Obtenha melhor colaboração empresarial com o SharePoint

“Sozinhos podemos fazer tão pouco; juntos podemos fazer muito.” - Helen Keller

A colaboração perfeita é fundamental para uma empresa, pois garante a continuidade suave dos processos de negócios, incentiva a inovação e melhora a retenção e o envolvimento dos funcionários.

E embora a colaboração seja crucial, nunca é fácil de conseguir. Muitas vezes, as empresas acham difícil fazer com que pessoas de diferentes áreas de negócios trabalhem juntas de maneira eficaz.

É por isso que é necessária uma plataforma com recursos avançados de colaboração.

Digite – SharePoint.

O SharePoint é uma plataforma de nível empresarial amplamente utilizada que, além do gerenciamento de conteúdo e projetos, ajuda a facilitar o trabalho de colaboração entre os membros da equipe.

Nesta postagem de blog, discutiremos como o SharePoint ajuda as empresas a melhorar a colaboração dos funcionários e a superar desafios comuns no processo.

O conceito de colaboração empresarial

A colaboração corporativa é basicamente um sistema de comunicação que consiste em várias ferramentas para ajudar os funcionários a concluir tarefas em conjunto em uma organização. O foco é facilitar o trabalho em equipe que resulta em maior envolvimento dos funcionários, maior inovação e melhor desempenho.

A colaboração corporativa funciona em três níveis que são –

1. Nível Estrutural (estruturas colaborativas, papéis e responsabilidades)
2. Nível Sistemático (sistemas, processos e políticas)
3. Nível Interacional (comunicação do funcionário)

Em poucas palavras, a colaboração empresarial não se refere apenas a ferramentas digitais, mas também à cultura geral da empresa, que compreende processos, relacionamentos e comportamento colaborativos.

SharePoint como plataforma de colaboração

A colaboração corporativa geralmente requer sistemas como gerenciamento de documentos, gerenciamento de projetos e intranet para facilitar os fluxos de trabalho e a comunicação dos funcionários. O SharePoint é uma plataforma de nível empresarial completa que ajuda a estabelecer colaboração em todos os três níveis discutidos anteriormente –

1. Nível Estrutural

O SharePoint oferece suporte a estruturas colaborativas abertas onde membros de diferentes equipes e departamentos podem se conectar facilmente. Também ajuda a gerenciar as funções e responsabilidades dos funcionários, atribuindo fluxos de trabalho automaticamente de acordo com seus perfis. Os funcionários obtêm permissões diferentes com base em suas designações e atividades.

2. Nível Sistemático

O SharePoint cria uma única fonte de verdade que elimina a duplicação de dados e fornece informações precisas e facilmente detectáveis. Isso ajuda a reduzir a intradependência entre diferentes equipes e aumenta a eficiência geral dos funcionários. Além disso, permite a extração automatizada de dados do CRM para criar contratos sem repetição. Também ajuda a construir uma base de conhecimento centralizada com vários tipos de fluxos de trabalho para automatizar tarefas relacionadas a documentos.

3. Nível Interacional

O SharePoint ajuda a criar uma cultura de abertura onde os funcionários podem facilmente expressar e compartilhar suas opiniões. Ele oferece várias ferramentas para apoiar a comunicação, que incluem chat ao vivo, blogs, comentários e wikis. Assim, fica mais fácil para os membros da equipe dar feedback sobre novos projetos, eventos e políticas. Isso melhora a confiança e a lealdade dos funcionários e aumenta as taxas de engajamento e retenção.

Desafios comuns da colaboração empresarial

Exercer uma colaboração perfeita em toda a organização pode ser um desafio. Aqui estão alguns dos principais problemas com os quais a maioria das empresas precisa lidar.

Falta de estratégia

A colaboração eficaz requer uma estratégia bem definida. Sem ele, os funcionários geralmente trabalham sem rumo, o que muitas vezes atrapalha sua produtividade. A falta de estratégia também torna difícil para os líderes atribuir funções e responsabilidades aos membros certos da equipe.

Suporte Insuficiente

A maioria das empresas não considera a colaboração como um valor cultural necessário para toda a organização. Eles a reconhecem como uma habilidade exigida ocasionalmente. Isso desencoraja os funcionários do trabalho em equipe, pois eles o veem como o tempo que poderia ser gasto na melhoria de seu desempenho individual.

Envolvimento Insatisfatório

A colaboração diminui com a expansão e a distância. Com funcionários espalhados por diferentes departamentos e locais, torna-se difícil trabalhar em conjunto. Muitas vezes, os departamentos podem não estar dispostos a compartilhar as informações com membros da equipe de outros departamentos, o que pode levar a silos. Além disso, equipes remotas e funcionários que trabalham em casa podem não ser informados o tempo todo sobre mudanças e eventos importantes na empresa.

Desconexão de ferramentas

Diferentes equipes em uma organização podem usar diferentes ferramentas de colaboração. Isso pode reduzir a transparência geral. Alguns funcionários podem não ter acesso a determinadas ferramentas, dificultando a obtenção das informações de que precisam. Além disso, os funcionários podem usar ferramentas duplicadas para as mesmas tarefas, o que pode levar à inconsistência na colaboração em toda a organização.

Como o SharePoint ajuda as organizações a superar os desafios de colaboração?

O trabalho em equipe faz o sonho funcionar. Mas incentivar o trabalho em equipe em toda a organização vai além de estratégias e comunicação. Requer ferramentas adequadas para apoiar a colaboração e reduzir os diferentes desafios no processo.

O SharePoint é uma plataforma de colaboração avançada que ajuda você a reunir todos os seus funcionários, independentemente de seus departamentos, localização e perfil de trabalho. Ele ajuda a estabelecer colaboração em escalas pequenas (em equipe) e grandes (entre departamentos) por meio de seus vários recursos.

Listados abaixo estão alguns dos motivos que tornam o SharePoint uma plataforma adequada para colaboração corporativa.

Adaptabilidade

O SharePoint não adiciona software desnecessário à sua pilha de tecnologia. Ele permite que as organizações usem apenas as ferramentas necessárias para realizar o trabalho. Isso ajuda a criar uma solução de colaboração que atenda às necessidades de empresas de qualquer tamanho e complexidade.

Ambiente Integrado

Sendo um produto da Microsoft, o SharePoint é compatível com outras soluções da Microsoft, como MS Dynamics 365, Office 365 e Power Platform, o que ajuda a estender as funcionalidades do sistema e melhorar a produtividade geral. Ele também pode ser integrado a muitos aplicativos de terceiros, incluindo CRM, ERP e RH para aprimorar várias operações de negócios dentro da organização.

Sem Codificação

Com o SharePoint, você pode criar facilmente soluções de colaboração sem codificação. Você só precisa conectar os blocos de construção necessários de funcionalidades para dar suporte aos processos e criar experiências digitais avançadas.

Relatórios fáceis

O SharePoint ajuda a rastrear as atividades dos funcionários em um ambiente colaborativo. Ele gera relatórios automatizados com KPIs como o número de tarefas concluídas e o número de horas trabalhadas em um projeto para avaliar o desempenho dos funcionários.

Acessibilidade

Para usar o SharePoint na nuvem, você só precisa pagar uma taxa mínima de assinatura mensal. As opções do SharePoint Online custam a partir de US$ 5 por usuário/mês, o que é bastante acessível para empresas.

Melhor Gerenciamento de Projetos

Ao criar armazenamento centralizado, o SharePoint fornece visibilidade completa dos projetos e ajuda a garantir que tudo esteja no caminho certo. Ele armazena o histórico da versão de documentos, comentários e colaboração em tempo real para monitorar as alterações e o trabalho geral.

Empacotando

A colaboração é um aspecto fundamental de uma empresa de sucesso. E para promover a colaboração em toda a organização, você precisa das ferramentas e estratégias certas que ajudem a conectar os funcionários.

O SharePoint é uma plataforma flexível que pode ajudá-lo a criar um ambiente de colaboração de suporte que atenda a todas as suas necessidades, resolva os desafios organizacionais e incentive a colaboração eficaz entre os funcionários.

Quer melhorar a colaboração em sua organização com o SharePoint? Contate-nos.