Obtenez une meilleure collaboration d'entreprise avec SharePoint

« Seuls, nous pouvons faire si peu ; ensemble, nous pouvons faire tellement de choses. - Helen Keller

Une collaboration transparente est essentielle pour une entreprise car elle garantit une continuité fluide des processus métier, encourage l'innovation et améliore la fidélisation et l'engagement des employés.

Et bien que la collaboration soit cruciale, elle n'est jamais facile à réaliser. Les entreprises trouvent souvent difficile d'amener des personnes de différents secteurs d'activité à travailler ensemble efficacement.

C'est pourquoi une plate-forme dotée de riches capacités de collaboration est requise.

Entrez – SharePoint.

SharePoint est une plate-forme d'entreprise largement utilisée qui, outre la gestion de contenu et de projet, facilite la collaboration entre les membres de l'équipe.

Dans cet article de blog, nous expliquerons comment SharePoint aide les entreprises à améliorer la collaboration des employés et à surmonter les défis courants du processus.

Le concept de collaboration d'entreprise

La collaboration d'entreprise est essentiellement un système de communication qui se compose d'un certain nombre d'outils pour aider les employés à accomplir conjointement des tâches au sein d'une organisation. L'accent est mis sur la facilitation du travail d'équipe qui se traduit par un meilleur engagement des employés, une plus grande innovation et de meilleures performances.

La collaboration d'entreprise fonctionne à trois niveaux qui sont -

1. Niveau structurel (structures collaboratives, rôles et responsabilités)
2. Niveau systématique (systèmes, processus et politiques)
3. Niveau interactionnel (communication avec les employés)

En un mot, la collaboration d'entreprise ne concerne pas seulement les outils numériques, mais également la culture globale de l'entreprise qui comprend les processus, les relations et le comportement collaboratifs.

SharePoint en tant que plateforme de collaboration

La collaboration d'entreprise nécessite généralement des systèmes tels que la gestion de documents, la gestion de projet et l'intranet pour faciliter les flux de travail et la communication des employés. SharePoint est une plate-forme tout-en-un au niveau de l'entreprise qui permet d'établir une collaboration sur les trois niveaux évoqués précédemment -

1. Niveau structurel

SharePoint prend en charge les structures de collaboration ouvertes où les membres de différentes équipes et départements peuvent se connecter facilement. Il aide également à gérer les rôles et les responsabilités des employés en attribuant automatiquement des flux de travail en fonction de leurs profils. Les employés obtiennent différentes autorisations en fonction de leur désignation et de leurs activités.

2. Niveau systématique

SharePoint crée une source unique de vérité qui élimine la duplication des données et fournit des informations facilement détectables et précises. Cela permet de réduire l'interdépendance entre les différentes équipes et d'améliorer l'efficacité globale des employés. De plus, il permet l'extraction automatisée des données du CRM pour créer des contrats sans répétition. Il permet également de créer une base de connaissances centralisée avec différents types de flux de travail pour automatiser les tâches liées aux documents.

3. Niveau interactionnel

SharePoint aide à créer une culture d'ouverture où les employés peuvent facilement exprimer et partager leurs opinions. Il offre plusieurs outils pour prendre en charge la communication, notamment le chat en direct, les blogs, les commentaires et les wikis. Par conséquent, il devient plus facile pour les membres de l'équipe de donner leur avis sur les nouveaux projets, événements et politiques. Cela améliore la confiance et la loyauté des employés et améliore les taux d'engagement et de rétention.

Défis courants de la collaboration d'entreprise

L'exercice d'une collaboration transparente au sein de l'organisation peut être difficile. Voici quelques-uns des principaux problèmes auxquels la plupart des entreprises doivent faire face.

Manque de stratégie

Une collaboration efficace nécessite une stratégie bien définie. Sans cela, les employés travaillent généralement sans but, ce qui nuit souvent à leur productivité. Le manque de stratégie rend également difficile pour les dirigeants d'attribuer des rôles et des responsabilités aux bons membres de l'équipe.

Soutien insuffisant

La plupart des entreprises ne considèrent pas la collaboration comme une valeur culturelle nécessaire à l'échelle de l'organisation. Ils reconnaissent qu'il s'agit d'une compétence requise à l'occasion. Cela décourage les employés du travail d'équipe car ils le considèrent comme le temps qui pourrait être consacré à l'amélioration de leurs performances individuelles.

Mauvais engagement

La collaboration diminue avec l'expansion et la distance. Avec des employés dispersés dans différents départements et sites, il devient difficile de travailler ensemble. Souvent, les départements peuvent ne pas être disposés à partager les informations avec les membres de l'équipe d'autres départements, ce qui peut conduire à des silos. De plus, les équipes distantes et les employés travaillant à domicile peuvent ne pas être tenus au courant à chaque fois des changements et événements importants dans l'entreprise.

Déconnexion des outils

Différentes équipes d'une organisation peuvent utiliser différents outils de collaboration. Cela peut réduire la transparence globale. Certains employés peuvent ne pas avoir accès à certains outils, ce qui rend difficile l'obtention des informations dont ils ont besoin. De plus, les employés peuvent utiliser des outils en double pour les mêmes tâches, ce qui peut entraîner des incohérences dans la collaboration au sein de l'organisation.

Comment SharePoint aide les organisations à surmonter les défis de la collaboration ?

Le travail d'équipe est à l'origine d'un travail de rêves. Mais encourager le travail d'équipe au sein de l'organisation va au-delà des stratégies et de la communication. Cela nécessite des outils adaptés pour soutenir la collaboration et limiter les différents défis du processus.

SharePoint est une plate-forme de collaboration avancée qui vous aide à rassembler tous vos employés, quels que soient leurs services, leur emplacement et leur profil professionnel. Il aide à établir une collaboration à la fois à petite échelle (au niveau de l'équipe) et à grande échelle (interdépartementale) grâce à ses diverses fonctionnalités.

Voici quelques-unes des raisons qui font de SharePoint une plate-forme appropriée pour la collaboration d'entreprise.

Adaptabilité

SharePoint n'ajoute pas de logiciels inutiles à votre pile technologique. Il permet aux organisations d'utiliser uniquement les outils nécessaires pour faire le travail. Cela permet de créer une solution de collaboration qui répond aux besoins des entreprises de toutes tailles et de toutes complexités.

Environnement intégré

Étant un produit de Microsoft, SharePoint est compatible avec d'autres solutions Microsoft telles que MS Dynamics 365, Office 365 et Power Platform, ce qui permet d'étendre les fonctionnalités du système et d'améliorer la productivité globale. Il peut également être intégré à de nombreuses applications tierces, notamment CRM, ERP et RH, pour améliorer diverses opérations commerciales au sein de l'organisation.

Pas de codage

Avec SharePoint, vous pouvez facilement créer des solutions de collaboration sans codage. Il vous suffit de connecter les éléments de base de fonctionnalités requis pour prendre en charge les processus et créer des expériences numériques riches.

Rapports faciles

SharePoint permet de suivre les activités des employés dans un environnement collaboratif. Il génère des rapports automatisés avec des KPI tels que le nombre de tâches terminées et le nombre d'heures travaillées sur un projet pour évaluer les performances des employés.

Abordabilité

Pour utiliser SharePoint sur le cloud, il vous suffit de payer un abonnement mensuel minimal. Les options SharePoint Online commencent à partir de 5 $ par utilisateur/mois, ce qui est tout à fait abordable pour les entreprises.

Meilleure gestion de projet

En créant un stockage centralisé, SharePoint offre une visibilité complète sur les projets et permet de s'assurer que tout est sur la bonne voie. Il stocke l'historique des versions des documents, des commentaires et de la collaboration en temps réel pour surveiller les modifications et le travail global.

Emballer

La collaboration est un aspect fondamental d'une entreprise prospère. Et pour promouvoir la collaboration à l'échelle de l'organisation, vous avez besoin des bons outils et stratégies qui aident à connecter les employés.

SharePoint est une plate-forme flexible qui peut vous aider à créer un environnement de collaboration qui répond à tous vos besoins, résout les défis organisationnels et encourage une collaboration efficace entre les employés.

Vous souhaitez améliorer la collaboration dans votre organisation avec SharePoint ? Nous contacter.