Raih Kolaborasi Perusahaan yang Lebih Baik Dengan SharePoint

“Sendiri kita hanya bisa melakukan sedikit; bersama-sama kita bisa melakukan banyak hal.” – Helen Keller

Kolaborasi yang mulus adalah kunci bagi perusahaan karena memastikan kelancaran proses bisnis, mendorong inovasi, dan meningkatkan retensi dan keterlibatan karyawan.

Dan meskipun kolaborasi itu penting, itu tidak pernah mudah untuk dicapai. Perusahaan sering merasa kesulitan untuk mengajak orang-orang dari area bisnis yang berbeda untuk bekerja sama secara efektif.

Inilah sebabnya mengapa diperlukan platform dengan kemampuan kolaborasi yang kaya.

Masukkan – SharePoint.

SharePoint adalah platform tingkat perusahaan yang banyak digunakan, selain manajemen konten dan proyek, membantu membuat kerja kolaborasi lebih mudah di antara anggota tim.

Dalam postingan blog ini, kami akan membahas bagaimana SharePoint membantu perusahaan meningkatkan kolaborasi karyawan dan mengatasi tantangan umum dalam prosesnya.

Konsep Kolaborasi Perusahaan

Kolaborasi perusahaan pada dasarnya adalah sistem komunikasi yang terdiri dari sejumlah alat untuk membantu karyawan menyelesaikan tugas bersama di seluruh organisasi. Fokusnya adalah memfasilitasi kerja sama tim yang menghasilkan keterlibatan karyawan yang lebih baik, inovasi yang lebih tinggi, dan kinerja yang lebih baik.

Kolaborasi perusahaan bekerja pada tiga tingkat yaitu –

1. Level Struktural (struktur kolaboratif, peran dan tanggung jawab)
2. Level Sistematis (sistem, proses, dan kebijakan)
3. Tingkat Interaksi (Komunikasi Karyawan)

Singkatnya, kolaborasi perusahaan tidak hanya tentang alat digital tetapi juga budaya perusahaan secara keseluruhan yang terdiri dari proses kolaboratif, hubungan, dan perilaku.

SharePoint sebagai Platform Kolaborasi

Kolaborasi perusahaan biasanya memerlukan sistem seperti manajemen dokumen, manajemen proyek, dan intranet untuk memfasilitasi alur kerja dan komunikasi karyawan. SharePoint adalah platform tingkat perusahaan all-in-one yang membantu membangun kolaborasi di ketiga tingkat yang dibahas sebelumnya –

1. Tingkat Struktural

SharePoint mendukung struktur kolaboratif terbuka di mana anggota tim dan departemen yang berbeda dapat terhubung dengan mudah. Ini juga membantu dalam mengelola peran dan tanggung jawab karyawan dengan menetapkan alur kerja secara otomatis sesuai dengan profil mereka. Karyawan mendapatkan izin yang berbeda berdasarkan peruntukan dan aktivitasnya.

2. Tingkat Sistematis

SharePoint membuat satu sumber kebenaran yang meniadakan duplikasi data dan menyediakan informasi yang mudah ditemukan dan akurat. Ini membantu mengurangi ketergantungan antar tim yang berbeda dan meningkatkan efisiensi karyawan secara keseluruhan. Selain itu, ini memungkinkan ekstraksi data otomatis dari CRM untuk membuat kontrak tanpa pengulangan. Ini juga membantu membangun basis pengetahuan terpusat dengan berbagai jenis alur kerja untuk mengotomatiskan tugas terkait dokumen.

3. Tingkat Interaksi

SharePoint membantu menciptakan budaya keterbukaan tempat karyawan dapat dengan mudah mengungkapkan dan membagikan pendapat mereka. Ini menawarkan banyak alat untuk mendukung komunikasi, termasuk obrolan langsung, blog, komentar, dan wiki. Oleh karena itu, menjadi lebih mudah bagi anggota tim untuk memberikan umpan balik tentang proyek, acara, dan kebijakan baru. Hal ini meningkatkan kepercayaan dan loyalitas karyawan serta meningkatkan tingkat keterlibatan dan retensi.

Tantangan Umum Kolaborasi Perusahaan

Menjalankan kolaborasi tanpa hambatan di seluruh organisasi dapat menjadi tantangan. Berikut adalah beberapa masalah utama yang harus dihadapi sebagian besar perusahaan.

Kurangnya Strategi

Kolaborasi yang efektif membutuhkan strategi yang terdefinisi dengan baik. Tanpa itu, karyawan biasanya bekerja tanpa tujuan yang seringkali menghambat produktivitas mereka. Kurangnya strategi juga menyulitkan pemimpin untuk menetapkan peran dan tanggung jawab kepada anggota tim yang tepat.

Dukungan tidak memadai

Sebagian besar perusahaan tidak menganggap kolaborasi sebagai nilai budaya organisasi yang diperlukan. Mereka mengakuinya sebagai keterampilan yang diperlukan sesekali. Hal ini mengecilkan hati karyawan dari kerja tim karena mereka melihatnya sebagai waktu yang dapat dihabiskan untuk meningkatkan kinerja individu mereka.

Keterlibatan yang Buruk

Kolaborasi menurun dengan perluasan dan jarak. Dengan karyawan yang tersebar di berbagai departemen dan lokasi, menjadi sulit untuk bekerja sama. Seringkali, departemen mungkin tidak mau berbagi informasi dengan anggota tim dari departemen lain, yang dapat menyebabkan silo. Selain itu, tim jarak jauh dan karyawan yang bekerja dari rumah mungkin tidak selalu mendapatkan informasi terbaru tentang perubahan dan acara penting di perusahaan.

Pemutusan Alat

Tim yang berbeda dalam suatu organisasi dapat menggunakan alat kolaborasi yang berbeda. Hal ini dapat mengurangi transparansi secara keseluruhan. Beberapa karyawan mungkin tidak memiliki akses ke alat tertentu, sehingga sulit mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Selain itu, karyawan dapat menggunakan alat duplikat untuk tugas yang sama yang dapat menyebabkan ketidakkonsistenan dalam kolaborasi di seluruh organisasi.

Bagaimana SharePoint Membantu Organisasi Mengatasi Tantangan Kolaborasi?

Kerja tim membuat mimpi berhasil. Tetapi mendorong kerja tim di seluruh organisasi melampaui strategi dan komunikasi. Dibutuhkan alat yang sesuai untuk mendukung kolaborasi dan mengekang berbagai tantangan dalam prosesnya.

SharePoint adalah platform kolaborasi tingkat lanjut yang membantu Anda menyatukan semua karyawan terlepas dari departemen, lokasi, dan profil kerja mereka. Ini membantu membangun kolaborasi dalam skala kecil (berdasarkan tim) dan besar (lintas departemen) melalui berbagai fiturnya.

Di bawah ini adalah beberapa alasan yang menjadikan SharePoint platform yang cocok untuk kolaborasi perusahaan.

Kemampuan beradaptasi

SharePoint tidak menambahkan perangkat lunak yang tidak perlu ke tumpukan teknologi Anda. Ini memungkinkan organisasi untuk hanya menggunakan alat yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Ini membantu membangun solusi kolaborasi yang memenuhi kebutuhan bisnis dari berbagai ukuran dan kompleksitas.

Lingkungan Terintegrasi

Menjadi produk Microsoft, SharePoint kompatibel dengan solusi Microsoft lainnya seperti MS Dynamics 365, Office 365, dan Power Platform yang membantu memperluas fungsionalitas sistem dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Itu juga dapat diintegrasikan dengan banyak aplikasi pihak ketiga, termasuk CRM, ERP, dan SDM untuk meningkatkan berbagai operasi bisnis dalam organisasi.

Tanpa Pengodean

Dengan SharePoint, Anda dapat dengan mudah membuat solusi kolaborasi tanpa pengkodean. Anda hanya perlu menghubungkan blok penyusun fungsionalitas yang diperlukan untuk mendukung proses dan menciptakan pengalaman digital yang kaya.

Pelaporan Mudah

SharePoint membantu melacak aktivitas karyawan dalam lingkungan kolaboratif. Ini menghasilkan laporan otomatis dengan KPI seperti jumlah tugas yang diselesaikan dan jumlah jam kerja pada sebuah proyek untuk menilai kinerja karyawan.

Keterjangkauan

Untuk menggunakan SharePoint di cloud, Anda hanya perlu membayar biaya langganan bulanan minimal. Opsi SharePoint Online mulai dari $5 per pengguna/bulan yang cukup terjangkau untuk bisnis perusahaan.

Manajemen Proyek yang Lebih Baik

Dengan membuat penyimpanan terpusat, SharePoint menyediakan visibilitas lengkap ke dalam proyek dan membantu memastikan semuanya sesuai rencana. Ini menyimpan riwayat versi dokumen, komentar, dan kolaborasi waktu nyata untuk memantau perubahan dan pekerjaan secara keseluruhan.

Membungkus

Kolaborasi adalah aspek mendasar dari perusahaan yang sukses. Dan untuk mempromosikan kolaborasi di seluruh organisasi, Anda memerlukan alat dan strategi yang tepat yang membantu menghubungkan karyawan.

SharePoint adalah platform fleksibel yang dapat membantu Anda membangun lingkungan kolaborasi yang mendukung yang melayani semua kebutuhan Anda, mengatasi tantangan organisasi, dan mendorong kolaborasi yang efektif di antara karyawan.

Ingin Meningkatkan Kolaborasi di Organisasi Anda Dengan SharePoint? Hubungi kami.