هناك شيء غير صحيح: كيفية اكتشاف مشكلة في وكالتك وإصلاحها

بصفتك مالكًا للوكالة ، فإن حلمك هو توسيع نطاق عملك للحصول على عملاء جدد والتوسع في قطاعات جديدة وزيادة إيراداتك. يعني التوسع أيضًا أن وكالتك لم تعد تعتمد عليك وحدك ولكن على فريقك بأكمله لإنجاز العمل.

بالإضافة إلى التفويض وتعيين المهام والإشراف على العمليات التجارية اليومية عند التوسع ، يجب أن يكون الجميع على نفس الصفحة فيما يتعلق بأهداف العمل وكيفية عمل الأشياء. لهذا السبب من المهم تحديد المشكلات الداخلية والعوائق التي قد تسبب مشاكل حتى تتمكن وكالتك من الاستمرار في الازدهار والنمو.

ما هي المشكلات الداخلية التي يجب أن تبحث عنها لمنع انهيار وكالتك؟ اقرأ أدناه حيث نناقش كيفية اكتشاف مشكلة مع وكالتك وكيفية إصلاحها.

مشاكل داخلية مع وكالتك

بينما تستمر في النمو ، يمكن أن تنمو المشكلات الداخلية معك. تحتاج إلى التعرف عليها وإيجاد طرق لحلها. فيما يلي بعض المشكلات الداخلية الشائعة التي قد تجدها في وكالتك.

يجري الاستعداد لتوسيع نطاق

النمو هو أحد الأهداف الأساسية للعديد من أصحاب الأعمال والوكالات اليوم. ربما تكون قد قررت أن الوقت قد حان للتوسع وبدأت في تحريك الأمور. لكن هل تستعد وكالتك للنمو الذي خططت له؟ يجب أن يكون كل جانب من جوانب عملك قادرًا على التوسع بينما تخطط لتوسيع نطاق العمليات.

إذا كان لديك فريق مكون من أربعة أفراد وقررت أن تنمو ، هل تعرف عدد أعضاء الفريق الذين ستحتاجهم للتعامل مع عبء العمل الإضافي؟ هل التكنولوجيا التي تستخدمها للإشراف على تأهيل العملاء وإدارة المشاريع لديها القدرة على التوسع معك أيضًا؟ كيف سيبدو التدرج الهرمي الداخلي مع أعضاء الفريق الإضافيين هؤلاء؟

إذا لم يتم الاهتمام بالتغييرات في العمليات والهيكل ، فقد تكافح وكالتك من أجل النمو بكفاءة في المجالات التي قد لا تكون في قمة اهتماماتها. يمكن أن يؤثر ذلك على عملك وموظفيك إذا لم يتم التخطيط له بشكل فعال.

ألق نظرة على عملياتك وهيكلك. ما التغييرات التي تحتاج إلى تنفيذها حتى يكون نمو وكالتك سلسًا؟ قم بعمل قائمة بجوانب عملك التي تحتاج إلى الاهتمام قبل توسيع نطاقها. ابدأ بوضعها في مكانها وتنمو بثبات حتى يكتمل كل شيء.

العمل مع الفريق الخطأ

قد يكون توظيف الأشخاص الخطأ أمرًا خطيرًا للغاية بالنسبة لوكالتك. بصفتك مالكًا لنشاط تجاري صغير بدأ للتو ، فأنت بحاجة إلى توظيف أشخاص يمكنهم تلبية توقعاتك والمساعدة في تحقيق أهدافك. قد يتطلب ذلك إنشاء بيئة عمل مليئة بالشفافية والتواصل بحيث يكون الجميع في نفس الصفحة.

يمكن أن يساعدك التواصل الشفاف في بناء علاقات عميقة وذات مغزى مع أعضاء فريقك بحيث يمكنك الاعتماد عليهم في المستقبل مع نمو احتياجات العمل.

هناك مشكلة داخلية مهمة أخرى تتعلق بفريقك وهي التأكد من أن لديك أعضاء فريق لديهم مجموعات المهارات اللازمة للنمو. بدون معالجة مجموعات المهارات والفجوات في المهارات ، قد يكافح أعضاء فريقك لتلائم الأدوار التي ليست جزءًا من الوصف الوظيفي أو التي تتطلب مهارات ليست لديهم.

سيؤدي تعيين الفريق المناسب مع استمرار النمو إلى إنقاذ موظفيك من الإرهاق ومنع انخفاض جودة الخدمة. سيمنحك أيضًا الثقة في معرفة أن فريقك يمكنه التعامل مع النمو فور حدوثه.

باستخدام الهيكل الداخلي الأصلي الخاص بك

ما نجح في السابق لوكالة من شخص واحد قد لا يعمل مع فريق من عدة موظفين. مع نمو وكالتك ، قد يحتاج الهيكل الداخلي لوكالتك إلى التغيير.

إذا كنت تدير نفسك أو فريقًا صغيرًا مرة واحدة فقط ، فقد تحتاج إلى تعديل نهجك في إدارة الأشخاص مع نمو حجم فريقك. يعد تحديد كيفية إدارة هذه الفرق المختلفة أمرًا مهمًا للغاية إذا تطورت وكالتك إلى أقسام منفصلة.

في حين أن لديك العديد من المسؤوليات بصفتك مالك الوكالة ، فإن إدارة كل قسم لا ينبغي أن تكون واحدة منها. قم بإنشاء شجرة إدارة أو مخطط هيكلي يحدد بوضوح من يقوم كل عضو من أعضاء الفريق بالإبلاغ وكيف يتم فصل الفرق داخل الوكالة. سيساعد هذا فريقك في معرفة من يقود كل فريق ومن المسؤول عن مهام عمل محددة.

بمجرد الحصول على المخطط ، يمكنك بعد ذلك تطوير وتنفيذ مهام سير عمل واضحة لجوانب مختلفة من العمل. على سبيل المثال ، إذا قمت بإنشاء قسم محاسبة ، فمن الضروري تحديد كيفية تشغيل الحسابات الدائنة والذمم المدينة. ستجعل مهام سير العمل هذه من السهل شرح كيفية عمل الأشياء عند إعداد أعضاء فريق إضافيين.

تجاهل القضايا المهمة

سيواجه كل نشاط تجاري مشكلات طوال حياته ، ولا تُعد وكالتك استثناءً. من الضروري بناء ثقافة الاهتمام بالقضايا بسرعة قبل أن تصبح مشكلة كبيرة. حاول ألا تتجنب المشكلات الصغيرة التي تظهر ، فقد تتطور إلى مشكلات أكبر تكلفك المزيد من الوقت والمال.

تتضمن بعض المشكلات الشائعة التي لا تريد تجنبها ضعف أداء العمل من أعضاء الفريق ، وتخطي خطوات سير العمل المهمة ، وفقدان المواعيد النهائية. في حين أن هذه قد لا تبدو مشكلة كبيرة بشكل منفصل ، إلا أنها يمكن أن تتطور إلى مشكلات أكثر أهمية مثل العملاء المحبطين والمدفوعات الفائتة إذا استمروا في الحدوث.

يمكن أن يؤثر تجاهل المشكلات سلبًا على إنتاجية الموظف ورضاه الوظيفي وثقافة الشركة وقد يتطور إلى صراعات كاملة. من المهم معالجة المشكلات في الوقت المناسب ، ومحاولة الوصول إلى جذر المشكلة عندما يكون ذلك ممكنًا ، وإصلاح المشكلات قبل أن تصبح مشكلة للوكالة بأكملها.

كيفية إصلاح المشاكل الداخلية في وكالتك

بمجرد أن تكون على دراية بأي مشكلات في وكالتك ، من المهم أن تعرف كيفية إصلاحها. فيما يلي بعض الطرق لإصلاح المشكلات الشائعة في وكالتك.

جدولة الوقت لمعالجة المشكلات

في أي عمل ، هناك دائمًا ما يجب القيام به. سواء كانت مهمة ، فأنت بحاجة إلى التحقق من قائمة المهام أو مشروع اقترب موعده النهائي ، قد تشعر أن أولوية كل منها لا يمكنك التركيز على أي شيء آخر.

ومع ذلك ، فإن إيجاد الوقت لمعالجة المشكلات وإيجاد طرق لإصلاحها أمر ضروري لصحة عملك.

ابدأ بتخصيص وقت لإجراء مراجعات فردية أو أسبوعية مع أعضاء الفريق ومديري الفريق. تأكد من أن فريقك على دراية بهذا الوقت في جدولك الزمني وأبلغ أهمية هذه المناقشات.

يمكن استخدامها لمناقشة أي مشكلات داخلية ، أو التحدث عما يحدث في العمل ، أو التخفيف من أي مشكلات خاصة بالعميل قد تحدث. يمكن أن تساعدك هذه المناقشات في تحديد أي مشكلات داخلية للعناية بها قبل أن تتحول إلى مشكلات أكبر. سوف يساعدون أيضًا في بناء الثقة عبر الفريق.

العصف الذهني وتنفيذ الحلول

بصفتك صاحب عمل ، تقع على عاتقك مسؤولية الحفاظ على النظام والحفاظ على تدفق الأمور.

عندما يحدد أعضاء فريقك المشكلات ، مهما بدت صغيرة ، لا تتجاهلها. ليس عليك أيضًا إصلاحها بمفردك.

اعمل مع فريقك لمناقشة بعض هذه المشكلات وأي أفكار لحلول قد تكون لديهم. قم بإنشاء خطوات عمل من هذه المناقشات حتى يعرف كل عضو في الفريق كيف يمكنه المساعدة في حل المشكلة.

الصيانة المستمرة

بمجرد تنفيذ الحلول المقترحة ، عاود الاتصال بأعضاء فريقك لطلب التعليقات ، واستمر في عقد اجتماعات منتظمة ، وشجع أعضاء الفريق على التحدث عن الأشياء التي يعتبرونها إشكالية ، واستمر في تجربة الحلول لإبعاد المشكلات.

التعامل مع القضايا الداخلية لوكالة متنامية

مع استمرارك في النمو وتوسيع نطاق وكالتك ، من الضروري استخدام فريقك لبناءك من خلال التواصل.

إذا قمت بإنشاء حلقة ملاحظات مستمرة ، يمكنك تحديد المشكلات في مراحلها المبكرة قبل أن تسبب مشاكل كبيرة. تساعد العملية أيضًا موظفيك على التعلم ، مما يسمح لهم بالاستمرار في التركيز وبناء عقلية المضي قدمًا وتنمية وكالتك.

يمكن أن تستمر المشاكل الداخلية في الظهور بغض النظر عن حجم عملك. لهذا السبب من الضروري العمل مع أعضاء فريقك للتعامل مع المشكلات فور حدوثها لضمان نجاح وكالتك. من خلال الحفاظ على التواصل مفتوحًا واتباع نهج تفكير مستقبلي لحل المشكلات ، يمكنك الاستمرار في تنمية عملك بأساس متين.