使用 SharePoint 實現更好的企業協作

“我們一個人能做的很少； 我們可以一起做很多事情。” – 海倫凱勒

無縫協作是企業的關鍵，因為它可確保業務流程的平穩連續性、鼓勵創新並提高員工保留率和敬業度。

儘管協作至關重要，但實現起來絕非易事。 企業常常發現讓來自不同業務領域的人員有效地協同工作具有挑戰性。

這就是為什麼需要一個具有豐富協作功能的平台。

輸入 - SharePoint。

SharePoint 是一種廣泛使用的企業級平台，除了內容和項目管理外，它還有助於簡化團隊成員之間的協作工作。

在這篇博文中，我們將討論 SharePoint 如何幫助企業改善員工協作並克服流程中的常見挑戰。

企業協作理念

企業協作基本上是一個通信系統，由許多工具組成，可幫助員工在整個組織內共同完成任務。 重點是促進團隊合作，從而提高員工敬業度、創新能力和績效。

企業協作在三個層面上進行——

1. 結構層面（協作結構、角色和職責）
2. Systematic Level（制度、流程、方針）
3. Interactional Level（員工溝通）

簡而言之，企業協作不僅涉及數字工具，還涉及包含協作流程、關係和行為的整體公司文化。

SharePoint 作為協作平台

企業協作通常需要文檔管理、項目管理和內部網等系統來促進工作流程和員工溝通。 SharePoint 是一個一體化的企業級平台，有助於在前面討論的所有三個級別上建立協作 -

一、結構層面

SharePoint 支持開放式協作結構，不同團隊和部門的成員可以在其中輕鬆連接。 它還通過根據員工的配置文件自動分配工作流程來幫助管理員工的角色和職責。 員工根據他們的職位和活動獲得不同的權限。

2.系統層面

SharePoint 創建單一真實來源，消除數據重複並提供易於發現的準確信息。 這有助於減少不同團隊之間的內部依賴並提高整體員工效率。 此外，它還支持從 CRM 中自動提取數據，無需重複即可創建合同。 它還有助於構建具有各種類型工作流的集中式知識庫，以自動執行與文檔相關的任務。

3.互動層面

SharePoint 有助於營造一種開放的文化，員工可以輕鬆地表達和分享他們的意見。 它提供多種工具來支持通信，包括實時聊天、博客、評論和維基。 因此，團隊成員更容易就新項目、事件和政策提供反饋。 這提高了員工的信任度和忠誠度，並提高了敬業度和保留率。

企業協作的共同挑戰

在整個組織內進行無縫協作可能具有挑戰性。 以下是大多數企業必須處理的一些主要問題。

缺乏策略

有效的協作需要明確定義的策略。 沒有它，員工通常會漫無目的地工作，這往往會影響他們的生產力。 缺乏戰略也使領導者難以將角色和責任分配給正確的團隊成員。

支持不足

大多數企業並不認為協作是組織範圍內必要的文化價值。 他們承認這是一項偶爾需要的技能。 這阻礙了員工的團隊合作，因為他們將團隊合作視為可以用來提高個人績效的時間。

參與度低

協作隨著擴展和距離而減少。 由於員工分散在不同的部門和地點，因此很難協同工作。 通常，部門可能不願意與其他部門的團隊成員共享信息，這可能會導致孤島。 此外，遠程團隊和在家工作的員工可能無法每次都了解公司的重要變化和事件。

斷開工具

組織中的不同團隊可以使用不同的協作工具。 這會降低整體透明度。 一些員工可能無法訪問某些工具，因此很難獲得他們需要的信息。 此外，員工可以為相同的任務使用重複的工具，這可能導致整個組織的協作不一致。

SharePoint 如何幫助組織克服協作挑戰？

團隊合作使夢想成真。 但鼓勵整個組織的團隊合作超越了戰略和溝通。 它需要合適的工具來支持協作並遏制流程中的不同挑戰。

SharePoint 是一個高級協作平台，可幫助您將所有員工聚集在一起，而不管他們的部門、地點和工作概況如何。 它通過其各種功能幫助在小型（團隊）和大型（跨部門）規模上建立協作。

下面列出了使 SharePoint 成為適合企業協作平台的一些原因。

適應性

SharePoint 不會向您的技術堆棧添加不必要的軟件。 它允許組織僅使用完成工作所需的工具。 這有助於構建滿足任何規模和復雜性的企業需求的協作解決方案。

綜合環境

作為 Microsoft 的產品，SharePoint 與其他 Microsoft 解決方案（例如 MS Dynamics 365、Office 365 和 Power Platform）兼容，有助於擴展系統的功能並提高整體生產力。 它還可以與許多第三方應用程序集成，包括 CRM、ERP 和 HR，以增強組織內的各種業務運營。

無編碼

使用 SharePoint，您無需編碼即可輕鬆創建協作解決方案。 您只需連接所需的功能構建塊即可支持流程並創建豐富的數字體驗。

輕鬆報告

SharePoint 有助於在協作環境中跟踪員工活動。 它會生成包含 KPI 的自動報告，例如已完成的任務數量和項目工作的小時數，以評估員工績效。

負擔能力

要在雲上使用 SharePoint，您只需每月支付最低的訂閱費。 SharePoint Online 選項的起價低至每位用戶每月 5 美元，這對於企業來說是相當實惠的。

更好的項目管理

通過創建集中存儲，SharePoint 提供了對項目的完整可見性，並有助於確保一切都在正軌上。 它存儲文檔、評論和實時協作的版本歷史，以監控更改和整體工作。

包起來

協作是成功企業的一個基本方面。 為了在整個組織範圍內促進協作，您需要正確的工具和策略來幫助連接員工。

SharePoint 是一個靈活的平台，可以幫助您構建支持性協作環境，滿足您的所有需求、解決組織挑戰並鼓勵員工之間的有效協作。

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