيارات SharePoint Online من 5 دولارات أمريكية لكل مستخدم شهريًا ، وهو سعر معقول جدًا لشركات المؤسسات.

إدارة أفضل للمشروع

من خلال إنشاء تخزين مركزي ، يوفر SharePoint رؤية كاملة للمشاريع ويساعد في ضمان أن كل شيء على المسار الصحيح. يقوم بتخزين محفوظات إصدار المستندات والتعليقات والتعاون في الوقت الفعلي لمراقبة التغييرات والعمل الكلي.

تغليف

التعاون هو جانب أساسي لأي مشروع ناجح. ولتعزيز التعاون على مستوى المؤسسة ، فأنت بحاجة إلى الأدوات والاستراتيجيات المناسبة التي تساعد على ربط الموظفين.

إن SharePoint عبارة عن نظام أساسي مرن يمكن أن يساعدك في بناء بيئة تعاون داعمة تفي بجميع احتياجاتك وتحل التحديات التنظيمية وتشجع التعاون الفعال بين الموظفين.

هل تريد تحسين التعاون في مؤسستك باستخدام SharePoint؟ اتصل بنا.