Logre una mejor colaboración empresarial con SharePoint

“Solos podemos hacer tan poco; juntos podemos hacer mucho”. - Helen Keller

La colaboración fluida es clave para una empresa, ya que garantiza la continuidad fluida de los procesos comerciales, fomenta la innovación y mejora la retención y el compromiso de los empleados.

Y aunque la colaboración es crucial, nunca es fácil de lograr. A las empresas a menudo les resulta difícil lograr que personas de diferentes áreas comerciales trabajen juntas de manera efectiva.

Es por eso que se requiere una plataforma con ricas capacidades de colaboración.

Entrar – SharePoint.

SharePoint es una plataforma de nivel empresarial ampliamente utilizada que, además de la gestión de contenido y proyectos, ayuda a facilitar el trabajo de colaboración entre los miembros del equipo.

En esta publicación de blog, analizaremos cómo SharePoint ayuda a las empresas a mejorar la colaboración de los empleados y superar los desafíos comunes en el proceso.

El concepto de colaboración empresarial

La colaboración empresarial es básicamente un sistema de comunicación que consta de una serie de herramientas para ayudar a los empleados a completar tareas de forma conjunta en una organización. La atención se centra en facilitar el trabajo en equipo que se traduce en una mayor participación de los empleados, una mayor innovación y un mejor rendimiento.

La colaboración empresarial funciona en tres niveles que son:

1. Nivel estructural (estructuras colaborativas, roles y responsabilidades)
2. Nivel Sistemático (sistemas, procesos y políticas)
3. Nivel de interacción (comunicación con los empleados)

En pocas palabras, la colaboración empresarial no se trata solo de herramientas digitales, sino también de la cultura general de la empresa que comprende los procesos, las relaciones y el comportamiento de colaboración.

SharePoint como plataforma de colaboración

La colaboración empresarial generalmente requiere sistemas como la gestión de documentos, la gestión de proyectos y la intranet para facilitar los flujos de trabajo y la comunicación de los empleados. SharePoint es una plataforma de nivel empresarial todo en uno que ayuda a establecer la colaboración en los tres niveles discutidos anteriormente:

1. Nivel estructural

SharePoint admite estructuras colaborativas abiertas donde los miembros de diferentes equipos y departamentos pueden conectarse fácilmente. También ayuda a administrar las funciones y responsabilidades de los empleados mediante la asignación automática de flujos de trabajo de acuerdo con sus perfiles. Los empleados obtienen diferentes permisos según su designación y actividades.

2. Nivel Sistemático

SharePoint crea una única fuente de verdad que elimina la duplicación de datos y proporciona información precisa y fácilmente detectable. Esto ayuda a reducir la interdependencia entre diferentes equipos y mejora la eficiencia general de los empleados. Además, permite la extracción automatizada de datos de CRM para crear contratos sin repetición. También ayuda a construir una base de conocimiento centralizada con varios tipos de flujos de trabajo para automatizar tareas relacionadas con documentos.

3. Nivel Interaccional

SharePoint ayuda a crear una cultura de apertura donde los empleados pueden expresar y compartir sus opiniones fácilmente. Ofrece múltiples herramientas para apoyar la comunicación, que incluyen chat en vivo, blogs, comentarios y wikis. Por lo tanto, se vuelve más fácil para los miembros del equipo dar su opinión sobre nuevos proyectos, eventos y políticas. Esto mejora la confianza y la lealtad de los empleados y mejora las tasas de participación y retención.

Desafíos comunes de la colaboración empresarial

Ejercer una colaboración fluida en toda la organización puede ser un desafío. Estos son algunos de los principales problemas con los que la mayoría de las empresas tienen que lidiar.

Falta de estrategia

La colaboración efectiva requiere una estrategia bien definida. Sin él, los empleados suelen trabajar sin rumbo, lo que a menudo dificulta su productividad. La falta de estrategia también dificulta que los líderes asignen roles y responsabilidades a los miembros correctos del equipo.

Apoyo insuficiente

La mayoría de las empresas no consideran la colaboración como un valor cultural necesario en toda la organización. Lo reconocen como una habilidad que se requiere ocasionalmente. Esto desalienta a los empleados a trabajar en equipo, ya que lo ven como el tiempo que podrían dedicar a mejorar su desempeño individual.

Compromiso deficiente

La colaboración disminuye con la expansión y la distancia. Con empleados dispersos en diferentes departamentos y ubicaciones, se vuelve difícil trabajar juntos. A menudo, es posible que los departamentos no estén dispuestos a compartir la información con los miembros del equipo de otros departamentos, lo que puede generar silos. Además, es posible que los equipos remotos y los empleados que trabajan desde casa no estén al tanto de los cambios y eventos importantes en la empresa.

Desconexión de Herramientas

Diferentes equipos en una organización pueden usar diferentes herramientas de colaboración. Esto puede reducir la transparencia general. Es posible que algunos empleados no tengan acceso a ciertas herramientas, lo que dificulta obtener la información que necesitan. Además, los empleados pueden usar herramientas duplicadas para las mismas tareas, lo que puede generar inconsistencias en la colaboración en toda la organización.

¿Cómo ayuda SharePoint a las organizaciones a superar los desafíos de la colaboración?

Un trabajo en equipo hace que el sueño funcione. Pero fomentar el trabajo en equipo en toda la organización va más allá de las estrategias y la comunicación. Requiere herramientas adecuadas para apoyar la colaboración y frenar los diferentes desafíos en el proceso.

SharePoint es una plataforma de colaboración avanzada que lo ayuda a reunir a todos sus empleados, independientemente de sus departamentos, ubicación y perfil de trabajo. Ayuda a establecer la colaboración tanto a pequeña escala (en equipo) como a gran escala (interdepartamental) a través de sus diversas características.

A continuación se enumeran algunas de las razones que hacen de SharePoint una plataforma adecuada para la colaboración empresarial.

Adaptabilidad

SharePoint no agrega software innecesario a su pila de tecnología. Permite a las organizaciones usar solo las herramientas necesarias para realizar el trabajo. Esto ayuda a crear una solución de colaboración que satisfaga las necesidades de las empresas de cualquier tamaño y complejidad.

Entorno Integrado

Al ser un producto de Microsoft, SharePoint es compatible con otras soluciones de Microsoft, como MS Dynamics 365, Office 365 y Power Platform, lo que ayuda a ampliar las funcionalidades del sistema y mejorar la productividad general. También se puede integrar con muchas aplicaciones de terceros, incluidos CRM, ERP y HR para mejorar varias operaciones comerciales dentro de la organización.

sin codificación

Con SharePoint, puede crear fácilmente soluciones de colaboración sin codificación. Solo necesita conectar los componentes básicos necesarios de las funcionalidades para respaldar los procesos y crear experiencias digitales ricas.

Informes fáciles

SharePoint ayuda a realizar un seguimiento de las actividades de los empleados en un entorno colaborativo. Genera informes automatizados con KPI, como la cantidad de tareas completadas y la cantidad de horas trabajadas en un proyecto para evaluar el desempeño de los empleados.

asequibilidad

Para usar SharePoint en la nube, solo necesita pagar una tarifa de suscripción mensual mínima. Las opciones de SharePoint Online comienzan desde tan solo $ 5 por usuario / mes, lo cual es bastante asequible para las empresas.

Mejor gestión de proyectos

Al crear un almacenamiento centralizado, SharePoint proporciona una visibilidad completa de los proyectos y ayuda a garantizar que todo vaya por buen camino. Almacena el historial de versiones de documentos, comentarios y colaboración en tiempo real para monitorear los cambios y el trabajo en general.

Terminando

La colaboración es un aspecto fundamental de una empresa exitosa. Y para promover la colaboración en toda la organización, necesita las herramientas y estrategias adecuadas que ayuden a conectar a los empleados.

SharePoint es una plataforma flexible que puede ayudarlo a crear un entorno de colaboración de apoyo que satisfaga todas sus necesidades, resuelva los desafíos organizacionales y fomente la colaboración efectiva entre los empleados.

¿Quiere mejorar la colaboración en su organización con SharePoint? Contáctenos.